【正文】 后電話告知呈件人；采用書面形式的，銜接人應在銜接函上以書面形式回復、簽字認可后復印一份交給呈件人。 處理工作銜接函：銜接人接受銜接函上的內(nèi)容的，應按要求完成工作；銜接人對工作銜接函的內(nèi)容持有異議的，應立即與呈件人溝通，雙方達成一致后按達成的結(jié)果完成，雙方溝通后確不能達成一致意見的，應及時提交上級領(lǐng)導處理。 跟蹤工作銜接函：呈件人負責對工作銜接函的完成情況進行追蹤、督促和結(jié)果記錄。 保存工作銜接函：工作銜接函應編號存檔，便于查閱。工 作 銜 接 函 編號：銜接主題：銜接單位： 銜接人： 呈件單位： 呈件人： 呈件事由：呈件人簽字/時間： □緊急 □請答復 □請批示 □請審閱 □請傳閱完成時限： 回 復：對外公文管理制度1 總則，加強和維護公司對外的良好形象，特制定本制度。 本制度適用于以公司名義向政府主管部門、公司業(yè)務合作單位、公司客戶等傳遞的專項報告、函件等正式資料。2 程序 起草相關(guān)業(yè)務部門負責公文的起草。 審批 涉及部門分管事務的一般性公文，由該部門經(jīng)理審核、報企業(yè)發(fā)展部負責人批準。 涉及部門重大事務的公文，由該部門和企業(yè)發(fā)展部負責人審核、律師審核、報公司分管領(lǐng)導批準；，由該部門經(jīng)理會同公司法律顧問討論、審閱，然后報公司總經(jīng)理批準。 用印 須加蓋公司章的，由經(jīng)辦人填寫《用印申請單》，經(jīng)審核人和批準人在《用印申請單》上簽字后，由經(jīng)辦人將公文送至總經(jīng)理秘書處用印。 由公文起草部門將文件遞送至相關(guān)部門和人員。3 行文要求1） 符合國家法律、法規(guī)及有關(guān)規(guī)定；2） 情況屬實，觀點明確，條理清楚，層次分明，文字精練，書寫工整；3） 文字和標點符號正確，無錯、漏、不規(guī)范字；1） 文件標題一般用二號宋體字并加粗；2） 文件內(nèi)容一般用四號宋體，正文結(jié)束后落款發(fā)文單位，用漢字落行文時間；3） 文件中的數(shù)字，除發(fā)文字號、統(tǒng)計表、計劃表、序號、百分比、專用術(shù)語和其它必須用阿拉伯數(shù)碼者外，一般用漢字書寫，在同一文件中，數(shù)字的使用應前后一致；4） 引用文件須注明發(fā)文時間、機關(guān)和文號；5） 使用簡稱時，應先用全稱，并加以說明；6） 編文號：頁面左上角小四黑體文號：XXGH/XXXX/001（“XX公函“縮寫/年度/編號,XX代表公司簡稱的拼音首字母，如HX代表宏信。）7） 文件一般采用A4規(guī)格。（范本示例）文號：XXGH/2006/001關(guān)于 的報告XXXX：（單位全稱）（正文內(nèi)容）此致！XX公司（公司全稱）二○○六年三月二十三日接待管理制度 目的為了更好地樹立公司形象，規(guī)范員工禮儀行為，展示公司的管理風范，有次序、有步驟地做好來賓接待工作，使此項工作順利納入程序化管理軌道，特制定本辦法。 接待原則凡屬來公司參觀、訪問、學習、辦事及入駐研討工作的賓客，一律采用對口接待的辦法，誰接待、誰負責，熱情周到，貫徹始終。 接待級別規(guī)定及接待標準 重要接待：如政府或其他公司派人來本公司商量要事等，屬重要接待。事先安排本公司領(lǐng)導陪同，用餐標準定為一級（ 2000元 ），接待用車借用總經(jīng)理用車。 二級接待：相關(guān)業(yè)務部門來公司接洽工作事先安排部門經(jīng)理陪同，控制陪同人數(shù)，用餐標準定為二級（ 800元 ），接待用車借用公司公務車或部門經(jīng)理用車。 一般接待：事先安排陪同人員，控制陪同人數(shù)，用餐標準定為三級（ 500元 ），接待用車借用部門經(jīng)理用車。 重要接待任務規(guī)定。