【正文】 要是與生活品質(zhì)有關(guān)，包 括長(zhǎng)期的規(guī)劃、問題的發(fā)掘與預(yù)防、參加培訓(xùn)、向上級(jí)提出問題處理的建議等等。這個(gè)領(lǐng)域的事情不會(huì)對(duì)我們?cè)斐纱叽倭α?，所以必須主支去做，這是發(fā)揮個(gè)人領(lǐng)導(dǎo)力的領(lǐng)域。我們花很多時(shí)間在這個(gè)里面打轉(zhuǎn)，自以為是在第一象限，其實(shí)不過是在滿足別人的期望與標(biāo)準(zhǔn)。這部分范圍倒不見得都是休閑活動(dòng)，因?yàn)檎嬲袆?chuàng)造意義的休閑活動(dòng)是很有價(jià)值的。其實(shí)二者的區(qū)別就在于這件事是否有助于完成某種重要的目標(biāo)，如果答案是否定的，便應(yīng)歸入第三象限。 善待自己。 這些都屬于第二象限，因此也都是重要的事。（ ） 我常因周圍的人或事動(dòng)作太慢而不耐煩。 （ ） 我常為了完成某項(xiàng)事情而拒人于千里之外。 （ ） 處理突發(fā)狀況的興奮感，似乎比慢工出細(xì)活更讓我覺得有成就。 （ ） 1我常邊工作邊吃飯。 原則之四：合理地安排時(shí)間 首先我們來看看穆爾的故事： 案例 穆爾于 1939年大學(xué)畢業(yè)后，在哥利登油漆公司找到業(yè)務(wù)員的工作。于是，穆爾的下一步就是將其中購(gòu)買量最小的 36個(gè)客戶退回公司，然后全 力服務(wù)其余 20%的客戶。舉例說明： 80%的銷售額是源自 20%的顧客； 80%的電話是來自 20%的朋友； 80%的總產(chǎn)量來自 20%的產(chǎn)品； 80%的財(cái)富集中在 20%的人手中； ?? 再舉個(gè)例子，傳統(tǒng)式的電冰箱在結(jié)構(gòu)上，冷凍庫是位于上端，冷藏庫則位于下端。不難發(fā)現(xiàn)，這種設(shè)計(jì)就是利用了 80/20原理。一旦一項(xiàng)工作計(jì)劃成為危機(jī)時(shí)，犯錯(cuò)的幾率就會(huì)增加。 認(rèn)清并適應(yīng)組織的節(jié)奏性與周期性是成功的要素。 世界著名的音樂家莫扎特通常被描述成輕率而任性的天才，然而他從 15歲到過世為止，終其一生的作曲數(shù)量都是非常固定的，甚至可以用代數(shù)程序來計(jì)算。 很多作家固定在每天某個(gè)時(shí)段工作，而且在停筆前必須 完成一定的字?jǐn)?shù)。 即使外部沒有規(guī)定截止的日期，自己也要樹立一個(gè)何時(shí)完成的目標(biāo)。面對(duì)自己并客觀地制定我們對(duì)時(shí)間的使用，需要巨大的勇氣。這里要強(qiáng)調(diào)的這不是一個(gè)要你計(jì)算每一分鐘的 “ 時(shí)間難題 ” 練習(xí)，而是要求你記錄下一星期每隔半小時(shí)的 所有活動(dòng)。這份假設(shè)的清單是效率先生所作，效率先生， 35歲，銷售經(jīng)理，有兩個(gè)孩子，太太也是職業(yè)婦女，所以效率先生也分擔(dān)了一些家務(wù)。 準(zhǔn)備一份的 “ 一星 期日志與簡(jiǎn)略分析表 ” （如表二），將表一中的活動(dòng)對(duì)應(yīng)地列在表二中?，F(xiàn)在統(tǒng)計(jì)每一項(xiàng)活動(dòng)出現(xiàn)的次數(shù)。 然后把表二中的 “ 時(shí)間小計(jì) ” 填到表一的 “ 每星期實(shí)際花費(fèi)時(shí)間 ” 上。