【正文】 一般確定結(jié)束時間，再逐步推出各部分需要時間。 　　v 留有余地、應付突發(fā)任務 　　步驟三：確定關鍵路徑 　　時間上的關鍵路徑 　　繪制完網(wǎng)絡圖，可以很容易算出整個計劃的所需時間。同時，可以將整個開發(fā)計劃分解成若干個開發(fā)流水線（路線、路徑），每一條流水線都可以算出一個總持續(xù)時間，其中時間最長的一條路徑TMAX，我們稱為關鍵路徑。 　　技術上的關鍵路徑 　　某項任務采用的技術為關鍵技術，它的完成決定整個任務的完成時間，則該任務所在的路徑為技術上的關鍵路徑。 　　關鍵路徑是可以變化的 　　 計劃管理－－PERT 　　定義 　　PERT（網(wǎng)絡計劃評審技術）是以網(wǎng)絡圖的形式制定計劃，求得計劃的最優(yōu)方案，并據(jù)以組織和控制開發(fā)進程，達到預定目標的一種科學管理方法。 　　具體來講，網(wǎng)絡計劃評審技術是：首先，用網(wǎng)絡圖來表達一項開發(fā)計劃中各工作（階段、模塊等）的先后順序和相互關系；然后，通過計算找出計劃中關鍵工序和關鍵路線；第三，通過不斷改善網(wǎng)絡計劃，選擇最優(yōu)方案并付諸實施，最后，在計劃執(zhí)行過程中進行有效的控制和監(jiān)督，保證合理地使用人、財、物，按預定目標完成任務。 　　計劃要素 　?。?）PERT主要反映任務的時間、資源、配合、控制等。 　?。?）WBS主要反映任務的層次。 　　建議： 　?。?）先畫WBS,標明milestone（里程碑）時間及deadtime（截止時間） 　　（2）標明任務間關系 　?。?）再畫PERT 　　計劃要素 　　步驟一：先畫圖 　　首先不必注重美觀，主要弄清楚任務之間的相互關系。 　　步驟二：估計時間 　　v 工序時間=(a+4b+c)/6 　?。╝：最樂觀時間；b：期待時間；c：最悲觀時間） 　　v 倒推法：一般確定結(jié)束時間，再逐步推出各部分需要時間。 　　v 留有余地、應付突發(fā)任務 　　步驟三：確定關鍵路徑 　　時間上的關鍵路徑 　　繪制完網(wǎng)絡圖，可以很容易算出整個計劃的所需時間。同時，可以將整個開發(fā)計劃分解成若干個開發(fā)流水線（路線、路徑），每一條流水線都可以算出一個總持續(xù)時間，其中時間最長的一條路徑TMAX，我們稱為關鍵路徑。 　　技術上的關鍵路徑 　　某項任務采用的技術為關鍵技術，它的完成決定整個任務的完成時間，則該任務所在的路徑為技術上的關鍵路徑。 　　關鍵路徑是可以變化的第八章、不要讓別人浪費你的時間 不要讓別人浪費你的時間 　　 辦公室的打擾無可避免，電話、來訪、郵件等等，甚至有不少人對打擾提出了抱怨，同時也有無奈。 　　 對待打擾的方法有很多，有全面出擊來對付，也有消極地對應付，更有甚者是視而不見。全面出擊的人終會變得疲勞不堪，消極應付和視而不見的人終究會錯失良機或是貽誤大事…… 　　 那么究竟怎樣做才是我們的可取之道呢？——我們的策略是將被打擾的時間縮短，將其負面影響減至最少 。 　　 打電話的藝術 　　事先的約定與準備 　　 打電話約定時間和約定要求并不是什么新奇的概念，通過約定可以避免你在需要安靜工作的時候被不斷打擾、或是占線、或是接不到電話，更主要是避免電話中需要某些資料卻無法提供，從而造成時間的浪費。 　　