【正文】 略表同意 C略表不同意 D極不同意 （ 8）我經(jīng)常將重要工作安排在下午處理，或者攜回家里，以便在夜晚或周末處理它。 A非常同意 B略表同意 C略表不同意 D極不同意 （ 10）在著手處理一件艱難的任務之前，我喜歡清除桌上的每一個對象。總分小于 20分，表示你不是拖延者，你也許偶爾有拖延的習慣?？偡侄嘤?30分，表示你或許已患上嚴重的拖延毛病。 不擅處理不速之客的打擾。 泛濫的 “ 會議病 ” 困擾。 “ 雜亂的辦公桌顯示雜亂的心思 ” 是有道理 的。套用 “ 帕金森定律 ” —— “ 工作將被擴展，以便填滿可供完成工作的時間 ” ，我們也可以導出 “ 文件堆積定律 ” —— “ 文件的堆積將被擴展，以便填滿可供堆積的空間。 文件處置測驗 請快速地解答 以下十二個問題。 訂購文具后所取得的帳單。 第 7 頁 共 23 頁 來自上司的會議通知（下周一舉行會議）。 部屬交來的（或是你個人的）一份用于準備下一個月業(yè)務報告的有關資料。 一位你經(jīng)常接觸的人告知新地址及新電話號碼的 Email。 某管理顧問公司中寄來的出版物宣傳單，你認為其中一、兩本書也許值得訂購，但你無法確定是否真正值得訂購。 1人事部門發(fā)出的有關員工考核程序的函件。 假如你在以上十二個問題的前面寫上了兩個或兩個以上的 “ ？ ” ，則表示你仍欠缺一套完整的文件處置系統(tǒng)。有些人之所以能夠讓時間白白流逝而毫無悔痛之意，就象前面我們提到的 “ 小張 ” ，最根本的原因就是他個人缺乏進取意識，缺乏對工作和生活的責任感和認真態(tài)度。因此，我們要記取 “ 過去 ” ，把握 “ 現(xiàn)在 ” ，放眼 “ 未來 ” 。請善用它！ 時間管理的六項基本原則 通過前面的學習，我們對時間管理的概念和誤區(qū)已經(jīng)有了一個基本的認識，現(xiàn)在我們一起來探討時間管理的基本原則，只有對原則有了一個認識后，才有可能很 好地運用時間管理的技巧與方法。 原則之一：明確目標 第 8 頁 共 23 頁 目標刺激我們奮勇向上 在人生的旅途上，沒有目標就好象走在黑漆漆的路上，不知往何處去。 雖說目標能夠刺激我們奮勇向上，但是，對許多人來說， 擬定目標實在不是一件容易的事，原因是我們每天單是忙在日常工作上就已透不過氣，還哪來時間好好想想自己的將來 。因此，我們一定要做一個目標明確的人，生活才有意義。許多人在公司五年，卻沒有五年的經(jīng)驗，只能說有五年一次的經(jīng)驗。這些鯨魚在追逐沙丁魚時，不知不覺被困在一個海灣里，報道上說： “ 這些小魚把海上巨人引向死亡。 ” 美國作家福斯迪克說得好： “ 蒸汽或瓦斯只 是在壓縮狀態(tài)下，才能產(chǎn)生動力；尼亞拉加瀑布也要在巨流之后才能轉(zhuǎn)化成電力。 ”下面不妨讓我們一起看看 “ 賴嘉的故事 ” 。他的父母只有小學五年級的學歷，因此當賴嘉表示要上大學時，他的親友大多不表示支持，但賴嘉心意已決，最后果真成為家中唯一進大學的人。在接下來的 6年，他過著得過且過的生活，毫無人生目標。 有 一天，他拿起柯維的第一本著作《相會在巔峰》，從那時起，他對自己的看法完全改變，發(fā)現(xiàn)自己有不平凡的能力。的確，目標決定我們的將來。在遭到第二次拒絕之后的某天，賴嘉無意間撞見院長韓翠絲，他趁機向她剖明心志。 賴嘉一改過去的散漫態(tài)度，以信心堅定、目標明確、內(nèi)心無畏的姿態(tài)，重新踏入校門。