【正文】 照《文件發(fā)放登記表》收回并記錄，需作資料保留的，加蓋作廢章，單獨(dú)保管，不需作保留的，由文件管理部門統(tǒng)一銷毀并填寫《文件銷毀申請(qǐng)表》。 文件的管理，保持文件的清晰；當(dāng)文件使用人員的文件發(fā)生破損，影響使用時(shí)，應(yīng)到文件管理部門辦理更換手續(xù)，交回破損文件，補(bǔ)發(fā)新文件，新文件的分發(fā)號(hào)仍引用原文件分發(fā)號(hào)，文件管理員將破損文件銷毀。 綜合部應(yīng)建立公司的《有效文件清單》，各部門建立本部門的《有效文件清單》，以識(shí)別文件的現(xiàn)行修訂狀態(tài)。 文件管理員在每次內(nèi)部質(zhì)量審核前，全面檢查各類在用文件的有效性，檢查各使用者的文件，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。 外來文件的控制 本公司所使用的國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)、國(guó)有標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)等外來文件資料，均應(yīng)為最新版本。 綜合部定期檢查本公司所執(zhí)行的有關(guān)國(guó)家和地方的法律法規(guī)文件的有效性。 外來文件的分發(fā)由綜合部控制。16 質(zhì)量記錄管理 目的正確記錄質(zhì)量活動(dòng),為質(zhì)量體系運(yùn)行提供足夠的,有效的依據(jù)。 適用范圍適用于質(zhì)量管理體系所有相關(guān)的記錄的管理。 職責(zé)。、各部門負(fù)責(zé)本部門質(zhì)量記錄的記錄、保管、使用。. 工作程序 記錄包括生產(chǎn)/服務(wù)活動(dòng)和管理體系運(yùn)行中規(guī)定應(yīng)建立的所有記錄 (包括外來記錄) 。其記錄形式為：,包括工作計(jì)劃、生產(chǎn)運(yùn)行記錄、日常檢查記錄、監(jiān)測(cè)報(bào)告、銷售記錄及記錄表格等。，包括軟盤、程序等；、照片、膠片、光盤等。公司使用的記錄由綜合部負(fù)責(zé)統(tǒng)一設(shè)制、統(tǒng)一編號(hào)。對(duì)記錄的使用進(jìn)行監(jiān)督管理。各部門根據(jù)需要進(jìn)行使用和管理。，填寫內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確、完整、無誤、字跡清楚。，不準(zhǔn)隨意涂改。，應(yīng)由原填寫人和批準(zhǔn)人做出說明并簽字。確屬記錄人理解錯(cuò)誤導(dǎo)致主要內(nèi)容記錄錯(cuò)誤需要修改時(shí)，應(yīng)由原記錄人寫明失真的原因和需要修改的地方，經(jīng)原記錄批準(zhǔn)人和所在部門經(jīng)理簽字后，方可進(jìn)行修改。，如有關(guān)產(chǎn)品質(zhì)量、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、檢驗(yàn)、環(huán)境方面記錄原則上不準(zhǔn)修改。確需修改時(shí)，應(yīng)有原記錄提供部門書面更改通知，按修改程序進(jìn)行修改。，應(yīng)從嚴(yán)掌握，重要條款原則不準(zhǔn)修改，一般條款需要修改時(shí),按《合同管理控制程序》規(guī)定的有關(guān)條款執(zhí)行。，應(yīng)做好備份。，但允許更正，不允許更改。記錄使用后，由使用人暫時(shí)保管。使用部門每半年收集一次。收集的記錄應(yīng)根據(jù)不同類型進(jìn)行分類、編目、做好標(biāo)識(shí)，由專人保管。