【正文】 采用說明適用范圍招標采購1．對物資采購的所有條件，包括物資名稱、規(guī)格、數(shù)量、交貨日期、付款條件、罰則以及投標押金等信息予以詳細列表，登報公告2．在規(guī)定時限內(nèi)收齊投標供應(yīng)商的標書并準備開標工作3．根據(jù)供應(yīng)商報價、服務(wù)等進行評標，確定中標單位4．招標過程出現(xiàn)舞弊行為或結(jié)果高于底價時，采購人員有權(quán)廢標，以議價處理對于大宗、貴重和批量性物資的采購可采取招標采購的方式詢價、議價采購1．選擇3家以上符合采購條件的供應(yīng)商作為詢價對象2．供應(yīng)商提供報價的物資規(guī)格與請購規(guī)格不同時，采購人員應(yīng)送需求部門確認3．對于已核定的材料，采購部必須經(jīng)常分析或收集資料，作為降低成本的依據(jù)4．針對品質(zhì)、交期、服務(wù)等方面進行談判對于市場供應(yīng)充足的材料、用品或項目物資，可采用詢價議價方式獲得最優(yōu)價格定價采購?fù)ㄟ^定價以現(xiàn)款收購采購物資數(shù)量巨大、無法由一兩家供應(yīng)商全部提供，或是市面上該物資匱乏時，可采用定價采購的方式公開市場采購公開市場采購是指采購人員在公開交易或拍賣場所進行的隨時動機式的采購，價格的變動較為頻繁一般適合用于大宗物料的采購第15條 供應(yīng)商選擇程序1．采購人員應(yīng)不定期收集供應(yīng)商信息，收集內(nèi)容包括供應(yīng)商的資質(zhì)、經(jīng)營范圍、服務(wù)質(zhì)量等。2．采購人員應(yīng)從生產(chǎn)需求、價格、質(zhì)量、服務(wù)、數(shù)量、供貨周期、合作歷史記錄等角度考察供應(yīng)商，根據(jù)考察結(jié)果編寫《供應(yīng)商情況分析表》，詳細登記供應(yīng)商各方面的情況。3．采購部經(jīng)理根據(jù)《供應(yīng)商情況分析表》初步篩選符合條件的供應(yīng)商，分析各供應(yīng)商優(yōu)劣，確定兩家以上備選合作供應(yīng)商。4．采購部相關(guān)人員與備選供應(yīng)商談判，主要以產(chǎn)品規(guī)格、交貨期確認、價格和后期服務(wù)為重點談判項目，其中，采購價格要符合公司底價制定要求。5．采購部相關(guān)人員根據(jù)談判結(jié)果擬定供應(yīng)商選定方案，報主管副總與總經(jīng)理審核。6．采購部根據(jù)審批結(jié)果選定供應(yīng)商，并擬定采購合同。第16條 采購部協(xié)同生產(chǎn)部經(jīng)理、質(zhì)檢部經(jīng)理、財務(wù)部經(jīng)理、法務(wù)人員等召開采購合同評審會，根據(jù)《供應(yīng)商情況分析表》等對采購合同進行評審，提出評審意見，并確定供應(yīng)商的采購份額。第17條 若采購合同金額在總經(jīng)理審批權(quán)限內(nèi)，采購合同由公司總經(jīng)理批準執(zhí)行；若采購合同金額超出總經(jīng)理審批權(quán)限，采購合同需上報董事會審批，同時遞交評審會意見。第18條 采購部代表公司簽署采購合同，采購部人員執(zhí)行采購，并將《采購申請表》和采購合同轉(zhuǎn)交財務(wù)部進行結(jié)算付款。第19條 采購部人員負責(zé)跟進供應(yīng)商履約情況，填寫《采購工作日報》并上報相關(guān)部門，確保按進度完成采購作業(yè)。第4章 采購價格管理第20條 公司各有關(guān)單位和部門均有義務(wù)協(xié)助提供價格訊息，以便采購部進行比價參考。第21條 采購部根據(jù)調(diào)查價格信息對采購物資成本進行分析，目的在于確定物資成本的合理性和適當(dāng)性。進行成本分析的項目包括以下7項。1．物資的制作方法和生產(chǎn)工藝。2．物資制作所需的特殊設(shè)備和工具。3．物資生產(chǎn)所耗費的直接或間接的人工成本。4．