【正文】 在年度審計時，總公司也只關(guān)注財務(wù)部賬目，對結(jié)算中心的賬目不是很重視，這更是給吳某提供了機會、壯了膽，結(jié)算中心也就在吳某的陰謀中逐漸成了他的提款機。三、案例啟示切實做到不相容職務(wù)分離，嚴(yán)格授權(quán)制度企業(yè)必須嚴(yán)格堅持錢賬分管原則，嚴(yán)格控制會計人員通過代理貨幣資金收支等非法接觸企業(yè)貨幣資金。會計員應(yīng)負(fù)責(zé)收付款原始憑證的復(fù)核，收、付款記賬憑證的編制，總分類賬的登記，明細(xì)分類賬的登記，會計賬目的稽核，會計檔案的保管等記錄性的工作，會計員不得以任何方式接觸企業(yè)的貨幣資金。本案例中，吳某在工作職責(zé)上非常明確，是負(fù)責(zé)業(yè)務(wù)結(jié)算復(fù)核、結(jié)算憑證的計算機錄入等會計工作，并不能接觸現(xiàn)金業(yè)務(wù)。企業(yè)的收款應(yīng)經(jīng)過授權(quán)批準(zhǔn)，吳某并沒有權(quán)力去收款。但在實際執(zhí)行中，吳某卻利用人頭熟的便利條件，代替出納到下屬企業(yè)冒領(lǐng)資金，犯了錢賬不能同管的大忌，這才導(dǎo)致其犯罪得逞。規(guī)范財務(wù)制度，保管好印章、重要憑證規(guī)范的財務(wù)制度是企業(yè)減少舞弊保護(hù)資產(chǎn)安全的前提，印章和重要憑證的管理是其中重要的內(nèi)容。公司章、財務(wù)章、個人私章等都應(yīng)有專門的管理規(guī)范，尤其是公司章、財務(wù)章的保管、授權(quán)使用、使用登記都應(yīng)有嚴(yán)格的控制，因為公司章、財務(wù)章代表了公司的授權(quán)，具有法律效力。各種印章的使用應(yīng)實行一般授權(quán)與特殊授權(quán)相結(jié)合，各種印章使用情況應(yīng)作詳細(xì)登記，機構(gòu)和人員變動時應(yīng)及時收繳和更換印章。對于重要憑證，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)收據(jù)的購置、保管、領(lǐng)用和登記，建立嚴(yán)格的崗位責(zé)任制。企業(yè)應(yīng)定期對收據(jù)的購買、保管、領(lǐng)用和登記進(jìn)行稽核和審計，發(fā)現(xiàn)問題要嚴(yán)肅處理。企業(yè)應(yīng)分別設(shè)置外購收據(jù)和自制收據(jù)登記簿，詳細(xì)登記收據(jù)增減變動情況；經(jīng)常盤點收據(jù)的安全、完整性，妥善保管好各種收據(jù)，防止空白收據(jù)的遺失和被盜用；所有收據(jù)必須事先連續(xù)編號，順序使用；作廢的收據(jù)應(yīng)加蓋“作廢”章，并附在存根之后妥善保管。具體到本案例，企業(yè)收取現(xiàn)金必須開具收據(jù)，這是保證現(xiàn)金及時、足額入賬的基礎(chǔ)。只有控制住收據(jù)的完整性和真實性，才能控制收入入賬的足額性。而吳某正是利用公司管理的漏洞，偽造了收款憑證，使得其到下屬企業(yè)冒領(lǐng)收款輕而易舉。完善對賬機制，既要核對余額，也應(yīng)核對發(fā)生額。往來帳對賬是內(nèi)控的一項重要措施，但在對賬時很多企業(yè)往往關(guān)注余額是否相符，一旦余額相符，很多企業(yè)便認(rèn)為可以了。