【正文】 文件材料據(jù)為已有。 公司將文件材料歸檔工作納入各單位經(jīng)營(yíng)目標(biāo)責(zé)任制考核。工作目標(biāo)的完成、工作業(yè)績(jī)必須要有相關(guān)的文件材料歸檔作為證明，方可予以確認(rèn)。 各單位要將文件材料的歸檔工作納入各項(xiàng)工作計(jì)劃和管理工作程序之中，納入領(lǐng)導(dǎo)工作內(nèi)容，納入部門和人員職責(zé)范圍。 公司在籌備、成立、經(jīng)營(yíng)、管理及產(chǎn)權(quán)變動(dòng)過程中形成的具有保存價(jià)值的文件材料應(yīng)列入歸檔范圍。歸檔文件材料來源（1）本單位內(nèi)部形成的文件材料； （2）下級(jí)單位報(bào)本單位的文件材料； （3）本單位引進(jìn)項(xiàng)目、外購(gòu)設(shè)備等帶來的文件材料； （4）本單位投資的全資、控股、參股企業(yè)應(yīng)向本企業(yè)提交的文件材料； （5）本單位參與的合作項(xiàng)目，合作單位按要求應(yīng)向本企業(yè)提交的文件材料； （6）本單位執(zhí)行、辦理的外來文件材料。 二、檔案歸檔時(shí)間 行政管理、經(jīng)營(yíng)管理、生產(chǎn)技術(shù)管理等三大類管理性文件材料在辦理完畢后的次年第二季度歸檔，分別由各單位職能部門整理、立卷后，向本單位檔案管理機(jī)構(gòu)移交。 外購(gòu)設(shè)備儀器的文件材料在開箱驗(yàn)收時(shí)即時(shí)登記，安裝調(diào)試后歸檔。 各單位工作人員因公外出、出國(guó)學(xué)習(xí)、考察和參加專業(yè)技術(shù)會(huì)議等所獲得的文件材料，應(yīng)在活動(dòng)結(jié)束后及時(shí)向檔案部門歸檔。未經(jīng)檔案部門簽字，財(cái)務(wù)部門不予報(bào)銷差旅費(fèi)。 會(huì)計(jì)文件材料在會(huì)計(jì)年度終了后由會(huì)計(jì)部門整理，編制會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)，交檔案部門保管。 磁帶、照片及底片、膠片、實(shí)物等形式的文件材料應(yīng)在工作結(jié)束后及時(shí)歸檔。 下列文件材料應(yīng)隨時(shí)歸檔：（1）變更、修改、補(bǔ)充的文件材料； （2）企業(yè)內(nèi)部機(jī)構(gòu)變動(dòng)和職工調(diào)動(dòng)、離崗時(shí)留在部門或個(gè)人手中的文件材料；（3）公司綜合辦公室人力資源部負(fù)責(zé)人要將文件資料和檔案的移交作為公司員工離職工作交接的一項(xiàng)重要內(nèi)容；工作交接時(shí)，交接雙方要根據(jù)文件資料和檔案目錄，核對(duì)文件資料和檔案明細(xì)，做到帳物相符，并在交接清單上簽字，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字認(rèn)可后，方可予以辦理離職手續(xù)；（4）企業(yè)產(chǎn)權(quán)變動(dòng)過程中形成的文件材料；（5）單位撤銷或合并必須將全部檔案進(jìn)行認(rèn)真清理，妥善保管，不得分散；經(jīng)公司指定，由接管單位（新單位）接收，或由上級(jí)單位接收；（6）其他臨時(shí)活動(dòng)中形成的文件材料。 各項(xiàng)管理工作中形成的文件材料，在任務(wù)完成或告一段落后，經(jīng)負(fù)責(zé)人審定簽字后，由文件材料形成部門負(fù)責(zé)立卷歸檔。 各單位、各部門應(yīng)按要求及時(shí)移交檔案，因工作需要經(jīng)單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，也可延遲歸檔，但必須明確歸檔時(shí)間。 對(duì)暫時(shí)不能歸檔的重要文件材料，經(jīng)單位負(fù)責(zé)人同意，列清單交檔案部門保管。三、檔案歸檔要求 歸檔的文件材料必須齊全完整，能準(zhǔn)確地反映經(jīng)營(yíng)管理工作、項(xiàng)目建設(shè)活動(dòng)及其他各項(xiàng)活動(dòng)的真實(shí)內(nèi)容和過程。 