【正文】 _______________________________________________________________全方位檢查如果目標(biāo)不明確，就沒有辦法做時間規(guī)劃。同時如果你的目標(biāo)設(shè)定還要把健康、家庭、工作、人際、理財(cái)、心智、休閑、心靈等因素考慮進(jìn)來，把每一個你它目的、角色、價值觀、信念詮釋出來。例如，你重視健康，因?yàn)槟阆嘈沤】稻褪秦?cái)富，你知道擁有健康的身體，才可以做你能做的事情。第二個角色，你現(xiàn)在是一個什么層次的年齡，你在家庭里扮演的是一個什么樣的角色，假如你的健康出問題的話，你可能會怎么樣。你了解健康是人生最重要的一點(diǎn)，因此你相信不好的食物不能隨隨便便入口，所以你必須讓我自己更快樂，更健康，而且你的健康不只是生理的健康，我還追求心理的健康。你相信，你的鍛煉，你的付出，會讓你的健康更得到充實(shí)，讓你的健康狀態(tài)變得更佳，這就是全方位的檢視過程。借此去達(dá)到你的目的、價值觀和信念。圖62 生命潛能金字塔同時全方位的成功還包括了健康、理財(cái)、人際、家庭、心智、心靈、休閑、工作，每一個都不能少。圖63 系統(tǒng)全方位檢視表61 全方位檢查健康目的角色價值觀信念理財(cái)目的角色價值觀信念家庭心智工作休閑人際心靈【總結(jié)】本講闡述了時間管理規(guī)劃的原則與意義，時間管理規(guī)劃的原理與規(guī)則以及時間管理規(guī)劃系統(tǒng)。時間管理時間規(guī)劃是要確保最寶貴的資產(chǎn)“時間”的經(jīng)濟(jì)價值。要讓自己認(rèn)識到只有將有限的時間預(yù)算來完成你的任務(wù)，才能夠達(dá)成你的目標(biāo)。運(yùn)用時間規(guī)劃系統(tǒng)進(jìn)行有效的時間管理。時間規(guī)劃系統(tǒng)就是把你多年的夢想變成多年的計(jì)劃，把多年的計(jì)劃設(shè)定一個目標(biāo)，然后再逐步地成為我們的年計(jì)劃、季計(jì)劃、月計(jì)劃甚至周計(jì)劃、日計(jì)劃?！拘牡皿w會】____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________時間管理的80/20法則【本講要點(diǎn)】決策的必要性帕雷托(PARETO)時間原則運(yùn)用ABC分析法來設(shè)定優(yōu)先順序決策的必要性優(yōu)先順序優(yōu)先順序就是決定哪件事情必須先做，哪件事情只能擺在第二位，哪些事情可以延緩來處理，即要有意識地設(shè)定明確的有限順序，以便執(zhí)著、系統(tǒng)地依照這個順序處理計(jì)劃里的任務(wù)。決策的必要性——設(shè)定優(yōu)先順序的好處1．只做重要而且是必要的任務(wù)在生活中，不管是工作、學(xué)習(xí)、人際關(guān)系等，你只做重要而且是必要的任務(wù)?！褡鳛橐幻殬I(yè)經(jīng)理人，他的工作大部分時間是用在規(guī)劃、組織、用人、指導(dǎo)、控制上?！褡鳛橐幻N售經(jīng)理，他的工作可能就是把產(chǎn)品的知識傳授給屬下，統(tǒng)計(jì)整個單位的業(yè)績，走訪一些重要的顧客，把下級的一些意見反映給上級等?！褡鳛橐粋€銷售人員，他的優(yōu)先順序就是打電話約見客戶，然后準(zhǔn)備銷售的工具以及材料，到客戶那去，向客戶介紹產(chǎn)品，最后簽訂定單。所以每一個人，因?yàn)樗ぷ鞯慕巧煌?，只做重要及必要的任?wù)。2．每一次只集中在一件事情上每個人的角色不同，在當(dāng)時的狀況之下設(shè)定目標(biāo)，應(yīng)以每一次仍能夠最完美的完成目標(biāo)為原則，這樣在計(jì)劃周期結(jié)束時，每個人至少都處理了重要事情。