【正文】 * 職責(zé)權(quán)限不清，工作內(nèi)容重復(fù) *“ 事必躬親，親力而為 ” *溝通不良 *工作時(shí)斷時(shí)續(xù) 首先，學(xué)會(huì)如何接受請(qǐng)托： 對(duì)于我們每一個(gè)人來(lái)說(shuō)，所面臨的請(qǐng)托可能來(lái)自部屬、上司、其它同級(jí)管理者、或是組織以外的人士。 “ 明智地接受請(qǐng)托 ” 的重要性在于：第一： “ 拒絕 ” 是一種 “ 量力 ” 的表現(xiàn)。 所以 在我們接受請(qǐng)托之前不妨先先問(wèn)問(wèn)自己：這種請(qǐng)托是屬于我的職責(zé)范圍內(nèi)嗎？對(duì)實(shí)現(xiàn)我的目標(biāo)有幫助嗎？如果接受它，將付出什么代價(jià)？如果不接受他，則需承擔(dān)什么后果？經(jīng)過(guò)這一番 “ 成本 —— 效益分析 ” 之后，你就可以決定取舍了。 其實(shí)每個(gè)人的精力都是有限的，尤其是管理者應(yīng)當(dāng)學(xué)會(huì)授權(quán)，將主要的精力和時(shí)間放在更重要的事情上。 A非常同意 B略表同意 C略表不同意 D極不同意 （ 2）為使困難的工作能被執(zhí)行，對(duì)執(zhí)行者下壓力是必要的。 A非常同意 B略表同意 C略表不同意 D極不同意 （ 6）我對(duì)重要的行動(dòng)計(jì)劃的追蹤工作一般不予理會(huì)。 A非常同意 B略表同意 C略表不同意 D極不同意 （ 10）在著手處理一件艱難的任務(wù)之前，我喜歡清除桌上的每一個(gè)對(duì)象?？偡侄嘤?30分，表示你或許已患上嚴(yán)重的拖延毛病。 泛濫的 “ 會(huì)議病 ” 困擾。套用 “ 帕金森定律 ” —— “ 工作將被擴(kuò)展，以便填滿可供完成工作的時(shí)間 ” ，我們也可以導(dǎo)出 “ 文件堆積定律 ” —— “ 文件的堆積將被擴(kuò)展，以便填滿可供堆積的空間。 訂購(gòu)文具后所取得的帳單。 部屬交來(lái)的（或是你個(gè)人的）一份用于準(zhǔn)備下一個(gè)月業(yè)務(wù)報(bào)告的有關(guān)資料。 某管理顧問(wèn)公司中寄來(lái)的出版物宣傳單，你認(rèn)為其中一、兩本書(shū)也許值得訂購(gòu)，但你無(wú)法確定是否真正值得訂購(gòu)。 假如你在以上十二個(gè)問(wèn)題的前面寫(xiě)上了兩個(gè)或兩個(gè)以上的 “ ？ ” ，則表示你仍欠缺一套完整的文件處置系統(tǒng)。因此，我們要記取 “ 過(guò)去 ” ，把握 “ 現(xiàn)在 ” ，放眼 “ 未來(lái) ” 。 原則之一：明確目標(biāo) 第 8 頁(yè) 共 23 頁(yè) 目標(biāo)刺激我們奮勇向上 在人生的旅途上，沒(méi)有目標(biāo)就好象走在黑漆漆的路上，不知往何處去。因此，我們一定要做一個(gè)目標(biāo)明確的人，生活才有意義。這些鯨魚(yú)在追逐沙丁魚(yú)時(shí)，不知不覺(jué)被困在一個(gè)海灣里，報(bào)道上說(shuō)： “ 這些小魚(yú)把海上巨人引向死亡。 ”下面不妨讓我們一起看看 “ 賴嘉的故事 ” 。在接下來(lái)的 6年，他過(guò)著得過(guò)且過(guò)的生活，毫無(wú)人生目標(biāo)。的確，目標(biāo)決定我們的將來(lái)。 賴嘉一改過(guò)去的散漫態(tài)度，以信心堅(jiān)定、目標(biāo)明確、內(nèi)心無(wú)畏的姿態(tài)，重新踏入校門(mén)。 從上面的例子我們可以看出， 有目標(biāo)才有結(jié)果，目標(biāo)能夠激發(fā)我們的潛能。 