【導(dǎo)讀】抓住事物的特點(diǎn)和規(guī)律。印章是機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位在各種業(yè)務(wù)活動中，表明身份、具有法律效力的憑證，必須妥善保管。公章由單位主管指定專人保管并使用。沒有上司批準(zhǔn)，不可將公章委托他人代管。蓋用單位公章，必須由單位主要負(fù)責(zé)人或主要負(fù)責(zé)人授權(quán)的專人審核簽名批準(zhǔn)。有存根的公函、介紹信、還要在正本和存根連接處的騎縫線上加蓋公章。如因機(jī)構(gòu)變動停止使用的，應(yīng)當(dāng)將原印交回制發(fā)機(jī)關(guān)封存或銷毀。最常用的介紹信有兩種：書信式介紹信和帶有存根的普通介紹信。介紹信一般由管理公章的人一同保管并使用。介紹信與公章需同等重視，不可缺頁和丟失。領(lǐng)用介紹者須經(jīng)主管批準(zhǔn)，不得擅自開具發(fā)放。督查，是指協(xié)助上司，對決策的實行情況進(jìn)行督促、檢查。⑸每份傳閱的文件，文書人員要在文件首頁附上“文件傳閱單”?！拔募鏖唵巍鄙虾炞⑿彰腿掌?。文書部門逐年移交給檔案室集中保管。

　　

【正文】 確、真實、不能有假。如果以假材料為依據(jù)，推測出來的設(shè)想，將使規(guī)劃、計劃很難實現(xiàn)，還會造成重大失誤。 (2)任務(wù)指標(biāo)有余地。計劃文書里所列出來的任 務(wù)、指標(biāo)和各種措施要求，一定要實事求是，既不能脫離現(xiàn)實、好高鶩遠(yuǎn)，也不能因循守舊、停滯不前，否則，不是保守，就是冒進(jìn)。所以，在任務(wù)、指標(biāo)、措施上應(yīng)留有余地，留有上升的空間。就是說，在充分調(diào)動群眾積極性的基礎(chǔ)上，經(jīng)過努力，可以實現(xiàn)和超額完成計劃。 (3)使用樸實的語言。計劃文書與總結(jié)、調(diào)查報告不同，不需要生動、形象的語言，也不要更多的修辭方法，一般使用樸實、莊重的語言。因為計劃文書的內(nèi)容，都有要求人們未來做的，只有理解明白，才能做，才能執(zhí)行。所以，語言要樸實無華，不能似是而非、模棱兩可，特別是任務(wù)指標(biāo)決不能 含糊，一定要清清楚楚，表達(dá)準(zhǔn)確，這是計劃文書對語言的要求。 【范文】 20xx年經(jīng)理辦公室工作計劃 經(jīng)理辦公室自成立以來，作為公司的樞紐機(jī)構(gòu)，它的主要職能是協(xié)調(diào)各部門之間的工作，使各部門充分合作溝通，提高公司的整體工作效率。它旨在成為連接經(jīng)理與廣欠員工的紐帶，使大家的意見有渠道可以表達(dá)，大家的困能有途徑得以解決。辦公室的宗旨是一切以員工的利益為根本出發(fā)點(diǎn)，熱心服務(wù)于員工，努力成為所有員工的知心朋友。在未來的一年里，辦公室的工作計劃安排如下： 1，進(jìn)一步做好員工考核工作。嚴(yán)格遵守考核規(guī)則，認(rèn)真審查各部門提 交的申報表格。我們鄭重承諾及時整理提交數(shù)據(jù)，定期公布審批結(jié)果，嚴(yán)格履行公平、公開、合理、透明的工作原則。同時，我們會廣泛吸取廣大員工對于該制度的意見和建議，積極調(diào)整和改進(jìn)工作方式和方法，努力發(fā)揮該制度的獎懲作用。 20 2．協(xié)調(diào)公司各部門的日常工作。