【正文】 時(shí)間統(tǒng)計(jì) 項(xiàng)目活動(dòng) 每星期估計(jì)花費(fèi)的時(shí)間（小時(shí)） 每星期實(shí)際花費(fèi)的時(shí)間（小時(shí)） 上兩項(xiàng)時(shí)間的差額（小時(shí)） 占每星期的總時(shí)間的百分比（ %） 一、公務(wù)活動(dòng) 1 上下班 2 開(kāi)會(huì) 3 打電話 4 閱讀文件、整理通信 5 幫助 下屬 6 接待賓客 7 向上級(jí)匯報(bào) 8 公務(wù)出差 9 拜訪客戶 第 15 頁(yè) 共 23 頁(yè) 10 其它工作上的活動(dòng) 小計(jì) 二、個(gè)人活動(dòng) 11 整理儀容 12 飲食 13 睡覺(jué) 小計(jì) 三、家庭活動(dòng) 14 煮飯 15 洗熨衣服 16 打掃房屋 17 雜務(wù)與家事 18 賣雜物 19 其它的逛街活動(dòng) 20 繳款 21 看孩子 22 宗教活動(dòng) 23 家庭外出 24 家庭溝通 25 其它家庭活動(dòng) 小 計(jì) 四、休閑活動(dòng) 26 聽(tīng)廣播與音樂(lè) 27 看電視 28 休閑閱讀 29 嗜好 30 觀看比賽 31 運(yùn)動(dòng) 32 休閑旅游 33 聚會(huì)與社交 34 其它休閑活動(dòng) 35 其它活動(dòng) 小計(jì) 時(shí)間統(tǒng)計(jì) (小時(shí) ) 表二：一星期時(shí)間日志與簡(jiǎn)略分析表時(shí)間 周一 周二 周三 周四 周五 周六 周日 活動(dòng)標(biāo)號(hào) 時(shí)間小計(jì) 7:00 1 上下班 7:30 2 開(kāi)會(huì) 8:00 3 打電話 8:30 4 閱讀文件、整理通信 9:00 5 幫助下屬 9:30 6 接待賓客 10:00 7 向上級(jí)匯報(bào) 10:30 8 公務(wù)出差 11:00 9 拜訪客戶 11:30 10 其它工作上的活動(dòng) 12:00 11 整理儀容 12:30 12 飲食 13:00 13 睡覺(jué) 13:30 14 煮飯 14:00 15 洗熨衣服 14:30 16 打掃房屋 15:00 17 雜務(wù)與家事 15:30 18 賣雜物 16:00 19 其它的逛街活動(dòng) 16:30 20 繳款 17:00 21 看孩子 17:30 22 宗教活動(dòng) 18:00 23 家庭外出 18:30 24 家庭溝通 19:00 25 其它家庭活動(dòng) 19:30 26 聽(tīng)廣播與音樂(lè) 20:00 27 看電視 20:30 28 休閑閱讀 21:00 29 嗜好 21:30 30 觀看比賽 22:00 31 運(yùn)動(dòng) 22:30 32 休閑旅游 23:00 33 聚會(huì)與社交 23:30 34 其它休閑活動(dòng) 24:00 35 其它活動(dòng) 實(shí)施步驟： 熟悉并準(zhǔn)備一份 “ 時(shí)間使用清單表 ” （如表一）。 第 16 頁(yè) 共 23 頁(yè) 在表一中效率先生列出約 30項(xiàng)每星期中的主要活動(dòng)，并分成五或六類。 在列出在所有活動(dòng)并予以分類后，將每一活動(dòng)按順序編號(hào)，如表一。 在下周一開(kāi)始的時(shí)候，請(qǐng)注意隨時(shí)攜帶你的表二，每半小時(shí)在表二的適當(dāng)位置記上該活動(dòng)的號(hào)碼。 