經(jīng)過 2年零 3個月，即以優(yōu)異的成績 取得了學位，緊接著再邁向更高的目標。 從上面的例子我們可以看出， 有目標才有結(jié)果，目標能夠激發(fā)我們的潛能。 請記?。?成功完全是一種個人現(xiàn)象，只有你所完成的事情和你的 價值觀相符，你才會覺得成功。 第 9 頁 共 23 頁 在 1974年，美國著名證券經(jīng)紀人鄧尼斯是一個已干了 6年的證券經(jīng)紀人，以社會標準來看，他是美國中產(chǎn)階級分子的典范：他擁有一個美滿的婚姻、三個聰明伶俐的孩子、一棟房子、兩部車，但是患了潰瘍。他希望活得更扎實，但現(xiàn)在卻無法支配自己的命運，這使他覺得受挫。于是，他開始設立自己的目標。 1974年 4月，鄧尼斯辭去工作，賣掉車子當資金，以信用卡借款，開始在他的地下室生產(chǎn)業(yè)余無線電設備。他的許多朋友與親戚都以憂傷和驚慌的眼光看著他，斷定他發(fā)瘋了。 1975年 4月，公司搬到了俄亥俄州崔斯堡的廠房中。今天，鄧尼斯已是一家 資產(chǎn)數(shù)百萬元的工廠的股東與總裁。這就是一個不具體的目標。 有人曾經(jīng)做 過一個試驗，他把人分成兩組，讓他們?nèi)ヌ?。他對第一組說： “ 你們能夠跳過 。 ” 經(jīng)過練習后，讓他們分別去跳，由于第一組有具體的目標，結(jié)果第一組每個人都跳過 ，而第二組的人因為沒有具體目標，所以他們中大多數(shù)人只跳過了 1米，少數(shù)人跳過了 。 可衡量的： 任何一個目標都應有可以用來衡量目標完成情況的標準，你的目標愈明確，就能提供給你愈多的指引。房子要多大，是幾層樓？需要多少臥室？要木頭砌還是鋼筋水泥的？要多少平方？座落地點呢？你的預算呢？有了這些明確的標準，你才有可能順利地蓋好你的房子。多年前在美國進行了一項成就動機的試驗。在房間的一邊釘上一根木棒，給每個人幾個繩圈套到木棒上，離木棒的距離可以自己選擇。實驗者解釋這些人有高度的成就動機，他們通常不斷地設定具挑戰(zhàn)性但做得到的目標。 基于時間的： 任何一個目標的設定都應該考慮時間的限定，比如你說： “ 我一定要拿到律師證書。通常會體現(xiàn)在以下五個方面： 將有聯(lián)系的工作進行分類整理。 按排列順序進行處理。 由于工作能夠有計劃地進行，自然也就能夠看到這些工作應該 按什么次序進行，各哪些是可以同時進行的工作。 目標如何制訂，我們已在前面的內(nèi)容進行了說明；至于如何制訂并檢查計劃，我們會在后面的章節(jié)中詳細地闡述。行動是一件了不 起的事，我們請大家記?。? 切實實行你的計劃和創(chuàng)意，以便發(fā)揮它的價值，不管主意有多好，除非真正身體力行，否則永遠沒有收獲。 美國的成功學家格林演講時，時常對觀眾開玩笑地說，美國最大的快遞公司 —— 聯(lián)邦快遞，其實是他發(fā)明的。但是我們相信世界是至少還有一萬個和他一樣的創(chuàng)業(yè)家，也想到同樣的主意。當時格林曾經(jīng)想到，如果有人能夠開辦一個能夠?qū)⒅匾募?24小時之內(nèi)送到任何目的地的服務，該有多好！這想法在他腦海中駐留了好幾年 ?? 一直到有一個名叫弗列德 這個故事的教訓是：成功地將一個好主意付諸實踐，比在家空想出一千個好主意要有從價值得多。 先做熟悉的事，然后再做不熟悉的事。 