168 ） 100 檢查數(shù)目字。 1再把每一類所有活動(dòng)的數(shù)目字相加，并分門別類制成一表，可對(duì)你如何使用時(shí)間有更明顯的印象。拿出幾張紙、你的時(shí)間使用清單以及你寫下來的目標(biāo)，詳細(xì)考慮后，寫出你對(duì)下列問題的答案： 我如何浪費(fèi)我的時(shí)間？未 來有何算途徑可預(yù)防或減低時(shí)間的浪費(fèi)？ 我如何浪費(fèi)別人的時(shí)間？我浪費(fèi)了誰的時(shí)間？我應(yīng)如何預(yù)防不使其發(fā)生？ 哪些活動(dòng)我現(xiàn)在可以減少、不予考慮或交給別人做？ 別人如何浪費(fèi)我的時(shí)間？未來有沒有方法減少或排除其發(fā)生？如果有的話，是什么方法？ 我做的哪些事既重要又緊急？ 我做的哪些事對(duì)我的目標(biāo)很重要？ 我是否花費(fèi)時(shí)間追求那些對(duì)我很重要的事？如果沒有，原因何在？如果有，是哪些事？ 第 17 頁 共 23 頁 這些問題的答案應(yīng)能提供許多使你將時(shí)間使用得更理想的構(gòu)想。 新的壞習(xí)慣在根深蒂固之前，即可迅速暴露并加以排除。 第七章、如何制定計(jì)劃 ] 在我們對(duì)自己時(shí)間使用的方式和狀況有了一個(gè)初步的了解后，就可以根據(jù)部門 /個(gè)人的工作 /生活目標(biāo)來制訂計(jì)劃了。 具體計(jì)劃與指導(dǎo)性計(jì)劃 具體的計(jì)劃具有明確規(guī)定的目標(biāo)，不存在容易引起誤解的問題；指導(dǎo)性計(jì)劃只規(guī)定一些一般的方針，指出重點(diǎn)而不限定在特定的行動(dòng)方案上。 注意事項(xiàng) 事先的了解： 1 、所在部門的業(yè)務(wù)定位 2 、所在崗位的業(yè)務(wù)定位 3 、上級(jí)主管的業(yè)務(wù)目標(biāo) 4 、上級(jí)主管對(duì)你的期望和要求 5 、與其它相關(guān)崗位的業(yè)務(wù)接口關(guān)系 遵循 5W2H原則 Why: 為什么要做這項(xiàng)任務(wù)，對(duì)工作目標(biāo)是否有支持 What： 任務(wù)的內(nèi)容和達(dá)成的目標(biāo) When： 在什么時(shí)間段進(jìn)行 Where： 任務(wù)發(fā)生的地點(diǎn) Who： 哪些人員參加此任務(wù)，由誰 負(fù)責(zé) 第 18 頁 共 23 頁 How to： 用什么方法進(jìn)行 How much：需要多少成本 設(shè)置控制點(diǎn)（ milestone） 在目標(biāo)或任務(wù)中設(shè)置階段性的里程碑，通過檢查，可以及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題，對(duì)自己難以解決的，還可以獲得同事或領(lǐng)導(dǎo)的支持。 利用計(jì)劃工具 計(jì)劃管理－－ WBS 定義 WBS（工作任務(wù)分解）是創(chuàng)造出產(chǎn)品所必須進(jìn)行的全部活動(dòng)的清單，它是 PERT、 GANTT分層計(jì)劃以及預(yù)算和人員分配的基礎(chǔ)。 （ 2） WBS主要反映任務(wù)的層次。