【正文】 處理模塊組成。公文管理公文管理包括收文管理和發(fā)文管理；收文管理處理收文登記、辦理、批閱流轉(zhuǎn)、公文歸檔等業(yè)務(wù)，同時(shí)為業(yè)務(wù)人員提供對(duì)公文有關(guān)信息的多條件檢索支持。文件的登記、送批等過(guò)程皆通過(guò)本系統(tǒng)，按有關(guān)工作流程執(zhí)行、完成。發(fā)文管理主要處理發(fā)文擬稿、核稿、文稿會(huì)簽、批閱流轉(zhuǎn)和公文流程日志記錄等業(yè)務(wù)。檔案管理檔案管理可以對(duì)辦公業(yè)務(wù)中常見(jiàn)的各種文件、檔案、合同、會(huì)議記錄等進(jìn)行歸檔保存處理。管理人員可以應(yīng)用檔案管理模塊對(duì)文件資料進(jìn)行歸類、立卷、封存等業(yè)務(wù)處理；同時(shí)，可以對(duì)檔案進(jìn)行借約、歸還、移卷、著錄標(biāo)引等操作。檔案管理提供豐富的檢索功能，方便實(shí)際操作。信息采集本模塊處理來(lái)自不同渠道的多向信息，如政策、法律、新聞、競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手資料等，對(duì)收集來(lái)的資料進(jìn)行分類、編目，提供決策人員、業(yè)務(wù)人員的辦公決策以可靠、快捷的支持；系統(tǒng)保存所有歷史資料，并提供多途徑檢索支持，同時(shí)將最新信息提交電子公告板，向全單位發(fā)放。督察管理督察管理人員根據(jù)項(xiàng)目計(jì)劃，制定督察工作計(jì)劃，記錄每一次督察工作結(jié)果，監(jiān)督重大項(xiàng)目的進(jìn)展、相關(guān)質(zhì)量、費(fèi)用發(fā)生的情況，并協(xié)助對(duì)有關(guān)工作進(jìn)行及時(shí)的調(diào)整。合同管理合同管理提供業(yè)務(wù)、管理人員對(duì)建筑、購(gòu)銷、合作等合同相關(guān)信息的管理，處理工作中涉及的合同信息、合同履行信息以及合同檔案信息等。處理過(guò)程包括合同分類、登記、跟蹤、歸檔等；系統(tǒng)同時(shí)提供對(duì)合同信息、合同履約信息、合同合作者信息（尤其是信譽(yù)狀況）的檢索，并為業(yè)務(wù)人員提供所見(jiàn)即所得的合同卡片打印支持。 項(xiàng)目管理項(xiàng)目管理有關(guān)業(yè)務(wù)人員對(duì)單位所有各類重要建設(shè)項(xiàng)目的管理，管理內(nèi)容包括：項(xiàng)目申請(qǐng)（包括項(xiàng)目計(jì)劃）、項(xiàng)目推薦、項(xiàng)目審批、項(xiàng)目運(yùn)作（項(xiàng)目調(diào)研，過(guò)程控制，費(fèi)用信息，質(zhì)量信息等）、項(xiàng)目驗(yàn)收、項(xiàng)目評(píng)審等。通過(guò)對(duì)有關(guān)項(xiàng)目信息的登記，項(xiàng)目管理人員可以獲取以下信息：項(xiàng)目審批信息項(xiàng)目進(jìn)度信息項(xiàng)目費(fèi)用信息項(xiàng)目驗(yàn)收?qǐng)?bào)告項(xiàng)目參評(píng)信息等。會(huì)議管理會(huì)議管理為用戶提供會(huì)議地點(diǎn)、會(huì)議時(shí)間、參與人的管理。由會(huì)議召集人、會(huì)議審批人、會(huì)議調(diào)度人主要負(fù)責(zé)。會(huì)議按會(huì)議運(yùn)作過(guò)程，包括會(huì)議申請(qǐng)、批復(fù)、會(huì)議調(diào)配（時(shí)間、地點(diǎn)）、下達(dá)、執(zhí)行、記要等過(guò)程。會(huì)議最初由會(huì)議召集人提出申請(qǐng)交由審批人批準(zhǔn)，審批人同意后通知調(diào)度人，調(diào)度人根據(jù)實(shí)際情況安排會(huì)議時(shí)間、會(huì)議地點(diǎn)，然后通知調(diào)度人，調(diào)度人接到通知后與會(huì)議參加人協(xié)調(diào)。會(huì)議計(jì)劃確認(rèn)后，系統(tǒng)自動(dòng)向每一位會(huì)議參與人發(fā)送電子郵件，通知其參與開會(huì)的時(shí)間、地點(diǎn)、會(huì)議名稱、會(huì)議性質(zhì)、內(nèi)容、參與人的角色等。