【正文】 收發(fā) 收到的所有信件、報刊先由前臺簽收后送到相應(yīng)的人員，上午、下午各一次。 緊急郵件，簽收后應(yīng)即時處理，不得延誤。 周日或放假期間所有來件由保安簽收，上班后應(yīng)交給前臺，由前臺進行派發(fā)。 快遞:重要文件或急件可以使用快遞，辦保證快遞使用的有效性，快遞前需填寫《快遞申請單》，并經(jīng)主管簽批。 文件的分發(fā)與傳閱 公司重要制度或通知，需分發(fā)給部門主管，部門主管應(yīng)作好接收簽名，同時在公司網(wǎng)絡(luò)上通過郵件進行發(fā)放，并在公司宣傳欄上張貼。 一般通知或發(fā)文，通過公司網(wǎng)絡(luò)郵件進行發(fā)放，同時在公司宣傳欄張貼即可。 名片申請： 公司給需與外部進行工作來往的人員印制名片，公司名片采用公司規(guī)定的模板。 當新來人員或名片上相關(guān)信息調(diào)整后需印制者，需填寫《名片印刷申請單》，填寫時需將個人中英文姓名、職位填寫清晰。名片印刷申請單 年 月 日申請人　部門　申請原因　印刷類型□ 初印 □ 加印名片內(nèi)容所屬公司　姓名(中英文) /職務(wù)(中英文) /聯(lián)系電話手機： 電郵 @ 印刷數(shù)量□1盒 □2盒需求日期部門意見行政部意見 手機卡與移動話費管理 公司將根據(jù)員工工作崗位與工作需要，給員工開通中國移動的全球通手機卡。 不同人員執(zhí)行不同報銷標準，對于超支情況，綜合辦會定期公布，如因工作原因發(fā)生超支，應(yīng)在規(guī)定的時間內(nèi)，填寫《話費減免申請單》經(jīng)主管簽批后交綜合辦，綜合辦根據(jù)實際情況進行相應(yīng)減免。 公司配發(fā)的手機卡已組成網(wǎng)絡(luò)，在江門范圍內(nèi)電話互打免費，同時在廣東省內(nèi)接聽免費。 為保證公司業(yè)務(wù)的連貫性，公司所開之手機號碼擁有權(quán)歸公司，重要崗位手機號碼與崗位對應(yīng)，相應(yīng)人員離職后號碼由接任人員使用， 相關(guān)功能說明：手機使用者與第二方通話時，有第三方電話呼入時，使用者可保留第二方通話線路而接通第三方通話，完畢反回后與第二方通話，知道在通話過程中所有未接電話，此功能激活：按“ *43 ”呼叫，取消按“ 43 ”呼叫； 吸煙區(qū)管理 吸煙有害健康,公司原則上不提倡員工吸煙。 需吸煙的員工在不影響工作和沒有成群結(jié)隊情況下，允許在吸煙區(qū)吸煙，非吸煙區(qū)不許吸煙。 每半個工作日內(nèi)，吸煙次數(shù)不得超過2次，每次不得超過10分鐘。 吸煙員工在吸煙區(qū)允許穿廠服、戴廠帽但不能穿廠鞋。 吸煙區(qū)內(nèi)必須保持清潔衛(wèi)生，煙灰、煙頭放入煙灰缸，吸煙者人離時煙頭要熄滅，火柴梗要熄滅，以免引起意外。 吸煙區(qū)內(nèi)禁止亂扔廢紙、廢煙盒、火柴梗及其它垃圾等，禁止隨地吐痰。 吸煙者吸煙時，需注意吸煙儀態(tài)和個人形象，不得高聲喧嘩及其他不文明的行為，不得損害公司形象。 綜合辦安排人員負責(zé)吸煙區(qū)每天的清潔工作。 電話管理 公司為有工作需要的員工配備固定電話，每個固定電話有4位的內(nèi)線號碼與7位外線號碼，在公司內(nèi)可直接撥內(nèi)線，用固定電話撥外線時需先撥“9”。 公司根據(jù)員工工作性質(zhì)不同而開通：公司內(nèi)線、市話、國內(nèi)長途、國際長途等不同功能，如員工需更改固定電話功能，需填寫《電話申請表》，申請開通相應(yīng)功能。 轉(zhuǎn)接功能：接聽來電后，若要轉(zhuǎn)至其他分機，請按話機上的“R”鍵，若無“R”鍵，則可輕拍叉簧（），聽到二次撥號音后，再按分機號（期間對方聽音樂聲/等待音）。若被叫分機忙，則要再按“R”鍵恢復(fù)與外線通話，否則掛機對方斷線，這時可再轉(zhuǎn)接至其它分機。 同組代答功能：當設(shè)置為同一代答組的任一部電話響鈴2次后，組內(nèi)其它電話提機按“*11”或“*72”即可代答（搶線）。 公司為員工配備固定電話是為工作用途，員工在接聽電話時應(yīng)不得影響其他同事辦公。 公司會定期公布內(nèi)部通信錄以作為集團成員之間進行聯(lián)系。 用車申請 員工因公外出需用公司車輛時，需先填寫《用車申請單》，經(jīng)主管簽批后交儲運部，由儲運部安排車輛。 