【正文】 須要在《發(fā)出傳真登記薄》上進行登記；224。 《發(fā)出傳真登記薄》上登記的項目包括日期、致送單位、收件人、內容摘要、發(fā)件人、部門、頁數(shù)、抄報；224。 發(fā)出傳真后，立即將傳真件返還到發(fā)件人手中。3）保存方法重要的傳真件，原件需歸檔，復印件交至收、發(fā)件人手中，由收件人或發(fā)件人在《接收傳真登記薄》或《發(fā)出傳真登記簿》上進行簽收、登記。每月底進行傳真件的整理工作。4．保存期限傳真件保存以月為一流程，每月底做整理，一定重要級以上的傳真件要做到長期保存，至少一年以上。第四部分 通用管理制度第一章 檔案管理制度一、總則1．為加強公司文書立卷工作，特制訂本制度；2．公司文書按年度立卷。二、檔案的收集部門1．公司文件、檔案實行公司辦公室統(tǒng)一管理制度，即公司對外、對內收發(fā)的文件檔案，其原件的歸檔保管、編號、查閱統(tǒng)一由公司辦公室人事行政專員管理。1）本公司（包括公司各部門員工）收到來自外部的一切正式文件，應保留復印件作為業(yè)務處理依據(jù)，同時須將原件交公司辦公室人事行政專員，按文件級別、類別和檔案管理規(guī)定編號、收檔；2）以公司名義（或公司各部門，因工作需要）對外發(fā)文的公函，一律交公司辦公室人事行政專員，按照文件級別、類別統(tǒng)一編號，并加蓋公章、合同章或財務章，并由公司辦公室統(tǒng)一對外發(fā)文。發(fā)文原件歸檔保管，業(yè)務部門留存復印件，以作為業(yè)務處理依據(jù)。2．公司規(guī)定級別以下的文件、資料的檔案管理部門：1）以部門為單位進行文書收集：參照公司《文件管理制度》的相關規(guī)定，由文書的管理部門指定專人負責管理本部門的文件材料；2）對于由多部門參與形成的文件，由主辦部門收集歸卷；3）會議文件由會議主辦部門收集歸卷；4）公司外派參加會議、學習等公務活動形成的文件資料，必須在公司辦公室辦理歸檔手續(xù)后，由公司辦公室簽字確認，財務部門方可報銷相關學習費、差旅費、會議費。三、歸檔文書類別1．政府機關批文，公司與有關單位的往來文書；2．公司正式發(fā)文、重要文件，反映公司經(jīng)營活動的報告、總結，公司及各部門的發(fā)展規(guī)劃、工作計劃、總結、報告、請示、批復、報表、工作簡報；3．重要的會議材料，公司例會材料，含會議通知、紀要、總結報告等；4．本公司與相關單位簽訂的合同、協(xié)議；5．公司枝術文檔、資料、圖紙；6．人員任免、重要職務變動及獎懲等的文件；7．員工勞動薪酬福利的相關紀錄資料；8．公司大事記、反映公司重要活動的簡報、剪報、照片、錄音錄像等。注：公司重要級別以外各項資料的歸檔、整理和保管由各部門派專人負責。四、歸卷方式及周期1．公司應建立健全平時歸檔制度，對處理完畢的文件材料，公司辦公室人事行政專員集中統(tǒng)一保管；2．各部門對管理規(guī)定重要級別以下的檔案資料應根據(jù)本部門業(yè)務范圍，編制案卷類目，并設立收發(fā)文登記薄，要求類目確切、記錄完整、條款清晰；3．公司辦公室和各部門每季度進行一次歸檔工作。五、立卷要求1．為統(tǒng)一立卷規(guī)范，保證案卷質量，由公司人事行政專員負責組卷、編目，各部門負責文書管理的人員與人事行政專員配合做好本部門案卷編目工作；2．立卷的文書，以文件形成的順序及特點歸檔，以保證文件的連續(xù)性，文書要求以原件歸檔，頁數(shù)完整，傳真件復印后再簽批、歸檔；3．文件的正本與附件、稿件與印件、請示與批復、原件與轉發(fā)文件應放在一起歸檔，正件在前附件在后，印件在前稿件在后，批復在前請示在后，原件在前轉發(fā)文件在后；4．跨年文件分為兩卷，但跨年批復的，立在復文年；跨年會議文件，立在會議開幕年；5．保存年限不同的文件應分短期、中期、長期、永久保存分別立卷；6．對重要文書、技術、財務檔案，半年刻錄一次光盤，光盤隨文書資料一同歸檔；7．公司技術文擋、資料、圖紙的立卷要求按公司相應的制度執(zhí)行。六、檔案借閱公司重要文件、合同、協(xié)議、資料、財務檔案、技術檔案等的借閱，由部門上級主管批準方可借閱，當日借閱、當日歸還。除經(jīng)總經(jīng)理特別批示，不得復印，不得帶離公司。七、檔案銷毀1．短期檔案：工作參考類的一般性文件，保存期一年；2．