根據(jù)來賓的基本情況（包括所在單位、姓名、性別、職務及人數(shù)，以及到達的日期和地點），擬出接待計劃和日程安排的初步意見，一并報請領(lǐng)導批示。 在條件許可的情況下，為來賓安排一些必要的文化娛樂活動和體育活動，并安排好陪同人員。 事先征詢來賓意見，預訂、預購返程車船或飛機票。5. 接待禮儀 對來訪者，應起身握手相迎，對上級、長者、客戶來訪，要起身上前迎候。對于不是第一次見面的同事、員工，可以不起身。 不能讓來訪者坐冷板凳。如果自己有事暫不能接待來訪者，要安排助理或相關(guān)人員接待客人。不能冷落了來訪者。 認真傾聽來訪者的敘述。來訪者都是為有事而來，因此要盡量讓來訪者把話說完，并認真傾聽。 對來訪者的意見和觀點不要輕率表態(tài)，應思考后再作答，對一時不能作答的，要約定一個時間后再聯(lián)系。 對能夠馬上答復的或立即可辦理的事，應當場答復，迅速辦理，不要讓來訪者等待，或再次來訪。 正在接待來訪者時，有電話打來或有新的來訪者，應盡量讓助理或他人接待，以避免中斷正在進行的接待。 對來訪者的無理要求或錯誤意見，應有禮貌地拒絕，而不要刺激來訪者，使其尷尬。 要結(jié)束接待，可以婉言提出借口，也可用起身的體態(tài)語言告訴對方本次接待就此結(jié)束。 公司門衛(wèi)要注重保安人員形象，對客人出入要致禮，如發(fā)現(xiàn)客人中有違反公司規(guī)定行為，要禮貌檢查和制止，并確保不出現(xiàn)騷亂現(xiàn)象，同時向企業(yè)發(fā)展部經(jīng)理報告。6. 接待人員要保守公司秘密，未經(jīng)部門經(jīng)理同意，不得讓客人隨意查閱資料和超規(guī)定范圍介紹公司情況，如客人提出超范圍要求，接待人員應婉言謝絕，在特殊情況下，須請示部門經(jīng)理。辦公設施、物資管理制度1． 目的為規(guī)范管理辦公設施與物資，提高工作效率，特制定本制度。2．適用范圍 適用于總公司辦公設施和物資的管理； 各項目公司應根據(jù)本制度的規(guī)定制定相應的辦公設施、物資管理制度。3．辦公物資管理辦法 辦公物資的分類根據(jù)價值及使用年限不同，辦公物資分為低值易耗品與固定資產(chǎn)兩類。 低值易耗品的管理 低值易耗品范圍 本辦法管理之低值易耗品范圍為公司辦公用品、印刷品等； 其他物品根據(jù)具體情況可列入本辦法管理范圍；. 日常管理 低值易耗品的采購、管理由企業(yè)發(fā)展部負責，核算監(jiān)督由財務審計部負責； 企業(yè)發(fā)展部設物品入出庫單、物品明細帳和庫存統(tǒng)計表進行管理。申購人填寫物品申購單申購部門經(jīng)理簽字企業(yè)發(fā)展部審批財務審計部進行預算審核權(quán)限人批準企業(yè)發(fā)展部進行物品采購入庫. 低值易耗品的申購流程. 低值易耗品的領(lǐng)用與管理 在庫物品由企業(yè)發(fā)展部負責指定專人管理。 在庫物品，按月盤點，在每月25日前填寫該月庫存統(tǒng)計表，注明盈虧值，說明原因，報財務檢核。 領(lǐng)用辦公用品須填寫辦公用品領(lǐng)料單。公司對員工領(lǐng)用物品費用進行內(nèi)部財務核算，并進行成本效益綜合評價。 貴重辦公用品（如計算器）等，須經(jīng)部門經(jīng)理批準后才能領(lǐng)用。 貴重用品報廢時應由使用部門填寫情況說明，交企業(yè)發(fā)展部、財務部門審核注銷；員工調(diào)離，須與企業(yè)發(fā)展部進行物品交接，否則按規(guī)定折價賠償。 企業(yè)發(fā)展部應定期統(tǒng)計物品采購、庫存、發(fā)放、使用情況。在保證辦公效率前提下，盡量使庫存資金最小化，壓縮行政費用。4．固定資產(chǎn)管理 固定資產(chǎn)的范圍： 任何單價超過人民幣2000元或使用價值超過1年以上的辦公物資均屬于固定資產(chǎn)。 