用車申請表單申請人　部 門　用車人數(shù)共 人部門主管審批　外出事由　外出地點　外出時間自 月 日 時 分起至 月 日 時 分止計 天 時 分儲運部主管　車 號　司 機　備 注　,部門主管(或指定代理人/授權(quán)人)簽批。 ,由指定人員審批。 ,市區(qū)外出要提前1天申請. 機票/火車票辦理 員工因工出差時，根據(jù)相應(yīng)級別或?qū)嶋H情況，安排乘坐火車或飛機的，出差前需填寫《出差交通安排申請單》，經(jīng)主管簽批后交辦公室（或行政部或綜合辦）相關(guān)人員，申請乘坐飛機者需提供身份證號碼，《出差交通安排申請單》樣式：申請人　職位　申請日期　出發(fā)日期　出差原因　出發(fā)地　目的地　交通方式□火車 □飛機住宿　車輛接送　主管簽名　辦公室確認　備注： 因飛機票越提前預(yù)計折扣越多，一般機票需提前35天申請；因火車票是全國聯(lián)網(wǎng)辦理，故一般需提前510天申請，以便辦公室能及時辦理。 出差人員需保管好相應(yīng)交通票據(jù)，以便相應(yīng)報銷，如因個人需要遺失相應(yīng)票據(jù)，由當事人負責(zé)。 郵箱管理 因工作需使用郵件者須申請開通公司郵箱，公司郵箱統(tǒng)一后綴為@， 員工可登錄公司網(wǎng)頁() 的企業(yè)郵箱，收發(fā)郵件，也可通過outlook、foxmail等郵件軟件進行收發(fā)郵件。 在公司網(wǎng)頁，為每個郵箱設(shè)置5M或10M空間，如用公司網(wǎng)頁郵箱者需及時整理自己郵箱，郵箱滿后，不能進行收發(fā)郵件。 在有郵箱進行發(fā)郵件時，盡量使用正方以節(jié)省空間（附件占空間較大）。 在回復(fù)郵件時，應(yīng)注意發(fā)送對象與抄送對象，針對群發(fā)的郵件一般不得群發(fā)回復(fù)。 跨部門郵件發(fā)送時，需抄送直接上司及對方上司，以作知會。 辦公樓下班后出入管理 公樓出入門關(guān)閉時間： 下班后，保安將先后關(guān)閉（鎖定）辦公樓一樓衛(wèi)生間旁的側(cè)門及大堂自動前門，加班人員從儲運部旁側(cè)門出入，當所有上班人員離開后將關(guān)閉儲運部旁側(cè)門。 具體關(guān)閉時間為：一樓衛(wèi)生間旁的側(cè)門：周一至周五為下午5:30，周六為下午4:30；大堂自動前門：周一至周五為下午6:30，周六為下午5:30。 辦公樓出入門打開時間： 所有門關(guān)閉后至第二天7:00，有需進入辦公樓的人員需到門衛(wèi)保安處登記，由保安人員打開儲運部旁側(cè)門，從側(cè)門出入。 保安于正常工作日的早上7:00開啟辦公樓的大堂前門與兩側(cè)門。 下班后辦公室鎖門規(guī)定： 下班后人離開前，需關(guān)閉各自崗位處的燈、窗、排氣扇、冷氣及相應(yīng)辦公設(shè)備。擁有獨立辦公室主管與部門的最后離開者，離開前需鎖好門。 綜合辦負責(zé)會議室、會客室、衛(wèi)生間、走道等公共場所的相關(guān)檢查工作。 二樓銷售與采購大辦公室由保安人員定時巡查(周一至周五：5:6:00、6:30，周六:4:5:00、5:30)，最后離開人員需通知門衛(wèi)保安鎖門。 特殊部門鎖門規(guī)定： 出納室、二樓財務(wù)室、一樓財務(wù)室、儲運部下午下班后，除鎖上常規(guī)鑰匙鎖外，需加鎖指紋鎖，加班時同時需加鎖指紋鎖，保安人員需每日巡查，如發(fā)現(xiàn)未按規(guī)定鎖門，發(fā)現(xiàn)一次處以部門主管100元/次進行罰款(此罰款獎勵保安人員)。 工作日報 各部門總監(jiān)在當天下班前或第二個工作日上午11：00前將工作日報發(fā)送至日報郵箱。 各相應(yīng)部門根據(jù)其部門主管的要求，相應(yīng)提交日報或周報。 文件編碼原則 公司文件分為：程序文件及各類制度、各類通知及相關(guān)申請、固定資產(chǎn)編碼、業(yè)務(wù)文件編號?！案黝愅ㄖ跋嚓P(guān)申請”編碼： 編碼：勵福—發(fā)文公司—發(fā)文部門—發(fā)文日期序號,：KF—□□—□□—□□□□□□□□ 說明：KF（勵福）—□□（發(fā)文公司）—□□（發(fā)文部門）—□□（年）□□（月）□□（日）—□□（發(fā)文序號）“固定資產(chǎn)編碼”編碼 編碼：KF+公司名稱+部門代碼+固定資產(chǎn)分類代碼+流水號+購入時間(年月) 格式：KF—□□—□□—□□□□□—□□□□ 說明：KF（勵福）—□□（公司名稱）—□□（部門代碼）—□□（固定資產(chǎn)分類代碼）□□□（流水號）—□□□□（購入時間） 注釋(1)、固定資產(chǎn)分類代碼:01:房屋、建筑物。