中、長期檔案：公司文件、財務檔案等，按國家相關規(guī)定及公司發(fā)展要求，保存期一年以上；3．水久保存檔策：反映公司歷史沿革的文書、光盤、技術資料、圖紙。八、附則本制度自發(fā)布之日起執(zhí)行。第二章 保密制度一、總則1．維護公司利益、保守公司機密，特制定本制度；2．公司秘密是指關系公司權利和利益，依照特定程序確定，在一定時間內只限一定范圍的人員悉知的事項；3．公司全體員工都有保守公司機密的責任與義務；4．公司保密工作，實行既確保秘密又便利工作的方針；5．將公司機密告知或因過失而使機密被不應知悉者知悉的，視為泄密。二、保密范圍1．公司重大決策中禁止公開或尚未公開的秘密事項；2．公司禁止公開或尚未實施的經(jīng)營戰(zhàn)略、經(jīng)營方向、經(jīng)營規(guī)劃、經(jīng)營項目、經(jīng)營決策；3．公司內部掌握的合同、協(xié)議、意向書、可行性報告、生產(chǎn)及技術資料、重要會議紀要等；4．公司財務預決算報告、報表；5．公司所掌握的各類重要信息；6．公司員工人事檔案、收入狀況；7．其他經(jīng)公司確定應予以保密的事項。三、公司密級的劃分及確定1．公司秘密的密級分為“絕密”、“機密”和“秘密”三級。絕密是最重要的公司秘密，泄露會使公司的權益和利益遭受特別嚴重的損害；機密是重要的公司機密，泄露會使公司的權益和利益遭受嚴重的損害；秘密是一般的公司機密，泄密會使公司的權益和利益遭受損害。2．公司密級的確定：1）公司經(jīng)營發(fā)展中，直接影響公司權益的重要決策文件資料為絕密級；公司的規(guī)劃、財務報表、統(tǒng)計資料、重要的會議記錄、公司的經(jīng)營情況為機密級；公司人事、合同、協(xié)議、職員收入、尚未進入市場或尚未公開的各類信息為機密級。四、保密措施1．公司各級工作人員所擔負的本職工作不同，必須對自己的工作內容所屬，特別是公司的密級文件、資抖、各種情報信息及其它不宜公開的內容保守秘密；2．在工作中必須采取措施保障公司各種文件、資料的安全，嚴禁攜帶公司的密級文件到公共場所活動。對各類文件、資料的交接和發(fā)送，必須做到手續(xù)齊全、交接清楚、責任明確、防止丟失；3．公司內部、同級之間、上級與下級之間做到自己知密不泄密、守口如瓶，切忌麻痹大意、掉以輕心、炫耀自己所知；4．對于屬于保密級別的文件、資料等，由公司辦公室負責管理，除經(jīng)總經(jīng)理特別批準，禁止擅自傳遞、使用、復制、摘抄、保存、銷毀；5．為利于工作開展，需要提供公司機密的，經(jīng)總經(jīng)理同意后方可提供；6．禁止在私人交往中以任何方式泄漏公司秘密；禁止在公共場所公開談論公司機密及涉及公司利益的一切事宜；禁止通過其他方式傳遞公司秘密；7．對于涉及公司秘密的會議或其他活動，根據(jù)工作需要限定參加人員范圍以及會后傳達范圍，并指派人事行政專員管理相關信息、紀要；8．公司員工若發(fā)現(xiàn)已有泄密情況或可能泄密情況，任何人都必須立即采取補救措施并及時報主管領導，并做出相應的處理措施；9．凡公司工作人員必須遵守上述保密規(guī)定。附則1．本制度解釋權歸公司辦公室；2．本制度自發(fā)布之日起執(zhí)行。第三章 公司計算機使用管理辦法一、計算機使用管理辦法為規(guī)范公司內部計算機使用方法，確保公司內部計算機的安全有效運行，特制定本管理規(guī)定。1．堅持管理業(yè)務與系統(tǒng)維護分開原則，電腦管理業(yè)務由使用部門負責；系統(tǒng)軟件硬件維護、業(yè)務咨詢、技術培訓和開發(fā)工作由公司辦公室負責；2．操作員必須經(jīng)過培訓合格后方能上機操作。使用部門負有對電腦設備的維護、保管責任，嚴禁私自拆裝電腦設備，發(fā)生故障應及時通知公司辦公室；3. 未經(jīng)許可，禁止任何人使用外來的軟盤、光盤。若經(jīng)許可使用外來軟盤，應首先查毒，如有病毒提示立刻停止使用；4．各級使用人員，要對自己的一切操作負責，出現(xiàn)失誤或發(fā)現(xiàn)問題，應立即通知公司辦公室處理；5．公司辦公室或涉及公司機密文件的計算機禁止他人未經(jīng)允許使用；6．未經(jīng)許可，禁止將公司的保密資料打印或通過軟盤等其他方式帶出公司；7．操作過程中不得擅自中斷或重新啟動電腦設備；8．