【正文】 而且到時候更清靜，可以安心地做，大不了不回家吃飯好了。到晚上 6時，可以開始今天要做的事了吧！波特坐 下來，構(gòu)想著怎樣做個令董事們印象深刻的報告才好，開場白該怎樣說呢？就在這 時，電話響起 來，秘書早已離開辦公室，那只好自己接聽。 下班時間總是堵車，回到家已快 7點了，沐浴過后，吃完飯，正準(zhǔn)備工作，剛巧 電視播映一年一度的橄欖球賽。 4點，鬧鐘準(zhǔn)時響起，波特習(xí)慣了賴床，在半夢半醒中掙扎了幾下，終于在 5點多 起床了。 第 5 頁，共 42 頁 早上，又是一輪交通堵塞，來到辦公室已經(jīng)是 8點多，還有兩個鐘頭，董事局的會 議就要開始。這一份報告，花了波特前后 3個小時 ——一份他本來希望是 “一鳴驚人 ”的報 告，最終是倉促完工。 波特的問題分析： 延誤原因 沒有在第一時間把報告做好拖延，沒有界定緩急先后 打算做報告的當(dāng)天 —下屬生病，代出席會議 —上司緊急命令 —一些電話 —突發(fā)事件 —緊急事件 —被打擾 下班回家交通堵塞 看電視不能自我約束 放棄工作不能自我約束 賴床不能自我約束 沒有帶一些文件回家善忘 上班交通堵塞 討論： （ 1）既然時間既無 法開源也無法節(jié)流，那么時間管理的對象到底是什么：時間，人自 己，工作方式還是生活習(xí)慣？ 教師解答：時間所具有獨特性決定了時間本身是無法管理的，我們所能夠管理的只能 是我們自己、工作方式和生活習(xí)慣。所謂時間 管理的誤區(qū)，是指導(dǎo)致時間浪費的各種因素。史瓦在半世紀(jì)前擔(dān)任伯利恒鋼鐵公司總裁 期間，曾經(jīng)向管理顧問李愛菲 提出這樣一個不尋常的挑戰(zhàn)： “請告訴我如何能在辦公時間內(nèi)做妥更多的事，我將支 付給你任意的顧問費。重新檢查你的辦事次序，然后著手進(jìn)行第二項重要的工作。只要手中的工作是最重要的，則 堅持做下去。將上述的一切變成你每一個工作日里的習(xí)慣。 數(shù)星期后，史瓦寄了一張面額兩萬伍仟美元的支票給李愛菲，并附言她確實已為 他上了十分珍貴的一課，伯利恒公司后來之所以能夠躍升為世界最大的獨立鋼鐵制造 者，據(jù)說可能是導(dǎo)因于李愛菲的那數(shù)句真言。 我們作為一個高新科技企業(yè)的員工，要步上職業(yè)化的道路，成為一個強(qiáng)調(diào)實效性 的職業(yè)人士，不應(yīng)該把以上原因當(dāng)成工作中的借口，剖析如下： 固然有些事情是易行而難料的，但若過分地強(qiáng)調(diào)這一點，則有可能養(yǎng)成一種“做了 再說 ”或 “船到橋頭自然直！ ”的僥幸心理。 由于目標(biāo)中擬定假設(shè)的客觀環(huán)境發(fā)生變動，計劃與事實常常難以趨于一致，所以我 們必須定期審察我們的目標(biāo)與計劃，做出必要的修正，尋找最佳途徑。 綜上所述，由于我們的工作缺乏計 劃，將導(dǎo)致如下惡果： 目標(biāo)不明確 沒有進(jìn)行工作歸類的習(xí)慣 缺乏做事輕重緩急的順序 沒有時間分配的原則 誤區(qū)之二：組織工作不當(dāng) 第 7 頁，共 42 頁 組織工作不當(dāng)?shù)闹饕w現(xiàn)在以下幾個方面： *職責(zé)權(quán)限不清，工作內(nèi)容重復(fù) *“事必躬親，親力而為 ” *溝通不良 *工作時斷時續(xù) 如何才能處理好以上問題？