【導讀】重慶宏博置業(yè)（集團）有限公司。費用報銷及資金支付管理制度

　　

【正文】 其它費用和超標準、超預算費用，須在費用報銷單上注明原因和超標準金額，經 董事長 批準后，方可報銷。 七、 其他費用的管理 （一） 其他 費用的內容及定義 其他費用是指除上述第六條所包含的費用 以外 外的其他費用，包括：保險費、職工薪酬及福利費、會議費、規(guī)費、修理費、水電費、低耗品、 廣宣以及運輸費等公司日常經營活動中的 費用。 （二） 其他費用管理的相關規(guī)定 其他費用和上述第六條所列費用一樣，需要公司采用各種有效的手段進行控制，挖掘利潤空間。所不同的是， 第六條 各項費用都有 費用標準可參照 ，其他費用 只能通過完善審批等方式進行控制 。 保險費： 集團 公司 目前保險費的范疇只包括財產保險，財產保險的參保 必須按照公司領導臨時決定的參保范圍進行參保，同時對 房屋、機器設備中的大額參保還必須采用招標的方式進行，確保費用的有效控制。 職工薪酬及福利費：嚴格按照 集團人力資源部制定的《薪酬管理制度 》進行管理。 會議費：分為內部會議和外部會議，內部會議是指公司召開的經銷商會議、配套會議等所發(fā)生的場地租賃、餐飲、住宿、娛樂等費用，該部分費用應該取得合法的發(fā)票納入會議費科目進行核算。外部會議是指公司員工外出到外地參加商會、行業(yè)協(xié)會、政府、其他組織等召開的會議所發(fā)生的會務費用，取得合法的會務發(fā)票在本科目中核算，會務費以外的其他自理的住宿、餐飲、交通等費用按照《差旅費管 理規(guī)定》的要求進行報銷。 公司內部會議作為專項預算工作進行單獨開展，公司外部會議必須經過分管領導審批后才能參加。 規(guī)費：規(guī)費包括 社會保障基金、專利費、產品認證費用、商標費、印花稅、品牌使用費、產品公告費、訴訟法務費、利息支出、金融手續(xù)費、匯兌損益、票據貼現利息、房產稅、土地使用稅、車船使用稅 等。規(guī)費屬于不可控固定費用，一般情況下根據實際發(fā)生直接報銷。 修理費用：修理費用分為機器設備的修理、辦公用品及房屋的修理、 IT設備的修理等 。修理部門必須就待修理設備或用品進行評估，做出內修、外修或者是報廢建議，經過 分管領導批準后執(zhí)行（報廢需經 董事長 同意）。 以實現設備和用品達到最大的利用效率。 水電費： 各部門應該按照行政 部擬定的相關規(guī)定節(jié)約使用水、電、氣。同時，生產部門應該合理組織生產，保證能源的最好利用。另外，能源管理部門應該不定時的和電力公司、自來水公司等進行溝通，獲取電力波峰波谷使用時間等，從而調整我公司生產組織，保證最大限度的節(jié)約。 八 、 資金支付 的管理 資金支付項目包括：分包費用支付、工程借款、建安工程款支付、土地征用及拆遷費支付、前期工程費支付、公共配套設施費支付、開發(fā)間接費用支付、材料款支付、設計費 支付等； 所有的工程款（包括材料款）項目必須實現擬定合同，合同中除了對合同期限，進度要求以及質量驗收等條款外，還必須擬定款項的支付進度、發(fā)票的收取等情況，一邊支付時參照執(zhí)行； 所有的工程款支付必須要個參照合同進行（合同付款期和合同支付比例） ，并按合同要求獲取相應發(fā)票； 所有的工程款項都必須預留保證金，保證金額度需要按照合同總額的大小和合同風險進行預留，由工程部門提出建議，報請董事長批準后執(zhí)行。合同期限不得低于 年； 對于某工程項目的結算，必須待工程單位、材料供應商將所有的發(fā)票資料備齊后才 可支付最后一筆款項； 支付給政府部門的公共設施費用，按照政府相關規(guī)定支付。 Ⅳ .費用報銷 /資金支付 控制工具 及相關管理要求 （一） 費用報銷控制工具 暫時用手工報銷的方式進行，待條件成熟的情況下可考慮信息化報銷 。 （ 二 ）費用報銷 /資金支付 單據類別及格式 借 支單： 用于公司員工的工程借款或者預付外單位 /建筑公司的工程款； 借款審批單： 用于公司員工的費用性質的借款； 費用報銷單 ：用于公司員工對日常經營費用（差旅費、招待費、辦公費、汽車費、通訊費等）的報銷 /沖賬； 支付憑證： 對工程單位的工程款項或材 料款項的支付（有發(fā)票進行結算的時候使用）； 收款憑證： 出納收取款項時使用； 單據格式見附件！ （三）對原始票據的要求 所有票據必須是合法的 票據（如發(fā)票、行政事業(yè)性收據等） ， 一般 收據及白條不予報銷；公務中因個人原因 造成的 違章罰款 、滯納金等走書面報批流程，單獨報銷。 從外 部 單位取得的原始 票據 ，必須蓋有 出票 單位的 有效印鑒 ；從個人取得的原始 票據 ，必須有 出票 人的簽名或 蓋 章。自制 的 原始 票據 必須有經辦部門負責人或其指定人員的簽名或 蓋單 。 凡填有大 、 小寫金額的原始 票據 ， 其 大寫與小寫的金額必須相符。 發(fā)現原始憑證有錯誤的，應當由 出票 單位重開或者更正 ；大、小寫金額錯誤的不允許更正，只能重開 。 更正錯誤的應在 更正處加蓋 出票 單位的 有效印鑒。 購買實物的原始 票據 ，必須有驗收證明。實物購入后， 應 按規(guī)定辦理驗收 手續(xù) ，先 由經辦人員在原始 票據 上簽名或蓋章后，交由實物保管人員或使用人員進行驗收，并由實物保管人員或使用人員在 票據 上簽名或蓋章。 取得 一式幾聯的原始憑證，必須注明 取得 聯 次 的用途 。 經上級有關部門批準的 費用事項 ，應當將批準文件作為原始憑證附件。如果批準文件需要單獨歸檔的，應當在 單據 上注明批準 機關名稱、日期和文件字號。 （四）原始票據的粘貼方法 各類報銷的票、證、單據等，均應分類、有層次的粘貼在 報銷 單上，且不超出 報銷 單所指定的粘貼區(qū)域。票據較多可使用粘貼單 ； 粘貼范圍以 報銷 單 或粘貼單 大小為界， 在 報銷單 /粘貼單的背面粘貼， 須緊靠粘貼單頂 上 界和 右邊 界 ， 從 右 往 左 橫向粘貼 且不能超出左邊界。 覆蓋粘貼的相鄰票據間須留出一定間隔距離，票據較多時，可分行粘貼 。票據 不得豎向粘貼 ； 原始票據必須按交通票據、住宿票、招待票、通信票等不同類別和不同金額，分門別類進行粘貼，不能混合粘貼 ； 對報銷單中要求分明細項目進行 報銷 的費用，原始單據的粘貼必須按明細項目進行分類進行。 如澎湖灣費用、華盛春天費用等。 （五）單據填寫及費用報銷方法 單據的 填寫 ： 各費用報銷人員 嚴格按照“ 本制度 ”的要求 填寫 報賬單，然后將 原始單據按照粘貼要求粘貼到原始單據后交部門負責人對費用的真實性進行初審 。 初審簽字后，將報銷單交財務部財務經理審核。 單據的審核：財務部 財務經理 拿到報賬單后應該嚴格按照報銷對原始單據規(guī)范的要求、報銷對原始單據粘貼的要求、報銷單的 填寫 要求以及報銷單摘要填寫要求等對費用報銷單進行審核，認真判斷報 銷原始單據是否合法、真實、規(guī)范；判斷費用報銷簽字手續(xù)是否完善；判斷報銷單據的粘貼是否規(guī)范；判斷報銷單的填寫是否符合要求，摘要是否描述清楚，是否需要 補充 附件；判斷 費用報銷所適合的標準以及是否超標等進行審核。 費用復核： 財務經理 審核后原始報銷單 傳遞到財務總監(jiān) 環(huán)節(jié)進行費用復核，對費用的超標報銷與否、資金足夠與否以及其他事項進行復審 ； 費用的審批： 董事長 或 審批流程規(guī)定的相關終審領導 審批后費用報銷審批手續(xù)完成，單據流至出納處。 費用結算： 董事長 或 相關終審領導 審批完成后， 報銷人 將 原始費用報銷單傳出納 ， 出納 完 成相應付款結算手續(xù)。對于無借款的費用報銷單出納只需要 按單據金額結算即可 ；對于有借款的費用報銷單，出納在審批時 除 要正確 報銷外，還需要對往來借款進行核銷 ，確保 個人往來清晰 ； （六）費用審批流程 ： 費用報銷采用紙質單據報銷的方式進行， 總體 操作流程為：各部門業(yè)務人員填寫 費用報銷 單，粘貼整理附件→ 部門負責人初審 → 傳 財務經理 進行審核，保留原始單據→財務 總監(jiān)審批 → 董事長或相關領導批準 →出納報銷、報銷人在報銷單上簽字完成報 銷。 一定蓋“現金付訖”或“銀行轉訖”章。 費用審批 具體 流程見附件 宏博 集團費用審批管理流程 。 Ⅴ .其他 （一） 本制度由 集團 董事長 批準后開始執(zhí)行。 （二） 本制度由集團財務部負責解釋。