【正文】 活動。根據(jù)不同的目的和要求，既可以將會議看作是一個集思廣益的過程，也可以看作是一種信息傳遞的方式。會議是向上溝通意見的途徑之一，管理者也可以借開會的機會聽取下屬或員工的意見，通過會議，組織成員還可以聚集在一起，相互交換思想，進行橫向溝通。 ? 二、 會議的目的 ? 一個成功的會議正是完成管理溝通目的的最佳工具，其目的大致包括： ? 1．開展有效的溝通，交流信息。 ? 2．給予指導(dǎo)，監(jiān)督員工。 ? 3．解決問題，協(xié)調(diào)矛盾。 ? 4．開發(fā)創(chuàng)意，完善決策。 ? 5．激勵士氣，提高員工滿意度。 53 ?三、 會議的類型 ? 根據(jù)會議的目的分類，其主要類型有： ? 宣講會或通知會。主要是宣布人事安排，宣傳公司的政策、制度等。 ? 頭腦風(fēng)暴會。主要是希望通過集思廣益，獲得新的思路。 ? 達成共識會。主要是厘清大家的想法，達到統(tǒng)一共識的目的。 ? 回顧會、總結(jié)會。主要是過去一段時間工作或一次活動的總結(jié)，找出改進的地方。 ? 計劃會、預(yù)算會。主要是計劃未來一段時間內(nèi)的工作和事項。 ? 工作布置會。主要是就具體的工作和項目進行安排。 ? 動員會。主要是在一項重大活動開始之前，要求大家高度重視。 54 ? 有效的會議 ? 會議是最常見的群體溝通形式，為了有效組織和安排會議，首先必須對有關(guān)群體溝通的特點、影響會議成效的因素、有效會議的特征等有清楚的認(rèn)識。 ? 一、群體溝通的特點 55 ? 群體溝通具有兩大優(yōu)勢。一是能產(chǎn)生更多的承諾。當(dāng)人們參與決策過程時，對決策會承擔(dān)更多的義務(wù)，因為群體參與決策制定過程，可以使他們更好地了解政策的背景、性質(zhì)和必要性，而且由于個人參與了決策，更容易持贊成態(tài)度。二是能產(chǎn)生更好的決策。原因在于：（ 1）群體決策可提供更多的可利用的信息，如頭腦風(fēng)暴法就是基于這個原因提出來的；（ 2）群體決策可以產(chǎn)生更多更好的決策；（ 3）群體決策可以產(chǎn)生更大膽的決策；（ 4）群體決策能產(chǎn)生更高的生產(chǎn)率，因為群體成員在工作時常常為了取得社會的承認(rèn)而更加積極認(rèn)真。 ? 但是，以群體溝通合作解決問題，也存在著很大的局限，群體溝通的缺陷主要表現(xiàn)為以下幾方面 : ? 1．時間與效率。 ? 2．群體壓力。 ? 3．專家或領(lǐng)導(dǎo)壓力。 ? 4．說而不做。 56 ? 二、 會議成效影響的因素 ? 影響會議的因素歸納起來有以下幾點： ? 1．會議目的不明確。與會者不清楚會議的議題，導(dǎo)致討論漫無邊際。 ? 2．會議持續(xù)太久。會議時間拖得太長，致使與會者過于疲倦，參與會議的積極性減弱。 ? 3．簡單問題復(fù)雜化。本來簡單的問題，與會者反復(fù)討論，不僅花費大量的時間，往往還可能使問題復(fù)雜化，引出許多不必要的矛盾。 ? 4．發(fā)言者過于健談。一些發(fā)言者過于滔滔不絕，會影響其他參會者的情緒和積極性。 57 ? 有效會議的特征和策略 ? 會議是一項耗時耗力的活動。如果會議達不到預(yù)定的效果，既浪費了組織成員的工作時間，更嚴(yán)重的還可能引起員工的不滿，引發(fā)組織內(nèi)部的沖突和矛盾。