【正文】 說亮話：大家都在會議室等了!當(dāng)然說的時候一面還要對著客人說：“對不起!不好意思!”讓來賓知難而退。 當(dāng)然這是長久培養(yǎng)的默契。記得有一次，老板借機出來，說客人不知道還要坐多久，叫我打內(nèi)線進去，我隨即按了分機，那一頭立刻傳來：“喂!是!是!唉呀!我差點忘了!我秘書沒提醒我!好好，我馬上到!”掛了電話立即叫我備車! “哇噢!”沒看過老板演戲，可以得金鐘獎了!從此以后，凡遇到來訪過久的賓客，總能見到我與老板來上一段雙簧呢! 小秘密：為避免良心不安，我會告訴自己，這不算欺騙，只是向來賓借時間罷了! 現(xiàn)在要做的事：逐客七招 第13節(jié) “時間”倍增法 同一段時間，做一樣以上的事，讓效率倍數(shù)提升。 在這個變動快速的時代，每一個人都要感嘆：時間不夠用!所以企管顧問公司所開“時間管理”課程場場爆滿，大家都恨不得一天有36個小時可以用! 其實仔細想想，一天24個小時里面，可能浪費掉的要比使用的多。 有沒有可能發(fā)生以下的情形呢?早上起床梳洗打扮半小時；上下班通勤2小時；工作時與同事閑聊或私人電話共1小時；每天閱讀回復(fù)(含網(wǎng)絡(luò)垃圾)2小時；工作中發(fā)一會兒呆或打瞌睡1小時；開會2小時；被主管訓(xùn)示1小時；午休吃飯連排隊1小時；檔案管理不當(dāng)找資料1小時；晚上回家看報紙、打電話或與家人小聚2小時；睡覺8小時。 很可怕吧! 所謂時間倍增法，就是同一段時間，做一樣以上的事，讓效率倍數(shù)提升。如： ，同時收聽廣播整點新聞(晚上再聽一節(jié)，就不會漏掉重要訊息。至于次要的或其他八卦消息?放心!到公司有人會告訴你。)。 、搭公車或走路時，可聽教學(xué)錄音帶、宗教錄音帶或任何喜愛的音樂。可免除上班憂慮癥，打起精神迎接美好的一天。 ，可提升工作效率。 ，因為自己要付錢，所以會長話短說。 ，先處理公事。移除廣告甚至封鎖該郵件地址。朋友間轉(zhuǎn)寄的文章，以不同的賬號寄至家中，有空時慢慢欣賞。 ，出去爬一會兒樓梯，既消除疲勞又可強健體魄。 ，若會議過于冗長，至少還可以處理公文。 ，一定要做筆記，這樣一來老板訓(xùn)完了，工作計劃也來了! ，過半個小時人潮稍退，就不必浪費時間排隊了!而這多出來的半個鐘頭，可以午睡，可以打私人電話，也可以處理公文。 ，事半功倍。 ，一面看一節(jié)新聞(一節(jié)就好，因為都是重播的，看再多也不會變聰明)；一面吃飯一面與家人聊聊；一面讀一面聽收音機；一面做運動一面想想明天穿什么衣服；一面睡覺一面敷臉，總之不要只做一件事就對了! 怎么樣，時間是不是變多了呢? 多出來的時間可以讀我的文章，上我的網(wǎng)站，寫信告訴我(zebulun@)：多的時間，你做了什么? 小秘密：很多人都以為我是個急性子，殊不知善用時間提高效率，多出來的時間可以多分擔(dān)老板的工作，老板不愛死你才怪呢! 現(xiàn)在要做的事： 。 。 。 ，保證見效。 小叮嚀：堅定持續(xù)，一定會看到效果。 第14節(jié) 讓上司忙得有效率 讓上司做重要的事，我們做更重要的工作，未來你也有機會成為八面玲瓏的好主管。 因為上司領(lǐng)的薪水高，所承受的壓力也大。公司的政策、業(yè)務(wù)方面，無一不是他費心之處。 假如能試圖縮短上司的工作時間，讓他多花心力而非勞力，相信為公司帶來的收益，一定超乎想像。 曾經(jīng)為某位主管安排行程，他實在太忙了，每天的會議總是排得滿滿的，讓他沒有喘息的機會。 有一天，他終于按捺不住，向我抱怨起來：“你每天時間排得這么滿，我連想事情的時間都沒有!”