【正文】 能復(fù)制圖表?！袄首x單元格”是將單元格內(nèi)的文字朗讀出來，這個功能在樣對時很實用，只是語速有點慢、間隔有點長，當然，你也可在“控制面板→→語音”里將朗讀語速加快一點。另：也可在【工具】菜單→〖語音〗子菜單將“顯示從文本到語音工具欄”勾選上，在“從文本到語音”工具欄，選擇“按下回車鍵開始朗讀”就可輸完后一回車Excel就會自動讀出你輸入的內(nèi)容，讓你一邊輸入一邊檢查，提高工作的效率。請將“選項”卡里的“始終顯示整個菜單”勾選上，否則菜單僅顯示最近使用的命令。逸凡注：“僅顯示最近使用的命令”這是微軟自作聰明的一個設(shè)計。四、工作簿選項設(shè)置 操作：【工具】→〖選項〗你是否遇到過以下怪事：Excel的網(wǎng)格線顏色變了、甚至不見了、單元格不能直接編輯或不能下拉填充了、編輯欄不見了、行號列標不見了、滾動條不見了、工作表標簽也不見了、數(shù)據(jù)源變了而公式計算出的結(jié)果還是原來的，真是天下大亂了！這些問題的根源都在【工具】→〖選項〗里。具體奧秘自己去探索吧，不明白的請加入19648285討論。鏈接：如果“常用”工具欄或“格式”工具欄不見了，請將【視圖】菜單→〖工具欄〗子菜單里的“常用”或“格式”勾選上就是了。技巧1: 自動添加公式將【工具】→〖選項〗→“編輯”選項卡→“擴展數(shù)據(jù)列表格式及公式”復(fù)選框勾選上，則自動為添加到列表底端的新增項自動設(shè)置格式以與列表中其他項的格式相匹配，同時復(fù)制在每一行中重復(fù)使用的公式。（逸凡注：新增項目與數(shù)據(jù)列表的最后一行之間不應(yīng)含有空行。為了擴展格式和公式，新行之前的五行中至少應(yīng)有三行必須包含格式和公式）。技巧2：自動設(shè)置小數(shù)點將【工具】→〖選項〗→“編輯”選項卡→“自動設(shè)置小數(shù)點”復(fù)選框勾選上，并在“位數(shù)”框中輸入小數(shù)位數(shù)?？梢灾付‥xcel自動根據(jù)所輸入的常數(shù)（如果輸入的數(shù)字含有小數(shù)點則此選項不發(fā)生作用）將小數(shù)點添加到常數(shù)中的特定位置。例如：將自動設(shè)置小數(shù)點位數(shù)設(shè)置為4，如果輸入123456。如果“位數(shù)”框保留為空白或設(shè)置為 0（零），則需要手動輸入小數(shù)點。 五、對數(shù)據(jù)進行排序操作：【數(shù)據(jù)】→〖排序〗可按三個關(guān)鍵字進行排序，還可選擇排序的方向（按行或列）、排序的方法（按字母排序按筆劃排序）。排序的功能比較簡單，主要了解一下排序的順序。在按升序排序時，Microsoft Excel 使用如下次序（在按降序排序時，除了空白單元格總是在最后外，其他的排序次序反轉(zhuǎn)）在按字母先后順序?qū)ξ谋卷椷M行排序時，Excel 從左到右一個字符一個字符地進行排序。文本以及包含數(shù)字的文本，按下列次序排序:0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 （空格） ! $ % amp。 ( ) * , . / : 。 ? @ [ \ ] ^ _ ` { | } ~ + = A B C D E F G H I J K L M N O P Q R S T U V W X Y Z在邏輯值中，F(xiàn)ALSE 排在 TRUE 之前；所有錯誤值的優(yōu)先級相同；空格始終排在最后。技巧：如何按 4 個關(guān)鍵字進行排序首先，打開排序?qū)υ捒颍凇暗谌P(guān)鍵字”框中，單擊最不重要的數(shù)據(jù)列，確定退出。然后再次打開排序?qū)υ捒?，在“主要關(guān)鍵字”和“次要關(guān)鍵字”框中，單擊需要排序的其他 3 個數(shù)據(jù)列，選中所需的其他排序選項，再單擊“確定”。六、篩選數(shù)據(jù)操作：【數(shù)據(jù)】→〖篩選〗盡管Excel的篩選查詢功能遠比不上Access，但其提供的篩選功能還是比較豐富了，基本可以滿足一般需要。其篩選菜單主要有如下功能：（一） 自動篩選 對最小或最大的前N個數(shù)進行篩選先自動篩選，然后單擊包含數(shù)字的列中的箭頭，再單擊（“前 10 個”）。然后進入自動篩選前10個的對話框進行相關(guān)設(shè)置。