因此，提高會議的效率十分重要。 ? 一、高效會議的特征 ? 1．只有必要時才召集。 ? 2．事先好好籌劃過。 3．?dāng)M訂和分發(fā)了議程表。 ? 4．遵守時間。 ? 5．一切按部就班。 ? 6．請最有經(jīng)驗的和有才能的人出席。 ? 7．作出了評論和歸納。 ? 8．記錄所有決定和建議。 58 ? 二、會議應(yīng)遵守的規(guī)則 ? 高效的會議一般要遵守固定的會議流程，按照會議開始（歡迎詞、會議目的、議程、具體時間安排和會議要求等）、會議議程逐項討論（分享話題和目標(biāo)、交換信息、做決定 /確認(rèn)行動、總結(jié)）、結(jié)束會議（總結(jié)、安排下次會議）和跟蹤（備忘錄、跟蹤計劃）的順序進行。除此之外，會議本身還應(yīng)遵守一定的規(guī)范。 ? 1．參會者要將工作安排交給會議主席。 ? 2．超過 1小時的會議要有書面的通知。 ? 3．所有參會者都要有準(zhǔn)備發(fā)言的心態(tài)。 ? 4．會議要能準(zhǔn)時開始、準(zhǔn)時結(jié)束。 ? 5．負責(zé)人對決議能否達成負主要責(zé)任。 ? 6．在會上要維護別人的尊嚴(yán)。 ? 7．要有人提出不同的意見。 ? 8．會后要能拿到書面的記錄。 ? 9．參會者要履行反饋職責(zé)。 ? 10．要請第三方監(jiān)控會議質(zhì)量。 59 ? 會議的組織 ? 會議開得成功與否取決于會議的組織，因此為了使會議有成效，就必須做好以下三個階段的工作：會前準(zhǔn)備，會議期間的控制以及會后工作。 ? 一、會前準(zhǔn)備 ? 1．明確會議必要性。 ? 2．確定會議的目標(biāo)。 ? 3．?dāng)M定會議議程。 ? 4．準(zhǔn)備會議文件 ? 5．確定會議主持人。 ? 6．確定與會人員。 ? 7．會務(wù)組織工作。 ? 8．補充最新信息。 60 ? 二、 會議過程控制 ? 控制會議進程，可以采取以下步驟： ? 1．回顧。會議開始時，要回顧會議議程和準(zhǔn)備完成的任務(wù)以及前次會議以來所取得的進步。 ? 2．介紹。與會者應(yīng)該被相互介紹。 ? 3．制定規(guī)則。應(yīng)明確議程允許哪些變動、時間安排是怎樣的、決策是如何形成的。 ? 4．報告。根據(jù)會議議程順序提出每個議題，由預(yù)先指定的報告人作報告。 ? 5．發(fā)表意見。征求有關(guān)與會者的意見，給每個人表述自己意見的機會。 ? 6．控制?？刂泼總€議題的時間，控制與會人員意見的方向，當(dāng)意見與議題無關(guān)或深入到不必要的細節(jié)時，應(yīng)及時引導(dǎo)到議題本身。 ? 7．歸納和概括。每個問題討論結(jié)束后加以歸納概括，以便達成共識或做出決策。當(dāng)出現(xiàn)不同的見解時，主持人應(yīng)根據(jù)自己的理解將各種觀點加以概括。 ? 8．總結(jié)。會議結(jié)束時，對會議的進展進行總結(jié)，根據(jù)議題的順序重復(fù)會議的決策和結(jié)論。 61 ? 三、會后工作 ? 會議結(jié)束后，會議組織者還需要作出以下工作： ? 1．為了貫徹會議精神、執(zhí)行會議決定，應(yīng)盡快形成會議記錄，并將會議記錄下發(fā)至與會人員及其他有關(guān)人員。