首先，學(xué)會如何接受請托： 對于我們每一個人來說，所面臨的請托可能來自部屬、上司、其他同級管理者、 或是組織以外的人士。 倘若我們?yōu)榱讼胱鰪V受愛戴的好人而有求必應(yīng)，則各色各類的請托將四面八方地 源源涌來。 “明智地接受請托 ”的重要性在于：第一： “拒絕 ”是一種 “量 力 ”的表現(xiàn)。第二，拒絕是保 障自己行事優(yōu)先次序的最有效手段。 所以在我們接受請托之前不妨先先問問自己：這種請托是屬于我的職責(zé)范圍內(nèi) 嗎？對實現(xiàn)我的目標(biāo)有幫助嗎？如果接受它，將付出什么代價？如果不接受他，則需 承擔(dān)什么后果？經(jīng)過這一番 “成本 ——效益分析 ”之后，你就可以決定取舍了。比如你想了解本月度部門考勤信息， 不妨去問問部門秘書；想了解公司的考勤信息，不妨去問問公司的考勤管理員；等 等。 其實每個人的精力都是有限的，尤其是管理者應(yīng)當(dāng)學(xué)會授權(quán)，將主要的精力和時 間放在更重要的事情上。我們提供了一個拖延商數(shù)的測驗，請你先做一下自我評核。 A非常同意 B略表同意 C略表不同意 D極不同意 （ 2）為使困難的工作能被執(zhí)行，對執(zhí)行者下壓力是必要的。 A非常同意 B略表同意 C略表不同意 D極不同意 （ 4）我遭遇了太多足以妨礙完成重大任務(wù)的干擾與危機(jī)。 A非常同意 B略表同意 C略表不同意 D極不同意 （ 6）我對重要的行動計劃的追蹤工作一般不予理會。 A非常同意 B略表同意 C略表不同意 D極不同意 （ 8）我經(jīng)常將重要工作安排在下午處理，或者攜回家里，以便在夜晚或周末處理它。 A非常同意 B略表同意 C略表不同意 D極不同意 （ 10）在著手處理一件艱難的任務(wù)之前，我喜歡清除桌上的每一個物件?？偡中∮?20分，表示你不是拖延者，你也許偶爾有拖延的習(xí)慣?？偡侄嘤?30分，表示你或許已患 上嚴(yán)重的拖延毛病。 不擅處理不速之客的打擾。 泛濫的 “會議病 ”困擾。 “雜亂的辦公桌顯 示雜亂的心思 ”是有道理的。套用 “帕金森定律 ”——“工作將被擴(kuò)展，以便填滿可供完成工作的時 間 ”，我們也可以導(dǎo)出 “文件堆積定律 ”——“文件的堆積將被擴(kuò)展，以便填滿可供 堆積的空間。 文件處置測驗 請快速地解答以下十二個問題。 訂購文具后所取得的帳單。 來自上司的會議通知（下周一舉行會議）。 部屬交來的（或是你個人的）一份用于準(zhǔn)備下一個月業(yè)務(wù)報告的有關(guān) 資料。 一位你經(jīng)常接觸的人告知新地址及新電話號碼的 Email。 某管理顧問公司中寄來的出版物宣傳單，你認(rèn)為其中一、兩本書也許值得訂購，但 你無法確定是否真正值得訂購。 1人事部門發(fā)出的有關(guān)員工考核程序的函件。 假 如你在以上十二個問題的前面寫上了兩個或兩個以上的 “？ ”，則表示你仍欠 缺一套完整的文件處置系統(tǒng)。有些人之所以能夠讓時間白白流逝 而毫無悔痛之意，就象前面我們提到的 “小張 ”，最根本的原因就是他個人缺乏進(jìn)取 意識，缺乏對工作和生活的責(zé)任感和認(rèn)真態(tài)度。因此，我們要記取 “過去 ”，把握 “現(xiàn) 在 ”，放眼 “未來 ”。請善用它！ 