【導(dǎo)讀】了解自己使用時(shí)間的方式和狀況?？s短別人干擾的時(shí)間。時(shí)間的判斷應(yīng)有彈性。至于時(shí)間，更不成問(wèn)題?！皶r(shí)間根本不夠用，公司股價(jià)節(jié)節(jié)下降，董事會(huì)和股東像一群蜜蜂一樣叮得我滿頭包；要想能夠真正地了解時(shí)間并且管理“時(shí)間”，我們有必要對(duì)時(shí)間的本質(zhì)有深刻的認(rèn)識(shí)。們都必須消費(fèi)時(shí)間，所以我們無(wú)法節(jié)流。因此，時(shí)間是無(wú)法取代的。了金錢(qián)，尚可賺回，但倘若揮霍了時(shí)間，任何人都無(wú)力挽回。“時(shí)間管理”所探索的是如何減少時(shí)間浪費(fèi)，以便有效地完成既定目標(biāo)。在格里看來(lái)，正確的管理的基礎(chǔ)是良好的時(shí)間管理?？磥?lái)我們要成為一個(gè)高效的時(shí)間管理者和職業(yè)人，減少時(shí)間浪費(fèi)的現(xiàn)象，確非易事。誤區(qū)，是指導(dǎo)致時(shí)間浪費(fèi)的各種因素。以下列出時(shí)間管理的五個(gè)誤區(qū)，請(qǐng)大家仔細(xì)閱讀并分

　　

【正文】 WBS的分解結(jié)構(gòu)是否合適 v 分解后的活動(dòng)在邏輯上是否能形成一個(gè)大的活動(dòng) v 是否集成了所有的關(guān)鍵因素 v 邏輯上是否合理、清楚和簡(jiǎn)單 計(jì)劃管理－－ PERT 定義 PERT（網(wǎng)絡(luò)計(jì)劃評(píng)審技術(shù)）是以網(wǎng)絡(luò)圖的形式制定計(jì)劃，求得計(jì)劃的最優(yōu)方案，并據(jù)以組織和控制開(kāi)發(fā)進(jìn)程，達(dá)到預(yù)定目標(biāo)的一種科學(xué)管理方法。 具體來(lái)講，網(wǎng)絡(luò)計(jì)劃評(píng)審技術(shù)是：首先，用網(wǎng)絡(luò)圖來(lái)表達(dá)一項(xiàng)開(kāi)發(fā)計(jì)劃中各工作（階段、模塊等）的先后順序和相互關(guān)系；然后，通過(guò)計(jì)算找出計(jì)劃中關(guān)鍵工序 和關(guān)鍵路線；第三，通過(guò)不斷改善網(wǎng)絡(luò)計(jì)劃，選擇最優(yōu)方案并付諸實(shí)施，最后，在計(jì)劃執(zhí)行過(guò)程中進(jìn)行有效的控制和監(jiān)督，保證合理地使用人、財(cái)、物，按預(yù)定目標(biāo)完成任務(wù)。 計(jì)劃要素 （ 1） PERT主要反映任務(wù)的時(shí)間、資源、配合、控制等。 （ 2） WBS主要反映任務(wù)的層次。 建議： （ 1）先畫(huà) WBS,標(biāo)明 milestone（里程碑）時(shí)間及 deadtime（截止時(shí)間） （ 2）標(biāo)明任務(wù)間關(guān)系 （ 3）再畫(huà) PERT 計(jì)劃要素 步驟一：先畫(huà)圖 首先不必注重美觀，主要弄清 楚任務(wù)之間的相互關(guān)系。 第 19 頁(yè) 共 23 頁(yè) 步驟二：估計(jì)時(shí)間 v 工序時(shí)間 =(a+4b+c)/6 （ a：最樂(lè)觀時(shí)間； b：期待時(shí)間； c：最悲觀時(shí)間） v 倒推法：一般確定結(jié)束時(shí)間，再逐步推出各部分需要時(shí)間。 v 留有余地、應(yīng)付突發(fā)任務(wù) 步驟三：確定關(guān)鍵路徑 時(shí)間上的關(guān)鍵路徑 繪制完網(wǎng)絡(luò)圖，可以很容易算出整個(gè)計(jì)劃的所需時(shí)間。同時(shí)，可以將整個(gè)開(kāi)發(fā)計(jì)劃分解成若干個(gè)開(kāi)發(fā)流水線（路線、路徑），每一條流水線都可以算出一個(gè)總持續(xù)時(shí)間，其中時(shí)間最長(zhǎng)的一條路徑 TMAX，我們稱為關(guān)鍵路徑。 