保持簡短而明確的開場白 　　 平時我們在打電話為了聯(lián)絡感情的需要，在開場白中經(jīng)常會有一些寒喧，除了拜訪客戶、問候長輩等情況，比如“你最近很忙啊，在哪里發(fā)財啊”、“您身體還好吧、吃飯還行吧？”等，然而在辦公室場合就應該少有寒喧，盡量從工作角度出發(fā)，使用簡短而明確的開場白。 　　 假如你正在將電話打給某人，不妨開門見山：“你好，我是XXX，我給你打電話是因為……”或“你好，我是XXX，有這樣一件事需要……”等等；如果是某人打電話給你，你可以說“接到你的電話真高興，有什么事需要幫忙嗎？”或“你打電話來我真高興，能為你做點什么嗎？”或“好久沒有收到你的消息了，請問有什么事需要幫忙嗎？”等等。 　　控制通話時間、保持通話主題 　　 在我們打電話的時候，要注意做好適當?shù)挠涗?，以免掛下電話后忘記某些信息，又不得不重新?lián)系一次。另一個需要注意的就是：控制好打電話的時間并保持通話的主題。我們有許多人喜歡拿起電話就開始喋喋不休，而且經(jīng)常是缺乏主題。在這種情況下，你不妨直言：“你現(xiàn)在需要我們解決的問題是什么呢？”、“你的重點是什么？”、“你看我們今天的溝通/討論是不是這到這里呢？” 　　 雖然一次電話省下的時間可能只有2~3分鐘，但按照你每天接10個電話來算，每個月你就可以省下7~10個小時，一年就是就84~120個小時，這可是一段不少的時間呀！ 　　過濾電話 　　 你一定經(jīng)常遇到一些不想接的電話，這個時候你就需要“過濾電話”了。首先解釋你現(xiàn)在不能接電話的原因，如馬上要出門了、要去開會了、正在與主管或其它同事商宜工作了等等，但是在拒絕的時候一定要注意有禮貌，并約定回電或是對方再次來電的時間，在保證自己時間的前提下，同時不要給對象留下不良印象。 　　 當你被打斷時 　　 在前面的“時間管理的誤區(qū)”中，我們曾經(jīng)提到了如何接受請托，但是在我們被各種情況所打斷時，應該如何處理呢？ 　　來自上司的打斷 　　 來自上司的打擾最難控制，尤其是當你正在全心盡力地處理一項緊急而重要的事情時。不過，如果你就是一名上司，你還是應該首先想想，你是不是也會對下屬這樣呢？ 　　 以下是如何處理類似問題的一個實際例子和妙招： 　　 有一位職員，每當他應召支見上司時，他手上總是帶著一件仍待完成的工作：編寫一份報告、檢查報告草案、或者閱讀必要的資料等，一來可以利用在一旁等待上司打電話或是其他事務處理的時間，二來可以提醒上司自己的工作也是很忙的，希望可以盡快結(jié)束對話或事情的安排，三來還可以讓主管對他的工作態(tài)度留下深刻的印象。 　　來自下屬的打斷 　　 你不妨想想以下有關解決下屬打擾上司的各項問題： 　　（1）你是否曾經(jīng)訓練你的助理，將他人可能的打擾含集中起來，然后每天或每星期一次地向你匯報？ 　?。?）你是不是盡可能地把集體例會列為每日/周工作的一部分？ 　　（3）你是不是每天都會保留一段固定的時間，供下屬向你提出問題，同時在一旦發(fā)覺某些工作日程發(fā)生改變時，會告訴對方何時見面較合適？ 　?。?）你是不是曾經(jīng)鼓勵下屬以便條/郵件方式提出問題，而不必親自上門打擾你的工作？ 　?。?）你是不是立即向下屬回話，使他們不至于認為他們必須經(jīng)常打擾你，才能立刻獲得回應？ 　　來自同事的打擾 　　 在上司打擾的時候，你只能無奈地加以接受；而下屬在打擾你的時候，你可以將他的打擾方式加以定型化?？