【正文】 其次，員工通過溝通積極的和消極的信息判斷管理人員怎樣評價或褒貶工作。如果積極的信息給出很少，員工很可能推斷沒有評上優(yōu)秀工作。如果消極信息被掩蓋，于是員工很可能會認(rèn)為工作成績問題是次要的。第三，由于管理人員代表整個機(jī)構(gòu)，因此員工們常常假設(shè)他們的看法反映了機(jī)構(gòu)的評價。會見中的生硬對待可能被歸結(jié)為機(jī)構(gòu)的評價或特點(diǎn)。管理人員必須在會見中能夠有效的傳達(dá)并不經(jīng)評判。記住會見的目標(biāo)是幫助員工增強(qiáng)實(shí)力并減小弱點(diǎn)。積極地傾聽結(jié)合公開看法能夠大大地有利于減少沖突。此處有一些有幫助的忠告。對管理人員的忠告 以積極的態(tài)度進(jìn)入準(zhǔn)備狀態(tài)。用描述你自己的感覺、想法、行為、反應(yīng)的“我”的言辭勝于可解釋為責(zé)備的“你”的言辭。例如：“我覺得你對接到的某些任務(wù)不愉快，”而不是“如果你不喜歡我給你的什么任務(wù)你就說?！北苊鈺箘e人心煩的語言。避免評判的語言、評價術(shù)語和直呼其名。還不要試圖用極端的言辭，如“總是”、“唯有”。在你回答或作出反應(yīng)之前要搞清說了什么，特別是如果你聽到了會使你心煩的信息時。例如，“我是否可以理解為你說的是在道路修理工程上我的管理是粗心大意的？”往往當(dāng)我們花時間去搞清時我們就減少了誤解。在說之前花時間考慮你的回答。始終控制你的情緒。解釋為什么更改工作成績是必要的。例如：“當(dāng)你比隊(duì)伍的其他成員晚三天提交大工程的工作時其效果是：一，在可能作修改前我們都不得不等待；二，其他團(tuán)隊(duì)成員會失敗和憤怒；三，我們面臨因遲交報告而被取消的危險；四，你把我放到了不得不對你說你的時間管理有問題的位置。”仔細(xì)地積極地傾聽員工的觀點(diǎn)。使用這樣的言辭，“那很有趣兒，告訴我更多的，”或“那個意見請給我講得更詳細(xì)些，”這會鼓勵員工不隱瞞地發(fā)表意見。通過給人你的專心關(guān)注（不許間斷）表示你整個陷入了與員工的會見中。當(dāng)員工講話時保持目光接觸，表示你在傾聽。保持令人愉快的表情和不拘束的身體姿勢。盡可能建設(shè)性地介紹消極的信息。記住，目標(biāo)是通過解釋需要改變什么和怎樣改變來幫助員工改變他或她的行為或工作。避免引入這樣的問題，“你為什么總是遲到？”“你不能管好你的時間嗎？”“你真的認(rèn)為那種方法會起作用？”盡可能熱情地介紹積極的信息。詳細(xì)說明什么做得特別好。用不可能被誤解的言辭詳細(xì)說明并強(qiáng)調(diào)你的贊揚(yáng)。通過詢問這樣的內(nèi)容取得員工的意見，比如“你怎樣看我們能改善形勢？”“我怎樣能幫助你發(fā)展專業(yè)？”“這個意見你怎么看？”同情員工。說“我理解你的感受”并不意謂“我同意你所做的”。如果員工們得到了他們的管理人員對他們的理解，員工們會更愿意努力改變他們的能力和弱點(diǎn)。第九節(jié) 如何通過開發(fā)計劃提高員工工作成績員工開發(fā)計劃幫助員工和管理人員將成績考核的結(jié)果轉(zhuǎn)化成來年的改進(jìn)行動計劃。這個計劃應(yīng)該在工作成績考核會見結(jié)束時完成。它在員工工作成績考核表的末尾。管理人員應(yīng)該與員工討論主要實(shí)力、改進(jìn)的方面以及提高成績所采取的行動。員工和管理人員都應(yīng)該評論員工在某個工作職務(wù)或職責(zé)的執(zhí)行中所需要的改進(jìn)、員工應(yīng)該學(xué)習(xí)的新的工作職務(wù)以及有益于員工的專業(yè)發(fā)展機(jī)會。在附錄C中，提供了一個表格它可用做幫助員工和管理人員施行開發(fā)計劃的工作表。正如你能看到的，有一列讓管理人員表述問題或新工作職務(wù)并且為了說明為什么重要而解釋論及的項(xiàng)目怎樣影響部門。此外，有一個空格讓員工表述他或她對同一個問題的看法或提出附帶的有關(guān)事項(xiàng)或建議。管理人員和員工討論了表格的頭一頁后，他們應(yīng)該一起制定改正問題和貫徹新思想的行動計劃。表格背面的開發(fā)行動列應(yīng)該用來敘述員工和管理人員關(guān)于頭一頁上論及的問題將要做什么。怎樣行動及何時實(shí)行應(yīng)在下兩個列里詳細(xì)說明。