公司各部門的工作都具有一定程度的獨(dú)立性，但在許多重大活動的組織和協(xié)調(diào)過程中卻需要彼此間的共同參與和緊密合作。而辦公室作為日常信息的主要集散部門，有責(zé)任也有熱情協(xié)調(diào)各機(jī)構(gòu)的日常工作并且積極參與他們所組織的各項活動，及時為他們提供相關(guān)信息和人員方面的幫助。 建立公司工 作檔案。該檔案會詳細(xì)記錄辦公室組織的各項活動及員工的反饋意見，其中會對辦公室組織的重大活動予以詳細(xì)記錄，從而積累辦公室的工作經(jīng)驗，服務(wù)于公司的長遠(yuǎn)發(fā)展。我們還會通過公司的主頁，定期向員工公布辦公室工作的進(jìn)展情況。 設(shè)立辦公室意見箱。此舉目的在于廣泛收集員工對公司日常工作的意見，從而改進(jìn)辦公室的工作質(zhì)量和效率。對于其中的真知卓見，我們會予以采納和實施。對員工們提出一切與工作或生活相關(guān)的問題，我們將通過辦公室櫥窗定期予答復(fù)。 十五、 怎樣寫工作總結(jié) 1．什么是總結(jié) 總結(jié)是國家機(jī)關(guān)、社會團(tuán)體、企事業(yè)單位對前一 階段工作實踐活動進(jìn)行全面回顧、檢查、分析、評判，從理論認(rèn)識的高度概括經(jīng)驗教訓(xùn)，以明確努力方向，指導(dǎo)今后工作的一種機(jī)關(guān)事務(wù)文件。 總結(jié)的種類有很多，按內(nèi)容可分為綜合性總結(jié)（全面總結(jié)）和專題性總結(jié) (經(jīng)驗總結(jié) )；按性質(zhì)可分工作總結(jié)、教學(xué)總結(jié)、學(xué)習(xí)總結(jié)等；按時間可分為月份總結(jié)、季度總結(jié)、年度總結(jié)等。 總結(jié)格式 (1)標(biāo)題 總結(jié)的標(biāo)題形式很多。由單位名稱、時間、主要內(nèi)容、文種組成，如《市工業(yè)局 20xx年工作總結(jié)》。不出現(xiàn)單位名稱，但總結(jié)的標(biāo)題不同于其他文體，它一般要標(biāo)明時間、寫明總結(jié)的內(nèi)容，如《 20xx年打擊 走私工作總結(jié)》。 還有的總結(jié)采用雙標(biāo)題。正標(biāo)題點(diǎn)明文章的主旨或重心，副標(biāo)題具體說明文章的內(nèi)容和文種，如《構(gòu)建下崗人員再就業(yè)新機(jī)制 —— 市開展市場經(jīng)濟(jì)和實踐與總結(jié)》。 (2)正文 總結(jié)正文的結(jié)構(gòu)由前言、主體、結(jié)尾組成。 前言，即正文的開頭，一般簡明扼要地概述基本情況，交代背景，點(diǎn)明主旨或說明成績，為主體內(nèi)容的展開做必要的鋪墊。 主體，這是總結(jié)的核心部分，其內(nèi)容包括做法和體會，成績和問題，經(jīng)驗和教訓(xùn)等。這一部分要求在全面回顧工作情況的基礎(chǔ)上，深刻、透徹地分析取得成績的原因、條件、做法、以及存在問題的根源和教訓(xùn) ，揭示工作中帶有規(guī)律性的東西。回顧要全面，分析要透徹。不同類型的總結(jié)，內(nèi)容有所側(cè)重，全面性總結(jié)其主體包括兩個層次，即成績和經(jīng)驗，存在的問題和教訓(xùn)。對于一般的工作總結(jié)，重點(diǎn)放在成績和經(jīng)驗上。 