墒?，要處理同事或同級人員的打擾，恐怕必須多花一點心思才行。以下是你應該牢記的一些要點： 　?。?）雙方應事先達成共識。你應該力求對他們的要求保持熱心、同情以及隨時愿意加以協(xié)助的態(tài)度，可是，你更應該讓他們知道這么做往往會影響到你的工作效率。 　?。?）不要隨意打擾對方。你可以從容地、預先地與同事聯(lián)系你的要求、時間等，只有如此，你才有可能獲得相同的回報。 　?。?）想想為什么你的中斷情形無法受控：你不喜歡得罪他人？你喜歡參與每一件事？別人經(jīng)常來詢問你的意見，使你覺得自己很重要？你不善于結(jié)束他人的來訪？你讓別人習慣于經(jīng)常咨詢你的意見？你就是喜歡不斷地和他人交談？ 　　 如果你讓這些現(xiàn)象一直持續(xù)下去，你最后終究會一事無成。第九章、省時之道167。 省時之道 　　 有時我們經(jīng)常會聽到這樣的說詞：“等我有空再做”。這句話通常表示“等手上沒什么重要的事情時再做”。但事實上，沒有所謂“空”的時間。你可能有休閑時間，卻沒有“空”的時間。在休閑的時候，你也許會躺在游泳池邊盡情玩樂，但這絕不是“空”的時間。你的每一分鐘都很值錢。 　　 凡在事業(yè)上有所成就的人，都有一個成功的訣竅：變“閑暇”為“不閑”，也就是不偷清閑，不貪逸趣。愛因斯坦曾組織過享有盛名的“奧林比亞克科學院”，利用晚上休息的時間聚會，與會者總是手捧茶杯，邊飲茶，邊議論，后來相繼問世的許多科學創(chuàng)見，有不少產(chǎn)生于飲茶之余。實際上，有我們的生活和工作中，有不少時間是零碎的，還有一些時間是用來等待的，浪費的時間可以用數(shù)以萬計來說明是并不過分的。所以，除了能夠認識到時間管理的誤區(qū)和掌握一些基本的技巧外，我們還要向大家推薦一些省時之道。 　　 等待的時候做什么 　　 在一天的活動時間里，你可能常常不管如何精密規(guī)劃的情況下，還是必須等待。乍看之下，這些時間可能永遠無法追回；當你忙得不可開交而又必須等待的時候，你的失望只會增加而不會減少。以下是如何利用無奈或無聊時間的些建議。 　　 去看醫(yī)生時帶一本書，這樣你就不必看他們的雜志或其它無益的東西。一位參加某個研討會的公共關系主管告訴與會學員，他在電話旁邊放了一疊閱讀資料，每次在等對方接電話時便可以翻閱。一位必須在機場花很多時間的業(yè)務員說：“每次在下飛機去領行李的路上，我就停下來打公共電話，等我打完電話時，行李也已經(jīng)出來了。只要能夠利用，任何時間都不要浪費?！?　　 不管在什么地方，齊格每次在排隊等候時，他總會盡量帶一些東西去看。美國人琳達自己開了一家顧問公司，一年約受理130個案子，她每年旅行各地，有很多時間是在飛機上度過的。琳達相信和客戶維持良好的關系是很重要的，所以她常利用在飛機上的時間寫短箋給他們。她說：“我已經(jīng)無法自撥了，這樣做讓我非常愉快?！币淮危晃煌瑱C的旅客在等候提取行李的時和她攀談，他說：“我在飛機上注意到你，在2小時48分鐘里，你一直在寫短箋，我敢說你的老板一定以你為榮?！绷者_回答：“我就是老板?！?　　 不管你多么有效率，總是有人讓你等待：你可能錯過公車、地鐵、飛機，碰上出其不意的中途休息；你也許已經(jīng)盡可能地小心計劃每一件事，但是你可能意外地被困在機場。