殊不知，有些舞弊就是通過虛構(gòu)發(fā)生額而不影響余額方式來實施的，比如本案例中收款不入賬，通過總公司虛構(gòu)利息支出，僅靠核對余額就難以發(fā)現(xiàn)，但如果對發(fā)生加以核對就可以發(fā)現(xiàn)。還有些資金挪用采用期初挪用、期末歸還方式的，如果僅僅核對余額往往也不會發(fā)現(xiàn)。完善內(nèi)部審計，促進(jìn)發(fā)揮內(nèi)部控制實效越來越多的企業(yè)認(rèn)識到了內(nèi)部控制的重要性，紛紛把內(nèi)部控制當(dāng)作一個防范公司舞弊、保護(hù)公司資產(chǎn)安全的一個重要舉措，但由于成本等限制，內(nèi)部控制本身也具有局限性。內(nèi)部控制有效實施還需內(nèi)部審計、外部審計等配套制度的建立和完善。如美國反舞弊機構(gòu)特雷德維委員會（Treadway Commission）在其1987年的調(diào)查報告中提出反舞弊四層次機制理論，就指出防止舞弊的四道防線：（1）高層的管理理念；（2）業(yè)務(wù)活動過程的內(nèi)部控制；（3）內(nèi)部審計；（4）外部獨立審計。這些控制機制相輔相成，共同形成綜合的、多層面性的反舞弊防線，能有效地檢查和防止舞弊發(fā)生，降低組織運營的風(fēng)險。在本案例中，雖然公司的財務(wù)管理、內(nèi)部控制制度存在漏洞，但如果公司例行審計、稽核能夠作到細(xì)致一些、完善一些，吳某的罪行可能早就會敗露出來。甚至可能由于提高事后被發(fā)現(xiàn)的可能性，使得本具有犯罪動機的人也會望而卻步。內(nèi)控案例專欄系列七：試用期內(nèi)解除勞動合同引發(fā)的內(nèi)控思考一、 案例簡介：試用期解除勞動合同企業(yè)敗訴付補償據(jù)媒體報道，2010年4月，李小姐應(yīng)聘到上海浦東的A公司，任A公司行政經(jīng)理的助理，合同為期3年，試用期6個月。試用期間，A公司認(rèn)為李小姐表現(xiàn)時有差錯，單位門禁系統(tǒng)顯示李小姐常有遲到早退現(xiàn)象，李小姐的直接上司行政經(jīng)理也對其表現(xiàn)不滿意，A公司遂在試用期即將屆滿時，認(rèn)定李小姐“不符合錄用條件”而解除勞動合同。李小姐認(rèn)為其在試用期表現(xiàn)雖不完美，但整體尚屬良好，對A公司“不符合錄用條件”的說法表示不服，遂申請仲裁，要求恢復(fù)履行勞動合同。從舉證責(zé)任來說，現(xiàn)有司法解釋明確規(guī)定“因用人單位作出的開除、除名、辭退、解除勞動合同、減少勞動報酬、計算勞動者工作年限等決定而發(fā)生的勞動爭議，用人單位負(fù)舉證責(zé)任”。李小姐作為勞動者，在本案中不需要針對“自己符合錄用條件”進(jìn)行任何的舉證。簡而言之，在此類案件中勞動者不需要證明自己“如何好”，但用人單位需要舉證證明勞動者“如何不好”。故，本案中A公司首先需要舉證界定李小姐擔(dān)任職位的“錄用條件”，其次需要證明“李小姐不符合該錄用條件”。A公司應(yīng)當(dāng)向仲裁庭提供行政經(jīng)理助理的錄用條件。本案中A公司的《職務(wù)說明書》僅以附件的形式通過電郵發(fā)送給李小姐，并沒有李小姐的書面簽收；由于在司法實踐中，電子證據(jù)取證的難度和成本較高，A公司未能及時將相關(guān)電子證據(jù)向仲裁庭提供，所以在李小姐否認(rèn)之下，A公司提供的《職務(wù)說明書》難以被仲裁庭采信。