應(yīng)存放在專用柜內(nèi)，存放的環(huán)境應(yīng)干燥、通風(fēng)、安全。防止受潮、發(fā)霉、蟲蛀。，應(yīng)防止磁化，進(jìn)行介質(zhì)保護(hù)。 保存與處理、評(píng)審、糾正和預(yù)防措施方面的記錄保存期為 3 年；屬于生產(chǎn)/服務(wù)活動(dòng)方面的記錄保存期為 3 年；屬于長(zhǎng)期有效或重要合同、項(xiàng)目、產(chǎn)品技術(shù)等方面的質(zhì)量記錄保存期為 3 年及其以上。，由所在部門保管人填寫一份《記錄清單》存查。同時(shí)將到期后的記錄交保管統(tǒng)一存放或隔離存放。確己失去保留價(jià)值的，由綜合部統(tǒng)一負(fù)責(zé)銷毀。，由所在部門提出保留意見,加蓋 (留用) 印章后，可繼續(xù)保留。17 內(nèi)部質(zhì)量審核 目的:驗(yàn)證質(zhì)量管理體系是否符合標(biāo)準(zhǔn)要求,是否得到有效的保持,實(shí)施和改進(jìn). 適用范圍:適用于公司質(zhì)量管理體系所覆蓋的所有區(qū)域和所有要求的內(nèi)部審核.. 控制程序 審核準(zhǔn)備 審核組長(zhǎng)負(fù)責(zé)內(nèi)部質(zhì)量和環(huán)境審核計(jì)劃的編制。編制計(jì)劃時(shí)應(yīng)考慮擬審核過程和區(qū)域的狀況、重要性及以往審核的結(jié)果，計(jì)劃應(yīng)明確審核的準(zhǔn)則、范圍、目的、頻次和方法等，每年審核一次，時(shí)間間隔不超過12個(gè)月。當(dāng)發(fā)生下述情況時(shí)，由管理者代表報(bào)告增加審核次數(shù)。a) 組織或程序有重大變化，法律法規(guī)發(fā)生重大變化時(shí)；b) 生產(chǎn)/服務(wù)質(zhì)量管理、環(huán)境管理出現(xiàn)重大問題；c) 外部進(jìn)行質(zhì)量和環(huán)境管理體系審核前；d) 政府主管部門對(duì)生產(chǎn)/服務(wù)或其他情況有內(nèi)審要求時(shí)。 審核組成員由內(nèi)審組長(zhǎng)提名,管理者代表批準(zhǔn)。審核員的選擇應(yīng)與本人審核的活動(dòng)無直接責(zé)任,且具備資格。 審核組長(zhǎng)將審核任務(wù)分配給每位審核員，審核員編制內(nèi)部質(zhì)量和環(huán)境審核檢查表。在實(shí)施審核前一周，綜合部將內(nèi)審計(jì)劃向受審核方發(fā)放。 受審核方在收到審核通知后如認(rèn)為計(jì)劃審核日期不合適，應(yīng)及時(shí)與審核組長(zhǎng)聯(lián)系，重新落實(shí)審核日期。 受審核方負(fù)責(zé)人必須通知本部門有關(guān)人員，并安排“聯(lián)絡(luò)員”。 實(shí)施審核 首次會(huì)議 首次會(huì)議由審核組長(zhǎng)主持，審核組全體成員和受審核方負(fù)責(zé)人及其他有關(guān)人員參加，參加會(huì)議人員應(yīng)簽到。 審核組長(zhǎng)簡(jiǎn)要說明本次審核目的、范圍、準(zhǔn)則、方法和審核要求。 確定末次會(huì)議時(shí)間。 保留首次會(huì)議記錄。 現(xiàn)場(chǎng)審核 現(xiàn)場(chǎng)收集客觀證據(jù)，以標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范為衡量尺度，作出公正判斷，將現(xiàn)場(chǎng)觀察、記錄填入內(nèi)部質(zhì)量、環(huán)境審核檢查表。 