第 9 頁(yè) 共 23 頁(yè) 在 1974年，美國(guó)著名證券經(jīng)紀(jì)人鄧尼斯是一個(gè)已干了 6年的證券經(jīng)紀(jì)人，以社會(huì)標(biāo)準(zhǔn)來(lái)看，他是美國(guó)中產(chǎn)階級(jí)分子的典范：他擁有一個(gè)美滿的婚姻、三個(gè)聰明伶俐的孩子、一棟房子、兩部車，但是患了潰瘍。于是，他開(kāi)始設(shè)立自己的目標(biāo)。他的許多朋友與親戚都以憂傷和驚慌的眼光看著他，斷定他發(fā)瘋了。今天，鄧尼斯已是一家 資產(chǎn)數(shù)百萬(wàn)元的工廠的股東與總裁。 有人曾經(jīng)做 過(guò)一個(gè)試驗(yàn)，他把人分成兩組，讓他們?nèi)ヌ摺?” 經(jīng)過(guò)練習(xí)后，讓他們分別去跳，由于第一組有具體的目標(biāo)，結(jié)果第一組每個(gè)人都跳過(guò) ，而第二組的人因?yàn)闆](méi)有具體目標(biāo)，所以他們中大多數(shù)人只跳過(guò)了 1米，少數(shù)人跳過(guò)了 。房子要多大，是幾層樓？需要多少臥室？要木頭砌還是鋼筋水泥的？要多少平方？座落地點(diǎn)呢？你的預(yù)算呢？有了這些明確的標(biāo)準(zhǔn)，你才有可能順利地蓋好你的房子。在房間的一邊釘上一根木棒，給每個(gè)人幾個(gè)繩圈套到木棒上，離木棒的距離可以自己選擇。 基于時(shí)間的： 任何一個(gè)目標(biāo)的設(shè)定都應(yīng)該考慮時(shí)間的限定，比如你說(shuō)： “ 我一定要拿到律師證書(shū)。 按排列順序進(jìn)行處理。 目標(biāo)如何制訂，我們已在前面的內(nèi)容進(jìn)行了說(shuō)明；至于如何制訂并檢查計(jì)劃，我們會(huì)在后面的章節(jié)中詳細(xì)地闡述。 美國(guó)的成功學(xué)家格林演講時(shí)，時(shí)常對(duì)觀眾開(kāi)玩笑地說(shuō)，美國(guó)最大的快遞公司 —— 聯(lián)邦快遞，其實(shí)是他發(fā)明的。當(dāng)時(shí)格林曾經(jīng)想到，如果有人能夠開(kāi)辦一個(gè)能夠?qū)⒅匾募?24小時(shí)之內(nèi)送到任何目的地的服務(wù)，該有多好！這想法在他腦海中駐留了好幾年 ?? 一直到有一個(gè)名叫弗列德 先做熟悉的事，然后再做不熟悉的事。 先做已排定時(shí)間的事，然后再做未經(jīng)排定時(shí)間的事。 先做有趣的事，再做枯燥的事。 以上的各種行事準(zhǔn)則，從一定程度上說(shuō)大致上都不符合有效的時(shí)間管理的要求。例如參加管理技能培訓(xùn)、向上級(jí)提出改進(jìn)營(yíng)運(yùn)方式的建議、培養(yǎng)接班人等等。經(jīng)過(guò) 一番掙扎之后，他們可能會(huì)信誓旦旦地下決心：下次一定要將業(yè)務(wù)報(bào)告提前準(zhǔn)備好！但是除非能夠徹底地改變按 “ 緩急程度 ” 辦事的習(xí)慣，否則到了下一次而極有可能重蹈覆轍。提請(qǐng)注意：雖然有以上的理由，我們也不應(yīng)全面否定按事情 “ 緩急程度 ” 辦事的習(xí)慣，只是需要強(qiáng)調(diào)的是，在考 慮行事的先后順序時(shí)，應(yīng)先考慮事情的 “ 輕重 ” ，再考慮事情的 “ 緩急 ” —— 也就是我們通常采用的 “ 第二象限組織法 ” 。如果荒廢了，我們很會(huì)可能變成行尸走肉?；膹U這個(gè)領(lǐng)域?qū)⑹沟谝幌笙奕找鏀U(kuò)大，使我們陷入更大的壓力，在危機(jī)中疲于應(yīng)付。 