總結(jié)正文的結(jié)構(gòu)，主要采用邏輯結(jié)構(gòu)形式。全面性總結(jié)是根據(jù)過去一段工作中的成績和問題，或經(jīng)驗教訓(xùn)的內(nèi)在聯(lián)系去組織材料。專題性總結(jié)以經(jīng)驗為軸心去組織材料。 結(jié)尾，可以概述全文，可以說明好經(jīng)驗帶來的效果，可以提出今后努力方向或改進(jìn)意見。 (3)尾部，包括署名和時間兩項內(nèi)容。如果標(biāo)題中已有署名，這里可不再寫。 3．撰寫注意事項 （ 1）首先要有實事求是的態(tài)度。工作總結(jié)中，常常出現(xiàn)兩種傾向：一種是好大喜功，搞浮夸，只講成績，不談問題；另一種是將總結(jié)寫成了“檢討書”，把工作說成一無是處。這兩種都不是實事求是的態(tài)度?？偨Y(jié)的特點(diǎn)之一是如實地、一分為二地分析、評價自己的工作、對成績，不要夸大；對問題，不要輕描淡寫。 （ 2）總結(jié)要寫得有理論價值。一方面，要抓主要矛盾，無論談成績還是談存在問題，都不要面面俱到。另一方面，對主要矛盾要進(jìn)行深入細(xì)致的分析，談成績要寫清怎么做，為什么這樣做，效果如何，經(jīng)驗是什么；談問題，要寫清是什么問題，為什么會出現(xiàn) 這種問題，其性質(zhì)是什么，教訓(xùn)是什么，這樣 21 的總結(jié)，才能對前一段的工作有所反思，并由感性認(rèn)識上升到理性認(rèn)識。 (3)總結(jié)要用第一人稱。即要從本單位、本部門的角度來撰寫。表達(dá)方式以敘述、議論為主，說明為輔，可以夾敘夾議。 (4)總結(jié)的結(jié)尾有以下同種形式： 一是宣告性。宣告會議結(jié)束。 二是總結(jié)性。對會議的情況、收獲、意義進(jìn)行總結(jié)和評估。 三是鼓動性。通過鼓舞人心的語言、熱情洋溢的號召、充滿感情的祝愿，把大家的情緒激發(fā)出來，把會議再次推向高潮以致圓滿結(jié)束。四是延續(xù)性。對會議精神的貫徹落實提出要求，做出安排， 使后續(xù)行動能夠跟上，以保證會議取得良好的實際效果。 【范文】 20xx 年辦公室工作總結(jié) （一）進(jìn)一步加強(qiáng)制度建設(shè)，提高機(jī)關(guān)辦公效率在去年制訂了一系列內(nèi)部管理制度的基礎(chǔ)上，今年針對工作中存在的問題，進(jìn)一步加強(qiáng)制度建設(shè)制度。為了加強(qiáng)科委機(jī)關(guān)行政事類經(jīng)費(fèi)使用與管理，制訂了《 20xx 年科委機(jī)關(guān)行政事業(yè)經(jīng)費(fèi)使用暫行辦法》；最近為進(jìn)一步加強(qiáng)財務(wù)制度管理，又重申并制定了《市科委財務(wù)管理規(guī)定》；此外，為加強(qiáng)印章管理，制定了《關(guān)于寧波市科委印章使用管理規(guī)定 }等一批加強(qiáng)內(nèi)部管理的規(guī)章，從而進(jìn)一步促進(jìn)了科委的內(nèi)部管理。 (二 )努力做好宣傳工作，增加科技工作的顯示度為了宣傳“科教興市”，辦好“一報二網(wǎng)三刊”，使科技宣傳工作取得了較好的成績。今年已完成《寧波科技信息》 80 多期，新創(chuàng)辦了《寧波科技內(nèi)參》， 目前已刊出 4 期。