日常管理 固定資產(chǎn)的購置由企業(yè)發(fā)展部負責，日常管理由使用部門負責, 核算監(jiān)督由財務審計部負責； 企業(yè)發(fā)展部設物品明細帳、庫存統(tǒng)計表、維修臺帳進行管理。 固定資產(chǎn)購置程序。 固定資產(chǎn)根據(jù)人員配置及工作需求進行購買, 原則上不設庫存。 固定資產(chǎn)的申購流程如下：財務制訂固定資產(chǎn)總額預算，報總經(jīng)理批準各部門提出本部門固定資產(chǎn)購置申請，并附費用預估財務審計部進行預算審核企業(yè)發(fā)展部審批權(quán)限人批準固定資產(chǎn)購置驗收登記 固定資產(chǎn)的領(lǐng)用 固定資產(chǎn)的領(lǐng)用人為使用者所在部門的部門經(jīng)理； 固定資產(chǎn)的維護與維修 固定資產(chǎn)的日常維護與保養(yǎng)由使用人負責； 固定資產(chǎn)發(fā)生任何故障，使用人或領(lǐng)用人應立即向企業(yè)發(fā)展部報告； 企業(yè)發(fā)展部將報修情況記錄在維修臺帳上，同時通知維修人員前來維修； 維修結(jié)束后, 報修人須在維修臺帳上簽字予以確認。 固定資產(chǎn)的賠償 各部門發(fā)生故意或過失丟失、損傷、損毀固定資產(chǎn)等情形，由公司過錯責任認定組確定損失金額，由相關(guān)部門經(jīng)理負全部賠償責任。 發(fā)生故意或過失丟失、損傷、損毀固定資產(chǎn)等情形，有直接責任人的，由部門主管和直接責任人共同承擔賠償責任。責任大小的劃分由公司過錯責任認定組決定，并報分管領(lǐng)導核準。 以下情形不負賠償責任1） 固定資產(chǎn)正常損耗、故障；2） 固定資產(chǎn)已滿折舊年限的；3） 其他公司認為不應賠償并報董事長核準的。 固定資產(chǎn)的報廢 固定資產(chǎn)使用效率不能滿足工作需求、失去使用價值或已滿折舊年限的，可以申請報廢 固定資產(chǎn)的報廢由領(lǐng)用部門提出申請，企業(yè)發(fā)展部、財務管理部門予以審核，最后經(jīng)總經(jīng)理批準。 報廢后固定資產(chǎn)由企業(yè)發(fā)展部負責處理。5．名片管理辦法 名片格式 公司名片格式統(tǒng)一化，由項目策劃部負責按照公司VI標準進行格式設計。 名片印制程序 企業(yè)發(fā)展部統(tǒng)一負責對外印制名片的印刷業(yè)務。 名片印制主要審查名片的職務、職稱是否相符，因工作需要可以使用比實際較高的職務頭銜，但須報企業(yè)發(fā)展部審核、公司領(lǐng)導批準。 名片英文使用須符合國際慣例和規(guī)范要求。 名片增印需提前一周向企業(yè)發(fā)展部提出申請. 名片使用 掌握名片遞送禮儀和交換規(guī)則。、客戶名片須在公司共同使用，不得占為己有。6．員工工作牌管理辦法 工作牌由企業(yè)發(fā)展部統(tǒng)一制作，并登記發(fā)放。 員工離職或離任應將工作牌交回企業(yè)發(fā)展部。 工作牌一律佩戴于上衣左上方，不得以外衣遮蓋，違者以未佩工作牌處理。 上班時間，員工應于辦公場所佩戴工作牌。 工作牌有遺失或損壞，應通知企業(yè)發(fā)展部補發(fā)，每枚扣繳費用20元；因公損壞時經(jīng)部門經(jīng)理證明后，由企業(yè)發(fā)展部補發(fā)。，視情節(jié)輕重予以適當處罰： 利用工作牌在外進行不正當行為者； 將工作牌借給非本公司員工，而在外破壞本公司名譽或肇事者；，并由企業(yè)發(fā)展部負責督導。7．電話管理辦法 電話的管理由企業(yè)發(fā)展部歸口負責。使用由各部門經(jīng)理進行督導與控制。 電話使用須知： 時間以三分鐘為佳，自我控制。 