【正文】 歷，因此當(dāng)賴嘉表示要上大學(xué)時，他的親友大多不表示支持，但賴嘉心意已決，最后果真成為家中唯一進大學(xué)的人。許多人在公司五年，卻沒有五年的經(jīng)驗，只能說有五年一次的經(jīng)驗。請善用它！ 時間管理的六項基本原則 通過前面的學(xué)習(xí)，我們對時間管理的概念和誤區(qū)已經(jīng)有了一個基本的認(rèn)識，現(xiàn)在我們一起來探討時間管理的基本原則，只有對原則有了一個認(rèn)識后，才有可能很 好地運用時間管理的技巧與方法。 1人事部門發(fā)出的有關(guān)員工考核程序的函件。 第 7 頁 共 23 頁 來自上司的會議通知（下周一舉行會議）。 “ 雜亂的辦公桌顯示雜亂的心思 ” 是有道理 的?？偡中∮?20分，表示你不是拖延者，你也許偶爾有拖延的習(xí)慣。 A非常同意 B略表同意 C略表不同意 D極不同意 （ 4）我遭遇了太多足以妨礙完成重大任務(wù)的干擾與危機。 比如你想了解本月度部門考勤信息，不妨去問問部門秘書；想了解公司的考勤信息，不妨去問問公司的考勤管理員；等等。 倘若我們?yōu)榱讼胱鰪V受愛戴的好人而有求必應(yīng)，則各色各類的請托將四面八方地源源涌來。 數(shù)星期后，史瓦寄了一張面額兩萬伍仟美元的支票給李愛菲，并附言她確實已為他上了十分珍貴的一課，伯利恒甕后來之所以能夠躍升為世界最大的獨立鋼鐵制造者，據(jù)說可能是導(dǎo)因于李愛菲的那數(shù)句真言。 史瓦在半世紀(jì)前擔(dān)任伯利恒鋼鐵公司總裁期間，曾經(jīng)向管理顧問李愛菲提出這樣一個不尋常的挑戰(zhàn)： “ 請告訴我如何能在辦公時間內(nèi)做妥更多的事，我將支付給你任意的顧問費。在格里看來，正確的管理的基礎(chǔ)是良好的時間管理。請問：你如何用這筆錢？ 什么是 “ 時間管理 ” ？ “ 時間管理 ” 所探索的是 如何減少時間浪費，以便有效地完成既定目標(biāo) 。因此，時間是無法取代的。 看到胡適先生的這一番語重心長的話語，你有何感受？ “ 時間就是效率 ” 、 “ 時間就是金錢 ” 、 “ 時間就是生命 ” 、 “ 一寸光陰一寸金，寸金難買寸光陰 ” ，諸如此類的描述我們每個人都可以脫口而出，但是我們做得究竟怎樣呢？我們常常聽到 —— “ 我要是在大學(xué)多學(xué)點東西就好啦！ ” “ 我應(yīng)該少看些電視，好好地約束自己 ，多讀點書！ ” “ 時間根本不夠用，公司股價節(jié)節(jié)下降，董事會和股東像一群蜜蜂一樣叮得我滿頭包；同事間爭權(quán)奪利，我總是擔(dān)任和事佬的角色；家人總也見不到我，幾乎把我登報作廢！ ” 世界幾乎全面地在進步，但我們一天還是只有 24小時。達爾文一生多病，不能多做工，每天只能做 1點鐘的工作。 這一句話是： 珍惜時間，不要拋棄學(xué)問 。 以前的功課也許有一大部分是為了這張文憑，不得已而做的。你們看他的成績！ 每天花 1點種看 10頁有用的書，每年可看 3600多頁書； 30年讀 11萬頁書 。 最成功和最不成功的人一樣，一天都只有 24小時，但區(qū)別就在于他們?nèi)绾卫眠@所擁有的 24小時 。 第 3 頁 共 23 頁 （ 4）無法失而復(fù)得 ：時間無法象失物一樣失而復(fù)得。由于時間所具備的四個獨特性，所以時間管理的對象不是 “ 時間 ” ，它是指 面對時間而進行的 “ 自管理者的管理 ” 。 在信息爆炸的今天，咨訊的空間在無限地擴展，面臨競爭的壓力、客戶高品質(zhì)的需求，您是否又有些無所適從呢？ 由于時間所具有的獨特性，時間在各種資源中又往往容易被我們忽略。 ” 李愛菲于是遞了一張紙給他，并向他說 “ 寫下你明天必須做的最重要的各項工作，先從最重要的那一項工作做起，并持續(xù)地做下去，直到完成該項工作為止。 盡管計劃的擬定能給我們帶來諸多的好處，但我們有的同事從來不做或是不重視做計劃，原因不外乎如下幾條： 因過分強調(diào) “ 知難行易 ” 而認(rèn)為沒有必要在行動之前多做思考； 不做計劃也能獲得實效； 不了解做計劃的好處； 計劃與事實之間極難趨于一致，故對計劃喪失信心； 不知如何做計劃。一旦他辦不妥委托的事項，則不僅他所企求的愛戴將化為烏有，而且他將喪失請托者尊敬。 對于管理者而言，他們經(jīng)常容易犯下面的 錯誤： 擔(dān)心部屬做錯事； 擔(dān)心下屬表現(xiàn)太好； 擔(dān)心喪失對下屬的控制； 不愿意放棄得心應(yīng)手的工作； 找不到合適的下屬授權(quán)。 A非常同意 B略表同意 C略表不同意 D極不同意 （ 5）當(dāng)被迫從事一項不 愉快的決策時，我避免直截了當(dāng)?shù)拇饛?fù)?？偡衷?21至30分之間，表示你有拖延的毛病，但不太嚴(yán)重。讓一個不富條理的人使用一個小型的辦公桌，這個辦公桌會變得雜亂無章，即使給他換一個大型的辦公桌，不出幾日，這個辦公桌又會遭遇同樣的命運。 某大學(xué)企管系學(xué)生寄來的問卷。 1提醒自己明年及早準(zhǔn)備財務(wù)預(yù)算的備忘錄。 時間管理的六項基本原則： 明確目標(biāo) 有計劃、有組織地進行工作 分清工作的輕重緩急 合理地分配時間 與別人的時間取得協(xié)作 制定規(guī)則、遵守紀(jì)律 下面我們就時間管理的六項基本原則分別進行闡述。 許多年前，某報做過 300條鯨魚突然死亡的報道。但是一年之后，他卻因為貪玩導(dǎo)致功課不及格而被迫退學(xué)。結(jié)果，院長答應(yīng)了他的請求，準(zhǔn)許他入學(xué)，但有一個附加條件：他的平均分?jǐn)?shù)要達到乙等，否則就要再度退學(xué)。 為什么有的人成功之后，又會感到空虛？為什么有的人得到名利后，卻發(fā)現(xiàn)犧牲了更可貴的事物？鄧尼斯個人設(shè)定目標(biāo)可以說是一個成功的例子。鄧特隆公司誕生了。目標(biāo)一定要是具體的，比如你想把英文學(xué)好，那么你就訂一個目標(biāo)：每天一定要背十個單詞、一篇文章。 比如你要買一棟房子，先要在心里 有個底。 相關(guān)的： 第 10 頁 共 23 頁 目標(biāo)的制定應(yīng)考慮和自己的生活、工作有一定的相關(guān)性，比如一個公司的職員，整天考慮的不是怎樣才能做好工作，卻一心發(fā)著明星 夢，又不肯努力奮斗，在一天一天消耗中喪失學(xué)習(xí)、工作的能力，不思進取，不努力提高工作業(yè)務(wù)能力，最終會被公司拋棄、會被社會遺棄。 那么有人會問：究竟該怎樣做計劃呢？大致的步驟如下： 確立目標(biāo)； 探尋完成目標(biāo)的各種途徑； 選定最佳的完成方式； 將最佳途徑轉(zhuǎn)化成月 /周 /日的工作事項； 編排月 /周 /日的工作次序并加以執(zhí)行； 定期檢查目標(biāo)的現(xiàn)實性以及完成目標(biāo)的最佳途徑的可行性。 60年代格林剛剛起步，在全美為公司間做撮合工作，每天都生活在趕截止日期、并在限時內(nèi)將文件從美國的一端送一另外一端的時 間縫隙中。 先處理資料齊全的事，然后再處理資料不全的事。 1先做已發(fā)生的事，后做未發(fā)生的事。