卷內(nèi)文件經(jīng)系統(tǒng)整理和編目。案卷封面填寫清楚，案卷標(biāo)題準(zhǔn)確，案卷排列合理，編號(hào)無誤。編制了完整的案卷目錄和相關(guān)的文件。 已破損的文件應(yīng)予修整，對(duì)字跡模糊或文件載體存在質(zhì)量隱患的文件應(yīng)予復(fù)制。 歸檔文件材料應(yīng)為原件。因故無原件可歸具有憑證作用的文件材料。文件材料歸檔后不得更改。 非紙質(zhì)文件材料應(yīng)與其文字說明一并歸檔。 外文（或少數(shù)民族文字）材料若有漢譯文的應(yīng)與漢譯文一并歸檔，無譯文的要譯出標(biāo)題后歸檔。 各單位形成的文件材料，一般歸檔一式一份，對(duì)重要的和使用頻繁的應(yīng)適當(dāng)增加保存份數(shù)（如竣工圖）。 凡歸檔的文件材料，應(yīng)做到線條、字跡工整、清晰、紙質(zhì)優(yōu)良、簽署完備。書寫材料用碳素墨水或藍(lán)黑墨水，禁止使用鉛筆、圓珠筆、復(fù)寫紙、紅墨水、純藍(lán)墨水書寫，以利于檔案的長(zhǎng)期保存。四、檔案歸檔程序 凡歸檔的文件材料必須經(jīng)系統(tǒng)整理、編目后，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人或項(xiàng)目負(fù)責(zé)人審定后方可歸檔。 檔案職能部門依據(jù)案卷目錄、卷內(nèi)文件目錄對(duì)案卷及卷內(nèi)文件的數(shù)量進(jìn)行核對(duì)和檢查；同時(shí)根據(jù)歸檔要求檢查案卷質(zhì)量，對(duì)不合格的案卷，綜合辦公室檔案員應(yīng)要求歸檔部門（單位）重新返工整理。 案卷檢查合格后，填寫案卷移交清單一式三份，按清單核實(shí)清楚，交接雙方簽字，歸檔部門保留一份以備查考，另兩份保存在檔案職能部門作為檢索工具和全宗卷材料。五、檔案借閱規(guī)定檔案管理人員應(yīng)隨時(shí)將移交或已辦理完畢的文件材料，按歸卷類目歸入相應(yīng)的卷夾，做好歸檔案卷登記，以防止文件散失或堆積，方便平時(shí)查找利用。借閱檔案時(shí)須嚴(yán)格履行借閱手續(xù)，說明使用用途，簽名登記。借閱本部門業(yè)務(wù)范圍以外的各類檔案，應(yīng)經(jīng)部門經(jīng)理簽字批準(zhǔn)方可借閱。檔案所屬部門做好檔案借閱登記。凡借閱各類檔案，不得隨意涂劃、改動(dòng)、折疊、抽換，必須保持檔案材料的完整、清潔，不準(zhǔn)轉(zhuǎn)借他人。各類檔案材料原則上只在借閱室內(nèi)查閱，一般不外借。確應(yīng)工作需要，須經(jīng)行政部經(jīng)理簽字批準(zhǔn)，方可提供。各類檔案借閱期限：文書檔案最長(zhǎng)不超過一周；基建（設(shè)備）檔案最長(zhǎng)不超過兩周；會(huì)計(jì)檔案最長(zhǎng)不超過兩周；干部人事檔案最長(zhǎng)不超過一周。超過期限仍未用完，可辦理續(xù)借手續(xù)，但不得超過兩次。因工作需要對(duì)公司各類檔案材料進(jìn)行影印時(shí)，須經(jīng)公司行政部經(jīng)理簽字批準(zhǔn)方可提供復(fù)印。復(fù)印檔案材料時(shí)，必須有檔案工作人員監(jiān)督。嚴(yán)禁私自將檔案材料復(fù)制，嚴(yán)格控制復(fù)印數(shù)量，以防泄密。六、檔案保密制度嚴(yán)格保守公司機(jī)密，不得將檔案材料帶出室外或放置它處，更不得隨意外借。不得把檔案部門內(nèi)部情況和所保管的檔案材料內(nèi)容向無關(guān)人員透露，以防泄密。檔案資料要嚴(yán)加管理，經(jīng)常清點(diǎn)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題和隱患。不準(zhǔn)隨便摘錄檔案資料，私人通信，談話不得涉及機(jī)密檔案內(nèi)容。私人不準(zhǔn)在辦公室或存檔案、資料的地方會(huì)客。