該星期結(jié)束時(shí)，表二的所有空格都應(yīng)該有一個(gè)號(hào)碼。例如效率先生在時(shí)間表上第二項(xiàng)活動(dòng)出現(xiàn)了 15次，即表示他花了 7個(gè)半小時(shí)在工作時(shí)打電話。依上述方法填滿表二，直到 “ 時(shí)間小 計(jì) ” 中都有一個(gè)數(shù)目字（可能是零）。 將 “ 每星期估計(jì)花費(fèi)時(shí)間 ” 減 “ 每星期實(shí)際花費(fèi)時(shí)間 ” 的余數(shù)填在表一的 “ 上兩項(xiàng)時(shí)間的差額 ” 上。 為每項(xiàng)活動(dòng)算出 “ 占每星期總時(shí)間的百分比 ” ，公式如下： 百分比（ %） =（每星期實(shí)際花費(fèi)時(shí)間 247。 “ 每星期實(shí)際花費(fèi)時(shí)間 ” 的總計(jì)應(yīng)該等于 168，而 “ 占每星期總時(shí)間的百分比 ” 的總計(jì) 應(yīng)該是 100%。本項(xiàng)練習(xí)的目的在于顯示你的時(shí)間去處，而不是一項(xiàng)講精確的練習(xí)。效率先生的總結(jié)清單如表三： 表三 一星期時(shí)間總結(jié)表 時(shí)間統(tǒng)計(jì) 項(xiàng)目活動(dòng) 每星期估計(jì)花費(fèi)的時(shí)間（小時(shí)） 每星期實(shí)際花費(fèi)的時(shí)間（小時(shí)） 上兩項(xiàng)時(shí)間的差額（小時(shí)） 占每星期的總時(shí)間的百分比（ %） 公務(wù)活動(dòng)小時(shí) 45 50 5 % 個(gè)人活動(dòng)小時(shí) 45 40 5 % 家庭活 動(dòng)小時(shí) 32 46 14 % 休閑活動(dòng)小時(shí) 40 % 其它活動(dòng) 6 % 時(shí)間總計(jì) 168 168 0 100% 一旦你完成了時(shí)間使用清單，并對(duì)資料完成通曉，下一步就是應(yīng)用這份信息，幫助你在未來(lái)把時(shí)間使用得更好。 現(xiàn)在，請(qǐng)你完成誠(chéng)實(shí)地做到下列練習(xí)。每 6個(gè)月做一份一星 期時(shí)間使用清單，也是極佳的構(gòu)想，第二次做的時(shí)候就輕松多了。在努力擬定計(jì)劃與設(shè)定目標(biāo)之后，你大概會(huì)發(fā)現(xiàn)你的時(shí)間管理技巧有了進(jìn)展。如同薩繆爾 ” 定期使用清單，使你有一個(gè)更好的機(jī)會(huì)打破那些束縛。首先，讓我們對(duì)計(jì)劃的基礎(chǔ)概念 有一些認(rèn)識(shí)： 計(jì)劃的類型 分類標(biāo)準(zhǔn) 類型 按廣度分 戰(zhàn)略性計(jì)劃、作業(yè)性計(jì)劃 按時(shí)間框架分 短期計(jì)劃、長(zhǎng)期計(jì)劃 按明確性分 具體性計(jì)劃、指導(dǎo)性計(jì)劃 應(yīng)用于組織，為之設(shè)立總體目標(biāo)和尋求組織在環(huán)境中地位的計(jì)劃成為戰(zhàn)略計(jì)劃；而規(guī)定目標(biāo)如何實(shí)現(xiàn)的細(xì)節(jié)的計(jì)劃稱為作業(yè)計(jì)劃。 