赫然發(fā)現(xiàn)，原來，為老板安排行程，并非將所有的會議、拜訪等時間填進時間表就了事了! 因此我開始將老板的工作加以分類，會議安排在上午10：00～12：00，因為接下來有午餐打斷，較不易拖拉；重要客戶來訪，要給大塊的時間，如下午4：00～5：30，必要時還可接續(xù)至晚餐時間；每周安排兩個下午給他思考或閱讀相關(guān)書報，為公司政策構(gòu)思最好的做法；同仁求見則視談?wù)撝黝}，安排零碎的或可完整討論的時間。 調(diào)整后經(jīng)過一段時間，老板效率提高了，我也不必因每天滿滿的schedule，疲于奔命地通知這個延后、那個取消了! 小秘密：經(jīng)過這樣的訓(xùn)練，我也較懂得時間的自我分配，做時間的主人了。 你現(xiàn)在要做的事： 什么事可以分工? 老板部屬 公文 批閱簽字事先檢查有無漏掉的附件；是否需要其他部門會簽?(節(jié)省老板時間) 開會 出席準備相關(guān)會議記錄；若是專案會議，則準備歷史文件；會后跟催；提報跟催進度。(利于老板隨時掌握) 出國 出國目的確認；攜帶物品checking list核對；向職務(wù)代理人說明正在執(zhí)行的工作；每日電話或往來。(使老板天涯若比鄰，對公司狀況了若指掌) 規(guī)劃 構(gòu)思化成企劃文案；執(zhí)行并努力得到結(jié)果；隨時呈報進度；協(xié)助上司克服困難。 庶務(wù)交辦全權(quán)打點。 小叮嚀：讓上司做重要的事，我們做更重要的工作，就是化無為有，使夢想成為實際。如此相輔相成，未來你也有機會成為八面玲瓏的好主管。 第四章 職場禮儀：幫公司塑造良好的內(nèi)外形象 有些禁忌話題要留意，如薪水、感情婚姻、宗教、政治……不注意的話，小心會惹禍上身!在辦公室內(nèi)，公事之余，難免大伙隨意聊聊，培養(yǎng)感情原是無可厚非，但有些禁忌話題，可千萬要留意，不要怪我杞人憂天，這些事不注意的話，小心會惹禍上身。第四章 職場禮儀：幫公司塑造良好的內(nèi)外形象第15節(jié) 職場上的話題禁忌 有些禁忌話題要留意，如薪水、感情婚姻、宗教、政治……不注意的話，小心會惹禍上身! 在辦公室內(nèi)，公事之余，難免大伙隨意聊聊，培養(yǎng)感情原是無可厚非，但有些禁忌話題，可千萬要留意，不要怪我杞人憂天，這些事不注意的話，小心會惹禍上身。 ： 1) 薪水：薪水是主雇之間的協(xié)議，只要雙方都認為沒有問題，第三者應(yīng)無權(quán)過問，同事之間詢問時，只要告知：公司跟我的協(xié)定，我們都還可以接受。至于同事之間若有升遷或加薪，只要老板覺得合適，除了給予祝福，自己加油就是了! 2) 婚姻：除非私交很好，否則萬一問對方：“結(jié)婚了沒?”回答：“剛離婚?！被蚴牵骸坝行『?”回答：“有，一男一女，現(xiàn)在跟前妻?！辈皇峭υ愕膯?離婚率高漲的社會現(xiàn)狀，為避免被誤以為是歧視或別有用心，這類過于私密的問題，還是多加保留吧! ：想想十字軍東征，再看看美國“9?11”事件，拜托，談點其他話題吧! ：為了維持良好的人際關(guān)系，政治立場不要過于鮮明。除非交情頗深且立場一致，否則這類容易擦槍走火的話題，還是小心為宜。 記得初出社會時，有位資深的秘書來詢問我的薪水。當(dāng)時也不知該如何回答，只是支支吾吾地隨著她的話有一搭沒一搭的回應(yīng)。想不到，事后那位資深秘書以她的經(jīng)驗，“猜”出我的薪水，并以辭職要挾老板加薪，給老板制造了不少麻煩，直到今天都還覺得過意不去呢! 