帕雷托(PARETO)時間原則19世紀(jì)意大利經(jīng)濟(jì)學(xué)家帕雷托（PARETO）發(fā)現(xiàn)：80%的財(cái)富掌握在20%的人手中。從此這種80/20規(guī)則在許多情況下得到廣泛應(yīng)用。一般表述為：在一個特定的組群或團(tuán)體內(nèi)，這組群中一個較小的部分比相對的大部分擁有更多的價值。在時間管理中，在優(yōu)先順序里，也有一個PARETO時間原則，也稱80/20法則。假定工作項(xiàng)目是以某價值序列排定的，那么80%的價值來自于20%的項(xiàng)目，而20%的價值則來自于80%的項(xiàng)目。時間管理的重要意義在于能經(jīng)常以20%的付出取得80%的成果，最后的結(jié)果占了80%的大部分。因此，在你的工作或生活中，你應(yīng)該把十分重要的項(xiàng)目挑選出來，專心致志地去完成，即把時間用在更有意義的事情上。表71 Pareto時間原則(80：20原則)你使用或準(zhǔn)備的時間占80%，即次要的多數(shù)問題占80%，造成的成果只占所有成果的20%；而使用或投入的時間占20%，即重要的少數(shù)問題，造成的成果卻占80%。例如：作為銷售人員推銷時，你打50個電話，可能只有5個顧客給你相約見面，就是說你花了80%的時間在約見客戶，但是只有20%的客戶跟你見面。作為一個職業(yè)經(jīng)理，可能你花了兩個小時的時間做準(zhǔn)備，但是會議進(jìn)行可能不到30分鐘，也就是說用80%的時間做準(zhǔn)備，造成的結(jié)果是20%，但是這20%的準(zhǔn)備造成了80%的結(jié)果。也可用下圖來表示：圖71 80∶20原則成果產(chǎn)出的過程中，使用時間的前20%（投入）造就了80%的成果（產(chǎn)出）；相對的，使用其余80%的時間，只有20%的效果?！咀詸z】一天里，你怎樣去運(yùn)用時間管理的80/20原則？____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________運(yùn)用ABC分析法來設(shè)定優(yōu)先順序ABC分析法ABC分析法——這個技術(shù)是來自于經(jīng)驗(yàn)，也就是重要和次重要的任務(wù)。在所有任務(wù)的集合中，由不同任務(wù)所組成的百分比通常是固定的。字母A、B、C將不同的任務(wù)，依照它們對達(dá)成職業(yè)與個人目標(biāo)的重要性分成三個等級。特別重要的稱為A，比較重要的為B，不重要的為C。ABC分析法基礎(chǔ)圖72 ABC分析法一天里最重要的一件事情，可能占很少數(shù)，稱為A級任務(wù)，次等重要的B級任務(wù)不多，其他都是不重要的，是C級任務(wù)。從功能有效的達(dá)成角度去看，C級任務(wù)的成果比較低，次要任務(wù)成果平平，而重要任務(wù)的成果比較大，這就是ABC法則。仔細(xì)回想一下，一天里實(shí)際上做的最有意義、最有成果的事情也許只有20%，大部分的時間，即80%的時間做的都不是特別重要的事情。任務(wù)價值觀圖73 任務(wù)價值觀消耗了20%的時間可創(chuàng)造80%的效益，可有時往往消耗了80%的時間，只創(chuàng)造了20%的效益，這叫做80/20的任務(wù)價值圖，也就是說當(dāng)你從事最重要的任務(wù)，用最少的作為就能夠達(dá)到最大的成果。最重要的任務(wù)A占15%，因?yàn)樽鳛轭I(lǐng)導(dǎo)人的任務(wù)總和差不多是15%，而這些任務(wù)的本身價值就占達(dá)成目標(biāo)貢獻(xiàn)的65%。一個單位經(jīng)理是很少的，他是關(guān)鍵的少數(shù)，決定了關(guān)鍵多數(shù)的事情，這也就是80/20規(guī)則中的A級任務(wù)。