【正文】 擊“排序”按鈕 n 圖614對話框的“排序依據(jù)”下拉列表框中，選擇字段名稱，如在排序依據(jù)中選擇“接收時(shí)間”，然后單擊“遞增”或“遞減”，最后單擊“確定”按鈕。 郵件篩選 n 郵件篩選就是將符合指定條件的郵件挑選出來，操作步驟如下：n （1）在“Outlook 面板”中，單擊“收件箱”；在出現(xiàn)的“收件箱”窗口中，選擇“視圖”/“當(dāng)前視圖”命令。n （2）在出現(xiàn)如圖615所示的級聯(lián)菜單中提供了多種視圖方式，其實(shí)它們也就是各種選擇篩選條件，有“郵件”、“收件人”等，根據(jù)需要可以進(jìn)行選取。n （3）單擊篩選條件后，郵件列表框中符合條件的郵件留下，不符合條件的郵件被隱藏，如圖616所示 是選擇“郵件時(shí)序表”將指定日期（默認(rèn)為當(dāng)天）的郵件篩選出 郵箱管理 n 用戶對郵箱的管理包括查看郵箱的大小，按大小或時(shí)間搜索郵件，對郵件進(jìn)行刪除、移動(dòng)或存檔，以及清除整理郵箱。操作步驟如下：n （1）在 “收件箱”窗口中，單擊“工具”菜單下“郵箱清除”，彈出如圖617所示“郵箱清除”對話框。n 2）在“郵箱清除”對話框中單擊“單擊此處（C）”按鈕，可以查看郵箱的大??；單擊“單擊此處（H）”按鈕可以查看“已刪除的郵件”大小。單擊“查找”按鈕，可以查找符合某種條件的郵件；單擊“自動(dòng)存檔”按鈕，可將舊項(xiàng)目移至本機(jī)的存檔文件中，在“文件夾列表”的“存檔文件夾”中可查看這些項(xiàng)目；單擊“清空”可將“已刪除的郵件”文件夾中的所有郵件徹底刪除。電子郵件使用注意事項(xiàng) n 預(yù)防電子郵件病毒 n 電子郵件的使用技巧與建議 預(yù)防電子郵件病毒 n 因特網(wǎng)是一個(gè)巨大的信息庫，每天有數(shù)不清的信息在網(wǎng)絡(luò)上流動(dòng)，網(wǎng)上同樣也可能有惡意的程序。如果這些程序是精心編寫的網(wǎng)絡(luò)病毒，那么，它可以通過網(wǎng)絡(luò)尤其是電子郵件迅速傳播，危險(xiǎn)很大。n 對付郵件病毒，第一是防，如拒收陌生人的郵件，不從陌生的站點(diǎn)下載文件等；第二是殺，如果不慎下載了郵件病毒，可以利用各個(gè)病毒廠商的最新殺毒軟件可以查殺郵件病毒，第三是要?dú)⒎澜Y(jié)合。電子郵件的使用技巧與建議 n 1）盡量使用專門的郵件管理程序n 現(xiàn)在網(wǎng)上某些網(wǎng)站還提供免費(fèi)郵箱服務(wù)，但其主要供個(gè)人使用尚可，如果用于辦公業(yè)務(wù)則有些不太安全，并且不太方便，因?yàn)槊赓M(fèi)信箱的基本操作方法都是用瀏覽器來操作的。而專用的電子郵件管理程序，如Outlook 、Outlook Express和FoxMail（處于篇幅所限，本書主要介紹了第一種，其實(shí)后兩種程序某前使用也比較多，讀者可以自己學(xué)習(xí)）可以在離線的狀態(tài)下撰寫郵件，可一次寫上若干封，全部完成后再按“發(fā)送 ”按鈕自動(dòng)接通網(wǎng)絡(luò)集中發(fā)出。收信時(shí)自動(dòng)將所有信件一次取回，然后可離線閱讀。收發(fā)工作完成后自動(dòng)斷線。所以在線時(shí)間全部都是在傳輸信件，效率將大大提高。n （2）正確設(shè)置Email軟件n 正確設(shè)置Email軟件，如使用Outlook、Outlook Express等軟件提供的“收發(fā)郵件后自動(dòng)掛斷連接”、“掛斷前先提示是否要掛斷”等功能，可使收發(fā)結(jié)束就自動(dòng)斷線。