物資生產(chǎn)所耗費的直接或間接的材料成本。5．物資生產(chǎn)制造所需費用或者外包費用。6．物資營銷費用。7．物資管理費用以及稅收。第22條 公司通過對物資價格的計算（如下表所示）確定供應(yīng)商的價格底線，協(xié)助進行采購談判。物資價格計算說明表計算公式說明P——物資的價格X——物資生產(chǎn)制造所需材料的用量a——物資所需材料的單價Y——物資生產(chǎn)制造所需要的標準時間（主要作業(yè)時間+作業(yè)準備時間）b——單位時間的工資率c——單位時間的費用d——修正系數(shù)，主要指非正常狀態(tài)下的特殊情況，包括趕貨、試用樣品的生產(chǎn)等Z——物資生產(chǎn)商的預(yù)期利潤第23條 采購價格審核審批。1．采購人員詢價、議價完成后，于《請購單》上填寫詢價或議價結(jié)果，必要時附上書面說明。2．采購部經(jīng)理進行審核，認為需要再進一步議價時，退回采購人員重新議價，或由采購部經(jīng)理親自與供應(yīng)商議價，并將議價結(jié)果報公司主管副總與總經(jīng)理審核。3．主管副總、總經(jīng)理均可視需要再行議價或要求采購部進一步議價。第24條 已核定的采購單價如需上漲或降低，應(yīng)以《單價審核單》形式重新報批，且附上書面的原因說明。第25條 對于單價漲跌的審核，應(yīng)參照價格的審核審批流程執(zhí)行。第26條 采購數(shù)量或頻率有明顯增加時，應(yīng)要求供應(yīng)商適當(dāng)降低單價。第5章 采購物資驗收第27條 采購驗收時必須有采購人員、質(zhì)檢員、收貨員三方同時在場，指定的第一驗收人員不在時可讓替補驗收員驗收，但必須有指定的三方人員驗收。第28條 驗收結(jié)束后，采購人員、質(zhì)檢員、收貨員三方應(yīng)當(dāng)在《驗收單》（如下表所示）上簽字，方可報送財務(wù)部做賬務(wù)處理。驗收單類別申請?zhí)柎a廠商名稱約交日期收貨日期統(tǒng)一發(fā)票號碼□材料 □半成品 □成品序號訂單號碼品名規(guī)格材料編號申請數(shù)量單位實收單價金額累計數(shù)量數(shù)量件數(shù)備注檢驗結(jié)果檢驗人第29條 內(nèi)購物資核單點收1．物資運達后，收貨人員應(yīng)檢查供應(yīng)商所提供的發(fā)票、送貨單、出廠檢驗報告等資料是否齊全，并核查送貨單上的物資名稱、編碼、規(guī)格、訂單編號等內(nèi)容是否填寫完備。2．收貨員點收時，應(yīng)先核對其送貨單內(nèi)容與訂購單有無錯誤或是否存在超交現(xiàn)象，并核對實物。3．收貨員如發(fā)現(xiàn)數(shù)量、品種、規(guī)格有異時，應(yīng)通知采購部處理，對于數(shù)量短缺的，應(yīng)由供應(yīng)商在送貨單上注明，并由供方送貨人員簽名確認。第30條 外購物資核單點收1．物資送達后，收貨人員依照裝箱單以及訂購單開箱核查物資的名稱、規(guī)格、數(shù)量等。2．開箱后，收貨人員若發(fā)現(xiàn)所裝物資與裝箱貨物訂購單內(nèi)容不一致時，應(yīng)通知采購部經(jīng)辦人進行處理。第31條 物資質(zhì)量檢驗。1．質(zhì)檢員應(yīng)按照供應(yīng)商提供的各項技術(shù)指標或按照招標文件中承諾的技術(shù)指標、功能和檢測方法進行驗收。2．若驗收過程中發(fā)現(xiàn)貨物有傾覆、破損、變質(zhì)、受潮等異常情況且達到一定程度時，質(zhì)檢員應(yīng)及時告知采購人員通知供應(yīng)商前來處理或聯(lián)絡(luò)公證處前來公證，并盡可能維持其狀態(tài)以利于公證作業(yè)的進行。3．供應(yīng)商或公證單位確認后，采購部開立《索賠單》（如下表所示）呈部門負責(zé)人核實。索賠單索賠單編號： 開單日期：供應(yīng)商編號供應(yīng)商名稱索賠原因索賠事項物資編號規(guī)格型號單位數(shù)量單價小計金額合計索賠結(jié)果采購員采購經(jīng)理4．