短期計(jì)劃與長(zhǎng) 期計(jì)劃 短期是指一年以內(nèi)的期間；長(zhǎng)期一般超過(guò) 5年以上；而中期界于兩者之間。例如一個(gè)增加利潤(rùn)的具體計(jì)劃，可能具體規(guī)定在未來(lái) 6個(gè)月中，成本要降低 4%，銷售額增加 6%；而指導(dǎo)性計(jì)劃也許只提出未來(lái) 6個(gè)月使利潤(rùn)增加5%— 10%。 剛才我們已經(jīng)介紹了如何確定目標(biāo)，實(shí)際上目標(biāo)是計(jì)劃的基礎(chǔ)，確定了方 向，怎么走就清楚多了。比方說(shuō)，我們計(jì)劃在 3天之內(nèi)給六層樓的地面刷上油漆，那么第一天就要設(shè)立控制點(diǎn)，如果不能刷完 2層，顯然后面就要利用增加人手、提高效率等方式，才能保證任務(wù)最后的如期完成。另外，還可以對(duì)前期的工作時(shí)間分配進(jìn)行分析，不斷改進(jìn)時(shí)間管理。 WBS基本構(gòu)架 階段、步驟、任務(wù)、活動(dòng) 衡量標(biāo)準(zhǔn) v 是否全部分解完畢 v WBS分解的所有活動(dòng)是否全部定義了項(xiàng)目的工作 v 所分解的活動(dòng)是否可行 v 是否包含臨時(shí)的里程碑 和監(jiān)控點(diǎn) v WBS的分解結(jié)構(gòu)是否合適 v 分解后的活動(dòng)在邏輯上是否能形成一個(gè)大的活動(dòng) v 是否集成了所有的關(guān)鍵因素 v 邏輯上是否合理、清楚和簡(jiǎn)單 計(jì)劃管理－－ PERT 定義 PERT（網(wǎng)絡(luò)計(jì)劃評(píng)審技術(shù)）是以網(wǎng)絡(luò)圖的形式制定計(jì)劃，求得計(jì)劃的最優(yōu)方案，并據(jù)以組織和控制開(kāi)發(fā)進(jìn)程，達(dá)到預(yù)定目標(biāo)的一種科學(xué)管理方法。 計(jì)劃要素 （ 1） PERT主要反映任務(wù)的時(shí)間、資源、配合、控制等。 建議： （ 1）先畫 WBS,標(biāo)明 milestone（里程碑）時(shí)間及 deadtime（截止時(shí)間） （ 2）標(biāo)明任務(wù)間關(guān)系 （ 3）再畫 PERT 計(jì)劃要素 步驟一：先畫圖 首先不必注重美觀，主要弄清 楚任務(wù)之間的相互關(guān)系。 v 留有余地、應(yīng)付突發(fā)任務(wù) 步驟三：確定關(guān)鍵路徑 時(shí)間上的關(guān)鍵路徑 繪制完網(wǎng)絡(luò)圖，可以很容易算出整個(gè)計(jì)劃的所需時(shí)間。 技術(shù)上的關(guān)鍵路徑 某項(xiàng)任務(wù)采用的技術(shù)為關(guān)鍵技術(shù)，它的完成決定整個(gè)任務(wù)的完成時(shí)間，則該任務(wù)所在的路徑為技術(shù)上的關(guān)鍵路徑。 具體來(lái)講，網(wǎng)絡(luò)計(jì)劃評(píng)審技術(shù)是：首先，用網(wǎng)絡(luò)圖來(lái)表達(dá)一項(xiàng)開(kāi)發(fā)計(jì)劃中各工作（階段、模塊等）的先后順序和相互關(guān)系；然后，通過(guò)計(jì)算找出計(jì)劃中關(guān)鍵工序和關(guān)鍵路線； 第三，通過(guò)不斷改善網(wǎng)絡(luò)計(jì)劃，選擇最優(yōu)方案并付諸實(shí)施，最后，在計(jì)劃執(zhí)行過(guò)程中進(jìn)行有效的控制和監(jiān)督，保證合理地使用人、財(cái)、物，按預(yù)定目標(biāo)完成任務(wù)。 （ 2） WBS主要反映任務(wù)的層次。 步驟二：估計(jì)時(shí)間 v 工序時(shí)間 =(a+4b+c)/6 （ a：最樂(lè)觀時(shí)間； b：期待時(shí)間； c：最悲觀時(shí)間） v 倒推法：一般確定結(jié)束時(shí)間，再逐步推出各部分需要時(shí)間。同時(shí)，可以將整個(gè)開(kāi)發(fā)計(jì)劃分解成若干個(gè)開(kāi)發(fā)流水線（路線、路徑），每一條流水線都可以算出一個(gè)總持續(xù)時(shí)間，其中時(shí)間最長(zhǎng)的一條路徑 TMAX，我們稱為關(guān)鍵路徑。 關(guān)鍵路徑是可以變化的 第八章、不要讓別人浪費(fèi)你的時(shí)間 不要讓別人浪費(fèi)你的時(shí)間 辦公室的打擾無(wú)可避免，電話、來(lái)訪、郵件等等，甚至有不少人對(duì)打擾提出了抱怨，同時(shí)也有無(wú)奈。全面出擊的人終會(huì)變得疲勞不堪，消極應(yīng)付和視而不見(jiàn)的人終究會(huì)錯(cuò)失良機(jī)或是貽誤大事 ?? 那么究竟怎樣做才是我們 的可取之道呢？ —— 我們的策略是將被打擾的時(shí)間縮短，將其負(fù)面影響減至最少 。 保持簡(jiǎn)短而明確的開(kāi)場(chǎng)白 平時(shí)我們?cè)诖螂娫挒榱寺?lián)絡(luò)感情的需要，在開(kāi)場(chǎng)白中經(jīng)常會(huì)有一些寒喧，除了拜訪客戶、問(wèn)候長(zhǎng)輩等情況，比如 “ 你最近很忙啊，在哪里發(fā)財(cái)啊 ” 、 “ 您身體還 好吧、吃飯還行吧？ ” 等，然而在辦公室場(chǎng)合就應(yīng)該少有寒喧，盡量從工作角度出發(fā)，使用簡(jiǎn)短而明確的開(kāi)場(chǎng)白。 控制通話時(shí)間、保持通話主題 在我們打電話的時(shí)候，要注意做好適當(dāng)?shù)挠涗洠?以免掛下電話后忘記某些信息，又不得不重新聯(lián)系一次。我們有許多人喜歡拿起電話就開(kāi)始喋喋不休，而且經(jīng)常是缺乏主題。首先解釋你現(xiàn)在不能接電話的原因，如馬上要出門了、要去開(kāi)會(huì)了、正在與主管或其它同事商宜工作了等等，但是在拒絕的時(shí)候一定要注意有禮貌，并約定回電或是對(duì)方再次來(lái)電的時(shí)間，在保證自己時(shí)間的前提下，同時(shí)不要給對(duì)象留下不良印象。不過(guò)，如果你就是一名上司，你還是應(yīng)該首先想想，你是不是也會(huì)對(duì)下屬這樣呢？ 第 21 頁(yè) 共 23 頁(yè) 以下是如何處理類似問(wèn)題的一個(gè)實(shí)際例子和妙招： 有一位職員，每當(dāng)他應(yīng)召支見(jiàn)上司時(shí)，他手上總是帶著一件仍待完成的工作：編寫一份報(bào)告、檢查報(bào)告草案、或者閱讀必要的資料等，一來(lái)可以利用在一旁等待上司打電話或是其它事務(wù)處理的時(shí)間，二來(lái)可以提醒上司自己的工作也是很忙的，希望可以盡快結(jié)束對(duì)話或事情的安排，三來(lái)還可以讓主管對(duì)他的工作態(tài)度留下深刻的印象?？墒?，要處理同事或同級(jí)人員的打擾，恐怕必須多花一點(diǎn)心思才行。