n 3）盡量不要用正式注冊的賬號收發(fā)郵件n 盡量不要用在ISP正式注冊的Email賬號來收發(fā)郵件，甚至不要對外公布這個(gè)賬號。它一般只提供固定的容量，一旦超出就按每K多少錢來收費(fèi)。如果遭到郵件炸彈轟炸，或是收到好多垃圾郵件，就要付出經(jīng)濟(jì)代價(jià)。n （4）多申請幾個(gè)不同站點(diǎn)的免費(fèi)信箱n 如果條件允許，不妨多申請幾個(gè)不同站點(diǎn)的免費(fèi)Email信箱，用于不同用途。如用一個(gè)來專門收私人信息，一個(gè)處理公務(wù)信函，一個(gè)收訂電子刊物等等。這樣，信箱各司其職，顯得有條有理。n （5）及時(shí)取消訂閱的郵件列表和電子刊物n 如果確信不再需要所訂閱的郵件列表和電子刊物，則轉(zhuǎn)至相關(guān)網(wǎng)址取消訂閱，不然電子信箱會(huì)塞滿各種無關(guān)信息。n （6）公共場合盡量少填寫個(gè)人信息n 在聊天室和一些需要登記個(gè)人信息的場合，要盡量少地填寫個(gè)人信息，以免遭到垃圾郵件的侵襲。n （7）及時(shí)整理信箱n 檢查信箱并及時(shí)刪除已經(jīng)下載的信件，刪除尚未閱讀但確信不要的信件，以節(jié)省時(shí)間和信箱空間。n （8）注意清除瀏覽器的歷史記錄和緩存n 如果用戶在通過瀏覽器查看自己免費(fèi)信箱中的信件時(shí)，從收件箱中直接打開每封信，那么瀏覽器會(huì)把這些信件長期保存在歷史記錄和緩存中，攻擊者可以在脫機(jī)方式下查看歷史記錄，找出收件人的信件。因此，當(dāng)在公用的機(jī)器上進(jìn)行電子郵件操作后，應(yīng)該清除瀏覽器的歷史記錄和緩存，以防別有用心的人查看這些信息。任務(wù)的創(chuàng)建和使用n 任務(wù)是一項(xiàng)與人員或工作相關(guān)的事務(wù)，用戶可以接受上級分派的任務(wù)，也可把任務(wù)分派給其他人。當(dāng)用戶有一個(gè)新任務(wù)要求時(shí)，就需要?jiǎng)?chuàng)建一個(gè)新的任務(wù)項(xiàng)目。n 下面以實(shí)例問題說明如何創(chuàng)建任務(wù),問題情形如下：n 假設(shè)海田公司為了豐富職工業(yè)余生活 ，促進(jìn)企業(yè)文化建設(shè)，決定7月28日（星期天）組織一次郊游活動(dòng)，現(xiàn)在需要給相關(guān)人員下派該任務(wù)，要求各位職工報(bào)名參加。n 下面就以該事項(xiàng)為例，講解如何創(chuàng)建和分派任務(wù)。1．任務(wù)的創(chuàng)建n （1）在Outlook面板中，單擊“任務(wù)”圖標(biāo)，打開“任務(wù)－Microsoft Outlook”窗口。n （2）選擇單擊“文件”／“新建”／“任務(wù)”命令，彈出如圖618所示的“未命名任務(wù)”窗口。 n （3）在圖618所示的窗口中，進(jìn)行如下操作：n ① 在“主題”文本框輸入任務(wù)名稱：“星期天去郊游”。n ② 單擊“開始/截止日期”下拉列表框的“▼”，選擇開始和截止的日期 。n ③ 單擊“狀態(tài)”下拉列表框的“▼”選擇任務(wù)的狀態(tài)（未開始、進(jìn)行中等）。n ④ 單擊“優(yōu)先級”列表框的“▼”選擇任務(wù)級別（低、普通和高）。