小秘密：受傷的地方總是讓你學(xué)得最多!對于初出社會的人，我一定會提醒，決不和別人談你與公司間最重要的約定——薪水! 現(xiàn)在要做的事：學(xué)習(xí)職場安全答案 問：“為什么來公司?薪水多少?都做了幾年了，還沒加薪呢!” 答：“自己來應(yīng)征的，待遇還可以，加薪水的事應(yīng)找主管談吧?” 問：“我們公司沒什么前途，我不想做了!” 若該員不是很敬業(yè)，則答：“工作不好找，邊做邊找吧!我也幫你留意看看!” 問：“這次總統(tǒng)你想選誰?” 答：“你呢?”“還不知道呢!”“再看看口羅!” 問：“聽說你老板很難纏?壓力大不大呀?” 答：“還好，謝謝關(guān)心!早適應(yīng)了!” 問：“你結(jié)婚了沒?” 若不想回答，則答：“(微笑)怎么了嗎?” 問：“聽說你老板，是不是真的呀!” 答：“我們這樣談?wù)撝鞴懿缓冒?” 問：“聽說要辭職，要升遷?” 答：“是嗎?人事公告下來就知道了!” 小叮嚀：答了好像沒答，避重就輕像不像打太極拳?身為公司的重要干部，總要懂得一招半式! 第16節(jié) 先尊重自己 出國門給人的印象，就是讓別人如何看待我們來的地方，也好像是告訴別人，我是個重要的人。 出國怎么穿?在出國機會愈來愈普遍的情況下，在機場?？梢钥吹椒浅！拜p松”的穿著。輕松到什么程度呢?差不多就跟在家里一樣! 知名的形象顧問陳麗卿老師，曾在上課時提醒我們：有些人出國時，會把“準備不要”的衣服穿出門，甚至穿著老舊有破損或污漬的衣服，其實這是非常有損專業(yè)形象的。 記得有一次送好友赴美，開車送她到機場時發(fā)覺，臨行前的她還刻意修飾一番。望著一頭剛上完美容院的秀發(fā)，精致的化妝，身著高級套裝的她：“你打扮成這樣，是要去哪里呀!” 我不禁調(diào)侃她。 任職于日亞航25年的大姐，不急不徐地告誡我：一出國門給人的印象，就是讓別人如何看待我們來的地方；另一方面穿著的合宜，也好像是告訴別人，我是個重要的人，需要多一點協(xié)助。 以前不以為意的事，在經(jīng)過專家的指導(dǎo)后，出國時刻意打點門面后，偶有好事發(fā)生，比如，在提行李時，會“不小心”遇到帥哥，接受他們的熱情服務(wù)!或者，當(dāng)頭等艙或商務(wù)艙旅客不多時，在經(jīng)濟艙旅客中被“挑選出來”優(yōu)先服務(wù)的，常常是小女子我! 小秘密：記得一次從巴西圣保羅機場搭機返臺時，因為經(jīng)濟艙超賣，還被“欽點”至頭等艙當(dāng)作貴賓招待呢! 第17節(jié) 老板宴客須知 事先抵達會場，若主管還沒到，也可以幫忙招呼客人，奉茶或閑聊，總要讓貴賓有賓至如歸的感覺! 由于老板的交際廣泛，每隔一段時間，總要就著不同的社團或交際分批宴客，以聯(lián)絡(luò)感情。 對于這類的宴會，可得日前有周詳?shù)挠媱?，才能賓主盡歡。 首先，與主管詳細討論此次聚餐的目的，以便選擇用餐地點，若是以公事為主，可能包廂較不易受干擾；若是三五好友小酌，就選擇可做出量好質(zhì)精的下酒好菜、知名度高又消費合理的海鮮店；若宴請的是重要客戶，恐怕五星級飯店才看得出主人的誠意了! 當(dāng)然，了解宴客預(yù)算也非常重要，如何以最低消費得到最大品質(zhì)，往往考驗部屬的協(xié)調(diào)能力。 當(dāng)宴客名單確定，正確無誤地打印邀請函，并請主管簽名以示慎重。別忘了，加上與會者的名單，供來賓咨詢，避免讓一群人碰頭才發(fā)現(xiàn)：原來是你!不知是哪位大師發(fā)明的依筆畫順序，可避免來賓排名的尷尬。 