直到截止日期的 數(shù)幾天，他們才如臨大敵般地處理 “ 緊急事件 ” ，結(jié)果不是遲交了報告，就是草率應(yīng)付了事。這是考驗我們的經(jīng)驗、判斷力的時刻，也是可以用心耕耘的園志。這個領(lǐng)域的事情不會對我們造成催促力量，所以必須主支去做，這是發(fā)揮個人領(lǐng)導(dǎo)力的領(lǐng)域。這部分范圍倒不見得都是休閑活動，因為真正有創(chuàng)造意義的休閑活動是很有價值的。 善待自己。（ ） 我常因周圍的人或事動作太慢而不耐煩。 （ ） 處理突發(fā)狀況的興奮感，似乎比慢工出細(xì)活更讓我覺得有成就。 原則之四：合理地安排時間 首先我們來看看穆爾的故事： 案例 穆爾于 1939年大學(xué)畢業(yè)后，在哥利登油漆公司找到業(yè)務(wù)員的工作。舉例說明： 80%的銷售額是源自 20%的顧客； 80%的電話是來自 20%的朋友； 80%的總產(chǎn)量來自 20%的產(chǎn)品； 80%的財富集中在 20%的人手中； ?? 再舉個例子，傳統(tǒng)式的電冰箱在結(jié)構(gòu)上，冷凍庫是位于上端，冷藏庫則位于下端。一旦一項工作計劃成為危機時，犯錯的幾率就會增加。 世界著名的音樂家莫扎特通常被描述成輕率而任性的天才，然而他從 15歲到過世為止，終其一生的作曲數(shù)量都是非常固定的，甚至可以用代數(shù)程序來計算。 即使外部沒有規(guī)定截止的日期，自己也要樹立一個何時完成的目標(biāo)。這里要強調(diào)的這不是一個要你計算每一分鐘的 “ 時間難題 ” 練習(xí)，而是要求你記錄下一星期每隔半小時的 所有活動。 準(zhǔn)備一份的 “ 一星 期日志與簡略分析表 ” （如表二），將表一中的活動對應(yīng)地列在表二中。 然后把表二中的 “ 時間小計 ” 填到表一的 “ 每星期實際花費時間 ” 上。 1再把每一類所有活動的數(shù)目字相加，并分門別類制成一表，可對你如何使用時間有更明顯的印象。 新的壞習(xí)慣在根深蒂固之前，即可迅速暴露并加以排除。 具體計劃與指導(dǎo)性計劃 具體的計劃具有明確規(guī)定的目標(biāo)，不存在容易引起誤解的問題；指導(dǎo)性計劃只規(guī)定一些一般的方針，指出重點而不限定在特定的行動方案上。 利用計劃工具 計劃管理－－ WBS 定義 WBS（工作任務(wù)分解）是創(chuàng)造出產(chǎn)品所必須進行的全部活動的清單，它是 PERT、 GANTT分層計劃以及預(yù)算和人員分配的基礎(chǔ)。同時，可以將整個開發(fā)計劃分解成若干個開發(fā)流水線（路線、路徑），每一條流水線都可以算出一個總持續(xù)時間，其中時間最長的一條路徑 TMAX，我們稱為關(guān)鍵路徑。 v 留有余地、應(yīng)付突發(fā)任務(wù) 步驟三：確定關(guān)鍵路徑 時間上的關(guān)鍵路徑 繪制完網(wǎng)絡(luò)圖，可以很容易算出整個計劃的所需時間。 假如你正在將電話打給某人，不妨開門見山： “ 你好，我是 XXX，我給你打電話是因為 ??”或 “ 你好，我是 XXX，有這樣一件事需要 ??” 等等；如果是某人打電話給你，你可以說 “ 接到你的電話真高興，有什么事需要幫忙嗎？ ” 或 “ 你打電話來我真高興，能為你做點什么嗎？ ” 或 “ 好久沒有收到你的消息了，請問有什么事需要幫忙嗎？ ” 等等。 來自下屬的打斷 你不妨想想以下有關(guān)解決下屬打擾上 司的各項問題： （ 1）你是否曾經(jīng)訓(xùn)練你的助理，將他人可能的打擾含集中起來，然后每天或每星期一次地向你匯報？ （ 2）你是不是盡可能地把集體例會列為每日 /周工作的一部分？ （ 3）你是不是每天都會保留一段固定的時間，供下屬向你提出問題，同時在一旦發(fā)覺某些工作日程發(fā)生改變時，會告訴對方何時見面較合適？ （ 4）你是不是曾經(jīng)鼓勵下屬以便條 /郵件方式提出問題，而不必親自上門打擾你的工作？ （ 5）你是不是立即向下屬回話，使他們不至于認(rèn)為他們必須經(jīng)常打擾你，才能立刻獲得回應(yīng)？ 來自同事 的打擾 在上司打擾的時候，你只能無奈地加以接受；而下屬在打擾你的時候，你可以將他的打擾方式加以定型化。 省時之道 有時我們經(jīng)常會聽到這樣的說詞： “ 等我有空再做 ” 。實際上，有我們的生活和工作中，有不少時間是零碎的，還有一些時間是用來等待的，浪費的時間可以用數(shù)以萬計來說明是并不過分的。只要能夠利用，任何時間都不要浪費。許多高成就者在這種情況下所做的事情是： 帶本書看；寫點東西；修改報告；檢查語音郵件；打電話；用錄音機口述信件等。 在辦公室里，逆勢操作者會在中午大多數(shù)職員外出午餐時，使用傳真或復(fù)印機。 追求互賴模式 假設(shè)有人向你挑戰(zhàn)比試腕力，時間限定在 60秒內(nèi)，比賽規(guī)則是扳倒對方次數(shù)越多者便是贏家，而旁觀的另一人愿意提供贏家一角錢。 1980年，美國人肯 美國人琳達自己開了一家顧問公司，一年約受理 130個案子，她每年旅行各地，有很多時間是在飛機上度過的。 等待的時候做什么 在一天的活動時間里，你可能常常不管如何精密規(guī)劃的情況下，還是必須等待。但事實上，沒有所謂 “ 空 ” 的時間。以下是你應(yīng)該牢記的一些要點： （ 1）雙方應(yīng)事先達成共識。另一個需要注意的就是：控制好打電話的時間并保持通話的主題。 技術(shù)上的 關(guān)鍵路徑 第 20 頁 共 23 頁 某項任務(wù)采用的技術(shù)為關(guān)鍵技術(shù)，它的完成決定整個任務(wù)的完成時間，則該任務(wù)所在的路徑為技術(shù)上的關(guān)鍵路徑。 關(guān)鍵路徑是可以變化的 計劃管理－－ PERT 定義 PERT（網(wǎng)絡(luò)計劃評審技術(shù)）是以網(wǎng)絡(luò)圖的形式制定計劃，求得計劃的最優(yōu)方案，并據(jù)以組織和控制開發(fā)進程，達到預(yù)定目標(biāo)的一種科學(xué)管理方法。 具體來講，網(wǎng)絡(luò)計劃評審技術(shù)是：首先，用網(wǎng)絡(luò)圖來表達一項開發(fā)計劃中各工作（階段、模塊等）的先后順序和相互關(guān)系；然后，通過計算找出計劃中關(guān)鍵工序 和關(guān)鍵路線；第三，通過不斷改善網(wǎng)絡(luò)計劃，選擇最優(yōu)方案并付諸實施，最后，在計劃執(zhí)行過程中進行有效的控制和監(jiān)督，保證合理地使用人、財、物，按預(yù)定目標(biāo)完成任務(wù)。顯然，指導(dǎo)性計劃具有內(nèi)在的靈活性，具體計劃則更具有明確性。 約翰生所言： “ 習(xí)慣的束縛平常是感覺不出來的，等到發(fā)現(xiàn)時又已經(jīng)變得難以破除了。毫無疑問地，你真的會有一些驚訝，可能它們并不全讓你愉快。如果是負(fù)數(shù)，表示你花費在該活動上的時間多于你的估計；如果是正數(shù)，則正好相反。例如效率先生星期一上午 7點到 7點半穿衣服去上班，他就把編號 11記在星期一上午 7點的空格里。 接下來就請按部就