記錄證據(jù)：審核員對(duì)審核過程中發(fā)現(xiàn)的情況都應(yīng)詳盡、具體地記錄在現(xiàn)場(chǎng)審核記錄中，全部記錄工作應(yīng)在離開審核區(qū)域前完成。 記錄內(nèi)容應(yīng)描述確切的事實(shí)：哪里見到的，發(fā)現(xiàn)什么問題，為什么這是不合格項(xiàng)，依據(jù)是什么，誰在現(xiàn)場(chǎng)。 評(píng)議審核結(jié)果在審核檢查工作完成后和末次會(huì)議前，由審核組長(zhǎng)召開審核組會(huì)議，評(píng)議所有的審核結(jié)果，以確定哪些要作為不合格提出報(bào)告；審核組應(yīng)確保不合格報(bào)告的內(nèi)容清晰，描述準(zhǔn)確，有證據(jù)支持，并形成記錄，應(yīng)按審核所依據(jù)的標(biāo)準(zhǔn)、質(zhì)量手冊(cè)、程序文件中相應(yīng)條款的要求指出不合格項(xiàng)，并填寫內(nèi)部審核不符合項(xiàng)報(bào)告，末次會(huì)議上請(qǐng)受審核部門負(fù)責(zé)人簽名確認(rèn)；對(duì)于客觀證據(jù)不充分，疑點(diǎn)多，尚未構(gòu)成不合格的應(yīng)列為觀察項(xiàng)，口頭向受審方提出，引起注意。必要時(shí)，審核組成員應(yīng)會(huì)同受審核方負(fù)責(zé)人對(duì)觀察結(jié)果進(jìn)行復(fù)審，所有認(rèn)為不合格的觀察結(jié)果都應(yīng)得到受審核方負(fù)責(zé)人的確認(rèn)，并商定一個(gè)解決不合格項(xiàng)的日期。如果雙方各執(zhí)己見，不能取得一致意見，可報(bào)管理者代表進(jìn)行仲裁。 審核員不應(yīng)審核自己的工作，確保審核過程的客觀性和公正性。 末次會(huì)議審核結(jié)束后，審核組與受審核方負(fù)責(zé)人和管理人員舉行末次會(huì)議，會(huì)議由審核組長(zhǎng)主持。末次會(huì)議內(nèi)容：a) 出席會(huì)議人員簽到；b) 重申審核過程的目的和范圍；c) 報(bào)告審核過程和綜合結(jié)果；d) 報(bào)告不符合項(xiàng)；e) 審核結(jié)論；f) 征求受審核方對(duì)本次審核的意見，澄清受審核方提出的問題；g) 保留末次會(huì)議記錄。 編制審核報(bào)告 審核組長(zhǎng)在審核末次會(huì)議后編制審核報(bào)告，報(bào)管理者代表批準(zhǔn)，發(fā)至有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和部門。 審核報(bào)告應(yīng)如實(shí)反映下列內(nèi)容：1) 受審核方的名稱和審核日期；2) 審核的目的和范圍、審核計(jì)劃和審核所依據(jù)的文件；3) 審核組成員和參加出席首、末次會(huì)議者名單；4) 陳述并分析不符合項(xiàng)的觀察結(jié)果，填寫不符合報(bào)告；5) 審核結(jié)論與建議，明確指出存在的主要問題、主要薄弱部門和系統(tǒng)，以及未發(fā)現(xiàn)問題的部門和系統(tǒng)，針對(duì)審核目的和審核觀察結(jié)果對(duì)質(zhì)量管理體系的符合性、有效性作出明確的結(jié)論。 糾正措施及跟蹤驗(yàn)證 責(zé)任部門針對(duì)不符合報(bào)告進(jìn)行原因分析，制定并實(shí)施糾正措施，保留完整的整改記錄。 內(nèi)審員對(duì)糾正措施進(jìn)行跟蹤驗(yàn)證并做記錄。 管理者代表將審核的情況和結(jié)果，作為管理評(píng)審的輸入。 內(nèi)部審核所有記錄由綜合部保存。18 管理評(píng)審 目的為確保本公司管理體系在內(nèi)外環(huán)境變化時(shí),持續(xù)的適宜性,充分性和有效性. 