有關(guān)管理人員可以查詢并打印年、月、周工作計(jì)劃，可以查詢主要領(lǐng)導(dǎo)的活動(dòng)安排計(jì)劃，以便作好會(huì)議的調(diào)配工作。外事管理外事管理系統(tǒng)處理單位的所有涉外事務(wù)的相關(guān)信息，如人員、活動(dòng)、經(jīng)費(fèi)等。涉外事務(wù)分為兩類：其一為內(nèi)部人員外派，其二為外國(guó)專家來(lái)訪。外派管理主要處理為建立外派人員檔案，包括外派原因（如訪問(wèn)、考察、學(xué)習(xí)等）、經(jīng)費(fèi)來(lái)源、政審批件、護(hù)照等信息，跟蹤外派人員有關(guān)變動(dòng)信息（何時(shí)去、何時(shí)歸、做過(guò)何事、花了多少錢等），尤其是費(fèi)用信息和階段成果信息。外國(guó)專家來(lái)訪管理主要處理來(lái)訪人員檔案，主要活動(dòng)日志，費(fèi)用支出，活動(dòng)內(nèi)容等。外事管理過(guò)程包括申請(qǐng)（對(duì)專家來(lái)訪，申請(qǐng)包括活動(dòng)計(jì)劃、經(jīng)費(fèi)計(jì)劃）、審批、執(zhí)行、記錄等過(guò)程；每一主要流程環(huán)節(jié)皆輔以電子郵件支持，保證外事工作的順利進(jìn)行。車輛管理車輛管理包括車輛的審購(gòu)、驗(yàn)收、入庫(kù)、保養(yǎng)（年檢、維修等）、調(diào)度、預(yù)約、使用、報(bào)廢等業(yè)務(wù)處理。車輛管理的對(duì)象是單位公用車輛，車務(wù)管理人員通過(guò)對(duì)每一過(guò)程的主要信息登記，可以了解各車輛的狀況，以便制定合理的采購(gòu)計(jì)劃、調(diào)度計(jì)劃、報(bào)損計(jì)劃、相關(guān)的經(jīng)費(fèi)計(jì)劃等。各部門用戶可以通過(guò)相關(guān)的預(yù)約、查詢系統(tǒng)了解單位車輛的閑置、使用情況，并根據(jù)自己的使用需求和等級(jí)限定預(yù)約有關(guān)車輛。車輛管理人員可以獲取如下經(jīng)常關(guān)心的信息：車輛在庫(kù)情況車輛調(diào)度歷史車輛維修歷史車輛報(bào)損情況車輛使用日志車輛司機(jī)變動(dòng)記錄等并可打印相關(guān)的報(bào)表。房產(chǎn)管理房產(chǎn)管理將為用戶提供一個(gè)管理房產(chǎn)信息、房產(chǎn)分配信息、房產(chǎn)配套信息、房產(chǎn)變動(dòng)情況、住戶變動(dòng)信息的工作環(huán)境。用戶可以應(yīng)用該模塊，方便地記錄、查找自己工作中所關(guān)心的本單位的各種在帳的房產(chǎn)信息，以及相關(guān)的配套、住戶、維修等信息。在住房分配方面，系統(tǒng)根據(jù)有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)自動(dòng)給出分配粗計(jì)劃，以協(xié)助管理人員更好地作好工作。日常業(yè)務(wù)（通訊錄，工作歷，電子郵件，電子公告）日常業(yè)務(wù)面向每一用戶，內(nèi)容包括通訊錄、工作歷、電子郵件、電子公告，發(fā)文草擬等管理業(yè)務(wù)和應(yīng)用。本模塊具有極大的擴(kuò)展性，用戶可以根據(jù)業(yè)務(wù)需求將列車時(shí)刻表、航班表等添加進(jìn)去。通訊錄：記錄與用戶業(yè)務(wù)相關(guān)的人員或單位的通訊信息。工作歷：提供業(yè)務(wù)人員查詢單位每一工作年度的工作日、節(jié)假日安排，以便制定個(gè)人的工作計(jì)劃。電子郵件：用戶可使用電子郵件收、發(fā)、轉(zhuǎn)、閱、回與自己有關(guān)的發(fā)生信息。電子郵件是用戶每天都要面對(duì)的應(yīng)用，用戶一旦進(jìn)入工作狀態(tài)，就可以通過(guò)電子郵件查閱到自己要處理的事務(wù)，并制定自己的工作計(jì)劃。電子公告：發(fā)布單位有關(guān)最新信息、成果等；并為每一個(gè)在網(wǎng)用戶提供一個(gè)共同討論問(wèn)題的場(chǎng)所。領(lǐng)導(dǎo)辦公領(lǐng)導(dǎo)辦公系統(tǒng)包括通訊錄、工作歷、電子郵件、電子公告等公共事務(wù)支持，同時(shí)還包括公文閱覽、公文批復(fù)、會(huì)議查詢、項(xiàng)目查詢等決策查詢模塊；領(lǐng)導(dǎo)辦公以以上各辦公管理模塊和有關(guān)業(yè)務(wù)處理模塊，如財(cái)務(wù)管理、人事管理等為基礎(chǔ)。 