第 11 頁 共 23 頁 先做只需花費少量時間即可做好的事，然后再做需要花費大量時間才能做好的事。 先做已排定時間的事，然后再做未經(jīng)排定時間的事。 先做別人的事，然后再做自己的事。 先做有趣的事，再做枯燥的事。 1先做自己所尊敬的人或與自己關系密切的利害關系的人所拜托的事，然后再其它人所拜托的事。 以上的各種行事準則，從一定程度上說大致上都不符合有效的時間管理的要求。假如愈是緊迫的事，其重要性愈高，愈不緊迫的事，其重要性愈低，則依循上面的判斷規(guī)則。例如參加管理技能培訓、向上級提出改進營運方式的建議、培養(yǎng)接班人等等。舉個例子來說，所有的主管都承認（包括我們業(yè)務工作人員），業(yè)務報告是一件極其重要的事，但若現(xiàn)在距離上交業(yè)務報告的時間尚有一個月的話，則一般人大概不會把它視為 “ 今天應該做的事 ” ，更不會把它視為 “ 今天必須做的事 ” ，既然今天可以不做這件事，那么就可以不斷地拖延下去。經(jīng)過 一番掙扎之后，他們可能會信誓旦旦地下決心：下次一定要將業(yè)務報告提前準備好！但是除非能夠徹底地改變按 “ 緩急程度 ” 辦事的習慣，否則到了下一次而極有可能重蹈覆轍。 因此，我們認為：處理事情優(yōu)先次序的判斷依據(jù)是事情的 “ 重要程度 ” 。提請注意：雖然有以上的理由，我們也不應全面否定按事情 “ 緩急程度 ” 辦事的習慣，只是需要強調(diào)的是，在考 慮行事的先后順序時，應先考慮事情的 “ 輕重 ” ，再考慮事情的 “ 緩急 ” —— 也就是我們通常采用的 “ 第二象限組織法 ” 。諸如應付難纏的客戶、準時完成工作、住院開刀等等。如果荒廢了，我們很會可能變成行尸走肉。 第二象限是重要但不緊急的事?；膹U這個領域?qū)⑹沟谝幌笙奕找鏀U大，使我們陷入更大的壓力，在危機中疲于應付。做好事先的規(guī)劃、準備與預防措施，很多急事將無從產(chǎn)生。 第三象限是緊急但不重要的事。電話、會議、突來訪客都屬 于這第 12 頁 共 23 頁 一類。 第四象限屬于不緊急也不重要的事。但我們往往在一、三象限來回奔走，忙得焦頭爛額，不得不到第四象限去療養(yǎng)一番再出發(fā)。然而向閱讀令人上癮的無聊小說、毫無內(nèi)容的電視節(jié)目、辦公室聊天等。 現(xiàn)在你不妨回顧一下上周的生活與工作，你在哪個象限花的時間最多？請注意，在劃分第一和每三象限時要特別小心，急迫的事很容易被誤認為重要的事。 請思考下面的問題： 你是否 “ 知道 ” 在哪一方面如果持續(xù)有優(yōu)異的表現(xiàn)，對個人生活或工作會有積極的意義？ 這個問題問過數(shù)千人，發(fā)現(xiàn)絕大多數(shù)答案可歸類如下： 改善人際關系。 更周詳?shù)匾?guī)劃與組織。 抓住機會。 增進能力。如果你的答案也屬于這七項，為什么不身體力行呢？ 大家好！我們已經(jīng)學習了時間管理的原則系列之一和之二，現(xiàn)在給大家做一測試，看看你在做事情的急迫性上是什么樣的情況。 （ ） 我常歸咎外在環(huán)境太匆忙或緊張，以致無法作深入的自我反省。我討厭等待或排隊。 （ ） 我似乎永遠在趕時間。 （ ） 我只要片刻沒和辦公室聯(lián)系就覺得不安。 （ ） 我處理危機時表現(xiàn)最好。（ ） 1我常為了處理突發(fā)狀況，犧牲和親友共處時間。 （ ） 1我覺得處理突發(fā)狀況讓一天的生活更有意義。 （ ） 1我一直認為總有一天能做我真正想做的事情。（ ） “A” 總數(shù)： “B” 總數(shù)： “C” 總數(shù)： 總得分： （ A=0分； B=2分； C=4分） 0到 25分屬于低度急迫性心態(tài)， 26到 45分屬于強烈急迫性心態(tài)， 46分以上已經(jīng)到了嚴重急迫性的程度。當時的月薪是160美元，但滿懷雄心壯志的他仍擬定了一個月薪 1000美元的目標。他發(fā)現(xiàn)， 80%的業(yè)績都來自于 20%的客戶中，同時，不管客戶的購買量大小，他花在每個客戶身上的時間都是一樣的。 結(jié)果如何？第一年，他就實現(xiàn)了月薪 1000美元的目標，第二年便輕易地超越了這個目標，而成為美國西海岸數(shù)一數(shù)二的油漆制造商。 這個故事除了告訴我們樹立正確的目標的重要性，還體現(xiàn)了巴列特定律（也稱 80/20原理）：總結(jié)果的 80%是由總消耗時間中的 20%所形成的 按事情的 “ 重要程度 ” 編排行事優(yōu)先次序的準則是建立在 “ 重要的少數(shù)與瑣碎的多數(shù) ” 的原理的基礎上。當你使用冷凍庫時，則往往非下蹲不可?；诖耍臣译娖鞴驹陔姳涞脑O計上做了修改，將冷藏庫與冷凍庫的位置做了對調(diào)，這種新型的電冰箱 大大地減少了下蹲的次數(shù)。 80/20原理對我們的一個重要啟示便是：避免將時間花在瑣碎的多數(shù)問題上，因為就算你花了 80%的時間，你也只能取得 20%的成效。 掌握重點可以讓你的工作計劃不致偏差。我們很容易陷在日常瑣碎的事情處理中；但是有效進行時間管理的人，總是確保最關鍵的 20%的活動具有最高的 優(yōu)先級。在這種情況下，我們需要互相尊重對方的時間安排，也就是說要與別人的時間取得協(xié)作。你也許擁有全世界最偉大的廣告構想，但是如果你在各公司都已經(jīng)做完廣告預算后才提出你的構想，你可能就不會有太好的運氣，可能要等到幾個月后，你的構想才會被慎重考慮，甚至可能會一不小心扔到 垃圾桶里去！ 第 14 頁 共 23 頁 同樣地，當我們需要到某一部門去參觀學習，也需要提前與該部門人員進行預約，雙方共同達成一個有關時間、地點、人員安排等等的約定。在時間管理中，我們同樣強調(diào)紀律與規(guī)則。 歷史學家梅爾 查伯納教授要求手下的電話行銷人員每個星期一、二都要打 13個電話，星期三、四則是 12個，星期五則是用來打電話給這個禮拜沒有聯(lián)絡上的人。這個方法很有效，假如你養(yǎng)成每天寫 1000字的習慣，連續(xù)一個月后，寫 1000字便易如反掌。 因此，我們說，制定規(guī)則、遵守紀律的核心主要體現(xiàn)在以下三個方面： 在進行工作的時候，一定要念念不忘這個工作應于何時截止。 由于不得已原因而不能按期完成時，一定要提前和相關部門取得聯(lián)系，將影響縮小在最小范圍內(nèi) 。 分析自己使用時間的方式和狀況 大多數(shù)人不喜歡好好地了解自己，逃避現(xiàn)實比觀察及解釋我們的行為更容易。而若你愿意花一個星期做這種功夫，將毫無疑問地發(fā)現(xiàn)，這是一種有益的經(jīng)驗。在本項練習中列有一個你在一星期內(nèi)花費時間的清單。請記?。?時間管理并沒有什么高超的技巧，關鍵就在于持之以恒。 請先看表一和表二： 表一：時間使用清單表