【正文】 班交通堵塞 討論： （ 1）既然時間既無 法開源也無法節(jié)流，那么時間管理的對象到底是什么：時間，人自 己，工作方式還是生活習慣？ 教師解答：時間所具有獨特性決定了時間本身是無法管理的，我們所能夠管理的只能 是我們自己、工作方式和生活習慣。 時間管理的誤區(qū) 我們探索克服時間浪費的途徑便是 “培養(yǎng)克服時間管理誤區(qū)的技能 ”。所謂時間 管理的誤區(qū)，是指導致時間浪費的各種因素。以下列出時間管理的五個誤區(qū)，請大家 仔細閱讀并分析，看看自已是否存在同樣的問題： 誤區(qū)之一：工作缺乏計劃 查爾斯 史瓦在半世紀前擔任伯利恒鋼鐵公司總裁 期間，曾經向管理顧問李愛菲 提出這樣一個不尋常的挑戰(zhàn)： “請告訴我如何能在辦公時間內做妥更多的事，我將支 付給你任意的顧問費。 ”李愛菲于是遞了一張紙給他，并向他說 “寫下你明天必須做 的最重要的各項工作，先從最重要的那一項工作做起，并持續(xù)地做下去，直到完成該 項工作為止。重新檢查你的辦事次序，然后著手進行第二項重要的工作。倘若任何一 第 6 頁，共 42 頁 項著手進行的工作花掉你整天的時間，也不用擔心。只要手中的工作是最重要的，則 堅持做下去。假如按這種方法你無法完成全部的重要工作 ，那么即使運用任何其它方 法，你也同樣無法完成它們，而且倘若不借助某一件事的優(yōu)先次序，你可能甚至連哪 一種工作最為重要都不清楚。將上述的一切變成你每一個工作日里的習慣。當這個建 議對你生效時，把它提供給你的部屬采用 ”。 數星期后，史瓦寄了一張面額兩萬伍仟美元的支票給李愛菲，并附言她確實已為 他上了十分珍貴的一課，伯利恒公司后來之所以能夠躍升為世界最大的獨立鋼鐵制造 者，據說可能是導因于李愛菲的那數句真言。 盡管計劃的擬定能給我們帶來諸多的好處，但我們有的同事從來不做或是不重視 做計劃 ，原因不外乎如下幾條： 因過分強調 “知難行易 ”而認為沒有必要在行動之前多做思考； 不做計劃也能獲得實效； 不了解做計劃的好處； 計劃與事實之間極難趨于一致，故對計劃喪失信心； 不知如何做計劃。 我們作為一個高新科技企業(yè)的員工，要步上職業(yè)化的道路，成為一個強調實效性 的職業(yè)人士，不應該把以上原因當成工作中的借口，剖析如下： 固然有些事情是易行而難料的，但若過分地強調這一點，則有可能養(yǎng)成一種“做了 再說 ”或 “船到橋頭自然直！ ”的僥幸心理。試問：房子燃燒的 緊要關頭，消防隊員 是否應立刻拿起水龍頭或滅火筒進行搶救，還是應花費少許時間判別風向、尋找火 源、分派工作，然后再進行搶救？ 不做計劃的人只是消極地應付工作，他將處于受擺布的地位；做計劃的則是有意識 地支配工作，處于主動的地位、并提高工作效率。 由于目標中擬定假設的客觀環(huán)境發(fā)生變動，計劃與事實常常難以趨于一致，所以我 們必須定期審察我們的目標與計劃，做出必要的修正，尋找最佳途徑。但如果是處于 無計劃的引導，則一切行動將雜亂無章，最終走進死胡同。 綜上所述，由于我們的工作缺乏計 劃，將導致如下惡果： 目標不明確 沒有進行工作歸類的習慣 缺乏做事輕重緩急的順序 沒有時間分配的原則 誤區(qū)之二：組織工作不當 第 7 頁，共 42 頁 組織工作不當的主要體現在以下幾個方面： *職責權限不清，工作內容重復 *“事必躬親，親力而為 ” *溝通不良 *工作時斷時續(xù) 如何才能處理好以上問題？首先，學會如何接受請托： 對于我們每一個人來說，所面臨的請托可能來自部屬、上司、其他同級管理者、 或是組織以外的人士。在很多請 托中，有一類是職務所系而責無旁貸的；另一類雖然 也是職務所系，但請托本身卻是不合時宜或是不合情理的；尚有一類請托則屬無義務 予履行的請托，經常引起我們困擾的是后兩類請托。 倘若我們?yōu)榱讼胱鰪V受愛戴的好人而有求必應，則各色各類的請托將四面八方地 源源涌來。