同時(shí)，可以將整個(gè)開發(fā)計(jì)劃分解成若干個(gè)開發(fā)流水線（路線、路徑），每一條流水線都可以算出一個(gè)總持續(xù)時(shí)間，其中時(shí)間最長(zhǎng)的一條路徑 TMAX，我們稱為關(guān)鍵路徑。 計(jì)劃要素 （ 1） PERT主要反映任務(wù)的時(shí)間、資源、配合、控制等。 v 留有余地、應(yīng)付突發(fā)任務(wù) 步驟三：確定關(guān)鍵路徑 時(shí)間上的關(guān)鍵路徑 繪制完網(wǎng)絡(luò)圖，可以很容易算出整個(gè)計(jì)劃的所需時(shí)間。 對(duì)待打擾的方法有很多，有全面出擊來對(duì)付，也有消極地對(duì)應(yīng)付，更有甚者是視而不見。 假如你正在將電話打給某人，不妨開門見山： “ 你好，我是 XXX，我給你打電話是因?yàn)???”或 “ 你好，我是 XXX，有這樣一件事需要 ??” 等等；如果是某人打電話給你，你可以說 “ 接到你的電話真高興，有什么事需要幫忙嗎？ ” 或 “ 你打電話來我真高興，能為你做點(diǎn)什么嗎？ ” 或 “ 好久沒有收到你的消息了，請(qǐng)問有什么事需要幫忙嗎？ ” 等等。在這種情況下，你不妨直言： “ 你現(xiàn)在需要我們解決的問題是什么呢？ ” 、 “ 你的重點(diǎn)是什么？ ” 、 “ 你看我們今天的溝通 /討論是不是這到這里呢？ ” 雖然一次電話省下的時(shí)間可能只有 2~3分鐘，但按照你每天接 10個(gè)電話來算，每個(gè)月你就可以省下 7~10個(gè)小時(shí)，一年就是就 84~120個(gè)小時(shí)，這可是一段不少的時(shí)間呀！ 過濾電話 你一定經(jīng)常 遇到一些不想接的電話，這個(gè)時(shí)候你就需要 “ 過濾電話 ” 了。 來自下屬的打斷 你不妨想想以下有關(guān)解決下屬打擾上 司的各項(xiàng)問題： （ 1）你是否曾經(jīng)訓(xùn)練你的助理，將他人可能的打擾含集中起來，然后每天或每星期一次地向你匯報(bào)？ （ 2）你是不是盡可能地把集體例會(huì)列為每日 /周工作的一部分？ （ 3）你是不是每天都會(huì)保留一段固定的時(shí)間，供下屬向你提出問題，同時(shí)在一旦發(fā)覺某些工作日程發(fā)生改變時(shí)，會(huì)告訴對(duì)方何時(shí)見面較合適？ （ 4）你是不是曾經(jīng)鼓勵(lì)下屬以便條 /郵件方式提出問題，而不必親自上門打擾你的工作？ （ 5）你是不是立即向下屬回話，使他們不至于認(rèn)為他們必須經(jīng)常打擾你，才能立刻獲得回應(yīng)？ 來自同事 的打擾 在上司打擾的時(shí)候，你只能無奈地加以接受；而下屬在打擾你的時(shí)候，你可以將他的打擾方式加以定型化。 （ 2）不要隨意打擾對(duì)方。 省時(shí)之道 有時(shí)我們經(jīng)常會(huì)聽到這樣的說詞： “ 等我有空再做 ” 。在休閑的時(shí)候，你也許會(huì)躺在游泳池邊盡情玩樂，但這絕不是 “ 空 ” 的時(shí)間。實(shí)際上，有我們的生活和工作中，有不少時(shí)間是零碎的，還有一些時(shí)間是用來等待的，浪費(fèi)的時(shí)間可以用數(shù)以萬計(jì)來說明是并不過分的。以下是如何利用無奈或無聊時(shí)間的些建議。只要能夠利用，任何時(shí)間都不要浪費(fèi)。她說： “ 我已經(jīng)無法自撥了，這樣做讓我非常愉快。許多高成就者在這種情況下所做的事情是： 帶本書看；寫點(diǎn)東西；修改報(bào)告；檢查語音郵件；打電話；用錄音機(jī)口述信件等。