第三象限是緊急但不重要的事。 第四象限屬于不緊急也不重要的事。然而向閱讀令人上癮的無(wú)聊小說(shuō)、毫無(wú)內(nèi)容的電視節(jié)目、辦公室聊天等。 請(qǐng)思考下面的問(wèn)題： 你是否 “ 知道 ” 在哪一方面如果持續(xù)有優(yōu)異的表現(xiàn)，對(duì)個(gè)人生活或工作會(huì)有積極的意義？ 這個(gè)問(wèn)題問(wèn)過(guò)數(shù)千人，發(fā)現(xiàn)絕大多數(shù)答案可歸類如下： 改善人際關(guān)系。 抓住機(jī)會(huì)。如果你的答案也屬于這七項(xiàng)，為什么不身體力行呢？ 大家好！我們已經(jīng)學(xué)習(xí)了時(shí)間管理的原則系列之一和之二，現(xiàn)在給大家做一測(cè)試，看看你在做事情的急迫性上是什么樣的情況。我討厭等待或排隊(duì)。 （ ） 我只要片刻沒(méi)和辦公室聯(lián)系就覺(jué)得不安。（ ） 1我常為了處理突發(fā)狀況，犧牲和親友共處時(shí)間。 （ ） 1我一直認(rèn)為總有一天能做我真正想做的事情。當(dāng)時(shí)的月薪是160美元，但滿懷雄心壯志的他仍擬定了一個(gè)月薪 1000美元的目標(biāo)。 結(jié)果如何？第一年，他就實(shí)現(xiàn)了月薪 1000美元的目標(biāo)，第二年便輕易地超越了這個(gè)目標(biāo)，而成為美國(guó)西海岸數(shù)一數(shù)二的油漆制造商。當(dāng)你使用冷凍庫(kù)時(shí)，則往往非下蹲不可。 80/20原理對(duì)我們的一個(gè)重要啟示便是：避免將時(shí)間花在瑣碎的多數(shù)問(wèn)題上，因?yàn)榫退隳慊?80%的時(shí)間，你也只能取得 20%的成效。我們很容易陷在日常瑣碎的事情處理中；但是有效進(jìn)行時(shí)間管理的人，總是確保最關(guān)鍵的 20%的活動(dòng)具有最高的 優(yōu)先級(jí)。你也許擁有全世界最偉大的廣告構(gòu)想，但是如果你在各公司都已經(jīng)做完廣告預(yù)算后才提出你的構(gòu)想，你可能就不會(huì)有太好的運(yùn)氣，可能要等到幾個(gè)月后，你的構(gòu)想才會(huì)被慎重考慮，甚至可能會(huì)一不小心扔到 垃圾桶里去！ 第 14 頁(yè) 共 23 頁(yè) 同樣地，當(dāng)我們需要到某一部門(mén)去參觀學(xué)習(xí)，也需要提前與該部門(mén)人員進(jìn)行預(yù)約，雙方共同達(dá)成一個(gè)有關(guān)時(shí)間、地點(diǎn)、人員安排等等的約定。 歷史學(xué)家梅爾 這個(gè)方法很有效，假如你養(yǎng)成每天寫(xiě) 1000字的習(xí)慣，連續(xù)一個(gè)月后，寫(xiě) 1000字便易如反掌。 由于不得已原因而不能按期完成時(shí)，一定要提前和相關(guān)部門(mén)取得聯(lián)系，將影響縮小在最小范圍內(nèi) 。而若你愿意花一個(gè)星期做這種功夫，將毫無(wú)疑問(wèn)地發(fā)現(xiàn)，這是一種有益的經(jīng)驗(yàn)。請(qǐng)記?。?時(shí)間管理并沒(méi)有什么高超的技巧，關(guān)鍵就在于持之以恒。 第 16 頁(yè) 共 23 頁(yè) 在表一中效率先生列出約 30項(xiàng)每星期中的主要活動(dòng)，并分成五或六類。 在下周一開(kāi)始的時(shí)候，請(qǐng)注意隨時(shí)攜帶你的表二，每半小時(shí)在表二的適當(dāng)位置記上該活動(dòng)的號(hào)碼。