02:生產(chǎn)設(shè)備（機加設(shè)備、電氣設(shè)備、工裝用具、機械設(shè)備、電子設(shè)備、工裝用具）:03：輔助設(shè)施()。04：辦公設(shè)備（辦公家俱、電子電器）。05：交通、運輸設(shè)備（交通設(shè)備、儲運設(shè)備）。06：其它類共6類 (2)、購入時間（年月）,如2007年12月購入，則編號為：0712 業(yè)務(wù)文件編號：勵福—分公司—銷售地區(qū)—銷售種類—日期—文件類型 格式：KF—□□□□—□□—□□—□□□□□□—□□ 說明：KF（勵福）—□□□□（分公司）—□□（銷售地區(qū)）—□□（銷售種類）—□□□□□□（日期：年/月/日）—□□（文件類型） 注釋：(1)分公司示例：JMKF——勵福實業(yè)（江門）貴金屬有限公司，YTKF——招金勵福（煙臺）貴金屬有限公司，SZKF——勵福實業(yè)（蘇州）貴金屬有限公司。(2)銷售地區(qū)代碼：序號銷售地區(qū)代碼1廣東GD2山東SD3上海SH4蘇州SZ(3)銷售種類代碼：序號銷售種類代碼1化學(xué)品CP2回收RC(4)文件類型代碼：序號文件類型代碼1合同CO2文件DO3訂單PO 說明： 程序文件編碼謙詳見ISO《文件管理》與《文件控制程序》 發(fā)文公司與發(fā)文部門代碼解釋：代碼分類代碼說明英文編號發(fā)文公司代碼集團HQ江門JM上海SH蘇州SZ招遠ZY成都CD煙臺YT香港HK部門代碼總經(jīng)辦GM綜合辦HR財務(wù)部FA銷售部SD采購部PD生產(chǎn)部WS倉儲部TD第十一章 安全管理:公司重視員工安全，愛護員工，為員工提供良好勞動保護和安全設(shè)施，公司制訂安全消防規(guī)章將指引員工如何防范事務(wù)、保護自身，公司統(tǒng)一編寫《安全手冊》，生產(chǎn)相關(guān)人員做到人手一本。 安全 公司設(shè)有二十四小時保安及監(jiān)控攝像系統(tǒng)。 公司有員工進出管理制度，所在進出廠區(qū)的員工均須自覺遵守。 員工進出生產(chǎn)車間均應(yīng)遵守《車間進出制度》，接受安全檢查。 所有人員應(yīng)該遵守各項操作程序和安全制度。 員工工作時應(yīng)謹記：安全來自警惕，事故源于麻痹。 生產(chǎn)部每位新員工都須進行安全生產(chǎn)培訓(xùn)。 公司為員工提供良好的勞動防護用品，員工在工作時必須正確穿戴。 職業(yè)病防治措施 所有新員工進入公司前均需進行健康檢查，建立員工健康檔案。 每一位新員工進入公司均需接受生產(chǎn)車間安排的上崗前培訓(xùn)（包括職業(yè)病防治培訓(xùn)）。 公司采用先進設(shè)備及作業(yè)方式，不斷提高環(huán)境管理水平，力求從根本上預(yù)防職業(yè)病。 所有進入生產(chǎn)區(qū)域的員工均應(yīng)正確合理使用防護用品，有效防護工作場所的在害因素對員工的傷害。 公司所有員工實行每年一次健康檢查。 公司定期進行安全生產(chǎn)培訓(xùn)與職業(yè)病防治的健康教育。 工傷事故報告規(guī)定 為使工傷事務(wù)能及時相應(yīng)處理，公司員工因工發(fā)生工傷時，工傷當事人或部門主管應(yīng)在做好搶救與醫(yī)療的同時，應(yīng)及時上報公司人力資源部（內(nèi)線：8236/8233，直線：3920780/3920773，手機：13802607135/13802608030），以便人力資源部及時上報勞動保障局與社保局。 住院或就醫(yī)應(yīng)到公立醫(yī)院如中心醫(yī)院、五邑中醫(yī)院、人民醫(yī)院、外海醫(yī)院等，就醫(yī)時須做保管好“醫(yī)療收費收據(jù)原件、門診、住院費用查詢單、病歷復(fù)印件”。 如發(fā)生工傷未及時上報或就醫(yī)時遺失收費相關(guān)單據(jù)者由個人承擔相關(guān)責(zé)任。第十二章 附則，自頒布之日起實施。 本手冊內(nèi)各制度隨公司發(fā)展或工作需要可更新或更改，所作出的更新或更改一經(jīng)綜合辦在公司內(nèi)公布或電郵通知各同事，即視為生效。47 / 4