范圍適用于檢查質(zhì)量體系的運(yùn)行狀況和評(píng)價(jià)質(zhì)量體系對(duì)實(shí)現(xiàn)質(zhì)量方針和質(zhì)量目標(biāo)的適合程度,包括評(píng)價(jià)質(zhì)量管理體系改進(jìn)的機(jī)會(huì)和變更的需要. 控制程序每年進(jìn)行一次管理評(píng)審，時(shí)間為12月份或次年1月份，當(dāng)出現(xiàn)下列情況之一時(shí)，可增加評(píng)審頻次：a) 公司組織機(jī)構(gòu)、產(chǎn)品范圍、資源配置發(fā)生重大變化時(shí)；b) 發(fā)生重大質(zhì)量環(huán)境事故或顧客、相關(guān)方關(guān)于質(zhì)量環(huán)境有嚴(yán)重投訴或投訴連續(xù)發(fā)生時(shí)；c) 當(dāng)法律法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)及其它要求有變化時(shí)；d) 市場(chǎng)需求發(fā)生重大變化時(shí)；e) 即將進(jìn)行第三方審核時(shí)。 管理評(píng)審計(jì)劃 綜合部在每次評(píng)審前一周制定評(píng)審計(jì)劃，報(bào)管理者代表審核，總經(jīng)理批準(zhǔn)。計(jì)劃的主要內(nèi)容包括：a) 評(píng)審的目的；b) 評(píng)審的時(shí)間和地點(diǎn)；c) 評(píng)審的主持人及參加人員；d) 評(píng)審輸入要求；e) 評(píng)審前的準(zhǔn)備工作要求；f) 其它需說明的事項(xiàng)。 綜合部負(fù)責(zé)在評(píng)審前一周將評(píng)審計(jì)劃分發(fā)到每位與會(huì)者。 與會(huì)者接到評(píng)審計(jì)劃后，按評(píng)審的輸入要求準(zhǔn)備評(píng)審資料。 管理評(píng)審的輸入 管理評(píng)審輸入內(nèi)容通常包括：質(zhì)量管理體系評(píng)審輸入：1) 評(píng)審結(jié)果，包括內(nèi)部審核、第三方審核的結(jié)果；2) 顧客反饋，包括顧客對(duì)公司產(chǎn)品質(zhì)量是否滿足其要求的有關(guān)信息，顧客報(bào)怨或投訴以及與顧客溝通的結(jié)果；3) 產(chǎn)品質(zhì)量、工作質(zhì)量、管理水平，包括公司對(duì)產(chǎn)品質(zhì)量檢驗(yàn)、效能考核評(píng)比的結(jié)果；4) 產(chǎn)品、體系和過程的糾正和預(yù)防措施的實(shí)施狀況，特別是對(duì)顧客滿意程度具有重大影響的糾正和預(yù)防措施的實(shí)施情況；5) 以往管理評(píng)審的跟蹤措施的實(shí)施情況及有效性；6) 可能影響質(zhì)量管理體系的變更，即內(nèi)、外部環(huán)境的變化。如：市場(chǎng)、顧客、法律法規(guī)的變化，新技術(shù)、新設(shè)備應(yīng)用帶來的變化；7) 質(zhì)量管理體系運(yùn)行狀態(tài)，質(zhì)量方針和目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)情況及適宜性和有效性的評(píng)價(jià)；8) 改進(jìn)的建議。環(huán)境管理體系評(píng)審輸入：1) 內(nèi)部審核和合規(guī)性評(píng)價(jià)的結(jié)果；2) 來自外部相關(guān)方的交流信息，包括抱怨；3) 組織的環(huán)境績(jī)效；4) 目標(biāo)和指標(biāo)的實(shí)現(xiàn)程度；5) 糾正預(yù)防措施的狀況；6) 以前管理評(píng)審的后續(xù)措施；7) 客觀環(huán)境的變化，包括與環(huán)境因素有關(guān)的法律法規(guī)和其他要求的發(fā)展變化；8) 改進(jìn)建議。 