例如效率先生在時(shí)間表上第二項(xiàng)活動(dòng)出現(xiàn)了 15次，即表示他花了 7個(gè)半小時(shí)在工作時(shí)打電話。 將 “ 每星期估計(jì)花費(fèi)時(shí)間 ” 減 “ 每星期實(shí)際花費(fèi)時(shí)間 ” 的余數(shù)填在表一的 “ 上兩項(xiàng)時(shí)間的差額 ” 上。 “ 每星期實(shí)際花費(fèi)時(shí)間 ” 的總計(jì)應(yīng)該等于 168，而 “ 占每星期總時(shí)間的百分比 ” 的總計(jì) 應(yīng)該是 100%。效率先生的總結(jié)清單如表三： 表三 一星期時(shí)間總結(jié)表 時(shí)間統(tǒng)計(jì) 項(xiàng)目活動(dòng) 每星期估計(jì)花費(fèi)的時(shí)間（小時(shí)） 每星期實(shí)際花費(fèi)的時(shí)間（小時(shí)） 上兩項(xiàng)時(shí)間的差額（小時(shí)） 占每星期的總時(shí)間的百分比（ %） 公務(wù)活動(dòng)小時(shí) 45 50 5 % 個(gè)人活動(dòng)小時(shí) 45 40 5 % 家庭活 動(dòng)小時(shí) 32 46 14 % 休閑活動(dòng)小時(shí) 40 % 其它活動(dòng) 6 % 時(shí)間總計(jì) 168 168 0 100% 一旦你完成了時(shí)間使用清單，并對(duì)資料完成通曉，下一步就是應(yīng)用這份信息，幫助你在未來(lái)把時(shí)間使用得更好。每 6個(gè)月做一份一星 期時(shí)間使用清單，也是極佳的構(gòu)想，第二次做的時(shí)候就輕松多了。如同薩繆爾 首先，讓我們對(duì)計(jì)劃的基礎(chǔ)概念 有一些認(rèn)識(shí)： 計(jì)劃的類型 分類標(biāo)準(zhǔn) 類型 按廣度分 戰(zhàn)略性計(jì)劃、作業(yè)性計(jì)劃 按時(shí)間框架分 短期計(jì)劃、長(zhǎng)期計(jì)劃 按明確性分 具體性計(jì)劃、指導(dǎo)性計(jì)劃 應(yīng)用于組織，為之設(shè)立總體目標(biāo)和尋求組織在環(huán)境中地位的計(jì)劃成為戰(zhàn)略計(jì)劃；而規(guī)定目標(biāo)如何實(shí)現(xiàn)的細(xì)節(jié)的計(jì)劃稱為作業(yè)計(jì)劃。例如一個(gè)增加利潤(rùn)的具體計(jì)劃，可能具體規(guī)定在未來(lái) 6個(gè)月中，成本要降低 4%，銷售額增加 6%；而指導(dǎo)性計(jì)劃也許只提出未來(lái) 6個(gè)月使利潤(rùn)增加5%— 10%。比方說(shuō)，我們計(jì)劃在 3天之內(nèi)給六層樓的地面刷上油漆，那么第一天就要設(shè)立控制點(diǎn)，如果不能刷完 2層，顯然后面就要利用增加人手、提高效率等方式，才能保證任務(wù)最后的如期完成。 WBS基本構(gòu)架 階段、步驟、任務(wù)、活動(dòng) 衡量標(biāo)準(zhǔn) v 是否全部分解完畢 v WBS分解的所有活動(dòng)是否全部定義了項(xiàng)目的工作 v 所分解的活動(dòng)是否可行 v 是否包含臨時(shí)的里程碑 和監(jiān)控點(diǎn) v WBS的分解結(jié)構(gòu)是否合適 v 分解后的活動(dòng)在邏輯上是否能形成一個(gè)大的活動(dòng) v 是否集成了所有的關(guān)鍵因素 v 邏輯上是否合理、清楚和簡(jiǎn)單 計(jì)劃管理－－ PERT 定義 PERT（網(wǎng)絡(luò)計(jì)劃評(píng)審技術(shù)）是以網(wǎng)絡(luò)圖的形式制定計(jì)劃，求得計(jì)劃的最優(yōu)方案，并據(jù)以組織和控制開(kāi)發(fā)進(jìn)程，達(dá)到預(yù)定目標(biāo)的一種科學(xué)管理方法。 