這本書的要旨是： “ 遠(yuǎn)離高峰時(shí)刻，避免一窩蜂。 在辦公室里，逆勢(shì)操作者會(huì)在中午大多數(shù)職員外出午餐時(shí)，使用傳真或復(fù)印機(jī)。 1 為了說明的方便，請(qǐng)你假設(shè)一開始那人便把你扳倒，但是他并不停在那兒。 追求互賴模式 假設(shè)有人向你挑戰(zhàn)比試腕力，時(shí)間限定在 60秒內(nèi)，比賽規(guī)則是扳倒對(duì)方次數(shù)越多者便是贏家，而旁觀的另一人愿意提供贏家一角錢。 逆勢(shì)操作者會(huì)在沒有人排隊(duì)的時(shí)候去兌現(xiàn)支票、采購(gòu)，所以他們不會(huì)在周五下午去兌現(xiàn)支票，也不會(huì)在周五晚上進(jìn)超市，而會(huì)選在晚上 11點(diǎn)或早上 7點(diǎn)逛逛 24 小時(shí)開放的超市。 1980年，美國(guó)人肯 ”琳達(dá)回答 ： “ 我就是老板。美國(guó)人琳達(dá)自己開了一家顧問公司，一年約受理 130個(gè)案子，她每年旅行各地，有很多時(shí)間是在飛機(jī)上度過的。 一位參加某個(gè)研討會(huì)的公共關(guān)系主管告訴與會(huì)學(xué)員，他在電話旁邊放了一疊閱讀資料，每次在等對(duì)方接電話時(shí)便可以翻閱。 等待的時(shí)候做什么 在一天的活動(dòng)時(shí)間里，你可能常常不管如何精密規(guī)劃的情況下，還是必須等待。 凡在事業(yè)上有所成就的人，都有一個(gè)成功的訣竅：變 “ 閑暇 ” 為 “ 不閑 ” ，也就是不偷清閑，不貪逸趣。但事實(shí)上，沒有所謂 “ 空 ” 的時(shí)間。 （ 3）想想為什么你的中斷情形無法受控 ：你不喜歡得罪他人？你喜歡參與每一件事？別人經(jīng)常來詢問你的意見，使你覺得自己很重要？你不善于結(jié)束他人的來訪？你讓別人習(xí)慣于經(jīng)常咨詢你的意見？你就是喜歡不斷地和他人交談？ 如果你讓這些現(xiàn)象一直持續(xù)下去，你最后終究會(huì)一事無成。以下是你應(yīng)該牢記的一些要點(diǎn)： （ 1）雙方應(yīng)事先達(dá)成共識(shí)。 當(dāng)你被打斷時(shí) 在前面的 “ 時(shí)間管理的誤區(qū) ” 中，我們?cè)?jīng)提到了如何接受請(qǐng)托，但是在我們被各種情況所打斷時(shí)，應(yīng)該如何處理呢？ 來自上司的打斷 來自上司的打擾最難控制，尤其是當(dāng)你正在全心盡力地處理一項(xiàng)緊急 而重要的事情時(shí)。另一個(gè)需要注意的就是：控制好打電話的時(shí)間并保持通話的主題。 打電話的藝術(shù) 事先的約定與準(zhǔn)備 打電話約定時(shí)間和約定要求并不是什么新奇的概念，通過約定可以避免你在需要安靜工作的時(shí)候被不斷打擾、或是占線、或是接不到電話，更主要是避免電話中需要某些資料卻無法提供，從而造成時(shí)間的浪費(fèi)。 技術(shù)上的 關(guān)鍵路徑 第 20 頁 共 23 頁 某項(xiàng)任務(wù)采用的技術(shù)為關(guān)鍵技術(shù)，它的完成決定整個(gè)任務(wù)的完成時(shí)間，則該任務(wù)所在的路徑為技術(shù)上的關(guān)鍵路徑。 