質(zhì)檢部應(yīng)詳細記錄驗收情況并出具驗收報告，嚴格按照合同的品名、規(guī)格、型號等逐項驗收，對所有不合格項進行記錄，以便及時與供應(yīng)商或公證單位索賠、交涉。5．驗收完畢后，質(zhì)檢部應(yīng)當(dāng)對驗收合格的物資編制一式多聯(lián)、預(yù)先編號的驗收報告，內(nèi)容包括供應(yīng)商名稱、收貨日期、貨物名稱、數(shù)量、質(zhì)量以及運貨人名稱、原購貨訂單編號等，作為驗收商品或勞務(wù)的依據(jù)，并及時報告采購部和財務(wù)部。第32條 驗收結(jié)果處理1．交貨數(shù)量超過訂購量的部分應(yīng)退回供應(yīng)商；屬于自然溢余的，在驗收單“備注”欄注明自然溢余的數(shù)量或重量，經(jīng)采購部經(jīng)理同意后進行收貨，并告知采購人員。2．交貨數(shù)量未達到訂購數(shù)量時，以要求補足為原則，由采購人員聯(lián)絡(luò)供應(yīng)商進行處理。3．對于驗收合格的物資，檢驗人員于外包裝上貼上合格標簽，再由倉庫人員入庫定位。4．對于驗收不合標準的物資，檢驗人員應(yīng)貼上不合格標簽，并于驗收報告上注明不合格原因，經(jīng)負責(zé)人核實后通知采購部門送回貨物，辦理退貨。第33條 退換貨作業(yè)1．對檢驗不合格的物資辦理退換貨時，采購人員應(yīng)開立《退換貨處理單》并附有關(guān)貨物《檢驗報告單》呈采購經(jīng)理簽字確認后辦理。2．對于已付款但物資在保修期或保質(zhì)期內(nèi)出現(xiàn)質(zhì)量問題的，公司需負責(zé)聯(lián)系維修或索賠，并將賠償收入、賠償物資清單及賠償原因說明等全部上報財務(wù)部門。第6章 附則第34條 本細則的擬定和修改由公司采購部負責(zé)，經(jīng)公司總經(jīng)理審核后批準執(zhí)行。第35條 本細則自公布之日起實施。編制日期審核日期批準日期修改標記修改處數(shù)修改日期第3章 存貨內(nèi)部控制實施細則3．1 存貨管理目標3．1．1 存貨業(yè)務(wù)目標存貨業(yè)務(wù)目標是指企業(yè)對各類原材料、在產(chǎn)品、半成品、產(chǎn)成品、商品、周轉(zhuǎn)材料、代銷代管存貨、委托加工存貨、代修存貨等進行經(jīng)營管理業(yè)務(wù)中應(yīng)達到的目標，具體內(nèi)容如圖31所示。目標1優(yōu)化人員配置，執(zhí)行有效職責(zé)分工和權(quán)限范圍目標2確定合理的庫存，防止存貨積壓閑置，造成浪費目標3科學(xué)保管，定期盤點，保證數(shù)量準確、質(zhì)量合格目標4規(guī)范存貨處置，避免造成企業(yè)資產(chǎn)流失目標5存貨保管符合國家有關(guān)安全、消防、環(huán)保等規(guī)定目標6存貨交易合同符合合同法等國家法律法規(guī)和企業(yè)內(nèi)部規(guī)章制度圖31 存貨業(yè)務(wù)目標3．1．2 存貨財務(wù)目標存貨財務(wù)目標是指企業(yè)通過對存貨進行內(nèi)部控制，確保存貨賬目與實際相符，具體內(nèi)容如圖32所示。目標1保證存貨賬目真實、準確、完整目標2財務(wù)賬表與實物核對相符目標3存貨成本計價準確目標4存貨的確認、計量和報告應(yīng)當(dāng)符合國家統(tǒng)一的會計準則制度圖32 存貨財務(wù)目標3．2 存貨業(yè)務(wù)風(fēng)險3．2．1 存貨管控風(fēng)險存貨管控風(fēng)險是指企業(yè)在管理與控制存貨業(yè)務(wù)過程中可能存在的風(fēng)險，如圖33所示。