技術(shù)上的關(guān)鍵路徑 某項(xiàng)任務(wù)采用的技術(shù)為關(guān)鍵技術(shù)，它的完成決定整個(gè)任務(wù)的完成時(shí)間，則該任務(wù)所在的路徑為技術(shù)上的關(guān)鍵路徑。 關(guān)鍵路徑是可以變化的 計(jì)劃管理－－ PERT 定義 PERT（網(wǎng)絡(luò)計(jì)劃評(píng)審技術(shù)）是以網(wǎng)絡(luò)圖的形式制定計(jì)劃，求得計(jì)劃的最優(yōu)方案，并據(jù)以組織和控制開(kāi)發(fā)進(jìn)程，達(dá)到預(yù)定目標(biāo)的一種科學(xué)管理方法。 具體來(lái)講，網(wǎng)絡(luò)計(jì)劃評(píng)審技術(shù)是：首先，用網(wǎng)絡(luò)圖來(lái)表達(dá)一項(xiàng)開(kāi)發(fā)計(jì)劃中各工作（階段、模塊等）的先后順序和相互關(guān)系；然后，通過(guò)計(jì)算找出計(jì)劃中關(guān)鍵工序和關(guān)鍵路線； 第三，通過(guò)不斷改善網(wǎng)絡(luò)計(jì)劃，選擇最優(yōu)方案并付諸實(shí)施，最后，在計(jì)劃執(zhí)行過(guò)程中進(jìn)行有效的控制和監(jiān)督，保證合理地使用人、財(cái)、物，按預(yù)定目標(biāo)完成任務(wù)。 計(jì)劃要素 （ 1） PERT主要反映任務(wù)的時(shí)間、資源、配合、控制等。 （ 2） WBS主要反映任務(wù)的層次。 建議： （ 1）先畫(huà) WBS,標(biāo)明 milestone（里程碑）時(shí)間及 deadtime（截止時(shí)間） （ 2）標(biāo)明任務(wù)間關(guān)系 （ 3）再畫(huà) PERT 計(jì)劃要素 步驟一：先畫(huà)圖 首先不必注重美觀，主要弄清楚任務(wù)之間的 相互關(guān)系。 步驟二：估計(jì)時(shí)間 v 工序時(shí)間 =(a+4b+c)/6 （ a：最樂(lè)觀時(shí)間； b：期待時(shí)間； c：最悲觀時(shí)間） v 倒推法：一般確定結(jié)束時(shí)間，再逐步推出各部分需要時(shí)間。 v 留有余地、應(yīng)付突發(fā)任務(wù) 步驟三：確定關(guān)鍵路徑 時(shí)間上的關(guān)鍵路徑 繪制完網(wǎng)絡(luò)圖，可以很容易算出整個(gè)計(jì)劃的所需時(shí)間。同時(shí)，可以將整個(gè)開(kāi)發(fā)計(jì)劃分解成若干個(gè)開(kāi)發(fā)流水線（路線、路徑），每一條流水線都可以算出一個(gè)總持續(xù)時(shí)間，其中時(shí)間最長(zhǎng)的一條路徑 TMAX，我們稱為關(guān)鍵路徑。 技術(shù)上的 關(guān)鍵路徑 第 20 頁(yè) 共 23 頁(yè) 某項(xiàng)任務(wù)采用的技術(shù)為關(guān)鍵技術(shù)，它的完成決定整個(gè)任務(wù)的完成時(shí)間，則該任務(wù)所在的路徑為技術(shù)上的關(guān)鍵路徑。 關(guān)鍵路徑是可以變化的 第八章、不要讓別人浪費(fèi)你的時(shí)間 不要讓別人浪費(fèi)你的時(shí)間 辦公室的打擾無(wú)可避免，電話、來(lái)訪、郵件等等，甚至有不少人對(duì)打擾提出了抱怨，同時(shí)也有無(wú)奈。 對(duì)待打擾的方法有很多，有全面出擊來(lái)對(duì)付，也有消極地對(duì)應(yīng)付，更有甚者是視而不見(jiàn)。全面出擊的人終會(huì)變得疲勞不堪，消極應(yīng)付和視而不見(jiàn)的人終究會(huì)錯(cuò)失良機(jī)或是貽誤大事 ?? 那么究竟怎樣做才是我們 的可取之道呢？ —— 我們的策略是將被打擾的時(shí)間縮短，將其負(fù)面影響減至最少 。 