會議記錄應(yīng)該準(zhǔn)確無誤，會議形成的決議要突出承擔(dān)任務(wù)的責(zé)任人姓名、時間和驗收標(biāo)準(zhǔn)，并明確下次會議的時間。 ? 2．對執(zhí)行工作進行監(jiān)督和檢查，并建立檢查結(jié)果的反饋機制。 ? 會議的技巧 ? 會議與會者一般可以分為主持人、會議成員和會議工作人員（如會議秘書、記錄員等）三類，會議中各角色的同心協(xié)力對會議取得成效是很重要的。 62 ? 主持人 ? 會議主持人的職責(zé)有三個：一是引導(dǎo)，二是激勵，三是控制。具體而言，會議主持人的溝通技能和技巧表現(xiàn)為以下五方面： ? 1．會議控制。 ? 有效的會議主持人應(yīng)遵循以下五個基本原則：（ 1）決定討論主題；（ 2）明確討論范圍；（ 3）確保人們圍繞主題依次發(fā)言；（ 4）盡可能做到公正，盡全力避免與會者的爭論；（ 5）確保其他成員了解會議進展情況。 ? 2．過程引導(dǎo)。無論主持人以怎樣的風(fēng)格定位，他都必須能夠發(fā)起會議，對會議成員的行為進行引導(dǎo)，避免負面的影響，確保以良好的秩序進行主題和問題討論。 ? 3．促進討論。 ? 4．應(yīng)付 “ 隱秘議程 ” 。 ? 5．作出決定。 63 ? 會議成員 ? 參加會議的成員都有責(zé)任使會議取得成功。對于所有成員來講，明確會議目的、議程以及自己與其他人在這次會議中的角色，是很重要的。與會者應(yīng)努力做到： ? 1．態(tài)度。作為與會者，首要責(zé)任是樹立對會議的積極態(tài)度，敞開思想并聽取別人的意見。 ? 2．準(zhǔn)備。保證自己做好準(zhǔn)備和了解會議主題。 ? 3．認(rèn)識群體過程。 ? 4．協(xié)助。 ? 5．執(zhí)行會議決定。 ? 64 ? 基于與會成員的職責(zé)，有效的會議參與者應(yīng)該具有以下一些技巧： ? 1．決定是否需要出席會議。 ? 2．準(zhǔn)備。 ? 3．準(zhǔn)時參會。 ? 4．就某些疑點或模糊問題征詢清晰解釋。 ? 5．給出信息時，力求精確切題。 ? 6．傾聽。 ? 7．支持他人。 ? 8．確保公平參與。 ? 9．反對要有根據(jù)。 ? 10．以提高團隊績效的方式行事。 65 ? 會議工作人員 ? 會議工作人員主要指會議秘書或記錄員。會議秘書的作用很重要，直接對主持人負責(zé)。會議工作人員應(yīng)做到： ? 1．籌備會議。 ? 2．記錄和維持議程所設(shè)計的順序。 ? 3．?dāng)M定會議記錄和協(xié)助督辦會議決定事項。 66 組織內(nèi)部溝通的 對象和策略 橫向溝通 會議溝通 下行溝通 上行溝通 組織沖突 組織中的 溝通網(wǎng)絡(luò) 正式溝通網(wǎng)絡(luò) 非正式溝通網(wǎng)絡(luò) 會議溝通的類型 人性 假設(shè) 理論的實際應(yīng)用 會議溝通的含義 會議溝通的目的 人性 假設(shè) 對組織管理的影響 組織內(nèi)部 溝通策略 與會議技巧 組織內(nèi)部溝通的含義和作用 組織內(nèi)部溝通的含義和特點 組織內(nèi)部溝通的作用 組織內(nèi)部溝通的環(huán)境 會議的組織 有效的會議 會議的技巧 會議過程控制 會議工作人員 會議成員 主持人 影響會議溝通的因素 群體溝通的特點 有效會議的策略 會前組織 會后工作