認(rèn)真執(zhí)行檔案借閱制度，嚴(yán)格履行借閱及審批手續(xù)，不準(zhǔn)任意擴(kuò)大借閱范圍。借閱檔案人員不準(zhǔn)抄錄、拍照，如確有需要，須經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后進(jìn)行。各類檔案都要專人專柜進(jìn)行保管或設(shè)有專門檔案庫(kù)房，非辦公時(shí)間要將檔案柜或檔案庫(kù)房關(guān)閉落鎖。各類檔案已屆保存期限者，得予銷毀。銷毀要嚴(yán)格執(zhí)行銷毀制度，銷毀前應(yīng)造冊(cè)呈總經(jīng)理核準(zhǔn)，并于目錄表附注欄內(nèi)注明銷毀日期。任何人不得將檔案當(dāng)廢紙私自處理。公司員工或檔案管理員因故調(diào)離本單位時(shí)，須將所借閱或所保管的檔案材料清理歸還和移交清楚后，方可調(diào)離。檔案管理人員如發(fā)現(xiàn)檔案材料丟失，應(yīng)立即向主管領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告，以采取補(bǔ)救措施，防止泄密造成不良后果。因玩忽職守造成檔案資料丟失或泄密者，視丟失檔案重要秘級(jí)程度予以處罰或行政處分。第四節(jié) 印章、介紹信等公司證件管理規(guī)定一、印章、介紹信等公司證件的管理由綜合辦公室行政部統(tǒng)一負(fù)責(zé)公司印章、介紹信等公司證件的管理工作，所有人員的使用均需要經(jīng)過批準(zhǔn)方可使用。 使用說明（一）印章管理 公司印章由總經(jīng)理指派專人負(fù)責(zé)保管，并對(duì)印章的使用進(jìn)行詳細(xì)登記。 各部門需要使用公司印章時(shí)，應(yīng)到綜合辦公室行政部領(lǐng)取并填寫《印信使用申請(qǐng)單》，由部門經(jīng)理、總經(jīng)理簽批后方可使用。 印章未經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)，不得委托他人代管、代蓋。 各部門需要刻制部門印章，需填寫《印章刻制申請(qǐng)表》，經(jīng)總經(jīng)理審核通過后方可刻制（絕無特殊情況），部門印章的使用和公司印章使用一致。 經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)作廢的印章要在《印信作廢登記表》上登記，并及時(shí)上繳綜合辦公室行政部妥善保存。 公司印章原則上不準(zhǔn)帶出公司；若有特殊原因，一定要帶出者，必須經(jīng)過總經(jīng)理簽批，并在《印信使用登記表》上做好登記，在規(guī)定時(shí)間內(nèi)歸還。 使用印章的資料應(yīng)備份存檔，備份資料由印章保管人留存，按月與綜合辦公室核查后提交指定人員（檔案員）歸檔。（二）介紹信管理 介紹信保管人員應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行印信申請(qǐng)程序，在收到簽字批準(zhǔn)的《印信使用申請(qǐng)單》后予以開具介紹信，不得利用職務(wù)之便，私開公司介紹信。 凡以公司名義開具介紹信，發(fā)出需蓋公章的文書資料，重要事項(xiàng)應(yīng)由總經(jīng)理簽批，一般公務(wù)事宜由綜合辦公室負(fù)責(zé)人審批，批準(zhǔn)后方可辦理。 凡開出而沒有使用的介紹信必須退回，由綜合辦公室負(fù)責(zé)銷毀處理；需延期使用的介紹信，須持原介紹信到綜合辦公室更換。 禁止開空白介紹信，特殊情況需開空白介紹信，須總經(jīng)理批準(zhǔn)。因介紹信丟失造成的一切后果由責(zé)任者承擔(dān)。（三）公司證件使用 公司的證件統(tǒng)一由綜合辦公室保存，分文別類。 各部門辦公使用公司證件原件，需填寫《證件暫借說明單》，經(jīng)總經(jīng)理及綜合辦公室負(fù)責(zé)人簽批方可到檔案室領(lǐng)取，并在《證件使用登記表》上登記。 各部門辦公使用公司證件復(fù)印件，需要在《證件使用登記表》上登記，并由證件管理人員在證件復(fù)印件上標(biāo)注“此件僅作為__________使用，不具有其他意義，不承擔(dān)法律責(zé)任。 