存貨業(yè)務(wù)違反國家安全、消防、環(huán)保等法律法規(guī)，可能遭受外部處罰、經(jīng)濟損失和信譽損失內(nèi)容內(nèi)容內(nèi)容1存貨業(yè)務(wù)未經(jīng)適當(dāng)審批或超越授權(quán)審批，可能因重大差錯、舞弊、欺詐而導(dǎo)致資產(chǎn)損失內(nèi)容內(nèi)容內(nèi)容2請購依據(jù)不充分，采購批量、采購時點不合理、相關(guān)審批程序不規(guī)范、不正確，可能導(dǎo)致企業(yè)資產(chǎn)損失、資源浪費或發(fā)生舞弊內(nèi)容內(nèi)容內(nèi)容3驗收程序不規(guī)范，可能導(dǎo)致資產(chǎn)賬實不符和損失內(nèi)容內(nèi)容內(nèi)容4存貨儲量不足影響企業(yè)正常生產(chǎn)經(jīng)營活動，儲量過高造成存貨成本過大內(nèi)容內(nèi)容內(nèi)容5對市場的形勢把握不當(dāng)，導(dǎo)致存貨跌價損失內(nèi)容內(nèi)容內(nèi)容6因保管不善，發(fā)生被盜、毀損或其他事故，造成資產(chǎn)流失內(nèi)容內(nèi)容內(nèi)容7存貨盤點工作不規(guī)范，由于未能及時查清資產(chǎn)狀況并做出處理而導(dǎo)致財務(wù)信息不準確，資產(chǎn)和利潤虛增內(nèi)容內(nèi)容內(nèi)容8長期呆滯造成存貨揮發(fā)、失效、銹蝕等，導(dǎo)致資產(chǎn)損失內(nèi)容內(nèi)容內(nèi)容9未及時辦理完整的保險，造成巨大經(jīng)濟損失，發(fā)生地震、洪水、戰(zhàn)爭等不可抗力因素，造成巨大損失存貨處置不規(guī)范，造成資產(chǎn)流失內(nèi)容內(nèi)容內(nèi)容10圖33 存貨管控風(fēng)險3．2．2 存貨財務(wù)風(fēng)險存貨財務(wù)風(fēng)險是指企業(yè)在存貨業(yè)務(wù)會計核算過程中出現(xiàn)的風(fēng)險，具體如圖34所示。財務(wù)賬目記錄有誤，造成存貨數(shù)據(jù)失真內(nèi)容內(nèi)容內(nèi)容1存貨計價錯誤，導(dǎo)致成本不準確內(nèi)容內(nèi)容內(nèi)容2賬、實不符造成潛虧（盈）內(nèi)容內(nèi)容內(nèi)容3圖34 存貨財務(wù)風(fēng)險3．3 存貨管理業(yè)務(wù)流程3．3．1 請購與采購控制流程請購與采購控制流程業(yè)務(wù)流程序號責(zé)任部門/人配合/支持部門不相容職責(zé)監(jiān)督檢查方法相關(guān)制度1．編制存貨采購預(yù)算，確定存貨比例 2．確定安全庫存和經(jīng)濟訂貨批量3．匯總各部門采購申請資料4．分析物資庫存情況5．編制補倉采購計劃6．選擇供應(yīng)商與開展談判7．簽訂合同并跟催物資8．物資驗收入庫與登記處理1倉儲部相關(guān)部門審核審批檢查預(yù)算方案是否符合企業(yè)預(yù)算管理要求《存貨采購申請制度》2倉儲部采購部審核審批檢查安全庫存和訂貨批量制定是否科學(xué)合理《存貨采購申請制度》3采購部相關(guān)部門檢查申請匯總是否屬實《存貨采購申請制度》4倉儲部檢查物資庫存是否賬實相符《存貨采購申請制度》5倉儲部采購部審核審批檢查補倉采購計劃是否和庫存分析一致《存貨采購申請制度》6采購部質(zhì)檢部、技術(shù)部審核審批檢查供應(yīng)商的選擇談判是否符合企業(yè)要求《采購與驗收管理制度》7采購部審核審批檢查合同審批流程以及物資跟蹤工作《采購與驗收管理制度》、《合同法》8倉儲部采購部、質(zhì)檢部檢查物資入庫驗收的規(guī)范性和賬務(wù)處理的真實性《驗收與保管制度》3．3．2 驗收與保管控制流程驗收與保管控制流程業(yè)務(wù)流程序號責(zé)任部門/人配合/支持部門不相容職責(zé)監(jiān)督檢查方法相關(guān)制度1．安排人員接收采購物資2．核對采購單據(jù)與待檢物資3．質(zhì)量檢驗、提交驗收報告4．聯(lián)系供應(yīng)商解決驗收中的問題5．辦理存貨入庫手續(xù)6．搬運、按規(guī)定庫位擺放存貨7．存貨倉儲管理8．更新、維護存貨登記臺賬1倉儲部采購部、質(zhì)檢部檢查收貨人員組織是否到位