盡管李小姐不認(rèn)可A公司提供的《職務(wù)說明書》，但在庭審中承認(rèn)在面試過程中，雙方就經(jīng)理助理職責(zé)諸如“為經(jīng)理整理文檔，管理經(jīng)理日常行程和交通，工作有條理、積極主動”等內(nèi)容做過確認(rèn)。A公司遂針對前述項目進(jìn)行舉證，但A公司對前述職責(zé)沒有明確的考核指標(biāo)，且6個月內(nèi)未定期對李小姐進(jìn)行評價和考核；A公司在案發(fā)后再行組織的證據(jù)，在李小姐否認(rèn)之下，前述證據(jù)亦難以被仲裁庭采信。庭審中，A公司還強調(diào)了經(jīng)理助理職務(wù)要求李小姐“工作有條理、自覺主動”，并出具了門禁記錄重點說明李小姐在試用期間存在多次遲到早退現(xiàn)象，并據(jù)此認(rèn)為李小姐試用期內(nèi)違反單位的規(guī)章制度”。李小姐辯稱“A公司從未考勤，所謂考勤僅僅是出入門禁的記錄；A公司從未就所謂遲到早退現(xiàn)象而對我做出過警告或處分”。盡管現(xiàn)在多數(shù)用人單位的門禁系統(tǒng)能有效顯示勞動者進(jìn)出單位的時間，但門禁制度不能當(dāng)然視為考勤制度，因為在用人單位未明確規(guī)定門禁制度就是考勤制度情況下，員工上下班時，遇到大門敞開或多人同時出入的情況，不是每一位員工都會主動打卡，可能因此呈現(xiàn)部分員工“遲到”，甚至是“曠工”的電子記錄。A公司并沒有規(guī)章制度規(guī)定門禁制度即考勤制度，也沒有針對此項規(guī)定向李小姐說明，A公司的門禁記錄難以被認(rèn)定為考勤記錄。A公司在長達(dá)6個月試用期間，從未就“遲到早退”警告或處分過李小姐，即使有所謂的“考勤制度”，也未能實際執(zhí)行，所以A公司該種說法成立的可能性較低。此外，司法實踐中，一般要求用人單位在解除勞動合同時明確解除的事由和依據(jù)，用人單位解除的理由不能泛泛而論，更不能在形成案件后隨意羅列解雇理由。鑒于A公司證據(jù)不足，仲裁階段A公司敗訴。之后，A公司同意支付李小姐一定金額的補償，雙方和解。二、案例分析和啟示：內(nèi)部控制很重要 書面證據(jù)不可少在勞動合同中設(shè)定試用期，是為了雙方有相互了解、相互磨合的觀察期，在這個期限內(nèi)無論是勞動者和用人單位都有相對寬松的解除權(quán)。試用期內(nèi)員工不符合錄用條件，是人力資源管理中常見的解除勞動合同原因。部分勞動者往往認(rèn)為“沒有過試用期，還不是正式員工，單位怎么說都可以，自己沒有據(jù)理力爭的空間”，從而放棄維護(hù)自己合法權(quán)益的機會。部分用人單位認(rèn)為在試用期內(nèi)，用人單位解除勞動合同的權(quán)限“至高無上”而可以隨意在試用期內(nèi)解除勞動合同。而實際上并非如此，從本文案例可以看出，用人單位試用期內(nèi)隨意解除勞動合同可能存在一定法律風(fēng)險。為了明確雙方的權(quán)利義務(wù)、合法而公平的處理員工試用期相關(guān)問題，用人單位應(yīng)當(dāng)注意以下要點：首先，用人單位應(yīng)當(dāng)制定《崗位職責(zé)說明書》或類似文件，《崗位職責(zé)說明書》應(yīng)當(dāng)是書面的，通常包括以下要素：崗位名稱、崗位定員、崗位編號、所屬部門、直接上級、直接下級、橫向聯(lián)系、崗位職權(quán)和職責(zé)、應(yīng)熟悉的相關(guān)制度和流程、崗位所需能力和素質(zhì)要求、任職者的簽名及日期，盡量避免一些在實際工作中形成的事實分工或口頭分工等形式。