發(fā)放人：______，____年__月__日?！辈⒃诰唧w內(nèi)容處填寫詳細(xì)。 各部門使用公司證件原件結(jié)束后，需要返還原件，在《證件暫借說明單》備注填寫：已返還。第5節(jié) 合同管理規(guī)定 合同的簽訂適用范圍：公司對(duì)外簽訂的各類合同一律適用本制度。簽約經(jīng)辦人在簽訂合同之前，必須認(rèn)真了解對(duì)方當(dāng)事人的情況；包括：對(duì)方當(dāng)事人的姓名（或名稱）、主體資格、經(jīng)營(yíng)范圍、相關(guān)資質(zhì)、履約能力以及資信情況、對(duì)方簽約人的簽約權(quán)限等，核對(duì)對(duì)方當(dāng)事人企業(yè)法人營(yíng)業(yè)執(zhí)照、組織機(jī)構(gòu)代碼證書、稅務(wù)登記證、相關(guān)資質(zhì)證書、簽約人居民身份證等證照的合法性、真實(shí)性、有效性，并在與原件核對(duì)無異議后將前述證照復(fù)印件收集整理備案。備案資料應(yīng)存檔。資料存檔應(yīng)按本公司檔案管理制度執(zhí)行。簽訂合同必須貫徹“平等互利、協(xié)商一致、等價(jià)有償”的原則和“價(jià)廉物美、擇優(yōu)簽約”的原則。本公司的合同簽章實(shí)行與對(duì)方對(duì)等簽章的原則；合同應(yīng)當(dāng)由各方合同當(dāng)事人簽字蓋章。合同按照本管理制度所規(guī)定審批流程確認(rèn)簽字后加蓋印章。本公司印章管理由本公司另行作出規(guī)定。本公司訂立合同均須采用書面合同文本。在各部門業(yè)務(wù)范圍內(nèi)為從事正常經(jīng)營(yíng)業(yè)務(wù)所簽訂的一般合同，或已有明確的合同范本，如“銷售協(xié)議書”等，由各部門負(fù)責(zé)人審批后簽署和蓋章，做好備案工作,同時(shí)應(yīng)加強(qiáng)對(duì)合同履行的監(jiān)管。作為合同組成部分的函件、傳真件及合同附件等在正式出具前均須按本制度規(guī)定進(jìn)行審核，凡未經(jīng)審核的，由此造成的相關(guān)責(zé)任與后果由行為人（包括出具人）承擔(dān)，給本公司造成損失的，還應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任，同時(shí)本公司有權(quán)按照相關(guān)制度對(duì)行為人進(jìn)行處理。合同對(duì)各方當(dāng)事人權(quán)利、義務(wù)的規(guī)定必須明確、具體，文字表達(dá)要清楚、準(zhǔn)確。合同內(nèi)容應(yīng)注意的主要問題是：（1）部首部分，要注意寫明雙方的全稱、簽約時(shí)間和簽約地點(diǎn)；（2）正文部分：產(chǎn)品合同應(yīng)注明產(chǎn)品名稱、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和質(zhì)量、數(shù)量、包裝、運(yùn)輸方式及運(yùn)費(fèi)負(fù)擔(dān)、交貨期限、地點(diǎn)及驗(yàn)收方法、價(jià)格、違約責(zé)任等；施工合同的內(nèi)容包括工程范圍、工程工期，中間交工工程的開工和竣工時(shí)間，工程質(zhì)量、工程造價(jià)、技術(shù)資料交付期間、材料和設(shè)備供應(yīng)責(zé)任，撥款和結(jié)算、竣工驗(yàn)收、質(zhì)量保修范圍和質(zhì)量保證期、雙方相互協(xié)作等條款；（3）結(jié)尾部分：注意雙方都必須使用有效專用章，嚴(yán)禁使用財(cái)務(wù)章或業(yè)務(wù)章，注明合同有效期限。簽訂合同：除合同履行地在我方所在地外，簽約時(shí)應(yīng)力爭(zhēng)協(xié)議合同由我方所在市人民法院管轄。 任何人對(duì)外簽訂合同，都必須以維護(hù)本公司合法權(quán)益和提高經(jīng)濟(jì)效益為宗旨，決不允許在簽訂合同時(shí)假公濟(jì)私、損公肥私、謀取私利，違者依法嚴(yán)懲?！《?、合同的審查批準(zhǔn)　合同在正式簽訂前，必須按規(guī)定上報(bào)領(lǐng)導(dǎo)審查批準(zhǔn)后，方能正式簽訂。