上述表格僅應(yīng)看作幫助制定員工可以提高工作成績的行動計劃的指南。第十節(jié) 怎樣使成績管理脫離政治正如先前在本手冊第III節(jié)所提及的，許多政治因素時常導(dǎo)致管理人員歪曲工作機(jī)構(gòu)的工作成績評價報告的準(zhǔn)確性。某些這種因素可能是管理人員故意誤報，因?yàn)樗麄兿刖蛣e的事情對員工實(shí)行報復(fù)，因?yàn)樗麄兿牒芸鞆乃麄兊膯挝坏玫絺€人提升，因?yàn)樗麄円呀?jīng)說過只有有限人數(shù)的員工可以得到高的評價，等等。很不幸，這種誤報影響降低了工作成績報告的價值，以至它沒有很好地服務(wù)于任何目的。沒有容易的辦法去減小政治因素在工作成績考核上的影響。然而，調(diào)查顯示在這樣的機(jī)構(gòu)里評價趨向于更精確：1. 高管理層支持精確的工作成績報告的評價并且當(dāng)評價他們自己的下屬時不施加政治手段。2. 管理人員相信工作成績管理方法是一個必要的有價值的方法。3. 機(jī)構(gòu)樂意培訓(xùn)并指導(dǎo)它的管理人員使用并維護(hù)員工工作成績管理系統(tǒng)。4. 考核由管理人員和他們的員工公開討論。為了使工作成績考核的精確性非常高，應(yīng)以極大的關(guān)注把這些因素放入諾?？耸械膯T工工作成績管理系統(tǒng)。請幫助避免歪曲成績評價的誘惑并鼓勵其他人報告精確的工作成績信息。附錄 A諾?？耸新殑?wù)調(diào)查表1．姓名（姓、名、中間首字母） 社區(qū)號□□□□□□□□ 2．職位官銜 9．標(biāo)準(zhǔn)工時 至 ； 每周總工時： ； 如果有輪流換班，請說明 ； 每周調(diào)用/備用時間，如果有 3．通常工作職稱 4．部門/代理處5．公司/局6．工作地點(diǎn)/電話號碼7．直接管理人的姓名/官銜8．雇用情況（檢出一個） 永久專職□ 永久兼任□ 臨時□ 專項(xiàng)□ 臨時兼任□ 政府□ 其他（序列） 。 10．你收到過特殊貨幣補(bǔ)貼或津貼嗎？有□ 沒有□ 如果有，請列出 11．請用一兩句話指出你的工作目的： ， 為高級文書速記員提供書記支持；幫助行政辦公室的資金運(yùn)作 。 12．詳細(xì)描述你執(zhí)行的職務(wù)，使用分別編號的句子。從你覺得是最重要的工作部分的任務(wù)或職責(zé)開始。用你自己的話使敘述足夠清楚以便讓與你工作不同的人能明白你做什么。如果需要請另加附頁。百分比（%）工時執(zhí)行的工作此空不填寫40%1．我接電話，回答來電者的問題，把電話分轉(zhuǎn)給指定的人員。 1，720%2．我處理直接索賠憑單（DCV）和購買訂單（PO）作為給賣主的支付。3，110%3．我接待來訪者并把他們引薦給適當(dāng)?shù)娜藛T。43%4．我?guī)椭鶄€出納的管理人。2，13%5．我為管理人打?qū)懕締挝坏匿N售備忘錄。 11%6．我打?qū)懡o部門領(lǐng)導(dǎo)和本市其他官員的信件。13%7．我根據(jù)需要復(fù)制DCV、PO、發(fā)票、信件、備忘錄等。 13%8．我依據(jù)帳目把DCV和PO歸檔。3%9．我調(diào)查DCV、PO、過其發(fā)票等的質(zhì)詢。 3，12%10．我依據(jù)管理人的授權(quán)用電話訂購供應(yīng)品（食品、辦公用品）。7附錄 B員工工作成績?nèi)罩咎顚懼改希菏褂眠@份表格記錄整個工作周期的員工工作成績調(diào)查。填入顯示日期、工作成績概述和能力水平的內(nèi)容。員工 工作周期 .職務(wù) .日期工作成績概述能力水平經(jīng)調(diào)查的不滿意稱職超過預(yù)期附錄 C開發(fā)計劃姓名 管理人 .職位 職稱 .部門/局 日期 .管理人員填寫部分需要改進(jìn)的方面需要改進(jìn)的工作職務(wù)/職責(zé)；新的或擴(kuò)展的工作職務(wù)/職責(zé)；專業(yè)開發(fā) 這些項(xiàng)目怎樣做或如何影響部門員工填寫部分需要改進(jìn)的方面期望改進(jìn)的工作職務(wù)/職責(zé)；新的或擴(kuò)展的工作職務(wù)/職責(zé)；專業(yè)開發(fā)擬定需要改進(jìn)的原因以及對部門的影響。 （表格背面）管理人員填寫部分開發(fā)行動怎樣做何時做員工填寫部分開發(fā)行動怎樣做何時做說明： . 開發(fā)計劃協(xié)議：雙方一致同意上面概述的計劃、它的條款、如何做以及計劃何時實(shí)施。 員工簽名 日期 管理人簽名 日期