打電話的藝術(shù) 事先的約定與準(zhǔn)備 打電話約定時(shí)間和約定要求并不是什么新奇的概念，通過(guò)約定可以避免你在需要安靜工作的時(shí)候被不斷打擾、或是占線、或是接不到電話，更主要是避免電話中需要某些資料卻無(wú)法提供，從而造成時(shí)間的浪費(fèi)。 保持簡(jiǎn)短而明確的開(kāi)場(chǎng)白 平時(shí)我們?cè)诖螂娫挒榱寺?lián)絡(luò)感情的需要，在開(kāi)場(chǎng)白中經(jīng)常會(huì)有一些寒喧，除了拜訪客戶、問(wèn)候長(zhǎng)輩等情況，比如 “ 你最近很忙啊，在哪里發(fā)財(cái)啊 ” 、 “ 您身體還 好吧、吃飯還行吧？ ” 等，然而在辦公室場(chǎng)合就應(yīng)該少有寒喧，盡量從工作角度出發(fā)，使用簡(jiǎn)短而明確的開(kāi)場(chǎng)白。 假如你正在將電話打給某人，不妨開(kāi)門(mén)見(jiàn)山： “ 你好，我是 XXX，我給你打電話是因?yàn)???”或 “ 你好，我是 XXX，有這樣一件事需要 ??” 等等；如果是某人打電話給你，你可以說(shuō) “ 接到你的電話真高興，有什么事需要幫忙嗎？ ” 或 “ 你打電話來(lái)我真高興，能為你做點(diǎn)什么嗎？ ” 或 “ 好久沒(méi)有收到你的消息了，請(qǐng)問(wèn)有什么事需要幫忙嗎？ ” 等等。 控制通話時(shí)間、保持通話主題 在我們打電話的時(shí)候，要注意做好適當(dāng)?shù)挠涗洠?以免掛下電話后忘記某些信息，又不得不重新聯(lián)系一次。另一個(gè)需要注意的就是：控制好打電話的時(shí)間并保持通話的主題。我們有許多人喜歡拿起電話就開(kāi)始喋喋不休，而且經(jīng)常是缺乏主題。在這種情況下，你不妨直言： “ 你現(xiàn)在需要我們解決的問(wèn)題是什么呢？ ” 、 “ 你的重點(diǎn)是什么？ ” 、 “ 你看我們今天的溝通 /討論是不是這到這里呢？ ” 雖然一次電話省下的時(shí)間可能只有 2~3分鐘，但按照你每天接 10個(gè)電話來(lái)算，每個(gè)月你就可以省下 7~10個(gè)小時(shí)，一年就是就 84~120個(gè)小時(shí)，這可是一段不少的時(shí)間呀！ 過(guò)濾電話 你一定經(jīng)常 遇到一些不想接的電話，這個(gè)時(shí)候你就需要 “ 過(guò)濾電話 ” 了。首先解釋你現(xiàn)在不能接電話的原因，如馬上要出門(mén)了、要去開(kāi)會(huì)了、正在與主管或其它同事商宜工作了等等，但是在拒絕的時(shí)候一定要注意有禮貌，并約定回電或是對(duì)方再次來(lái)電的時(shí)間，在保證自己時(shí)間的前提下，同時(shí)不要給對(duì)象留下不良印象。 當(dāng)你被打斷時(shí) 在前面的 “ 時(shí)間管理的誤區(qū) ” 中，我們?cè)?jīng)提到了如何接受請(qǐng)托，但是在我們被各種情況所打斷時(shí)，應(yīng)該如何處理呢？ 來(lái)自上司的打斷 來(lái)自上司的打擾最難控制，尤其是當(dāng)你正在全心盡力地處理一項(xiàng)緊急 而重要的事情時(shí)。不過(guò)，如果你就是一名上司，你還是應(yīng)該首先想想，你是不是也會(huì)對(duì)下屬這樣呢？ 第 21 頁(yè) 共 23 頁(yè) 以下是如何處理類似問(wèn)題的一個(gè)實(shí)際例子和妙招： 有一位職員，每當(dāng)他應(yīng)召支見(jiàn)上司時(shí)，他手上總是帶著一件仍待完成的工作：編寫(xiě)一份報(bào)告、檢查報(bào)告草案、或者閱讀必要的資料等，一來(lái)可以利用在一旁等待上司打電話或是其它事務(wù)處理的時(shí)間，二來(lái)可以提醒上司自己的工作也是很忙的，希望可以盡快結(jié)束對(duì)話或事情的安排，三來(lái)還可以讓主管對(duì)他的工作態(tài)度留下深刻的印象。 