【正文】 　　我告訴她：“是我們?nèi)肆Y源的Internal Audit（內(nèi)審）?！薄　ummer說：“明白了，上次您說過，我們有很多HR的Policy（制度），但policy的執(zhí)行好壞如何判斷，就要靠支持性文件比如已經(jīng)填寫好的表單，這就是考驗制度執(zhí)行力的Internal Audit對不對？要是這樣的話，我們的Internal Audit和上面的Internal Control其實是差不多的。您昨天還給我舉了一個花名冊的例子?！薄　∥倚χf：“怪不得Jackie很喜歡你，Vivian不在的時候，你接她的一些工作也讓她很滿意，接受速度確實夠快。不過，我要提醒你，你聰明是聰明，不過，記住每一項工作都要做得力求完美，不要著急，不能粗心，上午我看了你替Vivian做的一部分HR Commentary（HR的月度報表匯總），里面有明顯的問題，為什么這個月的Headcount（編制）數(shù)和New recruit（新募）、Resign（辭職）、Transfer in（轉入）和Transfer out（轉出）的和對不起來？小心點啊，這樣下去你會聰明反被聰明誤的?！薄　ummer的臉一下子紅了，小聲說：“對不起老板，您也看出來了？小魏姐已經(jīng)電話和我說了，是我太粗心，做好也沒有好好檢查。我一定注意?！薄　∥腋嬖V她，不用緊張，下次不再犯就好。Summer紅著臉，用力點了點頭，然后我們繼續(xù)回到Internal Audit的話題上?！　τ谂u員工，我堅持三個原則，一是一定在辦公室里關起門來談問題，不會在公開場合批評別人；二是點到即止，只要員工認識到就可以，絕不會抓住不放；三是在最后的時候一定會追加一句話：以后不可以再犯?！　《遥琒ummer這種聰明人，最容易犯兩個毛病是，一是自以為是，因為比別人聰明；二是重效率不重質量，會在一些小問題上犯錯誤，不夠細心。前者會給她和別人的合作帶來障礙，后者會在嚴重到一定程度后直接對她的工作質量產(chǎn)生負責影響。最近一周的工作已經(jīng)看出類似的傾向，所以，我必須及時而恰當?shù)刂赋觥！　〉@種指出必須得是點到即止，畢竟她是新人，需要的是多指導和鼓勵?！　∥易孲ummer自己說說她以后做Internal Audit的工作思路，Summer說：“根據(jù)您昨天講的Internal Control的原則，我們要先準備兩個東西，一是已經(jīng)正式發(fā)布的Policy（規(guī)章制度本身），二是要有這些Policy執(zhí)行的支持性文件，然后我來做檢查，最后出一個檢查報告，您和公司的MT（管理層）一看這張紙，就知道公司的policy的執(zhí)行情況了。這個動作我一個月做一次，每月5號形成報告，正好供您在MT月度例會上做報告。您看這樣有問題嗎？”　　我說：“就是這樣，看來怎樣做您已經(jīng)和vivian通過話了。下午我們找個時間，抽兩三個重要的制度，我具體給你講講如何做吧。如果要等Vivian下周回來的話，這個月的報表會出晚的，要么就得我自己做了?！薄　　痉治霭咐莆占记伞俊　?. 如何判定人力資源制度的執(zhí)行情況：有兩個標準，極終標準是企業(yè)整體的人力資源管理狀況及與之相應的各項指標，但這個標準需要較長時間才能看出來，而且，影響因素又過多；所以，通過以ISO原則（可追溯性）為標準的Internal Audit，就在段時間內(nèi)看出人力資源制度的執(zhí)行力。其實，同樣的道理，從另一角度同樣可看出規(guī)劃的履行程度，即計劃的執(zhí)行力度?！　?. 人力資源內(nèi)審（HR Internal Audit）的工作方法：把人力資源制度（Policy）與執(zhí)行的表單相對照，就可得出?！　?. 