上海公司行政管理制度-資料下載頁(yè)
2025-04-07 22:39本頁(yè)面
【正文】 所要保持桌椅整齊，文件物品要擺放有序，不得亂堆亂放，做好個(gè)人桌面的清潔衛(wèi)生工作。 接聽(tīng)電話應(yīng)態(tài)度和藹、用語(yǔ)禮貌，控制音量，言簡(jiǎn)意賅，嚴(yán)禁煲電話粥。 領(lǐng)導(dǎo)布置任務(wù)或與之交談時(shí)，應(yīng)作好相關(guān)的記錄，工作處理完畢應(yīng)及時(shí)口頭或書(shū)面匯報(bào)處理結(jié)果。 禁止在寫(xiě)字樓用餐、吸煙，不得亂扔紙屑或其它污物。 上班時(shí)間，公司員工內(nèi)部聯(lián)系工作，上下樓梯應(yīng)保持腳步輕盈。 未經(jīng)行政部許可，不得任意增加電器和大型辦公設(shè)備；也不得擅自移動(dòng)辦公家私、辦公設(shè)備及綠化花草。 發(fā)揚(yáng)“一張紙兩面用”企業(yè)精神，厲行節(jié)約、杜絕浪費(fèi)。 寫(xiě)字樓辦公室門(mén)及大門(mén)鑰匙，未經(jīng)許可不得私自配制。認(rèn)真做好防火、防盜、防破壞工作，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)解決或報(bào)告。 平時(shí)下班前各部門(mén)最后離開(kāi)辦公室的人員應(yīng)負(fù)責(zé)檢查部門(mén)內(nèi)門(mén)窗、電腦、電燈、空調(diào)、取暖器等設(shè)備是否關(guān)閉，最后離開(kāi)公司的人員需檢查公司各部門(mén)是否鎖門(mén)，在確認(rèn)無(wú)誤后負(fù)責(zé)關(guān)閉公司公共部位的電燈，鎖公司大門(mén)。節(jié)假日前，需進(jìn)行安全保衛(wèi)工作檢查，落實(shí)值班人員，檢查水、電、門(mén)、窗、空調(diào)、取暖器是否關(guān)閉及保密文件的安全存放。10 來(lái)客接待 公司日常來(lái)訪的客人由前臺(tái)文員負(fù)責(zé)接待，接待客人應(yīng)面帶微笑、態(tài)度和藹、用語(yǔ)禮貌、請(qǐng)字當(dāng)頭，先安排客人在接待區(qū)就坐，電話聯(lián)系被訪人，確認(rèn)后安排接待的會(huì)議室，原則上公司辦公區(qū)域外人不得入內(nèi)。 為體現(xiàn)企業(yè)形象，前臺(tái)接待文員應(yīng)主動(dòng)將客人領(lǐng)入會(huì)客室，打開(kāi)燈光，為來(lái)客安排茶水，在確定客人無(wú)其他事宜后方可離開(kāi)。 公司會(huì)議室、接待室、閱覽室、儲(chǔ)藏室、樣品間由行政部統(tǒng)一管理，部門(mén)需使用公司會(huì)議室，需提前一天向行政部提出申請(qǐng)，由行政部在《會(huì)議室使用記錄表》（見(jiàn)附表十）上予以注明，會(huì)議室的使用以《會(huì)議室使用記錄表》所列順序?yàn)闇?zhǔn)。 由于業(yè)務(wù)需要饋贈(zèng)禮品或業(yè)務(wù)招待，須由兩人共同經(jīng)辦并按金額等級(jí)提前請(qǐng)示（詳見(jiàn)《費(fèi)用報(bào)銷及物資采購(gòu)審批權(quán)限明細(xì)表》），經(jīng)批準(zhǔn)后方可報(bào)銷。 因工作原因接受任何形式的饋贈(zèng)，都應(yīng)及時(shí)向部門(mén)經(jīng)理或總經(jīng)理匯報(bào)，并上交財(cái)務(wù)部統(tǒng)一管理。11 公司檔案、圖書(shū)、雜志、報(bào)紙的管理 公司的圖書(shū)、雜志、報(bào)紙的征訂工作統(tǒng)一由行政部負(fù)責(zé)，各部門(mén)將所需訂閱的清單報(bào)行政部，由行政部將各部門(mén)的清單予以整理、會(huì)同價(jià)格一并報(bào)總經(jīng)理審批后，以公司名義予以征訂，嚴(yán)禁以個(gè)人名義征訂。 人事行政部負(fù)責(zé)公司征訂圖書(shū)、雜志、報(bào)紙的統(tǒng)計(jì)、整理、分發(fā)、歸檔工作?？偱_(tái)文員將最近三天的報(bào)紙，存放于公司閱覽室的報(bào)架，將替換的報(bào)紙交市場(chǎng)部整理歸檔后予以處理。 部門(mén)因工作需要購(gòu)買書(shū)籍，需填寫(xiě)《購(gòu)書(shū)申請(qǐng)單》（見(jiàn)附表十一），經(jīng)批準(zhǔn)后予以購(gòu)置，新購(gòu)書(shū)籍統(tǒng)一由行政部辦理登記手續(xù)后方可借閱。 公司員工借閱公司的圖書(shū)、雜志需到行政部辦理相關(guān)手續(xù)，并在圖書(shū)、雜志借閱簿上登記，行政部將每月定期在公司局域網(wǎng)上公布圖書(shū)、雜志的目錄及借閱情況，供大家參考。借閱公司檔案需填寫(xiě)《借閱單》（見(jiàn)附表十二）經(jīng)部門(mén)經(jīng)理和總經(jīng)理簽署后，交人事行政部辦理登記借閱等手續(xù)。12 公司資產(chǎn)設(shè)備的采購(gòu)、管理、調(diào)撥、報(bào)廢的管理 人事行政部負(fù)責(zé)公司資產(chǎn)設(shè)備的采購(gòu)、編號(hào)、登記、保養(yǎng)、檢查、調(diào)撥、報(bào)廢的管理。 設(shè)備采購(gòu)由需求部門(mén)提出申請(qǐng)及預(yù)算，人事行政部負(fù)責(zé)詢價(jià)的復(fù)核，合同簽訂工作。新增設(shè)備驗(yàn)收需由申請(qǐng)部門(mén)和行政部共同完成，設(shè)備驗(yàn)收時(shí)需填寫(xiě)《固定資產(chǎn)驗(yàn)收單》（見(jiàn)附表十三）。 公司每年11月組織一次財(cái)產(chǎn)檢查，人事行政部根據(jù)財(cái)務(wù)部提供的固定資產(chǎn)報(bào)表，結(jié)合人事行政部的有關(guān)記錄，編制《固定資產(chǎn)清單》（見(jiàn)附表十四），呈送財(cái)務(wù)部復(fù)核。 人事行政部根據(jù)每年的財(cái)產(chǎn)檢查結(jié)果，辦理固定資產(chǎn)的調(diào)撥、報(bào)廢手續(xù)，填制《固定資產(chǎn)調(diào)撥單》（見(jiàn)附表十五）及《固定資產(chǎn)報(bào)廢單》（見(jiàn)附表十六）。
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