逸凡注：進行篩選并不僅限于前10個，而是前N個，可根據(jù)你的需要自行設(shè)定。也可設(shè)置成最大或最小的前百分之N。 對包含或不包含特定文本的行進行篩選單擊包含數(shù)字的列中的箭頭，再單擊（“自定義”），進入“自定義自動篩選方式”對話框進行相關(guān)設(shè)置。可設(shè)置成“等于、不等于、包含、不包含”等關(guān)系。逸凡注：最多可按兩個條件進行自動篩選、可使用通配符。 對空白或非空白單元格進行篩選單擊包含數(shù)字的列中的箭頭，再單擊（“空白”或“非空白”）。只有當前篩選的數(shù)據(jù)列中含有空白單元格時，“空白”和“非空白”選項才會出現(xiàn)。 對大于或小于另一個數(shù)字的數(shù)字進行篩選 對等于或不等于另一個數(shù)字的數(shù)字進行篩選 對文本字符串的開始或結(jié)尾進行篩選如果你要篩選出以或不以某字符串開始或結(jié)尾的行請使用此功能。單擊包含數(shù)字的列中的箭頭，再單擊（“自定義”）。進入“自定義自動篩選方式”對話框進行相關(guān)設(shè)置，在左邊的框中，選擇“始于”或“并非起始于”，“止于”或“并非結(jié)束于”等條件。右邊框輸入所需文本。本功能可使用通配符。 對頂部或底部數(shù)字按百分比進行篩選參見“對最小或最大的前N個數(shù)進行篩選”中的注釋。（二） 高級篩選高級篩選難在掌握如何設(shè)定篩選條件。高級篩選的條件和數(shù)據(jù)庫函數(shù)DSUM、DCOUNT等使用的條件一樣。逸凡注：條件區(qū)域至少需有三行：條件區(qū)域的列標簽、條件行、空白行（條件區(qū)域必須具有列標簽，在條件值與列表區(qū)域之間至少留一個空白行）。條件行的行數(shù)視需要而定，但至少要有一行。下面講解一下如何設(shè)定篩選條件：條件區(qū)域行與行的關(guān)系是“或(or)”的關(guān)系，列與列是“并（and）”的關(guān)系。理解了這一句話就掌握了如何設(shè)定篩選條件。舉例說明：如果要篩選出審計部、評估部和管理咨詢部等三個部門的職工，篩選條件為圖一的單元格區(qū)域。如果要篩選出審計部中男性職工，篩選條件為圖二的單元格區(qū)域。如果要將符合以下三條件之一（審計部的職工或是所有的男性職工或工資大于5的職工）的職工篩選出，篩選條件為圖三的單元格區(qū)域。如果要將符合以下三條件之一（審計部中的女職工或是所有的男性職工或工資大于10的職工）的職工篩選出，篩選條件為圖四的單元格區(qū)域。 （圖一） （圖二） （圖三） （圖四） （圖五）逸凡注：對列應(yīng)用篩選后，可用于對其他列進行篩選的值只能是那些在當前篩選區(qū)域中顯示的值，也就是只能在原來篩選的基礎(chǔ)上再進行篩選，除非你先取消原篩選，切記??！當單擊箭頭時，只顯示列表中的前 1000 個獨立的項。篩選條件不能包含空行（如圖五的篩選條件就是錯誤的），否則將會篩選出所有數(shù)據(jù)。七、對數(shù)據(jù)進行分類匯總操作：【數(shù)據(jù)】→〖分類匯總〗分類匯總可自動計算列表中各類別的匯總和總計值。當插入自動分類匯總時，Excel將分級顯示列表，以便為每個分類匯總顯示和隱藏明細數(shù)據(jù)行。分類匯總的方式有求和、計數(shù)、求平均值、最大（最?。┲?、乘積、方差等。要刪除分類匯總，請在含有分類匯總的列表中，單擊任一單元格，在【數(shù)據(jù)】菜單上，單擊“分類匯總”，單擊“全部刪除”即可。 逸凡注：插入分類匯總前，請先將列表排序(以便將要進行分類匯總的行組合到一起),再分類匯總。請確保數(shù)據(jù)列表的第一行的每一列都有標志，并且同一列中應(yīng)包含相似的數(shù)據(jù)，在區(qū)域中沒有空行或空列?？稍俅问褂谩胺诸悈R總”命令來添加多個具有不同匯總函數(shù)的分類匯總，也可以使用嵌套分類匯總將更小的分組的分類匯總插入現(xiàn)有的分類匯總組中。若要防止覆蓋已存在的分類匯總，請清除“替換當前分類匯總”復(fù)選框。使用嵌套分類匯總的實例圖片見上圖。分類匯總的實質(zhì)就是使用subtotal函數(shù)進行統(tǒng)計。關(guān)于此函數(shù)的用法請參看Excel聯(lián)機幫助。八、設(shè)置數(shù)據(jù)有效性操作：【數(shù)據(jù)】→〖有效性〗數(shù)據(jù)有效性就是為了確保數(shù)據(jù)的正確而設(shè)定條件驗證、限制單元格數(shù)據(jù)的輸入。