建議： （ 1）先畫 WBS,標(biāo)明 milestone（里程碑）時(shí)間及 deadtime（截止時(shí)間） （ 2）標(biāo)明任務(wù)間關(guān)系 （ 3）再畫 PERT 計(jì)劃要素 步驟一：先畫圖 首先不必注重美觀，主要弄清楚任務(wù)之間的 相互關(guān)系。 關(guān)鍵路徑是可以變化的 計(jì)劃管理－－ PERT 定義 PERT（網(wǎng)絡(luò)計(jì)劃評(píng)審技術(shù)）是以網(wǎng)絡(luò)圖的形式制定計(jì)劃，求得計(jì)劃的最優(yōu)方案，并據(jù)以組織和控制開發(fā)進(jìn)程，達(dá)到預(yù)定目標(biāo)的一種科學(xué)管理方法。 第 19 頁 共 23 頁 步驟二：估計(jì)時(shí)間 v 工序時(shí)間 =(a+4b+c)/6 （ a：最樂觀時(shí)間； b：期待時(shí)間； c：最悲觀時(shí)間） v 倒推法：一般確定結(jié)束時(shí)間，再逐步推出各部分需要時(shí)間。 具體來講，網(wǎng)絡(luò)計(jì)劃評(píng)審技術(shù)是：首先，用網(wǎng)絡(luò)圖來表達(dá)一項(xiàng)開發(fā)計(jì)劃中各工作（階段、模塊等）的先后順序和相互關(guān)系；然后，通過計(jì)算找出計(jì)劃中關(guān)鍵工序 和關(guān)鍵路線；第三，通過不斷改善網(wǎng)絡(luò)計(jì)劃，選擇最優(yōu)方案并付諸實(shí)施，最后，在計(jì)劃執(zhí)行過程中進(jìn)行有效的控制和監(jiān)督，保證合理地使用人、財(cái)、物，按預(yù)定目標(biāo)完成任務(wù)。 堅(jiān)持工作周記和工作日記，對(duì)計(jì)劃的執(zhí)行情況進(jìn)行總結(jié)，發(fā)現(xiàn)和糾正各種偏差，同時(shí)對(duì)計(jì)劃進(jìn)行調(diào) 整和滾動(dòng)。顯然，指導(dǎo)性計(jì)劃具有內(nèi)在的靈活性，具體計(jì)劃則更具有明確性。戰(zhàn)略計(jì)劃趨向于覆蓋較久的時(shí)間間隔，通常以年為單位，涉及較寬的領(lǐng)域和不規(guī)定具體的目標(biāo)；作業(yè)計(jì)劃趨向于覆蓋較短的時(shí)間間隔，如月度計(jì)劃、周計(jì)劃、日計(jì)劃，主要偏重于實(shí)現(xiàn)的方法 。 約翰生所言： “ 習(xí)慣的束縛平常是感覺不出來的，等到發(fā)現(xiàn)時(shí)又已經(jīng)變得難以破除了。你知道如何做，就不會(huì)感到吃驚。毫無疑問地，你真的會(huì)有一些驚訝，可能它們并不全讓你愉快。若有些微差異，不必?fù)?dān)心。如果是負(fù)數(shù)，表示你花費(fèi)在該活動(dòng)上的時(shí)間多于你的估計(jì)；如果是正數(shù)，則正好相反。因此效率先生要在打電話這一欄的 “ 時(shí)間小計(jì) ” 中記上 。例如效率先生星期一上午 7點(diǎn)到 7點(diǎn)半穿衣服去上班，他就把編號(hào) 11記在星期一上午 7點(diǎn)的空格里。希望你按表一的要求類似地列出公務(wù)活動(dòng)、個(gè)人活動(dòng)、家庭活動(dòng)與休閑及其它活動(dòng)等類 30余項(xiàng)，但你的分類與活動(dòng)可能與效率先生很不一樣。 接下來就請(qǐng)按部就班地完成如何進(jìn)行時(shí)間使用清單的分析，之后，你會(huì)考慮到一些問