在確定職責(zé)時應(yīng)盡可能地細(xì)化、明確、周全，應(yīng)考慮到責(zé)任和權(quán)利的匹配。應(yīng)要求崗位員工閱讀相關(guān)部分，并在閱讀后予以簽字，避免事后的推諉。對新招聘員工，應(yīng)要求員工入職時簽署簽收。這樣，在員工未能到崗位要求時，認(rèn)定員工不符合錄用條件可以給出明確的依據(jù)和理由。其次，用人單位應(yīng)當(dāng)對考勤休假建立書面的規(guī)章制度，并對考勤情況應(yīng)予以記錄，對發(fā)現(xiàn)違反考勤休假規(guī)定的情形，要及時處理。沒有明確的考勤制度，既不利于對員工日常管理，在發(fā)生勞動糾紛時，也難以有效舉證。第三，用人單位應(yīng)建立健全試用期考核體系，科學(xué)而合理的對勞動者進(jìn)行試用期考察，定期進(jìn)行考核評定，并可要求員工簽署確認(rèn)書，以便及時固定證據(jù)，以免日后發(fā)生紛爭時空口無憑?，F(xiàn)實中，很多企業(yè)在內(nèi)部控制制度的設(shè)計和執(zhí)行過程中，往往重內(nèi)容、輕形式，忽視控制過程中的書面記錄重要性，認(rèn)為只要實施了控制活動就可以了，而不太關(guān)注控制過程是否留有證據(jù)。控制過程當(dāng)中沒有留下可審查的痕跡，會導(dǎo)致幾個方面問題：一是很難保證內(nèi)部控制真正執(zhí)行到位，由于無法驗證，控制活動是否執(zhí)行只有當(dāng)事人自己清楚，其次，不利于內(nèi)部控制的監(jiān)督和評價，對控制活動的監(jiān)督和評價，所能依據(jù)的只能是客觀證據(jù)，而不是控制執(zhí)行人員的口頭描述，如果沒有證據(jù)支持，從內(nèi)控監(jiān)督人員或?qū)徲嬋藛T角度來說，就只能認(rèn)定該項控制缺失；第三，不利于信息傳遞和溝通，如果沒有留下書面記錄，其他非直接當(dāng)事人往往難以了解相關(guān)情況，比如人力資源管理中，沒有詳細(xì)的招聘過程記錄、日常管理記錄、員工檔案情況，則很難對員工有全面了解；第四，不利于責(zé)任的清晰界定，甚至?xí)砗艽蟮姆娠L(fēng)險，在法律糾紛時，往往需要雙方舉證，如果企業(yè)缺乏相關(guān)書面記錄，事后就無法有效對自身權(quán)利進(jìn)行舉證和主張，導(dǎo)致不利的仲裁或判決結(jié)果。雖然司法追求的目標(biāo)是實體正義，但實體正義本身并不可見，人們所能看到是司法過程是否遵循了正當(dāng)程序，所以司法界有“沒有程序正義，就沒有司法公正”的說法，而對內(nèi)部控制來說，也可以說“沒有證據(jù)，就沒有控制（noevidence, no control）”，對我國企業(yè)來說，應(yīng)當(dāng)改變內(nèi)部控制重實質(zhì)、輕形式的觀念，在內(nèi)部控制設(shè)計時，注意書面化制度建立和相關(guān)控制表單的運用；在內(nèi)部控制執(zhí)行過程中，加強培訓(xùn)和監(jiān)督，促使控制活動過程留下“痕跡”，以保證內(nèi)部控制得到真正有效執(zhí)行。