中等任務(wù)B任務(wù)，占一個領(lǐng)導(dǎo)人的綜合的比例是20%，相當(dāng)于它也只有20%的價值。較不重要的C任務(wù)，反而占到65%的時間，但是他的價值很小，只有15%。C任務(wù)，雖然數(shù)量多但是它的貢獻(xiàn)很小。所以對于A任務(wù)，是必須做的，應(yīng)該投入更多的時間。B任務(wù)是應(yīng)該做的，而C類任務(wù)是不值得做的?！咀詸z】A、B、C事件的順序是通過比較來確認(rèn)的，對于待辦的許多事項(xiàng)，首先分析其重要性，排出優(yōu)先順序，然后分配時間，是一項(xiàng)有效時間管理的方法。針對你要做的事情，利用ABC分析法來管理時間。待辦事項(xiàng)重要性計(jì)劃用時完成確認(rèn)ABC【總結(jié)】本講主要闡述了時間管理的80/20法則。決策就是設(shè)定優(yōu)先順序，80/20時間法則是時間管理的重要原則，時間管理的重要意義在于你能經(jīng)常以20%的付出取得80%的成果。因此，在你的工作或生活中，你應(yīng)該把十分重要的項(xiàng)目挑選出來，專心致志地去完成，即把時間用在更有意義的事情上。要運(yùn)用ABC分析法來設(shè)定優(yōu)先順序?！拘牡皿w會】____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________授權(quán)的基本原則 80/20與授權(quán)有相當(dāng)密切的關(guān)系授權(quán)，一般的了解就是，一個管理者職責(zé)范圍內(nèi)的任務(wù)或者轉(zhuǎn)移到一個部屬的身上，與工作托付的同時，專業(yè)范圍內(nèi)，完成任務(wù)所需要的權(quán)限與責(zé)任也應(yīng)當(dāng)一并授權(quán)。管理者保留并承擔(dān)其管理行為責(zé)任，這是不能授權(quán)的。授權(quán)是任何工作技術(shù)者以及領(lǐng)導(dǎo)人的關(guān)鍵作為，其直接或間接的好處是很可觀的，授權(quán)幫助領(lǐng)導(dǎo)者自我減輕負(fù)擔(dān)或節(jié)省時間，去做更重要的任務(wù)。不懂得授權(quán)的職業(yè)經(jīng)理人一般會出現(xiàn)以下問題：知識與能力太少，缺乏對時間管理的意識授權(quán)的規(guī)則 5W1Hwhat 什么？who 誰？Why 為什么？How 如何？Which 用什么？When 何時？浪費(fèi)時間的外在因素及解決方法（一）【本講要點(diǎn)】電話干擾的原因及解決方法不速之客的原因及解決方法用人不當(dāng)?shù)脑蚣敖鉀Q方法社交閑談的原因及解決方法導(dǎo) 言使用相同的時間，不同的人有不同的結(jié)果。在時間管理中有多項(xiàng)因素干擾時間的有效利用，其中包括外部因素和內(nèi)部因素。首先分析這些干擾因素浪費(fèi)時間的原因，然后針對其原因，提出具體的解決辦法。浪費(fèi)時間的外部因素，包括電話干擾、不速之客、用人不當(dāng)、社交閑談、權(quán)責(zé)混淆、溝通不良、進(jìn)度失控、資料不全、會議耽擱、文件復(fù)雜、工作擱置、安排旅行等。針對各項(xiàng)因素浪費(fèi)時間的原因，然后提出相應(yīng)的解決方法。浪費(fèi)時間的內(nèi)在因素包括危機(jī)應(yīng)付、計(jì)劃欠妥、貪求過多、事必躬親、條理不清、欠缺自律、無力拒絕、做事拖延等。這些內(nèi)在因素都是人為的因素，而人為的因素絕大多數(shù)是取決于他的心態(tài)和習(xí)慣。因此解決之道就是讓自己培養(yǎng)更積極心態(tài)、養(yǎng)成良好習(xí)慣。