合同審批流程如下；合同經(jīng)辦人填寫“合同審批單”部門負(fù)責(zé)人出初審，審核內(nèi)容為合同基本信息。法務(wù)部審核，審核內(nèi)容為合同具體條款。財(cái)務(wù)部審核，審核內(nèi)容為合同金額。公司負(fù)責(zé)人或總經(jīng)理審批，全面審核。合同審批單生效，經(jīng)辦人呈合同審批單到印章專管人員。處蓋章。合同生效，履行合同內(nèi)容。 合同審批權(quán)限如下：（1）一般情況下合同由公司負(fù)責(zé)人授權(quán)總經(jīng)理審批。（2）下列合同由公司負(fù)責(zé)人審批：標(biāo)的超過50萬元的；投資10萬元以上的聯(lián)營(yíng)、合資、合作、涉外合同。（3）標(biāo)的超過公司資產(chǎn)1/3以上的合同由董事會(huì)審批。合同原則上由部門負(fù)責(zé)人具體經(jīng)辦，擬訂初稿后必須經(jīng)分管副總經(jīng)理審閱后按合同審批權(quán)限審批。重要合同必須經(jīng)法律顧問審查。合同審查的要點(diǎn)是：（1）合同的合法性。包括：當(dāng)事人有無簽訂、履行該合同的權(quán)利能力和行為能力；合同內(nèi)容是否符合國(guó)家法律、政策和本制度規(guī)定。（2）合同的嚴(yán)密性。包括：合同應(yīng)具備的條款是否齊全；當(dāng)事人雙方的權(quán)利、義務(wù)是否具體、明確；文字表述是否確切無誤。（3）合同的可行性。包括：當(dāng)事人雙方特別是對(duì)方是否具備履行合同的能力、條件；預(yù)計(jì)取得的經(jīng)濟(jì)效益和可能承擔(dān)的風(fēng)險(xiǎn)；合同非正常履行時(shí)可能受到的經(jīng)濟(jì)損失。根據(jù)法律規(guī)定或?qū)嶋H需要，合同還應(yīng)當(dāng)或可以呈報(bào)上級(jí)主管機(jī)關(guān)鑒證、批準(zhǔn)，或報(bào)工商行政管理部門鑒證，或請(qǐng)公證處公證。　三、公司管理制度合同的履行合同依法成立，既具有法律約束力。一切與合同有關(guān)的部門、人員都必須本著“重合同、守信譽(yù)”的原則。嚴(yán)格執(zhí)行合同所規(guī)定的義務(wù)，確保合同的實(shí)際履行或全面履行。合同履行完畢的標(biāo)準(zhǔn)，應(yīng)以合同條款或法律規(guī)定為準(zhǔn)。沒有合同條款或法律規(guī)定的，一般應(yīng)以物資交清，工程竣工并驗(yàn)收合格、價(jià)款結(jié)清、無遺留交涉手續(xù)為準(zhǔn)。總經(jīng)理、副總經(jīng)理、財(cái)務(wù)部及有關(guān)部門負(fù)責(zé)人應(yīng)隨時(shí)了解、掌握合同的履行情況，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理或匯報(bào)。否則，造成合同不能履行、不能完全履行的，要追究有關(guān)人員的責(zé)任?！∷?、公司管理制度合同的變更、解除　在合同履行過程中，碰到困難的，首先應(yīng)盡一切努力克服困難，盡力保障合同的履行。如實(shí)際履行或適當(dāng)履行確有人力不可克服的困難而需變更，解除合同時(shí)，應(yīng)在法律規(guī)定或合理期限內(nèi)與對(duì)方當(dāng)事人進(jìn)行協(xié)商。對(duì)方當(dāng)事人提出變更、解除合同的，應(yīng)從維護(hù)本公司合法權(quán)益出發(fā)，從嚴(yán)控制。變更、解除合同，必須符合《合同法》的規(guī)定，并應(yīng)在公司內(nèi)辦理有關(guān)的手續(xù)。變更、解除合同的手續(xù)，應(yīng)按本制度規(guī)定的審批權(quán)限和程序執(zhí)行。變更、解除合同，一律必需采用書面形式（包括當(dāng)事人雙方的信件、函電、電傳等），口頭形式一律無效。變更、解除合同的協(xié)議在未達(dá)成或未批準(zhǔn)之前，原合同仍有效，仍應(yīng)履行。但