一旦他辦不妥委托的事項，則不僅他所企求的愛戴將化為烏有，而且他將 喪失請托者尊敬。 “明智地接受請托 ”的重要性在于：第一： “拒絕 ”是一種 “量 力 ”的表現。有的請托若由他人承受可能比你承受更為恰當，你不妨對請托者提出適 時的建議。第二，拒絕是保 障自己行事優(yōu)先次序的最有效手段。倘若因勉強接受他人 的請托而擾亂自己的步伐，是不合理的、不明智的。 所以在我們接受請托之前不妨先先問問自己：這種請托是屬于我的職責范圍內 嗎？對實現我的目標有幫助嗎？如果接受它，將付出什么代價？如果不接受他，則需 承擔什么后果？經過這一番 “成本 ——效益分析 ”之后，你就可以決定取舍了。 其次，學會利用資源： 對于基層人員而言，要善于利用資源，學會從相關的部門或人員手中獲取所需的 資料，既節(jié)約了時間，又保證了信息的正確性。比如你想了解本月度部門考勤信息， 不妨去問問部門秘書；想了解公司的考勤信息，不妨去問問公司的考勤管理員；等 等。 對于管理者而言，他們經常容易犯下面的錯誤： 擔心部屬做錯事； 擔心下屬表現太好； 擔心喪失對下屬的控制； 不愿意放棄得心應手的工作； 找不到合適的下屬授權。 其實每個人的精力都是有限的，尤其是管理者應當學會授權，將主要的精力和時 間放在更重要的事情上。 第 8 頁，共 42 頁 誤區(qū)三：時間控制不夠 在前面的 “小張的故事 ”中，小張在時間管理上最大的惡 習就是拖延時間，以致 到頭來一事無成。我們提供了一個拖延商數的測驗，請你先做一下自我評核。 拖延商數測驗 請據實選擇以下每一個陳述最切合你的答案： （ 1）為了避免對棘手的難題采取行動，我于是尋找理由和借口。 A非常同意 B略表同意 C略表不同意 D極不同意 （ 2）為使困難的工作能被執(zhí)行，對執(zhí)行者下壓力是必要的。 A非常同意 B略表同意 C略表不同意 D極不同意 （ 3）我經常采取折衷辦法以避免或延緩不愉快的事是困難的工作。 A非常同意 B略表同意 C略表不同意 D極不同意 （ 4）我遭遇了太多足以妨礙完成重大任務的干擾與危機。 A非常同意 B略表同意 C略表不同意 D極不同意 （ 5）當被迫從事一項不愉快的決策時，我避免直截了當的答復。 A非常同意 B略表同意 C略表不同意 D極不同意 （ 6）我對重要的行動計劃的追蹤工作一般不予理會。 A非常同意 B略表同意 C略表不同意 D極不同意 （ 7）試圖令他人為管理者執(zhí)行不愉快的工作。 A非常同意 B略表同意 C略表不同意 D極不同意 （ 8）我經常將重要工作安排在下午處理，或者攜回家里，以便在夜晚或周末處理它。 A非常同意 B略表同意 C略表不同意 D極不同意 （ 9）我在過分疲勞（或過分緊張、或過分泄氣、或太受抑制）時，以致無法處理所面 對的困難任務。 A非常同意 B略表同意 C略表不同意 D極不同意 （ 10）在著手處理一件艱難的任務之前，我喜歡清除桌上的每一個物件。 A非常同意 B略表同意 C略表不同意 D極不同意 評分標準： 每一個 “非常同意 ”評 4分， “略表同意 ”評 3分， “略表不同意 ”評 2分， “極不同 意 ”評 1分?？偡中∮?20分，表示你不是拖延者，你也許偶爾有拖延的習慣。總分在 21至 30分之間，表示你有拖延的毛病，但不太嚴重?？偡侄嘤?30分，表示你或許已患 上嚴重的拖延毛病。 第 9 頁，共 42 頁 我們通常在時間控制容易陷入下面的陷井： 習慣拖延時間，前面案例 “小張的故事 ”中的小張就是一個典型的拖延時間的人。 不擅處理不速之客的打擾。 不擅處理無端電話的打擾。 泛濫的 “會議病 ”困擾。不少中、上層管理者曾經指出，會議竟占去他們日常工作 的時間的四分之一，甚至三分之一！然而更令他們感慨莫名的是，在這么多的會議時 間之中，幾乎有一半是 徒勞無功的浪費！ 