注意禮節(jié)，長話短說，簡潔扼要。 禁止拔打私人長途電話。 手機使用須知: 適用范圍:享受公司通訊費者。 每天(含節(jié)假日)9:0022:00須保持手機開機狀態(tài)。 來電必須接聽, 如確有特殊情況不能接聽者, 須于第一時間回電。 及時繳納話費, 不得出現(xiàn)因欠費而停機的狀況。 外出時,不得將手機轉(zhuǎn)移至無法接聽的座機。 總經(jīng)理秘書和總經(jīng)理司機必須保持24小時開機。 電話出現(xiàn)使用故障無法及時解決的，由電話使用人向企業(yè)發(fā)展部報修。8．計算機管理 計算機系統(tǒng)的安全保密管理，實行源頭控制、歸口管理、責任落實的原則。，并對各部門開展該項工作進行指導。各部門經(jīng)理負責本部門信息化工作，同時指定專人承擔計算機管理工作。 計算機的保密管理 未經(jīng)許可，外單位及個人均不得使用公司計算機及網(wǎng)絡設備。 除相關(guān)責任人外，其它人不得在因特網(wǎng)上發(fā)布與公司有關(guān)的資料和信息。 公司工作人員不得用裝有公司保密資料、有關(guān)文件的光、磁介質(zhì)在其他單位的計算機設備、網(wǎng)絡上進行操作。 公司的所有員工必須對自己的OA系統(tǒng)登陸口令和密碼保密。 公司的遠程工作站應嚴格遵守遠程站操作的有關(guān)規(guī)定。 計算機的安全管理 計算機工作人員分門別類管理光、磁介質(zhì)和資料，標明密級標志，按時歸檔。 計算機操作人員應嚴格按照規(guī)范操作計算機，不得隨意安裝或刪除計算機軟件，嚴禁擅自拆卸或安裝計算機設備。 未經(jīng)許可，不得將外單位的光、磁介質(zhì)在公司計算機設備、網(wǎng)絡上使用，防止計算機病毒的傳播和擴散。 必須愛護計算機設備，確保計算機設備的整潔，不得有危害計算機設備的行為。不得在計算機旁放置磁性物件、水杯、煙灰缸；不得帶電拔插各種電纜線和輔助部件；下班后應及時關(guān)機，并切斷計算機和相關(guān)設備的電源。 計算機出現(xiàn)故障或需更換配件時，應及時報告企業(yè)發(fā)展部。 INTERNET網(wǎng)使用管理 上班時間所有員工不得瀏覽與工作無關(guān)的網(wǎng)站。 上班時間不得在網(wǎng)上聊天、玩在線游戲以及視頻點播。 不得下載網(wǎng)上來歷不明的軟件。 計算機病毒防治、檢查和清除工作。 各部門應利用網(wǎng)絡殺病毒軟件定期清除本部門計算機硬盤、軟盤上的病毒。對發(fā)現(xiàn)的新病毒或不能清除的病毒，應及時向企業(yè)發(fā)展部通報情況。 各部門新購、借入、借出后歸還或經(jīng)維修后的計算機及存儲設備在使用前必須經(jīng)過殺病毒處理，無病毒方可使用。 禁止在公司計算機上自行安裝游戲及與工作無關(guān)的各類軟件。 計算機有病毒不報告、不清除，造成嚴重后果，或故意制造計算機病毒進行破壞的部門和個人，將視情節(jié)輕重追究其責任人的行政、經(jīng)濟或刑事責任。 可以發(fā)布信息類型 公司發(fā)生的有報道價值的新聞、消息（如項目開盤、參觀接待、工程招投標、各種會議等正面報道）； 各項目的可以宣傳的銷售動態(tài)； 公司開展的各項活動情況； 可對外公布的工程進度； 客戶、業(yè)主、社會表揚信； 公司獲得的各項榮譽及各種稱號； 總經(jīng)理認為可以向外披露的信息，但必須經(jīng)總經(jīng)理簽字認可后方可發(fā)布。 未經(jīng)批準不得擅自發(fā)布的信息 公司財務資料； 公司納稅情況； 公司的經(jīng)營策略； 公司的營銷策劃方案； 公司將要實行，但尚未公開化的各種方案決策； 公司項目開發(fā)成本控制情況； 有可能社會給公司造成負面影響的各種信息。 處罰規(guī)定 凡違反以上規(guī)定，造成竊密、泄密和