【正文】 活動。根據(jù)不同的目的和要求，既可以將會議看作是一個集思廣益的過程，也可以看作是一種信息傳遞的方式。會議是向上溝通意見的途徑之一，管理者也可以借開會的機會聽取下屬或員工的意見，通過會議，組織成員還可以聚集在一起，相互交換思想，進行橫向溝通。 ? 二、 會議的目的 ? 一個成功的會議正是完成管理溝通目的的最佳工具，其目的大致包括： ? 1．開展有效的溝通，交流信息。 ? 2．給予指導，監(jiān)督員工。 ? 3．解決問題，協(xié)調矛盾。 ? 4．開發(fā)創(chuàng)意，完善決策。 ? 5．激勵士氣，提高員工滿意度。 53 ?三、 會議的類型 ? 根據(jù)會議的目的分類，其主要類型有： ? 宣講會或通知會。主要是宣布人事安排，宣傳公司的政策、制度等。 ? 頭腦風暴會。主要是希望通過集思廣益，獲得新的思路。 ? 達成共識會。主要是厘清大家的想法，達到統(tǒng)一共識的目的。 ? 回顧會、總結會。主要是過去一段時間工作或一次活動的總結，找出改進的地方。 ? 計劃會、預算會。主要是計劃未來一段時間內的工作和事項。 ? 工作布置會。主要是就具體的工作和項目進行安排。 ? 動員會。主要是在一項重大活動開始之前，要求大家高度重視。 54 ? 有效的會議 ? 會議是最常見的群體溝通形式，為了有效組織和安排會議，首先必須對有關群體溝通的特點、影響會議成效的因素、有效會議的特征等有清楚的認識。 ? 一、群體溝通的特點 55 ? 群體溝通具有兩大優(yōu)勢。一是能產生更多的承諾。當人們參與決策過程時，對決策會承擔更多的義務，因為群體參與決策制定過程，可以使他們更好地了解政策的背景、性質和必要性，而且由于個人參與了決策，更容易持贊成態(tài)度。二是能產生更好的決策。原因在于：（ 1）群體決策可提供更多的可利用的信息，如頭腦風暴法就是基于這個原因提出來的；（ 2）群體決策可以產生更多更好的決策；（ 3）群體決策可以產生更大膽的決策；（ 4）群體決策能產生更高的生產率，因為群體成員在工作時常常為了取得社會的承認而更加積極認真。 ? 但是，以群體溝通合作解決問題，也存在著很大的局限，群體溝通的缺陷主要表現(xiàn)為以下幾方面 : ? 1．時間與效率。 ? 2．群體壓力。 ? 3．專家或領導壓力。 ? 4．說而不做。 56 ? 二、 會議成效影響的因素 ? 影響會議的因素歸納起來有以下幾點： ? 1．會議目的不明確。與會者不清楚會議的議題，導致討論漫無邊際。 ? 2．會議持續(xù)太久。會議時間拖得太長，致使與會者過于疲倦，參與會議的積極性減弱。 ? 3．簡單問題復雜化。本來簡單的問題，與會者反復討論，不僅花費大量的時間，往往還可能使問題復雜化，引出許多不必要的矛盾。 ? 4．發(fā)言者過于健談。一些發(fā)言者過于滔滔不絕，會影響其他參會者的情緒和積極性。 57 ? 有效會議的特征和策略 ? 會議是一項耗時耗力的活動。如果會議達不到預定的效果，既浪費了組織成員的工作時間，更嚴重的還可能引起員工的不滿，引發(fā)組織內部的沖突和矛盾。因此，提高會議的效率十分重要。 ? 一、高效會議的特征 ? 1．只有必要時才召集。 ? 2．事先好好籌劃過。 3．擬訂和分發(fā)了議程表。 ? 4．遵守時間。 ? 5．一切按部就班。 ? 6．請最有經(jīng)驗的和有才能的人出席。 ? 7．作出了評論和歸納。 ? 8．記錄所有決定和建議。 58 ? 二、會議應遵守的規(guī)則 ? 高效的會議一般要遵守固定的會議流程，按照會議開始（歡迎詞、會議目的、議程、具體時間安排和會議要求等）、會議議程逐項討論（分享話題和目標、交換信息、做決定 /確認行動、總結）、結束會議（總結、安排下次會議）和跟蹤（備忘錄、跟蹤計劃）的順序進行。除此之外，會議本身還應遵守一定的規(guī)范。 ? 1．參會者要將工作安排交給會議主席。 ? 2．超過 1小時的會議要有書面的通知。 ? 3．所有參會者都要有準備發(fā)言的心態(tài)。 ? 4．會議要能準時開始、準時結束。 ? 5．負責人對決議能否達成負主要責任。 ? 6．在會上要維護別人的尊嚴。 ? 7．要有人提出不同的意見。 ? 8．會后要能拿到書面的記錄。 ? 9．參會者要履行反饋職責。 ? 10．要請第三方監(jiān)控會議質量。 59 ? 會議的組織 ? 會議開得成功與否取決于會議的組織，因此為了使會議有成效，就必須做好以下三個階段的工作：會前準備，會議期間的控制以及會后工作。 ? 一、會前準備 ? 1．明確會議必要性。 ? 2．確定會議的目標。 ? 3．擬定會議議程。 ? 4．準備會議文件 ? 5．確定會議主持人。 ? 6．確定與會人員。 ? 7．會務組織工作。 ? 8．補充最新信息。 60 ? 二、 會議過程控制 ? 控制會議進程，可以采取以下步驟： ? 1．回顧。會議開始時，要回顧會議議程和準備完成的任務以及前次會議以來所取得的進步。 ? 2．介紹。與會者應該被相互介紹。 ? 3．制定規(guī)則。應明確議程允許哪些變動、時間安排是怎樣的、決策是如何形成的。 ? 4．報告。根據(jù)會議議程順序提出每個議題，由預先指定的報告人作報告。 ? 5．發(fā)表意見。征求有關與會者的意見，給每個人表述自己意見的機會。 ? 6．控制?？刂泼總€議題的時間，控制與會人員意見的方向，當意見與議題無關或深入到不必要的細節(jié)時，應及時引導到議題本身。 ? 7．歸納和概括。每個問題討論結束后加以歸納概括，以便達成共識或做出決策。當出現(xiàn)不同的見解時，主持人應根據(jù)自己的理解將各種觀點加以概括。 ? 8．總結。會議結束時，對會議的進展進行總結，根據(jù)議題的順序重復會議的決策和結論。 61 ? 三、會后工作 ? 會議結束后，會議組織者還需要作出以下工作： ? 1．為了貫徹會議精神、執(zhí)行會議決定，應盡快形成會議記錄，并將會議記錄下發(fā)至與會人員及其他有關人員。會議記錄應該準確無誤，會議形成的決議要突出承擔任務的責任人姓名、時間和驗收標準，并明確下次會議的時間。 ? 2．對執(zhí)行工作進行監(jiān)督和檢查，并建立檢查結果的反饋機制。 ? 會議的技巧 ? 會議與會者一般可以分為主持人、會議成員和會議工作人員（如會議秘書、記錄員等）三類，會議中各角色的同心協(xié)力對會議取得成效是很重要的。 62 ? 主持人 ? 會議主持人的職責有三個：一是引導，二是激勵，三是控制。具體而言，會議主持人的溝通技能和技巧表現(xiàn)為以下五方面： ? 1．會議控制。 ? 有效的會議主持人應遵循以下五個基本原則：（ 1）決定討論主題；（ 2）明確討論范圍；（ 3）確保人們圍繞主題依次發(fā)言；（ 4）盡可能做到公正，盡全力避免與會者的爭論；（ 5）確保其他成員了解會議進展情況。 ? 2．過程引導。無論主持人以怎樣的風格定位，他都必須能夠發(fā)起會議，對會議成員的行為進行引導，避免負面的影響，確保以良好的秩序進行主題和問題討論。 ? 3．促進討論。 ? 4．應付 “ 隱秘議程 ” 。 ? 5．作出決定。 63 ? 會議成員 ? 參加會議的成員都有責任使會議取得成功。對于所有成員來講，明確會議目的、議程以及自己與其他人在這次會議中的角色，是很重要的。與會者應努力做到： ? 1．態(tài)度。作為與會者，首要責任是樹立對會議的積極態(tài)度，敞開思想并聽取別人的意見。 ? 2．準備。保證自己做好準備和了解會議主題。 ? 3．認識群體過程。 ? 4．協(xié)助。 ? 5．執(zhí)行會議決定。 ? 64 ? 基于與會成員的職責，有效的會議參與者應該具有以下一些技巧： ? 1．決定是否需要出席會議。 ? 2．準備。 ? 3．準時參會。 ? 4．就某些疑點或模糊問題征詢清晰解釋。 ? 5．給出信息時，力求精確切題。 ? 6．傾聽。 ? 7．支持他人。 ? 8．確保公平參與。 ? 9．反對要有根據(jù)。 ? 10．以提高團隊績效的方式行事。 65 ? 會議工作人員 ? 會議工作人員主要指會議秘書或記錄員。會議秘書的作用很重要，直接對主持人負責。會議工作人員應做到： ? 1．籌備會議。 ? 2．記錄和維持議程所設計的順序。 ? 3．擬定會議記錄和協(xié)助督辦會議決定事項。 66 組織內部溝通的 對象和策略 橫向溝通 會議溝通 下行溝通 上行溝通 組織沖突 組織中的 溝通網(wǎng)絡 正式溝通網(wǎng)絡 非正式溝通網(wǎng)絡 會議溝通的類型 人性 假設 理論的實際應用 會議溝通的含義 會議溝通的目的 人性 假設 對組織管理的影響 組織內部 溝通策略 與會議技巧 組織內部溝通的含義和作用 組織內部溝通的含義和特點 組織內部溝通的作用 組織內部溝通的環(huán)境 會議的組織 有效的會議 會議的技巧 會議過程控制 會議工作人員 會議成員 主持人 影響會議溝通的因素 群體溝通的特點 有效會議的策略 會前組織 會后工作