n ⑤ 選擇“提醒”復(fù)選框，設(shè)置提醒時(shí)間和聲音（單擊“”可選提醒的聲音） n 創(chuàng)建好的任務(wù)如圖619所示，單擊“保存并關(guān)閉”按鈕，將創(chuàng)建的任務(wù)保存 2．任務(wù)的分派n 任務(wù)的分派是將已建立的或新建的任務(wù)作為電子郵件內(nèi)容向其他人發(fā)送，以分派給任務(wù)承擔(dān)者具體任務(wù)。操作步驟如下：n （1）在Outlook面板中，單擊“任務(wù)”圖標(biāo)，在右側(cè)的“任務(wù)列表”框中雙擊要分配的任務(wù)主題，將任務(wù)打開或者新建一任務(wù)。n （2）單擊如圖所示的“任務(wù)”窗口中“動(dòng)作”菜單下的“分配任務(wù)”命令或常用工具欄中的“分配任務(wù)”按鈕，彈出如圖所示的窗口。 日歷的使用 n 利用日歷創(chuàng)建約會(huì) n 利用日歷安排會(huì)議 利用日歷創(chuàng)建約會(huì)n 在繁忙的日常生活工作中，工作人員有時(shí)往往會(huì)忘記或耽誤某一約會(huì)，通過Outlook的日歷安排約會(huì)，不論“公務(wù)”還是“私務(wù)”都會(huì)在日歷中顯示出來，而且根據(jù)設(shè)置，還可以在約會(huì)前播放音樂以提醒時(shí)間到了。n 下面以實(shí)例問題說明如何利用日歷創(chuàng)建約會(huì),問題情形如下：n 為海天公司的董事長John先生，開一個(gè)生日Party，時(shí)間：2002年7月21日，下午7：00，地點(diǎn)：西花園西餐廳。另外，在安排約會(huì)時(shí)要設(shè)置提醒音樂。n 要利用“日歷”安排以上的約會(huì)，操作步驟如下：n 1．在Outlook面板中，單擊“日歷”圖標(biāo)，選擇“文件”／“新建”／“約會(huì)”命令，彈出如圖623所示的“未命名約會(huì)”窗口。n 2．在“未命名約會(huì)”窗口作如下操作：n （1）在“主題”文本框中輸入：John先生的生日Party；n （2）在“地點(diǎn)”文本框中輸入：西花園西餐廳；n （3）在“開始時(shí)間”中選擇： 020721和19：00；n （4）在“結(jié)束時(shí)間”中選擇： 020721和21：00；n （5）選中“提醒”復(fù)選框，認(rèn)定提醒的時(shí)間：15分鐘 利用日歷安排會(huì)議 n 在“日歷”中可以快速安排會(huì)議，并且能夠顯示會(huì)議所涉及的人員和資源的時(shí)間是“忙”還是“閑”，即是否與會(huì)議時(shí)間沖突，同時(shí)也可以將此會(huì)議安排發(fā)送到與會(huì)者手中，還可以對與會(huì)者進(jìn)行響應(yīng)跟蹤。n 要利用日歷安排本節(jié)實(shí)例要求的產(chǎn)品策劃會(huì)議，操作步驟如下：n 1．在Outlook面板中單擊“日歷”圖標(biāo)，打開“日歷”窗口。n 2．在日歷窗口中，選擇“動(dòng)作”/“新建全天事件”命令，彈出 “未命名事件”窗口，如圖625所示單擊選擇其中的“計(jì)劃”選項(xiàng)卡 n 3．單擊“添加其他人”按鈕右側(cè)的“▼”，在下拉菜單中單擊“添加自通訊簿”命令，彈出“選擇與會(huì)者及資源”對話框 n 4．在圖對話框中“顯示名稱來源”右側(cè)的下拉列表框中，選擇與會(huì)者所在的文件夾；在“名稱”列表框中選擇與會(huì)者的姓名；單擊“必選”、“可選”或“資源”按鈕；最后單擊“確定”按鈕，返回上圖所示對話框。