討論：請仔細(xì)閱讀下面的資料。當(dāng)我們有太多的事情需要料理時，我們總是感到 “時間不夠支配 ”；但是當(dāng)我們 無所事事時，我們又感到 “不知如何消磨時光 ”。但不管怎樣，下列的四種觀念特別不利于時間的有效運(yùn)用。 第 11 頁，共 42 頁 一、視 時間為主宰的人：重形式而不重實質(zhì) 視時間為主宰的人，將一切責(zé)任交托在時間手中，他們深信 “這只是時間問題 ”、 “歲月不饒人 ”、 “時間是最好的試金石 ”等等說法。下面是一些具體案例： 盡管他們有時需要更多的休息，但有些人每天總在同一時間起床；盡管他們有時 在那個時間并不饑餓，但他們總是在同一時間進(jìn)餐。 當(dāng)長途電話通話時間一超過三分鐘，他們就感到極度 不安，雖然增加的通話時間 可以節(jié)省幾天的旅途奔波或是代替冗長的會議。這種人的行為特征是： 設(shè)定難以完成的時限，以便 “打破紀(jì)錄 ”或 “刷新紀(jì)錄 ”。 在任何約定時間的場合，因早到而感到 “勝利 ”、因遲到而感到 “沮喪 ”，經(jīng)常因 自己與時間打輸了一場仗而感到沮喪，對完成這件事情的結(jié)果倒是較少關(guān)注。除非等到他們的腸胃出問題，否則他們不會意識到腸胃 的存在或是腸胃的重要性。 四、視時間為奴隸的人：長時間沉溺于工作 視時間為奴隸的人最關(guān)切的是 ——如何管理時間，將這種觀念轉(zhuǎn)化成行為，便是 長時間地沉溺于工作，成為所謂的 “工作狂 ”。令人感到奇怪的是：這些長時間工作的人大多數(shù)都不認(rèn)為自 己工作過長。 提問：你對上述四種人在時間管理上存在的問題持何種態(tài)度？你的建議是什么？ 期待您的參與，并希望聽到您的真知灼見！ 答案：對上面四種觀念的看法： 第 12 頁，共 42 頁 一、視時間為主宰的人： 視時間為主宰的人，雖然重形式而不注重實質(zhì)，但這并不意味他們一定喜愛 形 式。他們最大的缺點在于無條件地向時間屈服，以致不 能善用時間，發(fā)掘生命過程中的無窮機(jī)會更無從談起。但與時間 競賽的人，是終究注定要失敗的。視時 間為敵人，就是重效率而不重效能。當(dāng)能以較少的 “投入 ”獲得同 等的 “產(chǎn)出 ”，或是以同等的 “投入 ”獲得較多的 “產(chǎn)出 ”，甚至以較少的 “投入 ” 獲得較多的 “產(chǎn)出 ”時，則視為富有效率。比如當(dāng)黑白電視機(jī)已處身于 “生命循環(huán) ” 的成熟期，而彩色電視機(jī)正方興未艾時，若我們?nèi)赃x擇黑白電視機(jī)為目標(biāo)產(chǎn)品，且不 論其生產(chǎn)效率有多高，這種產(chǎn)品肯定是要滯銷的。所 以我們不妨借用這樣一句話： 效率是 “以正確的方法做事 ”，而效能則是 “做正確的事 ”。效率與效能不可以偏廢，但這并不意味著效率與效能具有同樣的重要 性。 三、視時間為神秘物的人： 視時間為神秘物的人因為忽視時間所加以的各種限制，所以能夠?qū)Ｐ闹轮镜毓? 作。但是，時間對絕大多數(shù)人特別是企業(yè)人來說都是吝嗇的， 除非他們真正了解到這種吝嗇，否則他們將無法適當(dāng)?shù)貜?事時間的調(diào)配。 長時間工作足以令人養(yǎng)成拖延的工作習(xí)慣。