來(lái)自下屬的打斷 你不妨想想以下有關(guān)解決下屬打擾上 司的各項(xiàng)問(wèn)題： （ 1）你是否曾經(jīng)訓(xùn)練你的助理，將他人可能的打擾含集中起來(lái)，然后每天或每星期一次地向你匯報(bào)？ （ 2）你是不是盡可能地把集體例會(huì)列為每日 /周工作的一部分？ （ 3）你是不是每天都會(huì)保留一段固定的時(shí)間，供下屬向你提出問(wèn)題，同時(shí)在一旦發(fā)覺(jué)某些工作日程發(fā)生改變時(shí)，會(huì)告訴對(duì)方何時(shí)見(jiàn)面較合適？ （ 4）你是不是曾經(jīng)鼓勵(lì)下屬以便條 /郵件方式提出問(wèn)題，而不必親自上門(mén)打擾你的工作？ （ 5）你是不是立即向下屬回話，使他們不至于認(rèn)為他們必須經(jīng)常打擾你，才能立刻獲得回應(yīng)？ 來(lái)自同事 的打擾 在上司打擾的時(shí)候，你只能無(wú)奈地加以接受；而下屬在打擾你的時(shí)候，你可以將他的打擾方式加以定型化?？墒?，要處理同事或同級(jí)人員的打擾，恐怕必須多花一點(diǎn)心思才行。以下是你應(yīng)該牢記的一些要點(diǎn)： （ 1）雙方應(yīng)事先達(dá)成共識(shí)。你應(yīng)該力求對(duì)他們的要求保持熱心、同情以及隨時(shí)愿意加以協(xié)助的態(tài)度，可是，你更應(yīng)該讓他們知道這么做往往會(huì)影響到你的工作效率。 （ 2）不要隨意打擾對(duì)方。你可以從容地、預(yù)先地與同事聯(lián)系你的要求、時(shí)間等，只有如此，你才有可能獲得相同的回報(bào)。 （ 3）想想為什么你的中斷情形無(wú)法受控 ：你不喜歡得罪他人？你喜歡參與每一件事？別人經(jīng)常來(lái)詢問(wèn)你的意見(jiàn)，使你覺(jué)得自己很重要？你不善于結(jié)束他人的來(lái)訪？你讓別人習(xí)慣于經(jīng)常咨詢你的意見(jiàn)？你就是喜歡不斷地和他人交談？ 如果你讓這些現(xiàn)象一直持續(xù)下去，你最后終究會(huì)一事無(wú)成。 第九章、省時(shí)之道 167。 省時(shí)之道 有時(shí)我們經(jīng)常會(huì)聽(tīng)到這樣的說(shuō)詞： “ 等我有空再做 ” 。這句話通常表示 “ 等手上沒(méi)什么重要的事情時(shí)再做 ” 。但事實(shí)上，沒(méi)有所謂 “ 空 ” 的時(shí)間。你可能有休閑時(shí)間，卻沒(méi)有 “ 空 ” 的時(shí)間。在休閑的時(shí)候，你也許會(huì)躺在游泳池邊盡情玩樂(lè)，但這絕不是 “ 空 ” 的時(shí)間。 你的每一分鐘都很值錢(qián)。 凡在事業(yè)上有所成就的人，都有一個(gè)成功的訣竅：變 “ 閑暇 ” 為 “ 不閑 ” ，也就是不偷清閑，不貪逸趣。愛(ài) 因斯坦曾組織過(guò)享有盛名的 “ 奧林比亞克科學(xué)院 ” ，利用晚上休息的時(shí)間聚會(huì)，與會(huì)者總是手捧茶杯，邊飲茶，邊議論，后來(lái)相繼問(wèn)世的許多科學(xué)創(chuàng)見(jiàn)，有不少產(chǎn)生于飲茶之余。實(shí)際上，有我們的生活和工作中，有不少時(shí)間是零碎的，還有一些時(shí)間是用來(lái)等待的，浪費(fèi)的時(shí)間可以用數(shù)以萬(wàn)計(jì)來(lái)說(shuō)明是并不過(guò)分的。所以，除了能夠認(rèn)識(shí)到時(shí)間管理的誤區(qū)和掌握一些基本的技巧外，我們還要向大家推薦一些省時(shí)之道。 等待的時(shí)候做什么 在一天的活動(dòng)時(shí)間里，你可能常常不管如何精密規(guī)劃的情況下，還是必須等待。乍看之下，這些時(shí)間可能永遠(yuǎn)無(wú)法追回；當(dāng)你忙得不可開(kāi)交而又必須等待的時(shí)候，你的失望只會(huì)增加而不會(huì)減少。以下是如何利用無(wú)奈或無(wú)聊時(shí)間的些建議。 去看醫(yī)生時(shí)帶一本書(shū)，這樣你就不必看他們的雜志或其它無(wú)益的東西。 