在設備運行中，發(fā)現(xiàn)有異常聲音或異味時，應立即切斷電源，并通知公司辦公室；9．使用部門有保證電腦設備在良好環(huán)境下使用的義務，嚴禁在電腦設備上涂劃或在設備上放置雜物，確保防塵、防潮、通風、遇到高溫天氣應及時采用溫措施；10．停止使用電腦時，應關閉所有電源開關。第四章 公司車輛管理辦法一、總則1．為有效利用公司車輛，方便各部門工作順利開展，本著使用合理、節(jié)約的原則，特制訂本制度；2．公司車輛的管理部門為公司辦公室。二、公司車輛使用的相關規(guī)定（一）公司車輛使用范圍：公司各部門因業(yè)務因素，需要外出的所有員工。（二）車輛管理內容1．車輛戶政、保險管理，由公司辦公室車隊隊長按規(guī)定辦理；2．車輛的維護、保養(yǎng)、維修；3．合理控制車輛費用、降低使用成本；4．公司員工用車的合理安排及實施；5．及時做好費用統(tǒng)計（含國家規(guī)定的各項費用、油費、停車費、洗車費、車輛過路費、修車費、運輸費、其他費用），每月3日提供上月費用報表。（三）出車程序1．外出辦事的員工續(xù)寫請車車單；2．部門經(jīng)理簽字，并由公司辦公室車輛管理人員確認；3．如有特殊情況必須在第一時間與部門經(jīng)理聯(lián)系批準并報公司辦公室相關人員取得認可，否則視為無效出車，所產(chǎn)生的費用由司機自付；4．按相關要求如實進行費用統(tǒng)計。三、員工用車及管理規(guī)定1．自覺遵守國家法令法規(guī)及公司相關維護及保養(yǎng)等有關規(guī)定，注意行車安全；2．愛惜車輛，保持車輛內外清潔；3．公司辦公室車隊隊長按車輛保養(yǎng)、維護的相關規(guī)定安排進行車輛保養(yǎng)維護，有問題及時檢修；4．公司辦公室車隊隊長負責各類費用及時繳納；5．出車人員對所開車輛的各種證件的有效性應經(jīng)常檢查，保證出車證照齊全；6．出車人員因違章或證照不全等被罰款、扣分的，費用一律不予報銷，后果由當事人自負。如在公務途中發(fā)生車禍，應立即通知公司辦公室，做好善后處理，視情況對相關責任人給予相應處罰；7．下班后必須將車輛開回公司指定停車地點，遇特殊情況須經(jīng)公司辦公室批準，禁止私自用車或未經(jīng)批準將車輛移交他人使用，尤其是交無證人員或供他人練習駕駛使用。四、車輛保養(yǎng)、維護的相關規(guī)定1．轉向系統(tǒng)：方向盤的間隙是否過大或過小，橫直拉桿是否牢固，拉桿球頭是否松動。及時發(fā)現(xiàn)問題，及時修理。2．剎車系統(tǒng)：總泵是否有漏油現(xiàn)象，分泵是否工作良好，剎車軟管是否老化，剎車蹄片是否磨損嚴重，影響正常行車，應及時發(fā)現(xiàn)及時修理。3．點火系統(tǒng)：1）電瓶水是否高于極板、電瓶樁頭、正極、負極聯(lián)接是否牢固；2）點火線圈高低壓連接頭是否牢固、有效；3）分電器總成連接線是否牢固，高低壓線電熔是否工作良好；4）火花塞積炭要經(jīng)常清理，分缸線連接是否松動、滑落。4．油路系統(tǒng)：1）經(jīng)常檢察油路軟管有無滲漏，及時發(fā)現(xiàn)、處理；2）汽油濾清器是否有效連接，油箱軟管是否松動，汽油是否滲漏；3）經(jīng)常觀察汽車尾氣，發(fā)動機燃燒是否正常，一定要使汽油充分燃燒，增強動力，降低油耗；4）空氣濾清器（分粗濾、細濾）要經(jīng)常檢查，不行就更換。5．潤滑系統(tǒng)：1）經(jīng)常觀察儀表臺，注意指針的變化；經(jīng)常檢查油標尺、機油的顏色，是否在標準油位上，發(fā)動機機油的潤滑是否正常有效；2）冷車必須預熱，隨時觀察地面，機油有無泄露，及時查明原因，以便維修；3）觀察水箱工作是否正常，上下水管是否牢固、老化、有無滲漏，水溫是否過高，查明原因，及時修理。6．燈光系統(tǒng)：每天出車前，必須檢查大燈、小燈、夜間燈、遠近燈、雨刮器是否正常工作。7．底盤系統(tǒng)：1）在行駛途中要善于利用坑洼路面，憑方向盤上的感覺來判斷減震器是否有效，拉桿是否松動，前束是否標準；2）行駛途中憑聲音判斷牙箱、傳動軸、后牙包、半軸潤滑是否正常，齒牙是否損壞，及時發(fā)現(xiàn)及時修理；3）要經(jīng)常檢查輪胎氣壓是否標準，如不足，應立即補夠，以減小輪胎的磨損，延長使用壽命；4）憑行駛途中的聲音判斷車轎是否有需要維修的地方，以便及時處理。