當(dāng)一切就緒，別忘了提早至餐廳候客，雖然現(xiàn)在的餐廳服務(wù)品質(zhì)逐日提升，但誰也不能預(yù)料是不是所有安排都萬無一失?事先抵達會場，若主管還沒到，也可以幫忙招呼客人，奉茶或閑聊，總要讓貴賓有賓至如歸的感覺! 當(dāng)主客雙方入座，酒菜一上桌，就是我們退席的時候了! 小秘密：讓工作圓滿完成，將成就歸于上司，這樣的員工才會深得主管的欣賞! 現(xiàn)在要做的事： 平常多收集各類型餐飲資料以備不時之需。 偶爾從主管處可看到一些餐廳的名片妥善保存，說不定哪天主管會說：就去那天那個什么餐廳吧! 了解受邀者飲食習(xí)性如為吃素者、高血壓及糖尿病患者點菜時需費心。 邀請卡別忘了注明宴客目的及相關(guān)出席人員(依筆畫序)。 事前寄邀請卡寄出前去電告知，寄出后確認出席人數(shù)。 小叮嚀：對于主管的賓客有禮有節(jié)但保持一定距離，除非上司特別交代，否則可別隨意透露公司相關(guān)業(yè)務(wù)。 第五章 解決問題：當(dāng)一個值得倚重的部屬 找出客戶抱怨的始末，給予一個合情合理的答復(fù)，讓客戶覺得自己得到應(yīng)有的尊重，也能稍為化解他的不快。另外，表現(xiàn)出真誠的心，協(xié)助客戶解決問題，不敷衍了事也不推脫，要讓人感覺得到公司的誠意。以同情心來服務(wù)客戶，便能以較客觀的態(tài)度來處理問題。 第六章 解決問題：當(dāng)一個值得倚重的部屬第20節(jié) 機智處理小麻煩 新時代的優(yōu)質(zhì)干部，面對問題能屈能伸，解決問題最重要! 老板的司機垮著臉告訴我：“怎么辦?老板的提款卡被機器吃掉了!” 原來老板忘了密碼，試了3次，提款卡就咕嚕地被吞進機器里了! 起先我試著打電話到該分行及幾位在銀行界服務(wù)的朋友詢問，但所得到的答案一概是：非本人不得代領(lǐng)提款卡。我很能理解金融機構(gòu)對此類事件的謹慎態(tài)度，但對于日理萬機的老板，又如何叫他特別抽空去領(lǐng)一張卡片?我手中空有老板的各銀行存折、印章、身份證，甚至各賬戶的密碼，卻仍然沒有能力替老板解決這樁小事，實在為之氣結(jié)! 靈機一動，去電該銀行總行的客服中心：“小姐!您好!我想知道怎樣才找得到貴行庫的總經(jīng)理?”我口氣平穩(wěn)地說。 “請問小姐有什么貴事嗎?”看來客服小姐警覺性不錯。 “是這樣的，我是某某公司總經(jīng)理秘書，他的提款卡被機器吃掉了!我知道非要本人領(lǐng)取不可，我的老板很忙，不可能讓他親自過去簽字，而只是領(lǐng)取一張被吃掉的提款卡，而且我手上有他全部銀行提款文件資料，我想貴行服務(wù)口碑一向不錯，相信一定有其他替代方案，可以方便客戶處理這類問題。” 我一面緊張著，怕銀行若還是不讓我領(lǐng)就麻煩大了；一面又義正辭嚴地“告誡”她應(yīng)如何做好顧客服務(wù)。 10分鐘之后，分行經(jīng)理來電，表示只要出示老板親筆簽名的授權(quán)書，就可以由我前往代領(lǐng)。 事情能順利解決當(dāng)然是最好的，但我用這種近乎小人的方法叫人就范，心里實在過意不去。 于是，當(dāng)我拿著授權(quán)書至銀行代領(lǐng)那張闖禍的卡片時，我可是一路賠著笑臉，并好聲好氣地夸贊他們的服務(wù)態(tài)度真好，還說要替他們多多介紹客戶呢! 其實很多事多少都有一點彈性，身為部屬的我們，如何在不驚動上司的同時又能合情合理合法的處理，就考驗大家的智慧了! 小秘密：新時代的優(yōu)質(zhì)干部，面對問題能屈能伸，解決問題最重要!