各部門根據(jù)評(píng)審輸入的要求，結(jié)合部門職能分配，形成的總結(jié)報(bào)告，管理者代表提交的質(zhì)量環(huán)境管理體系運(yùn)行總結(jié)報(bào)告和改進(jìn)建議，作為管理評(píng)審的輸入。 管理評(píng)審的實(shí)施 管理評(píng)審以會(huì)議的形式進(jìn)行，總經(jīng)理主持會(huì)議，綜合部負(fù)責(zé)會(huì)議的準(zhǔn)備工作，作好會(huì)議簽到和會(huì)議記錄。 管理者代表報(bào)告公司質(zhì)量環(huán)境管理體系的運(yùn)行情況。 各部門負(fù)責(zé)人報(bào)告所管轄范圍內(nèi)的體系運(yùn)行情況。 與會(huì)者對(duì)提交的各項(xiàng)報(bào)告和資料逐項(xiàng)分析和討論，對(duì)體系作出評(píng)價(jià)，確定改進(jìn)項(xiàng)目，提出改進(jìn)措施和要求。 總經(jīng)理作總結(jié)性發(fā)言。 管理評(píng)審的輸出 評(píng)審的輸出是管理評(píng)審活動(dòng)的結(jié)果，是總經(jīng)理對(duì)公司的質(zhì)量環(huán)境管理體系乃至經(jīng)營(yíng)理念作出戰(zhàn)略性決策的重要基礎(chǔ)。 評(píng)審的輸出應(yīng)反映出對(duì)輸入進(jìn)行比較和評(píng)價(jià)的結(jié)果，并形成評(píng)審報(bào)告，內(nèi)容包括：質(zhì)量管理體系評(píng)審報(bào)告應(yīng)包括：1) 體系及其過程（工作質(zhì)量）有效性的改進(jìn)措施，對(duì)照輸出提出的業(yè)績(jī)要求，決定改進(jìn)的機(jī)會(huì)和措施；2) 產(chǎn)品和服務(wù)質(zhì)量方面改進(jìn)的決定和措施；3) 為適應(yīng)內(nèi)、外部環(huán)境變化，確定投入或調(diào)整資源的決定和措施；4) 質(zhì)量方針、質(zhì)量目標(biāo)適宜性及改進(jìn)的決定和措施；5) 對(duì)公司質(zhì)量管理體系的適宜性、充分性和有效性的總體評(píng)價(jià)結(jié)論。6) 環(huán)境管理體系的評(píng)審報(bào)告應(yīng)包括為實(shí)現(xiàn)持續(xù)改進(jìn)的承諾而作出的，與環(huán)境方針、目標(biāo)、指標(biāo)以及其他環(huán)境管理體系要素的修改有關(guān)的決策。 綜合部整理管理評(píng)審輸出，形成管理評(píng)審報(bào)告，經(jīng)管理者代表審查，總經(jīng)理批準(zhǔn)后下發(fā)至相關(guān)部門。 改進(jìn)措施的跟蹤驗(yàn)證 責(zé)任部門按照管理評(píng)審報(bào)告中的相關(guān)改進(jìn)措施，實(shí)施相應(yīng)的對(duì)策。 綜合部負(fù)責(zé)對(duì)每一項(xiàng)改進(jìn)措施實(shí)施跟蹤，直到取得相應(yīng)效果。 管理者代表負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)解決改進(jìn)措施中的問題，并向總經(jīng)理報(bào)告跟蹤實(shí)施的情況。 由管理評(píng)審引起的文件更改執(zhí)行《文件控制程序》。 綜合部保存管理評(píng)審的記錄。