n 5．單擊“約會(huì)”選項(xiàng)卡，在“主題”文本框中輸入主題說明“產(chǎn)品策劃”，在“地點(diǎn)”文本框中輸入開會(huì)的地址“公司多媒體演播廳 日記和便箋的使用 n 利用日記可以記錄下自己最近作的一些事情，以便回顧和總結(jié)；而利用便箋可以隨手寫下自己最近需要處理的一些事務(wù)，以便給自己作出提醒 n 日記的使用 n 便箋的使用 日記的使用 n 創(chuàng)建日記條目 n 自動(dòng)記錄日記條目 n 打開日記條目 便箋的使用 n 創(chuàng)建便箋 n 編輯便箋 創(chuàng)建日記條目 n 創(chuàng)建日記條目的操作步驟如下：n （1）打開“文件”菜單，選擇“新建”下的“日記條目”，打開編輯日記的窗口。n （2）窗口中的輸入內(nèi)容如圖628所示，其中：n ①“主題”文本框：輸入日記所記該次活動(dòng)或事件的簡短概述；n ②“條目類型”下拉列表：單擊右側(cè)的“▼”從中選擇能表達(dá)日記內(nèi)容的類型。n ③“單位”文本框：輸入所記活動(dòng)組織者的單位名稱；n ④“時(shí)間”列表框：選擇所記活動(dòng)或事件的日期和時(shí)間及持續(xù)的時(shí)間；n ⑤ 另外，在窗口下部的“正文”編輯框中輸入簡短的對此次活動(dòng)或事件的感想和看法等文字內(nèi)容。自動(dòng)記錄日記條目 n 在Outlook中，通過設(shè)置還可以自動(dòng)記錄某些工作內(nèi)容。操作步驟如下：n （1）在Outlook主窗口中，選擇單擊“工具”／“選項(xiàng)”命令，彈出如圖629所示的“選項(xiàng)”對話框。n （2）在圖629中，單擊“日記選項(xiàng)”按鈕，彈出圖630所示“日記選項(xiàng)”對話框。n （3）在如圖630所示“日記選項(xiàng)”對話框中的“自動(dòng)記錄”列表框中選擇要自動(dòng)記錄的項(xiàng)目；在“聯(lián)系人”列表框中選擇要自動(dòng)記錄的姓名，在“記錄文件”列表框中選擇自動(dòng)記錄的文件類型，最后單擊“確定”按鈕。 打開日記條目 n 根據(jù)需要，有時(shí)可以打開過去的日記條目。操作步驟如下：n （1）在“文件夾列表”中單擊“日記”項(xiàng)，打開“日記”窗口 n （2）在日記窗口右側(cè)列表框中單擊“年月”右側(cè)的“▼”，在彈出的日歷中選擇日期。 n （3）選中要打開的日記名稱，單擊“文件”下的“打開”命令；或雙擊要打開的日記名稱，都可以打開對應(yīng)的日記條 創(chuàng)建便箋 n 創(chuàng)建便箋有多種方法，本小節(jié)介紹其中一種。操作步驟如下：n 打開“文件”菜單，指向“新建”，單擊“便箋”命令，在彈出的黃色便箋紙上輸入要記錄的文字 編輯便箋 n 如上圖所示，便箋中的文字存在錯(cuò)誤（“近快”應(yīng)為“盡快”），此時(shí)就需要對其進(jìn)行編輯。便箋的編輯包括對便箋中的文字進(jìn)行修改、刪除、復(fù)制等操作，還可以為便箋設(shè)置不同的紙張顏色，操作步驟如下：n （1）文字的編輯n 在Outlook主窗口的“文件夾列表”中單擊“便箋”打開便箋窗口，然后雙擊要編輯的便箋圖標(biāo)，在黃色便箋紙中進(jìn)行修改即可。