由于辦公信息管理系統(tǒng)需要針對(duì)桂林市象山區(qū)政府的具體業(yè)務(wù)情況做二次開發(fā)，這樣才能打造出符合象山區(qū)政府實(shí)際應(yīng)用的需要。這不僅僅是開發(fā)時(shí)間的問(wèn)題，還涉及到我們雙方的緊密合作問(wèn)題，這些都需要進(jìn)一步的商討，所以在一期工程報(bào)價(jià)中暫不包含辦公信息管理系統(tǒng)。第六章 公司背景及管理服務(wù)綱要公司背景 怡海公司創(chuàng)立于1994年，是一家以開發(fā)、研制和銷售計(jì)算機(jī)軟、硬件產(chǎn)品為基礎(chǔ)產(chǎn)業(yè)的高科技術(shù)企業(yè)，1998年5月被廣西區(qū)科技廳授予“高新技術(shù)企業(yè)”稱號(hào)。作為中國(guó)信息產(chǎn)業(yè)商會(huì)會(huì)員單位，公司以“科技領(lǐng)先、服務(wù)社會(huì)”為宗旨，立足廣西、面向全國(guó)，為服務(wù)地方經(jīng)濟(jì)、推動(dòng)信息化建設(shè)而不懈努力。公司的服務(wù)范圍包括：軟件開發(fā)、網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)集成、智能大廈結(jié)構(gòu)化布線等；業(yè)務(wù)領(lǐng)域涉及銀行、證券、社會(huì)保障、政府機(jī)關(guān)、企業(yè)等多種行業(yè)。公司采用國(guó)外同類企業(yè)的先進(jìn)管理運(yùn)行機(jī)制，幾年來(lái)在全體員工的共同努力下，公司得到了迅速發(fā)展壯大，已發(fā)展成為廣西最大的系統(tǒng)集成及軟件開發(fā)商之一。公司擁有一支高素質(zhì)的專業(yè)技術(shù)隊(duì)伍，現(xiàn)有各類專業(yè)技術(shù)人員50余名，其中包括AS/400認(rèn)證工程師、Novell認(rèn)證工程師、微軟認(rèn)證工程師、IBDN認(rèn)證工程師等多名網(wǎng)絡(luò)工程師；近年來(lái)，隨著軟件開發(fā)業(yè)務(wù)和能力的擴(kuò)大，公司還組建了一支由多名教授級(jí)系統(tǒng)分析員和30多名經(jīng)驗(yàn)豐富的高級(jí)程序員組成的專業(yè)軟件開發(fā)隊(duì)伍。此外，還與有關(guān)院校及科研單位成立了“怡海網(wǎng)絡(luò)實(shí)驗(yàn)室”、“怡海軟件實(shí)驗(yàn)室”專業(yè)從事應(yīng)用研究和開發(fā)。目前，公司已具備了較強(qiáng)的大型應(yīng)用軟件開發(fā)及網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)集成的能力。公司十分注重廣西地區(qū)的市場(chǎng)培養(yǎng)和開拓，先后與IBM、NOVELL、INTEL、HP、COMPAQ、方正等公司舉辦了各種技術(shù)專題研討會(huì)、產(chǎn)品展示會(huì)，從而在廣西的證券、銀行、社保及大型企業(yè)單位中樹立了很好的企業(yè)形象。經(jīng)過(guò)近六年的發(fā)展，公司已成為廣西地區(qū)證券、銀行、社會(huì)保險(xiǎn)等領(lǐng)域主要的技術(shù)供應(yīng)商之一。公司對(duì)世界相關(guān)的先進(jìn)技術(shù)具有敏銳的捕捉跟蹤及應(yīng)用的意識(shí)和機(jī)制。已與多家IT著名公司建立了良好的合作關(guān)系，已成為廣西地區(qū)唯一的IBM授權(quán)ISV（獨(dú)立軟件開發(fā)商）、NOVELL中國(guó)黃金經(jīng)銷商、HP特約增值經(jīng)銷商、CA數(shù)據(jù)倉(cāng)庫(kù)產(chǎn)品廣西指定集成商、INTEL證券業(yè)廣西總代理、IBDN授權(quán)高級(jí)集成商、方正、聯(lián)想廣西系統(tǒng)集成商等。同時(shí)，公司不斷引進(jìn)先進(jìn)的技術(shù)，經(jīng)過(guò)自己的消化吸收、技術(shù)增值并積極介紹給新老客戶，使之轉(zhuǎn)化為生產(chǎn)力，為推動(dòng)社會(huì)發(fā)展做出了自己的貢獻(xiàn)。l 項(xiàng)目管理綱要項(xiàng)目管理領(lǐng)導(dǎo)工作由貴方和我公司分別委派一位負(fù)責(zé)本工程項(xiàng)目總體規(guī)劃，統(tǒng)籌制訂工作計(jì)劃、協(xié)調(diào)各小組之間的工作步驟和節(jié)奏及有關(guān)系統(tǒng)開發(fā)和實(shí)施過(guò)程中重大事件的決策。