建議： （ 1）先畫(huà) WBS,標(biāo)明 milestone（里程碑）時(shí)間及 deadtime（截止時(shí)間） （ 2）標(biāo)明任務(wù)間關(guān)系 （ 3）再畫(huà) PERT 計(jì)劃要素 步驟一：先畫(huà)圖 首先不必注重美觀，主要弄清 楚任務(wù)之間的相互關(guān)系。 技術(shù)上的關(guān)鍵路徑 某項(xiàng)任務(wù)采用的技術(shù)為關(guān)鍵技術(shù)，它的完成決定整個(gè)任務(wù)的完成時(shí)間，則該任務(wù)所在的路徑為技術(shù)上的關(guān)鍵路徑。 （ 2） WBS主要反映任務(wù)的層次。同時(shí)，可以將整個(gè)開(kāi)發(fā)計(jì)劃分解成若干個(gè)開(kāi)發(fā)流水線（路線、路徑），每一條流水線都可以算出一個(gè)總持續(xù)時(shí)間，其中時(shí)間最長(zhǎng)的一條路徑 TMAX，我們稱為關(guān)鍵路徑。全面出擊的人終會(huì)變得疲勞不堪，消極應(yīng)付和視而不見(jiàn)的人終究會(huì)錯(cuò)失良機(jī)或是貽誤大事 ?? 那么究竟怎樣做才是我們 的可取之道呢？ —— 我們的策略是將被打擾的時(shí)間縮短，將其負(fù)面影響減至最少 。 控制通話時(shí)間、保持通話主題 在我們打電話的時(shí)候，要注意做好適當(dāng)?shù)挠涗洠?以免掛下電話后忘記某些信息，又不得不重新聯(lián)系一次。首先解釋你現(xiàn)在不能接電話的原因，如馬上要出門(mén)了、要去開(kāi)會(huì)了、正在與主管或其它同事商宜工作了等等，但是在拒絕的時(shí)候一定要注意有禮貌，并約定回電或是對(duì)方再次來(lái)電的時(shí)間，在保證自己時(shí)間的前提下，同時(shí)不要給對(duì)象留下不良印象?？墒?，要處理同事或同級(jí)人員的打擾，恐怕必須多花一點(diǎn)心思才行。你可以從容地、預(yù)先地與同事聯(lián)系你的要求、時(shí)間等，只有如此，你才有可能獲得相同的回報(bào)。這句話通常表示 “ 等手上沒(méi)什么重要的事情時(shí)再做 ” 。 你的每一分鐘都很值錢。所以，除了能夠認(rèn)識(shí)到時(shí)間管理的誤區(qū)和掌握一些基本的技巧外，我們還要向大家推薦一些省時(shí)之道。 去看醫(yī)生時(shí)帶一本書(shū)，這樣你就不必看他們的雜志或其它無(wú)益的東西。 ” 不管在什么地方，齊格每次在排隊(duì)等候時(shí)，他總會(huì)盡量帶一些東西去看。 ” 一次，一位同機(jī)的旅客在等候提取行李的時(shí)和她攀談，他說(shuō)： “ 我在飛機(jī)上注意到你，在 2小時(shí) 48分鐘里，你一直在寫(xiě)短箋，我敢說(shuō)你的老板一定以你為榮。 逆勢(shì)操作 什么是逆勢(shì)操作？在華爾街，逆勢(shì)操作者就是當(dāng)多數(shù)人都在買股票時(shí)賣股票，而大多數(shù)人都在賣股票時(shí)買股票的人；如果每個(gè)人都在觀望，逆勢(shì)操作者則瘋狂地大買大賣。 ” 將逆勢(shì)操作運(yùn)用在時(shí)間管理上，就意味著當(dāng)別人沒(méi)有在做某件事的時(shí)候，你就去做，這樣可以省下許多等待的時(shí)間。 逆勢(shì)操作者會(huì)在人潮涌入餐廳前或人潮散去后去吃