一位參加某個(gè)研討會(huì)的公共關(guān)系主管告訴與會(huì)學(xué)員，他在電話旁邊放了一疊閱讀資料，每次在等對(duì)方接電話時(shí)便可以翻閱。第 22 頁(yè) 共 23 頁(yè) 一位必須在機(jī)場(chǎng)花很多時(shí)間的業(yè)務(wù)員說(shuō)： “ 每次在下飛機(jī)去領(lǐng)行李的路上，我就停下來(lái)打公共電話，等我打完電 話時(shí)，行李也已經(jīng)出來(lái)了。只要能夠利用，任何時(shí)間都不要浪費(fèi)。 ” 不管在什么地方，齊格每次在排隊(duì)等候時(shí)，他總會(huì)盡量帶一些東西去看。美國(guó)人琳達(dá)自己開(kāi)了一家顧問(wèn)公司，一年約受理 130個(gè)案子，她每年旅行各地，有很多時(shí)間是在飛機(jī)上度過(guò)的。琳達(dá)相信和客戶維持良好的關(guān)系是很重要的，所以她常利用在飛機(jī)上的時(shí)間寫(xiě)短箋給他們。她說(shuō)： “ 我已經(jīng)無(wú)法自撥了，這樣做讓我非常愉快。 ” 一次，一位同機(jī)的旅客在等候提取行李的時(shí)和她攀談，他說(shuō)： “ 我在飛機(jī)上注意到你，在 2小時(shí) 48分鐘里，你一直在寫(xiě)短箋，我敢說(shuō)你的老板一定以你為榮。 ”琳達(dá)回答 ： “ 我就是老板。 ” 不管你多么有效率，總是有人讓你等待：你可能錯(cuò)過(guò)公車(chē)、地鐵、飛機(jī)，碰上出其不意的中途休息；你也許已經(jīng)盡可能地小心計(jì)劃每一件事，但是你可能意外地被困在機(jī)場(chǎng)。許多高成就者在這種情況下所做的事情是： 帶本書(shū)看；寫(xiě)點(diǎn)東西；修改報(bào)告；檢查語(yǔ)音郵件；打電話；用錄音機(jī)口述信件等。 逆勢(shì)操作 什么是逆勢(shì)操作？在華爾街，逆勢(shì)操作者就是當(dāng)多數(shù)人都在買(mǎi)股票時(shí)賣(mài)股票，而大多數(shù)人都在賣(mài)股票時(shí)買(mǎi)股票的人；如果每個(gè)人都在觀望，逆勢(shì)操作者則瘋狂地大買(mǎi)大賣(mài)。 1980年，美國(guó)人肯 庫(kù)珀 寫(xiě)了一本書(shū)名相當(dāng)吸引人的書(shū)：《一直左轉(zhuǎn)》。這本書(shū)的要旨是： “ 遠(yuǎn)離高峰時(shí)刻，避免一窩蜂。 ” 將逆勢(shì)操作運(yùn)用在時(shí)間管理上，就意味著當(dāng)別人沒(méi)有在做某件事的時(shí)候，你就去做，這樣可以省下許多等待的時(shí)間。 逆勢(shì)操作者會(huì)在沒(méi)有人排隊(duì)的時(shí)候去兌現(xiàn)支票、采購(gòu)，所以他們不會(huì)在周五下午去兌現(xiàn)支票，也不會(huì)在周五晚上進(jìn)超市，而會(huì)選在晚上 11點(diǎn)或早上 7點(diǎn)逛逛 24 小時(shí)開(kāi)放的超市。 逆勢(shì)操作者退房的時(shí)間與其它人不同，他們會(huì)選擇旅館自動(dòng)退房的方式：如果你可以在人潮多起來(lái)之前就退房，你就不應(yīng)該在早上 9點(diǎn)、 10點(diǎn)時(shí)去排 長(zhǎng)龍。 在辦公室里，逆勢(shì)操作者會(huì)在中午大多數(shù)職員外出午餐時(shí)，使用傳真或復(fù)印機(jī)。 逆勢(shì)操作者會(huì)在人潮涌入餐廳前或人潮散去后去吃飯，等等。 追求互賴模式 假設(shè)有人向你挑戰(zhàn)比試腕力，時(shí)間限定在 60秒內(nèi)，比賽規(guī)則是扳倒對(duì)方次數(shù)越多者便是贏家，而旁觀的另一人愿意提供贏家一角錢(qián)。雙方各就各位后，一場(chǎng)激戰(zhàn)即將展開(kāi)。 1 為了說(shuō)明的方便，請(qǐng)你假設(shè)一開(kāi)始那人便把你扳倒，但是他并不停在那