與些同時，積極向國家科技部，省科技廳報送信息，有 30 多篇被省科技廳《科技進(jìn)步動態(tài)》采用； （三）精益求精認(rèn)真辦文，使科委保持良好的對外形象 20xx 年辦公室審核下發(fā)的各種文件有 280多個，平均每個工作日就有 11 個文件下發(fā)。為了保證發(fā)出去的文件質(zhì)量，我們認(rèn)真學(xué)習(xí)有關(guān)文件，并虛心向市政府辦公室秘書處的同志請教，爭 取他們的指導(dǎo)。此外，處理了大量的來文來函，至 20xx 年 12 月 5 日，共處理來文來函 1660 件。處理市委、市政府領(lǐng)導(dǎo)批示 69 件，另有市委、市政府督查辦督查件 10 件，群眾來信 17 件。以上基本上件件都有著落。 (四 )認(rèn)真處理群眾來信來訪，確保一方平安今年一度因個別基層單位內(nèi)部改革，來信來訪較多，我們起草制定了《市科委關(guān)于進(jìn)一步重視和加強(qiáng)信訪工作的意見》，要求各支部加大領(lǐng)導(dǎo)力度，把新時期信訪工作作為“一把手工程”來抓；加強(qiáng)對黨員干部的教育管理；并對信訪工作采取了目標(biāo)管理。 之后，直屬單位群眾的上訪事件得到了遏制，確 保了一方平安。 (五 )任勞任怨做好文秘工作 文秘工作是辦公室的一項重要工作。隨著科教興市的不斷深入和市領(lǐng)導(dǎo)對科技工作的進(jìn)一步關(guān)心，以及科委形象的改善，科委的文字工作量也比往年有大幅度增長。并且不少文章教是要求高，任務(wù)急，必須經(jīng)反反復(fù)復(fù)多次修改才能定稿。 （六）組織完成住房普查，為貨幣化分房打好基礎(chǔ)組織完成了科委系統(tǒng)住房普查工作。根據(jù)國家、省、市有關(guān)文件精神，為了解我市干部、職工住房的基本情況，建立于部、職工的住房檔案，為深化住房制度改革，實施住房分配貨幣化，做好基礎(chǔ)； （七）認(rèn)真負(fù)責(zé)熱情周到地做好各項接待 任務(wù) 接待工作是辦公室一項必不可少的工作，接待工作的熱情周到與否直接影響我委和寧波市在全國的形象。近年來，我委的接待任務(wù)可謂十分繁重，據(jù)不完全統(tǒng)計，僅至今年五月份以來，我們就接待了上海市科委、深圳市科委等近 30 家年科委的考察團(tuán)來我委考察學(xué)習(xí)與交流。除此之外，還有國家科技部、中科院等單位的領(lǐng)導(dǎo)頻繁來寧波。我們總是以熱情負(fù)責(zé)的態(tài)度接待好每一批客人，并積極地為客人準(zhǔn)備好各種所需的材料，楊小剛同志因此也經(jīng)常加班加點(diǎn)，從未發(fā)生過任何差錯。 回顧一年來我們辦公室做了大量的工作，但還存在不少的問題有待進(jìn)一步克服。 如科委內(nèi)部各項制度還有待進(jìn)一步健全，有的雖然制訂了，但是貫徹執(zhí)行卻不如人意；在做好領(lǐng)導(dǎo)的參謀方面還要作更大 22 的努力；內(nèi)部管理還需進(jìn)一步加強(qiáng)，個別同志工作中就輕怕重的現(xiàn)象還時有發(fā)生。這些都需要在新的一年里加以改進(jìn)和提高。 十六、怎樣寫介紹信 1．介紹信的涵義 介紹信是機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位用業(yè)向有關(guān)單位介紹前去聯(lián)系工作人員的情況與任務(wù)的一種專用信件，具有介紹與證明兩種作用。 2．介紹信的基本格式 (1)標(biāo)題 在第一行居中寫上“介紹信”三個字。 (2)稱謂 在第二行頂格寫明聯(lián)系單位或個人的名稱，稱呼后要加上冒號 。 (3)正文 介紹信的正文要另起一行，空兩格寫。介紹信的內(nèi)容要寫明如下幾點(diǎn)： 寫明被介紹者的姓名、年齡、政治面貌、職務(wù)等。如果不是只有一人還需注明人數(shù)。其中，政治面貌和被介紹者的年齡有時可以省略。寫明要接洽或聯(lián)系的事項，以及向接洽單位或個人所提出的要求等。要在正文的最后注明本介紹信的使用期限。 (4)結(jié)尾 介紹信的結(jié)尾要寫上“此致敬禮”等表示祝愿和敬意的話。 (5)署名 出具介紹信的單位名稱寫在正文右下方，并署上介紹信的成文日期，加蓋單位公章。這種介紹信寫好之后，一般裝人公文信封內(nèi)。信封的寫法同 普通信封的寫法相同。 3．撰寫注意事項 (1)書寫要工整，不許涂改。有涂改，要在涂改處加蓋公章。 (2)介紹信一般用毛筆或鋼筆書定，禁止使用鉛筆或紅色的墨水筆書寫。 【范文】 介紹信 x政介字 ( )號 茲介紹 x x x， x x x等二名同志，前往貴處聯(lián) 系 x x x事宜，敬請接洽并予以協(xié)助。 此致 敬禮 x x單位 (章 ) 年 月 日 十七、怎樣寫歡迎詞 1．歡迎詞的涵義 23 歡迎詞是指行政機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位、社會團(tuán)體或個人在公共場合歡迎友好團(tuán)體或個人來訪時的講話稿。 2．歡 迎詞的格式 (1)標(biāo)題 歡迎詞的標(biāo)題格式一般有兩種：①由文種構(gòu)成，如《歡迎詞》；②由活動內(nèi)容和文種名稱構(gòu)成，如《在x x學(xué)術(shù)會上的歡迎詞》。 (2)正文 歡迎詞的正文一般分為開頭、中段、結(jié)尾三部分。 開頭，說明現(xiàn)場舉行的是何種儀式，發(fā)言者代表什么人向哪些來賓表示歡迎。如范文中的第一自然段。 中段，要闡述和回顧賓主雙方在共同的領(lǐng)域所持的共同立場、觀點(diǎn)、目標(biāo)、原則等，較具體地介紹來賓在各方面的成就及在某些方面作出的突出貢獻(xiàn)，同時要指出來賓本次到訪或光臨對增加賓主友誼及合作交流所具有的現(xiàn)實意 義和歷史意義。如范文第二自然段、第三自然段。 結(jié)尾，在結(jié)尾處再次向來賓表示歡迎，并表達(dá)自己對今后合作的良好祝愿。 (3)落款 署上致詞單位名稱、致詞者的身份、姓名。 3．撰寫注意事項 (1)感情要真摯，要得體地表達(dá)自己的原則立場。 (2)措辭要慎重，勿信口開河，同時要注意尊重對方的風(fēng)俗習(xí)慣。 (3)語言要精煉、熱情、友好、溫和、禮貌。 (4)篇幅宜簡短精悍，言簡意賅。 【范文】 在歡迎外商酒宴上的致詞 彼特先生、彼特夫人、各位朋友： 在金秋時節(jié)，羌國 x x x公司董事長彼特先生與夫人不遠(yuǎn)萬里來到我們 公司考察合作項目，我們感到非常高興。今天，我們能在這里歡迎遠(yuǎn)道而來的客人彼特先生與夫人，感到十分榮幸。彼特先生與夫人一向關(guān)心我們公司的產(chǎn)品在美國市場的聲譽(yù)，并在多方面給予真誠的幫助，這次又親臨我們公司考察合作項目，這將進(jìn)一步增進(jìn)我們與美國 x x x公司的友誼，進(jìn)一步加強(qiáng)雙方的合作。 我們相信，我們過去有長期良好合作的基礎(chǔ)，我們還將會愉快地進(jìn)行新的合作。在此，讓我們對彼特先生與夫人的到來，表示熱烈的歡迎 !