這不幸應(yīng)驗了 第 13 頁，共 42 頁 “帕金森定律 ”，即如果可供完成工作的時間為八小時，則工作將在八小時內(nèi)完成； 如可供完成工作的時間增加為十小時，則同樣的工作將改在十小時以內(nèi)完成。管理學(xué)者約瑟失 即忽視家庭而過度強(qiáng)調(diào)工作的管理者，其工作終究會不佳。 附：長時間工作原因分析及對 策 一個人成為長時間工作者，并不是偶然的，也不是天生的，長時間工作的原因及 其治療方法是： 傳統(tǒng)上的 “業(yè)精于勤而荒于嬉 ”的觀念是令人沉迷于工作的一種重要因素。其實，勤勉與成就之間并不一定成正比 例，關(guān)鍵是看他是不是在 “做正確的事 ”。這與一見黑就吹口哨或唱歌以壯膽的道理是一樣的，這也說明當(dāng)我們不了解或 無法衡量 “產(chǎn)出 ”而感到恐慌時，就會刻意地強(qiáng)調(diào) “投 入 ”（工作量或工作時間）。 欠缺時間管理的技能也是令人不得不長時間工作的原因。對于以上種種情況，不如問自己 幾個問題：自己的終身目標(biāo)是什么？健康在自身的行事次序表中是否占有一席之地？ 是否愿意支付健康受到 損害的代價？自己對家人給予足夠的關(guān)懷？自己是否自欺欺人 地假裝長時間工作？經(jīng)過這一系列的反復(fù)思索，可能會對長時間工作者產(chǎn)生一些益 處。 時間管理的五項基本原則： 目標(biāo)原則 有序原則 時間四象限原則 20/80原則 對象原則 下面我們就時間管理的五項基本原則分別進(jìn)行闡述。美國的一 份統(tǒng)計結(jié)果顯示，一個人退休后，特別是那些獨居老人，假若生活沒有任何目標(biāo)，每 天只是刻板地吃飯和睡覺，雖然生活無憂，但他們后來的壽命一般不會超過七年。但這正是問題的癥結(jié)，就是因為沒有目標(biāo)，每天才弄得沒頭沒腦、蓬頭 垢面，這只是一個惡性循環(huán)罷了！ 另外有些人沒有目標(biāo)，則是因為他們不敢接受改變，與其說安于現(xiàn)狀，不如坦白 一點，那便是沒有勇氣面對新環(huán)境可能帶來的挫折與挑戰(zhàn)，這些人最終只會是一事無 成！ 事實上，隨波逐流，缺乏目標(biāo)的人，永遠(yuǎn)沒有淋漓盡致發(fā)揮自己的潛能。然而不幸的是，多數(shù)人對自己的愿 望，僅有一點模糊 的概念，而只有少數(shù)人會貫徹這模糊的概念。 許多年前，某報做過 300條鯨魚突然死亡的報道。鯨魚因為追 逐小利而暴死，為了微不足道的目標(biāo)而空耗了巨大力量。而生命唯有在專心一意、勤奮不懈時 ， 才可獲得成長。 賴嘉承隨父母遷到亞特蘭大市時，年僅四歲。但是一年之后，他卻因為貪玩導(dǎo)致功課不及格而被迫退 學(xué)。他大半時候都在一家低 功率的電臺擔(dān)任導(dǎo)播，有是也替卡車卸貨。重獲新生的賴嘉，終于了解到目標(biāo)的重要性。 賴嘉的目標(biāo)是重返大學(xué)，然而他的成績實在太差了，以致連遭墨瑟大學(xué)拒絕兩 次。結(jié)果，院長答應(yīng)了他的請求，準(zhǔn)許他入學(xué)，但有一個附加條件：他的平均分?jǐn)?shù)要 達(dá)到乙等，否則就要再度退學(xué)。他每季平均進(jìn)修多個學(xué)分。 如今，這個伐木工人的兒子已成為賴嘉博士，他還在全美發(fā)展最迅速的教會擔(dān)任 牧師，教會地點就在費城特爾市，距他成長的亞特蘭大僅數(shù)分鐘車程。那么 我