因此，浪費(fèi)時間的內(nèi)在因素的解決辦法就是，學(xué)習(xí)做你自己，做到自律、自控、自覺，唯有自律、自控、自覺，以誠實(shí)負(fù)責(zé)的心態(tài)來面對自己，你的工作在未來才會更有效率。所有的解決辦法只要有心，丟棄那種茫然，丟棄那種每天瞎忙，甚至不知道如何去忙的情形。有心就是做計(jì)劃，有心就是讓自己內(nèi)心有一股對生命的熱愛，對工作多一份執(zhí)著。你所安排的一切事情必有兩種結(jié)果，一個是離你的目標(biāo)很遠(yuǎn)，一個是離你的目標(biāo)很近，怎么做？關(guān)鍵在乎于心，關(guān)鍵在于你自己的選擇與決定。電話干擾的原因及解決方法浪費(fèi)時間的原因電話干擾會浪費(fèi)很多時間。許多經(jīng)理人認(rèn)為電話經(jīng)常占據(jù)他們大量的時間。與電話有關(guān)的許多問題都牽涉到人性，牽涉到人的心理。接電話的強(qiáng)烈欲望不是來自電話，而是來自于人的心理，電話之所以會吸引你有很多原因，例如你假設(shè)每次電話都來的名正言順，需要你注意，而如果你不中斷自己的工作去接電話，就是不負(fù)責(zé)任的結(jié)論。你總有這種錯覺，不管來電者想要做什么，他的需要都比你當(dāng)時所做的事來得重要。1．害怕冒犯別人你之所以在不該接電話的時候接電話，而且講電話的時間比應(yīng)講的時間要久，是因?yàn)楹ε?，如果不接的話會讓來電者覺得不愉快。2．希望保持消息靈通不想漏掉任何情形，例如助理接電話時，許多管理者會下意識地停下工作旁聽。3．自我膨脹別人打電話來向你索取資料或者信息，你會有一種好像身價不凡的感覺，這就叫自我膨脹。4．享受社交的樂趣有些人無法抗拒社交的誘惑，把每次電話變成社交活動的工具，還有當(dāng)成現(xiàn)成的借口。如果你不愿意承擔(dān)某項(xiàng)艱巨或乏味的工作，接重要的電話便可以成為光明正大的拖延時間的借口。解決的方法電話干擾的確會給你的工作產(chǎn)生干撓，帶來很多時間的浪費(fèi)，會影響你的時間管理，解決方法主要有阻絕干擾和集合電話。1．阻絕干擾很多人就是因?yàn)椴涣私膺^濾電話，不知道如何處理電話，以至于他在一天的時間里往往都浪費(fèi)在接電話上。學(xué)會過濾電話，阻絕干擾有幾個步驟。（1）處理如果有可能盡量由助理回答來電者的需求，并記下有關(guān)的信息。（2）轉(zhuǎn)接如果助理無法處理電話，下一步就是把電話轉(zhuǎn)給團(tuán)隊(duì)里其他能夠協(xié)助的人。（3）暫緩如果遇到只有你能處理的狀況，助理要試著寫下留言，避免使你受到打擾，你可以下一步再去處理這個事情。（4）速辦如果來電者合乎你們事先約定好的原則，緊急事或者重要人物的電話可以直接接聽，速辦可以把時間壓縮更短。圓滑過濾電話的一些訣竅，例如可以說：◆(處理)你稍微等一下，我翻一下我們的檔案?！?轉(zhuǎn)接)我們的企劃主任今天下午正在著手這個計(jì)劃，要不要我把您的電話轉(zhuǎn)給他?◆(暫緩)我想他11點(diǎn)左右就可以回你的電話，這樣可以嗎?◆(速辦)我看我可不可以去打斷他一下。如果你沒有助理怎么辦？那么，你就必須與同事互相幫助接電話，安裝留言系統(tǒng)。如果有開關(guān)你可以暫時切斷，或?qū)㈦娫捯频揭暰€以外，關(guān)鍵性的時間索性拔掉電話的插頭，甚至把你的工作帶到?jīng)]有電話的地方。2．集合所有電話在某時間段把電話一起回掉，同時去做別的事情。就是說在這個時間你同時在回電話，就不會受到電話的干擾。良好的電話交談技巧，有幾個簡單的方法：◆暗示他談話即將結(jié)束，盡量簡短扼要?！籼岬侥袝r間限制時，就說待會兒得開一個會，開會之前有一分鐘的時間，問對方還需要任何幫助嗎?◆坦率直言：拜托，等一下我得走了，老板要我?guī)追昼娭畠?nèi)到達(dá)他辦公室，明天見。