從下一章開始，將重要通過招聘和培訓兩個人力資源最基礎的模塊來判斷一個企業(yè)的制度執(zhí)行情況。　　【HR概念要這樣理解！】　　1. HR Internal Audit：人力資源內(nèi)部審計，這是有些跨國公司為保證人力資源制度的執(zhí)行情況，而設立的檢查回顧體系。是利用ISO的可追溯原理，通過對規(guī)章制度所附表單的檢查，來對照制度的規(guī)定，看是否切實執(zhí)行了制度。之所以叫Internal Audit，是因為Audit一般都是由第三方來進行的，但HR部門的月度例行審計，顯然不可以每個月都請第三方來做一次，因此，會從HR部門內(nèi)部，抽調(diào)一個人，臨時扮演第三方的審計，依“法”對制度的執(zhí)行情況進行檢查并做出執(zhí)行報告。這對保障執(zhí)行力而言是個重要的工具，有志于MNC人力資源管理的有志之士不可不學哦?！　?. HR Policy：人力資源制度。原則上講，一個企業(yè)所有的人力資源活動都應該有據(jù)可依，而人力資源制度，應該涵蓋所有的人力資源活動，否則，就說明有空白，需要補足。人力資源制度在起草、征求意見、公布、實施、培訓等諸多方面都有法律的明確規(guī)定，所以，HR在制訂這些制度的時候，要注意其合法性，不只內(nèi)容，還有形式。“依法”制訂企業(yè)內(nèi)部的制度，是HR一項必備的技能。HR制度具體的操作方法，以后會詳細講述。第8問：如何“內(nèi)審”招聘制度？　　【案例】：　　到了約好的時間，Summer敲門進來，把一堆文件放在桌子上，我說：“看來你已經(jīng)養(yǎng)成習慣了，一做事情，先拿支持性文件來說事兒?！薄　ummer笑道：“就象您說的，工作得好不好，要支持性文件說了算?！薄　∥铱戳丝?，這些文件一共是三類，一類是招聘，一類是培訓，另一類是入職。這三個模塊，因為操作性特別強，所以我們不僅有制度，還有一些操作規(guī)范，雖然還沒有最后整理成SOP?！　∥艺f：“我們先從招聘開始吧，你把招聘制度拿出來，把里面的重要規(guī)定記一下，以及后面都有哪些附表，也包括其它重要依據(jù)如年度招聘計劃和年度預算，然后我們再對照這些支持性文件?！薄　ummer說：“這個功課我已經(jīng)做過了?！闭f完，拿出一張紙，上面一條一條羅列了很多規(guī)定。我接過來粗粗看了下，大致如下：　　1. 任何招聘，都應由用人部門提出application form，用人部門、HR和總經(jīng)理簽字之后，才可以開始招聘?！　?. 任何招聘，都必須寫明該職位招聘的性質：是原來任職人因離職或調(diào)職產(chǎn)生的replacement，還是new create?！　?. 部門在提交application form的時候，要附申請職位的JD，如果沒有JD的，要附簡要的JD，經(jīng)由HR部門認可或補充修改、并由總經(jīng)理簽字后，成為正式JD。　　4. 錄用決定權限：主管級別以下員工由人事經(jīng)理和用人部門負責人決定，雙方均有一票否決權；主管級別以上（含）員工由人事經(jīng)理及部門負責人初試之后，由總經(jīng)理及中國區(qū)職能經(jīng)理決定?！　?. 對照Annual Matrix里的recruiting部分，看招聘進度是否與規(guī)劃中的一致，如果不一致，有無解釋，如果彌補等?！　?. 對照HR部門的Annual Budget，看總體預算是否在可控范圍，招聘渠道的選擇和預算是否在總預算范圍之內(nèi)。　　7. 銷售人員、技術人員和經(jīng)理級以上員工是否有做reference check?！　?. 新員工正式入職之前，HR、行政和IT人員是否已經(jīng)按《入職SOP》的要求做好相應的準備工作?！　?. 