l 項(xiàng)目管理小組建議由貴方和我公司領(lǐng)導(dǎo)組成，成員包括系統(tǒng)集成人員、技術(shù)人員、施工管理人員、質(zhì)量監(jiān)督人員、財(cái)務(wù)管理人員等，具體領(lǐng)導(dǎo)和協(xié)調(diào)以下事項(xiàng)：1. 方案審查：根據(jù)貴方要求和實(shí)際情況隨時(shí)修改調(diào)整工程方案；2. 工程進(jìn)度：制訂各階段工程進(jìn)度和監(jiān)督進(jìn)度完成情況；3. 質(zhì)量監(jiān)督：隨時(shí)發(fā)現(xiàn)質(zhì)量問(wèn)題并建議返工；4. 協(xié)調(diào)配合：就工程有關(guān)事項(xiàng)協(xié)調(diào)貴單位各部門，配合工程進(jìn)度；5. 后勤保障：對(duì)施工人員的主要生活起居必須提供保障和方便；6. 質(zhì)量驗(yàn)收：根據(jù)國(guó)際國(guó)內(nèi)有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)本項(xiàng)目進(jìn)行驗(yàn)收；7. 掃尾工作：解決本項(xiàng)目的有關(guān)遺留問(wèn)題．l 系統(tǒng)集成小組由我公司高級(jí)項(xiàng)目管理人員組成，進(jìn)行貴單位整個(gè)系統(tǒng)的詳細(xì)設(shè)計(jì)方案和系統(tǒng)實(shí)施方案，負(fù)責(zé)系統(tǒng)內(nèi)各個(gè)部分的設(shè)備采購(gòu)、測(cè)試、安裝和調(diào)試；l 施工管理小組由我公司Intel認(rèn)證工程師負(fù)責(zé)施工管理，具體領(lǐng)導(dǎo)和協(xié)調(diào)以下事項(xiàng)：1. 具體負(fù)責(zé)每天的工程進(jìn)度；2. 質(zhì)量監(jiān)督和自查；3. 負(fù)責(zé)施工安全問(wèn)題；4. 負(fù)責(zé)施工人員的工作紀(jì)律問(wèn)題；l 售后服務(wù)小組本小組專職負(fù)責(zé)貴方項(xiàng)目的售后服務(wù)．在此，我公司再一次向貴方承諾：所有產(chǎn)品按規(guī)定保修，終身維修。現(xiàn)場(chǎng)響應(yīng)，當(dāng)場(chǎng)解決問(wèn)題。售后服務(wù)綱要 質(zhì)量保證及維修期的承諾在系統(tǒng)的硬件及軟件安裝完成并經(jīng)雙方簽字驗(yàn)收之日起,對(duì)我公司提供的Intel網(wǎng)絡(luò)產(chǎn)品的質(zhì)保期為五年，在質(zhì)保期中，我公司承擔(dān)硬件維修、替換和網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)維護(hù)。人員培訓(xùn)的承諾我公司在工程驗(yàn)收結(jié)束后，將安排二名Intel認(rèn)證工程師為貴方進(jìn)行培訓(xùn)工作，包括基礎(chǔ)培訓(xùn)和網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)管理培訓(xùn)。其間安排Intel公司的IT工程師進(jìn)行專題講座。技術(shù)支持的承諾我公司將成立有專人負(fù)責(zé)的售后服務(wù)小組，做到有人可找，并有專人負(fù)責(zé)。避免拖延現(xiàn)象。我公司技術(shù)人員精通計(jì)算機(jī)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，為了使該系統(tǒng)正常運(yùn)行，及時(shí)解決用戶遇到的問(wèn)題，加快響應(yīng)時(shí)間，我公司建議，定期和用戶一起召開會(huì)議，回顧前一段工作進(jìn)展情況，即設(shè)備運(yùn)轉(zhuǎn)情況，維修是否及時(shí)，有無(wú)遺留問(wèn)題等。以及時(shí)糾正工作中的失誤，改善服務(wù)質(zhì)量。在系統(tǒng)啟用一段時(shí)間后，我公司將配合系統(tǒng)管理員針對(duì)系統(tǒng)性能進(jìn)行測(cè)試，對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行必要調(diào)整，保證系統(tǒng)在最佳運(yùn)行狀態(tài)。34 / 34