誤區(qū)四：整理整頓不足 辦公桌的雜亂無章與辦公桌的大小無關，因為雜亂是人為的。 “雜亂的辦公桌顯 示雜亂的心思 ”是有道理的。讓一個不富條理的人使用一個小型的辦公桌，這個辦公 桌會變得雜亂無章，即使給他換一個大型的辦公桌，不出幾日，這個辦公桌又會遭遇 同樣的命運。套用 “帕金森定律 ”——“工作將被擴展，以便填滿可供完成工作的時 間 ”，我們也可以導出 “文件堆積定律 ”——“文件的堆積將被擴展，以便填滿可供 堆積的空間。 ” 當你的上司向你索取一份技術資料，你是否能在第一時間從 容不迫地遞給他？當 你需要一份信息時，是否滿文件夾地翻個底朝天？下面是一份 “文件處置測驗 ”，看 看你的文件處置系統(tǒng)是否完善。 文件處置測驗 請快速地解答以下十二個問題。如你無法即刻對某些題目提供確切的答案，則請 在題目前打問號 “？ ”。 訂購文具后所取得的帳單。 收到一本管理雜志，其中可能具有值得閱讀的文章，但目前你無暇閱讀。 來自上司的會議通知（下周一舉行會議）。 某大學企管系學生寄來的問卷。 部屬交來的（或是你個人的）一份用于準備下一個月業(yè)務報告的有關 資料。 一封需要盡快回復的信，但你必須先打數次電話才能回復。 一位你經常接觸的人告知新地址及新電話號碼的 Email。 組織內其它平行部門的來函，要求取得你的部門的市場（或其它）調查報告。 某管理顧問公司中寄來的出版物宣傳單，你認為其中一、兩本書也許值得訂購，但 你無法確定是否真正值得訂購。 客戶寄來的一封投訴信。 1人事部門發(fā)出的有關員工考核程序的函件。 第 10 頁，共 42 頁 1提醒自己明年及早準備財務預算的備忘錄。 假 如你在以上十二個問題的前面寫上了兩個或兩個以上的 “？ ”，則表示你仍欠 缺一套完整的文件處置系統(tǒng)。你最好盡快設計這樣的一套系統(tǒng)（包括你的紙面文件夾 和電腦文件夾）！ 誤區(qū)五：進取意識不強 我們經常說到： “人最大的敵人就是自己 ”。有些人之所以能夠讓時間白白流逝 而毫無悔痛之意，就象前面我們提到的 “小張 ”，最根本的原因就是他個人缺乏進取 意識，缺乏對工作和生活的責任感和認真態(tài)度。主要表現在以下幾個方面： *個人的消極態(tài)度 *做事拖拉，找借口不干工作 *唏噓不已，做白日夢 *工作中閑聊 如果我們一直處于遲鈍的時間感覺中，換句話說，當你覺得時間可有可無，不 愿面對工作中的具體事務，沉溺于 “天上隨時掉下大餡餅 ”的美夢，那就需要好好反 省自己了，因為你隨時在喪失寶貴的機會，隨時可能被社會所淘汰！ 好了，前面我們談到了五個時間管理的誤區(qū)，不管以前我們做得怎樣，要記?。? 世界上所有的成就都是 “現在 ”所塑造的。因此，我們要記取 “過去 ”，把握 “現 在 ”，放眼 “未來 ”。送給大家一句話： 昨天是一張已被注銷的支票， 明天是一張尚未到期的本票， 今天則是隨時可運用的現 金。請善用它！ 討論：請仔細閱讀下面的資料。 一般人在不同的環(huán)境、不同的年紀、不同的心緒下，對時間可能會持不同的看 法。當我們有太多的事情需要料理時，我們總是感到 “時間不夠支配 ”；但是當我們 無所事事時，我們又感到 “不知如何消磨時光 ”。由此可見，一般人對時間的態(tài)度是 極主觀的。但不管怎樣，下列的四種觀念特別不利于時間的有效運用。它們是： 視時間為主宰； 視時間為敵人； 視時間為神秘物； 視時間為奴隸。 第 11 頁，共 42 頁 一、視 時間為主宰的人：重形式而不重實質 視時間為主宰的人，將一切責任交托在時間手中，他們深信 “這只是時間問題 ”、 “歲月不饒人 ”、 “時間是最好的試金石 ”等等說法。他們最主要的行為特征便 是重形式而不重實質。下面是一些具體案例： 盡管他們有時需要更多的休息，但有些人每天總在同一時間起床；盡管他們有時 在那個時間并不饑餓，但他們總是在同一時間進餐。 在下班時，雖然 6： 05分的班車不愁沒有座