員工入職手續(xù)辦理時，對照清單，看里面的內(nèi)容是否完整：　　 基本資料是否齊備，如照片、ID復印件、學歷學位復印件、職業(yè)或執(zhí)業(yè)資格證書復印件及與原單位的勞動關系及社保、公積金終止證明文件等；　　 證明文件是否在復印件上加蓋“與原件一致”印章，且由員工本人簽字確認；　　 員工信息表內(nèi)容是否填寫完整，員工是否承諾一旦上面信息發(fā)生更改或變化，會在三個工作日內(nèi)向公司做書面說明；　　 是否保留員工簽字過的offer；　　 是否有員工簽字過的JD；　　 有無簽訂confidentiality agreement；　　 對特殊人員有無簽訂non pete agreement；　　 是否已簽訂勞動合同（我們要求入職第一天即簽訂勞動合同）。　　 體檢合格證明?！　?是否有員工簽字的聲明，表明自己與前任雇主及任何別的單位有無勞動關系、有無保密義務、有無競業(yè)限制義務等?！　?員工是否簽收《員工手冊》和公司重要規(guī)章制度；　　10. 對于比較優(yōu)秀但暫時未能入選的candidate，建立人才庫，做人才儲備?！　?1. 是否有未成年工和童工現(xiàn)象。　　我看完Summer列的這個list，點點頭說：“不錯，挺好，該涵蓋的點基本都有了。如果這個表是你自己做的話，說明你確實進步比較快?！薄　ummer說：“您這個條件加得很對，這個表確實不是我一個做的?！薄　∥覇枺骸笆荍ackie教你的？”　　Summer說：“不是的，是小魏姐回來了，她的行程改了，沒通知您，想給您一個突然的驚喜?！薄　∥艺f：“她是想給我一個突然的打擊吧！”　　我讓她把Vivian叫進來，問這次上?？偛緾ityray的培訓情況。Summer說：“老板，要不您和小魏姐先談吧，我就按剛才說的那個清單，對照這些支持性文件，看有沒有問題?！薄　∥液蚔ivian了解了cityray的培訓情況和項目進程以及大概什么時候會正式上這套軟件，以及接下來什么時間安排我們?nèi)wHR接受培訓等，然后轉移話題問她：“剛才這個清單是你幫Summer做的？”　　Vivian說：“也不算是，大部分是她自己做的，我只是提供了一些意見?！薄　∥尹c點頭：“那她進步確實挺快。”　　Vivian說：“是的，如果培養(yǎng)得好的話，很快就能獨當一面了。而且，之前我們打過好幾次電話，我也側面打聽過她的career plan，她給自己制度了一個五年規(guī)劃，您要小心了，她正謀劃一五之后，取代您的地位呢！”　　我們說笑了兩句，我告訴Vivian，把cityray的進度抽空向公司總經(jīng)理劉易斯做匯報，因為這個項目需要幾乎所有部門經(jīng)理的深度參與?！　≌f著，劉易斯從我門口路過，瞧見Vivian，就走了進來，Vivian趕忙站了起來。劉易斯是意大利人，但大家背后都說他象新疆人，工作之余完全可以去路邊賣切糕補貼家用。　　他們都走了以后，我仔細又看了一遍Summer列的清單，拿起筆來，在每個項目的后面，都加了一句話：1. 任何招聘，都應由用人部門提出application form，用人部門、HR和總經(jīng)理簽字之后，才可以開始招聘——檢查重點是簽字是否齊全，以防止因簽字不全造成的“擅自”招聘現(xiàn)象?！　?. 任何招聘，都必須寫明該職位招聘的性質：是原來任職人因離職或調(diào)職產(chǎn)生的replacement，還是new create——如果是前者，問題不大；如果是后者，要很謹慎，因為new create意味著Headcount多了一個，也就意味著人工成本又有所上升?！　?. 部門在提交application form的時候，要附申請職位的JD，如果沒有JD的，要附簡要的JD，經(jīng)由HR部門認可或補充修改、并由總經(jīng)理簽字后，成為正式JD——有了JD，就有了招聘標準，一般情況下，直接將JD中的工作職責（Job Responsibility）和任職資格（Qualification）刊登在招聘廣告中即可，candidate一看，就知道這個職位做什么事情，以及需要什么樣的條件。　　