n （2）便箋顏色的設(shè)置n 在便箋圖標(biāo)上右擊鼠標(biāo)，在快捷菜單中指向“顏色”項(xiàng)，在下一級菜單中單擊相應(yīng)的顏色名，可以將便箋按其內(nèi)容的不同分別設(shè)置為粉紅、藍(lán)、綠和白等顏色 小 結(jié)n 在辦公業(yè)務(wù)處理中，經(jīng)常需要進(jìn)行桌面信息管理活動(dòng)。本章介紹了辦公桌面信息管理軟件Outlook 2002的功能，主要包括電子郵件的處理；使用日歷安排會(huì)議、約會(huì)；任務(wù)的分派；聯(lián)系人、便箋、日記的使用等，在辦公中合理地利用這些功能可以提高辦公的效率和質(zhì)量。n 學(xué)習(xí)中，讀者重點(diǎn)要掌握Outlook初次啟動(dòng)時(shí)的用戶賬號設(shè)置；熟悉聯(lián)系人的創(chuàng)建方法及其聯(lián)系人文件夾的應(yīng)用；能夠進(jìn)行電子郵件的創(chuàng)建、發(fā)送、接收、排序、篩選及其郵箱管理；能夠利用日歷創(chuàng)建約會(huì)和安排會(huì)議；了解任務(wù)創(chuàng)建及其任務(wù)分派的方法；知道便箋、日記的創(chuàng)建方法及其作用。習(xí) 題一、填空1．Outlook的主要功能有___________、創(chuàng)建聯(lián)系人、創(chuàng)建任務(wù)和任務(wù)的分派、_________ 、_________ 、使用日歷安排_(tái)_______ 和________ 。2．Outlook面板中，主要包括________ 、________ 、_________、 _________ 、_________、便箋和已刪除的郵件等項(xiàng)。3．在Outlook中，打開_____菜單，指向_____，再單擊______可打開聯(lián)系人窗口，創(chuàng)建聯(lián)系人。4． Outlook中處理創(chuàng)建電子郵件中的收件人和抄送文本框中Email除可以直接從鍵盤輸入外，還可通過_______讓系統(tǒng)自動(dòng)填入。5．若Outlook的郵件窗口沒有“密件抄送”項(xiàng)，應(yīng)單擊_______，然后在列表框中選擇________。第 6 章辦公中的桌面信息管理 【本章內(nèi)容介紹】n 在辦公業(yè)務(wù)處理中，辦公人員經(jīng)常需要進(jìn)行電子郵件交流和桌面信息管理，比如管理郵件、安排約會(huì)、建立聯(lián)系人和任務(wù)等，利用有關(guān)軟件可以提高這些活動(dòng)的管理效率。n 本章介紹利用Outlook 2002組織和共享桌面上信息并與其他人通信的方法，主要講述該軟件的基本功能、處理業(yè)務(wù)范圍及具體操作方法，包括創(chuàng)建和維護(hù)聯(lián)系人列表，創(chuàng)建、發(fā)送、接收和管理電子郵件，創(chuàng)建和運(yùn)用任務(wù)，使用日歷對約會(huì)、會(huì)議等日常事務(wù)進(jìn)行管理以及日記、便箋的創(chuàng)建與應(yīng)用?！颈菊轮饕R(shí)點(diǎn)】n Outlook的賬號設(shè)置n 聯(lián)系人的創(chuàng)建與維護(hù)n Email創(chuàng)建、收發(fā)與管理n 任務(wù)的創(chuàng)建與應(yīng)用n 利用日歷創(chuàng)建約會(huì)n 利用日歷安排會(huì)議n 日記和便箋的使用n Outlook的啟動(dòng)n Outlook的用戶賬號設(shè)置n Outlook的界面組成 n Outlook的退出