你應(yīng)該力求對(duì)他們的要求保持熱心、同情以及隨時(shí)愿意加以協(xié)助的態(tài)度，可是，你更應(yīng)該讓他們知道這么做往往會(huì)影響到你的工作效率。你可以從容地、預(yù)先地與同事聯(lián)系你的要求、時(shí)間等，只有如此，你才有可能獲得相同的回報(bào)。 第九章、省時(shí)之道 167。這句話通常表示 “ 等手上沒(méi)什么重要的事情時(shí)再做 ” 。你可能有休閑時(shí)間，卻沒(méi)有 “ 空 ” 的時(shí)間。 你的每一分鐘都很值錢。愛(ài) 因斯坦曾組織過(guò)享有盛名的 “ 奧林比亞克科學(xué)院 ” ，利用晚上休息的時(shí)間聚會(huì)，與會(huì)者總是手捧茶杯，邊飲茶，邊議論，后來(lái)相繼問(wèn)世的許多科學(xué)創(chuàng)見(jiàn)，有不少產(chǎn)生于飲茶之余。所以，除了能夠認(rèn)識(shí)到時(shí)間管理的誤區(qū)和掌握一些基本的技巧外，我們還要向大家推薦一些省時(shí)之道。乍看之下，這些時(shí)間可能永遠(yuǎn)無(wú)法追回；當(dāng)你忙得不可開(kāi)交而又必須等待的時(shí)候，你的失望只會(huì)增加而不會(huì)減少。 去看醫(yī)生時(shí)帶一本書，這樣你就不必看他們的雜志或其它無(wú)益的東西。第 22 頁(yè) 共 23 頁(yè) 一位必須在機(jī)場(chǎng)花很多時(shí)間的業(yè)務(wù)員說(shuō)： “ 每次在下飛機(jī)去領(lǐng)行李的路上，我就停下來(lái)打公共電話，等我打完電 話時(shí)，行李也已經(jīng)出來(lái)了。 ” 不管在什么地方，齊格每次在排隊(duì)等候時(shí)，他總會(huì)盡量帶一些東西去看。琳達(dá)相信和客戶維持良好的關(guān)系是很重要的，所以她常利用在飛機(jī)上的時(shí)間寫短箋給他們。 ” 一次，一位同機(jī)的旅客在等候提取行李的時(shí)和她攀談，他說(shuō)： “ 我在飛機(jī)上注意到你，在 2小時(shí) 48分鐘里，你一直在寫短箋，我敢說(shuō)你的老板一定以你為榮。 ” 不管你多么有效率，總是有人讓你等待：你可能錯(cuò)過(guò)公車、地鐵、飛機(jī)，碰上出其不意的中途休息；你也許已經(jīng)盡可能地小心計(jì)劃每一件事，但是你可能意外地被困在機(jī)場(chǎng)。 逆勢(shì)操作 什么是逆勢(shì)操作？在華爾街，逆勢(shì)操作者就是當(dāng)多數(shù)人都在買股票時(shí)賣股票，而大多數(shù)人都在賣股票時(shí)買股票的人；如果每個(gè)人都在觀望，逆勢(shì)操作者則瘋狂地大買大賣。 庫(kù)珀 寫了一本書名相當(dāng)吸引人的書：《一直左轉(zhuǎn)》。 ” 將逆勢(shì)操作運(yùn)用在時(shí)間管理上，就意味著當(dāng)別人沒(méi)有在做某件事的時(shí)候，你就去做，這樣可以省下許多等待的時(shí)間。 逆勢(shì)操作者退房的時(shí)間與其它人不同，他們會(huì)選擇旅館自動(dòng)退房的方式：如果你可以在人潮多起來(lái)之前就退房，你就不應(yīng)該在早上 9點(diǎn)、 10點(diǎn)時(shí)去排 長(zhǎng)龍。 逆勢(shì)操作者會(huì)在人潮涌入餐廳前或人潮散去后去吃飯，等等。雙方各就各位后，一場(chǎng)激戰(zhàn)