還可以設(shè)定提示信息和出錯警告，以幫助使用者正確使用工作表。常見的有效性條件有:整數(shù)、小數(shù)、序列、日期、時間、文本長度。以上有效性條件除“序列”之外，其他的都可設(shè)定一個區(qū)間值?！靶蛄小彼玫膯卧癖仨氈赶蛳嗤ぷ鞅砩系膯卧?。技巧1：如果“序列”必須引用不同的工作表或工作簿，可使用定義的名稱。技巧2：在“數(shù)據(jù)有效性”對話框的“輸入法模式”選項卡可設(shè)置單元格的輸入法模式，當選定單元格時自動更改輸入法，實現(xiàn)了中英文輸入方式之間的自動切換。如果你認為有效性條件所設(shè)定的值只能是常量，那就太小瞧Excel了，這些條件值可以設(shè)定為公式，并非條件為“自定義”時才可設(shè)定公式。如最小值可輸入“=MIN(D8:D21)”，最小值“=MIN(D8:D21)”，也可輸入更復(fù)雜的公式。有效性除了可以限定輸入的數(shù)值在某一區(qū)間外，還可利用其“自定義”功能引申出其它更牛的絕招，如： 不允許輸入重復(fù)值：自定義條件為“=COUNTIF($A$2:$A$10,A2)=1”僅允許輸入特定格式的文本：如只能輸入以“CQ”或“HN”開頭的六個字符的文本，條件為“=OR(AND(LEFT(C2,2)=cq,LEN(C2)=6),AND(LEFT(C2,2)=hn,LEN(C2)=6))”。按大小順序輸入：即后面輸入的數(shù)據(jù)（日期或數(shù)字）不能大于前面的數(shù)據(jù)，則數(shù)據(jù)有效性條件為“=MAX($E$2:E2)=E2”。智能列表功能：根據(jù)其它單元格的數(shù)值，自動提供相應(yīng)的列表。其實這個功能很簡單，就是在序列條件里使用了if的嵌套功能“=IF(A2=審計部,$E$2:$E$5,IF(A2=評估部,$E$6:$E$9,IF(A2=管理咨詢部,$E$10:$E$12,$E$13:$E$15)))”上述有效性的實例參見下表（雙擊打開工作表）：九、分列操作：【數(shù)據(jù)】→〖分列〗 從其它文件復(fù)制過來的數(shù)據(jù)，粘貼到工作表后都在同一列，如果數(shù)據(jù)的各字段均以某字符分隔或各字段數(shù)據(jù)長度一致，如下圖，則可以使用文本分列來將其分拆到各列。 如果文本文件中的項以制表符、冒號、分號或其他字符分隔，請選擇“分隔符號”。如果文本文件中的所有項的長度相同，請選擇“固定寬度”。在對話框的“分隔符號”區(qū)域選擇數(shù)據(jù)所包含的分隔符。如果所需的字符未列出，請選中“其他”復(fù)選框，然后在包含插入點的框中鍵入字符。如果數(shù)據(jù)類型為“固定寬度”，則這些選項不可用。 如果在數(shù)據(jù)字段之間數(shù)據(jù)所包含的分隔符由多個字符組成，或者數(shù)據(jù)包含多個自定義分隔符，請單擊“連續(xù)分隔符視為單個處理”。 從“文本識別符號”中選擇要使用的符號以指定該符號中所包含的數(shù)據(jù)將作為文本處理。 在“數(shù)據(jù)預(yù)覽”中，選擇列。然后在“列數(shù)據(jù)格式”下，單擊要為轉(zhuǎn)換文本的選定列應(yīng)用的數(shù)據(jù)格式。若要在導(dǎo)入文本文件時排除某個數(shù)據(jù)列，請在“數(shù)據(jù)預(yù)覽”下選擇該列，再選擇“不導(dǎo)入此列(跳過)”。具體方法按照“文本分列向?qū)А钡奶崾静僮骶褪橇恕Ｊ?、合并計算操作：【?shù)據(jù)】→〖分列〗Excel可以將格式相同的工作表數(shù)據(jù)、格式不同但具有相同行標志（列標志）、甚至任意數(shù)據(jù)合并在一起。方法分別是通過位置進行合并計算、按分類進行合并計算、使用三維公式合并計算。此功能的使用方法詳見Excel的聯(lián)機幫助“關(guān)于合并計算數(shù)據(jù)”，本手冊不予詳述。十一、數(shù)據(jù)透視表操作：【數(shù)據(jù)】→〖數(shù)據(jù)透視表和數(shù)據(jù)透視圖〗數(shù)據(jù)透視表是交互式報表，可快速合并和比較大量數(shù)據(jù)，功能非常強大。本部分內(nèi)容擬在《龍逸凡Excel培訓(xùn)手冊》之飛龍在天講解。 44 / 4