許多高成就者在這種情況下所做的事情是： 　　帶本書看；寫點東西；修改報告；檢查語音郵件；打電話；用錄音機口述信件等。 　　 逆勢操作 　　 什么是逆勢操作？在華爾街，逆勢操作者就是當多數(shù)人都在買股票時賣股票，而大多數(shù)人都在賣股票時買股票的人；如果每個人都在觀望，逆勢操作者則瘋狂地大買大賣。1980年，美國人肯庫珀寫了一本書名相當吸引人的書：《一直左轉(zhuǎn)》。這本書的要旨是：“遠離高峰時刻，避免一窩蜂?！?　　將逆勢操作運用在時間管理上，就意味著當別人沒有在做某件事的時候，你就去做，這樣可以省下許多等待的時間。 　　 逆勢操作者會在沒有人排隊的時候去兌現(xiàn)支票、采購，所以他們不會在周五下午去兌現(xiàn)支票，也不會在周五晚上進超市，而會選在晚上11點或早上7點逛逛24小時開放的超市。 　　 逆勢操作者退房的時間與其他人不同，他們會選擇旅館自動退房的方式：如果你可以在人潮多起來之前就退房，你就不應該在早上9點、10點時去排長龍。 　　 在辦公室里，逆勢操作者會在中午大多數(shù)職員外出午餐時，使用傳真或復印機。 　　 逆勢操作者會在人潮涌入餐廳前或人潮散去后去吃飯，等等。 　　 追求互賴模式 　　 假設有人向你挑戰(zhàn)比試腕力，時間限定在60秒內(nèi)，比賽規(guī)則是扳倒對方次數(shù)越多者便是贏家，而旁觀的另一人愿意提供贏家一角錢。雙方各就各位后，一場激戰(zhàn)即將展開。 　　1 為了說明的方便，請你假設一開始那人便把你扳倒，但是他并不停在那兒，反而立即放松施加的壓力，讓你把他扳倒，接著他迅速反應，將你再度扳倒，而你基于以往的習慣全力抗拒。 　　 這時候你心中只有一個念頭：“我要贏！”你的肌肉緊張、全神貫注以至于眉頭緊鎖，但就在僵持不下的當兒，你和那人腦中突然靈光一閃，發(fā)現(xiàn)一個事實：你們現(xiàn)在已各贏了1角錢！倘若你讓他贏一回、接著他讓你贏一回、不斷相互扳倒，那么60秒結(jié)束，雙方都贏了超過1角錢……于是，你們兩個同心協(xié)力，不斷地進行你扳倒他、他扳倒你的動作，來回反復地互相扳倒對方的手臂。在60秒結(jié)束的那一刻，你們各賺了3塊錢，改寫了只有一人能獲得1角錢的局面。 　　 雙贏的精髓便是：人與人之間存在著合作的潛力，合作將能取得遠大于個人憑一已之力創(chuàng)造的成就。 　　 大多數(shù)人習慣以輸或贏來判斷自己的處境，“贏”便是代表其他所有人都得輸，運動場上非贏即輸?shù)慕侵?、學習成績的分布曲線在灌輸我們“少便是好”的思維，于是我們便通過這副非贏即輸?shù)难坨R看人生，倘若沒能喚醒內(nèi)在的知覺，只為了爭1角錢，一輩子拼個你死我活，卻從來不曾想過合作的手段，能為彼此賺更多錢。“贏”的真正意義是實現(xiàn)目標，所以若用合作代替競爭，便能在有效的時間或較短的時間里達成更多的目標、甚至有意想不到的收獲。 　　 結(jié) 束 語 　　好了，我們的教學內(nèi)容到這里就結(jié)束了。希望通過這次教學，能夠幫助各位對時間管理的概念、誤區(qū)和原則有一些基本而清楚的認識，同時還能夠在生活與工作中靈活地運用時間管理的方法和技巧。 　　最后，我們希望您能通過一點一滴的改進與積累，尋求合適的支點位置，不斷地擴大組織和個人的力量，促使生活品質(zhì)和工作品質(zhì)的改善，祝大家都有一個有意義、充滿快樂的人生！