4. 錄用決定權限：主管級別以下員工由人事經(jīng)理和用人部門負責人決定，雙方均有一票否決權；主管級別以上（含）員工由人事經(jīng)理及部門負責人初試之后，由總經(jīng)理及中國區(qū)職能經(jīng)理決定——重點檢查員工錄用時，是否有相應級別管理人員的簽字，不要有疏漏?！　?. 對照Annual Matrix里的recruiting部分，看招聘進度是否與規(guī)劃中的一致，如果不一致，有無解釋，如果彌補等——招聘的真實進度需要和招聘規(guī)劃相一致，如遇變化，必須說明?！　?. 對照HR部門的Annual Budget，看總體預算是否在可控范圍，招聘渠道的選擇和預算是否在總預算范圍之內(nèi)——招聘渠道是招聘預算多少的決定因素之一，招聘預算必須嚴格控制，原則上不允許超支?！　?. 銷售人員、技術人員和經(jīng)理級以上員工是否有做reference check（背景調(diào)查）——根據(jù)職位性質，檢查是否在入職前做了背調(diào)。由于社會誠信情況不令人滿意，很多candidate在求職時，將簡歷做了過分包裝甚至惡意造假，因此重要崗位的背景調(diào)查必須要做?！　?. 新員工正式入職之前，HR、行政和IT人員是否已經(jīng)按《入職SOP》的要求做好相應的準備工作——入職SOP的意義在于，工作人員能夠按要求在新人入職之前做過準備工作，使新人加入公司后，處處感到受到關注，幫助其順利度過試用期，增加新人成活率?！　?. 員工入職手續(xù)辦理時，對照清單，看里面的內(nèi)容是否完整：　　 基本資料是否齊備，如照片、ID復印件、學歷學位復印件、職業(yè)或執(zhí)業(yè)資格證書復印件及與原單位的勞動關系及社保、公積金終止證明文件等——這是所有公司的做法，不再贅述；　　 證明文件是否在復印件上加蓋“與原件一致”印章，且由員工本人簽字確認——這樣做目的在于：加入確定原件與復印件一致性環(huán)節(jié)，確保將來發(fā)生勞動糾紛時，公司可以提出有力證據(jù)，不至使公司被動；　　 員工信息表內(nèi)容是否填寫完整，員工是否承諾一旦上面信息發(fā)生更改或變化，會在三個工作日內(nèi)向公司做書面說明——以防止員工的各項信息特別是聯(lián)系方式及住址發(fā)生變化后，沒有及時通知公司，以致無法聯(lián)系到本人。這也是在為將來公司處理特殊員工關系做準備。一般來說，這個承諾都會說明，如因未及時把變化后的信息提交公司而導致的不利后果由員工承擔；另外，〈員工信息表〉最后 一定要有員工簽名，聲明本表內(nèi)容真實，沒有虛構造假，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，即視為嚴重違紀等等，為將來可能的勞動糾紛爭取主動；　　 是否保留員工簽字過的offer——offer中有員工的待遇、職責及錄用條件等，如遇將來與員工有糾紛，員工簽字后的offer可證明他是上述情況是知情的，為將來可能的勞動糾紛爭取主動；　　 是否有員工簽字過的JD——同上；　　 有無簽訂confidentiality agreement——建議全員簽訂保密協(xié)議；　　 對特殊人員有無簽訂non pete agreement；　　 是否已簽訂勞動合同——我們要求入職第一天即簽訂勞動合同；　　 體檢合格證明；　　 是否有員工簽字的聲明，表明自己與前任雇主及任何別的單位有無勞動關系、有無保密義務、有無競業(yè)限制義務等——這對保護公司利益十分重要，這個聲明往往附帶一句：如事