【正文】 例如效率先生星期一上午 7點(diǎn)到 7點(diǎn)半穿衣服去上班，他就把編號(hào) 11記 在星期一上午 7點(diǎn)的空格里。 167。在這種情 況下，我們需要互相尊重對(duì)方的時(shí)間安排，也就是說要與別人的時(shí)間取得協(xié)作。他發(fā)現(xiàn)， 80%的業(yè)績都來自于 20%的客戶中，同時(shí)，不管客戶的購買量大 小，他花在每個(gè)客戶身上的時(shí)間都是一樣的。（） 我似乎永遠(yuǎn)在趕時(shí)間。但他的 所作所為也帶來一個(gè)很好的啟示，人必須不斷地自問： “目前聞迫切要做的是什么？ 我最大的本領(lǐng)和才華在什么地方？ ” 如果這位院長一心只想符合旁人的最迫切的期望，反而比較容易，而且也能夠擁 有錦繡前程。這樣的休息不但不是為了走更長的路，反而是對(duì)身心的毀損，剛 開始時(shí)也許有滋有味，到后來你就會(huì)發(fā)現(xiàn)其實(shí)是很空虛的。但我們也不能忘記，很多重要的事都是因?yàn)橐煌显偻匣? 事前準(zhǔn)備不足，而變成迫在眉睫。 我們既然是以目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)為導(dǎo)向，那么在一系列以實(shí)現(xiàn)目標(biāo)為依據(jù)的待辦事項(xiàng)中，到 底哪些應(yīng)該先著手處理，哪些可以拖后處理，哪些甚至不予處理？一般認(rèn)為是按照事 情的緊急程度來判斷。史密斯的家伙真的把這主意轉(zhuǎn)換為實(shí)際行動(dòng)。 ”目標(biāo)應(yīng)該很明確了，只是時(shí)間不知需要多久，是在一年內(nèi)完成，還是十年后才 完成？ 原則之二：有計(jì)劃、有組織地進(jìn)行工作 所謂有計(jì)劃、有組織地進(jìn)行工作，就是把目標(biāo)正確地分解成工作計(jì)劃，通過采取 適當(dāng)?shù)牟襟E和方法，最終達(dá)成有效的結(jié)果。兩組人的個(gè)子差不 多，先是一起跳過了 1米。證券經(jīng)紀(jì)商的收入雖然不錯(cuò)，卻與他的性格 格格不入。他大半時(shí)候都在一家低 功率的電臺(tái)擔(dān)任導(dǎo)播，有是也替卡車卸貨。美國的一 份統(tǒng)計(jì)結(jié)果顯示，一個(gè)人退休后，特別是那些獨(dú)居老人，假若生活沒有任何目標(biāo)，每 天只是刻板地吃飯和睡覺，雖然生活無憂，但他們后來的壽命一般不會(huì)超過七年。管理學(xué)者約瑟失 當(dāng)能以較少的 “投入 ”獲得同 等的 “產(chǎn)出 ”，或是以同等的 “投入 ”獲得較多的 “產(chǎn)出 ”，甚至以較少的 “投入 ” 獲得較多的 “產(chǎn)出 ”時(shí)，則視為富有效率。 在任何約定時(shí)間的場(chǎng)合，因早到而感到 “勝利 ”、因遲到而感到 “沮喪 ”，經(jīng)常因 自己與時(shí)間打輸了一場(chǎng)仗而感到沮喪，對(duì)完成這件事情的結(jié)果倒是較少關(guān)注。因此，我們要記取 “過去 ”，把握 “現(xiàn) 在 ”，放眼 “未來 ”。 訂購文具后所取得的帳單。 A非常同意 B略表同意 C略表不同意 D極不同意 （ 10）在著手處理一件艱難的任務(wù)之前，我喜歡清除桌上的每一個(gè)物件。 所以在我們接受請(qǐng)托之前不妨先先問問自己：這種請(qǐng)托是屬于我的職責(zé)范圍內(nèi) 嗎？對(duì)實(shí)現(xiàn)我的目標(biāo)有幫助嗎？如果接受它，將付出什么代價(jià)？如果不接受他，則需 承擔(dān)什么后果？經(jīng)過這一番 “成本 ——效益分析 ”之后，你就可以決定取舍了。將上述的一切變成你每一個(gè)工作日里的習(xí)慣。 4點(diǎn)，鬧鐘準(zhǔn)時(shí)響起，波特習(xí)慣了賴床，在半夢(mèng)半醒中掙扎了幾下，終于在 5點(diǎn)多 起床了。 案例二：波特的故事 波特是美國波士頓某跨國公司的行銷部經(jīng)理，為人勤奮，每天工作十多個(gè)小時(shí)， 就是周末、周日及公眾假期都上班，從沒有怨言。此時(shí)，他無意中發(fā)現(xiàn)桌上的一份商業(yè) 報(bào)告內(nèi)容十分吸引人，于是情不自禁地拿起來閱讀。 請(qǐng)注意： （ 1）所謂 “時(shí)間的浪費(fèi) ”，是指對(duì)目標(biāo)毫無貢獻(xiàn)的時(shí)間消耗。那么時(shí)間 究竟是什么呢？ 一位哲人這樣說： “時(shí)間是物質(zhì)運(yùn)動(dòng)的順序性和持續(xù)性，其特點(diǎn)是一維性，是一 種特殊的資源。從今以后，你們可 以依自己的心愿去自由研究了。可是每天看 3種小報(bào)也得費(fèi)你 1點(diǎn)鐘 的功夫；四圈麻將也得費(fèi)你 1點(diǎn)半鐘的光陰?；? 費(fèi)了金錢，尚可賺回；但倘若揮霍了時(shí)間，任何人都無力挽回。擁有這樣的一筆財(cái)富，我們?cè)趺纯梢砸暥? 見？又怎么可以隨意處之？這個(gè)問題恐怕需要我們花點(diǎn)時(shí)間來考慮。在回辦公室的途 中，他聞到咖啡的香味。身為上司，責(zé)無 旁貸，反正大不了損失 一個(gè)上午，下午還有幾個(gè)小時(shí)呢！ 開完會(huì)，吃完午飯，回到辦公室，正要開始做報(bào)告，秘書說老板有事召見，原來 總經(jīng)理收到一些有關(guān)波特部門職員的投訴，需要波特馬上調(diào)查，下班前給他調(diào)查結(jié) 果。以下列出時(shí)間管理的五個(gè)誤區(qū)，請(qǐng)大家 仔細(xì)閱讀并分析，看看自已是否存在同樣的問題： 誤區(qū)之一：工作缺乏計(jì)劃 查爾斯 在很多請(qǐng) 托中，有一類是職務(wù)所系而責(zé)無旁貸的；另一類雖然 也是職務(wù)所系，但請(qǐng)托本身卻是不合時(shí)宜或是不合情理的；尚有一類請(qǐng)托則屬無義務(wù) 予履行的請(qǐng)托，經(jīng)常引起我們困擾的是后兩類請(qǐng)托。 A非常同意 B略表同意 C略表不同意 D極不同意 （ 3）我經(jīng)常采取折衷辦法以避免或延緩不愉快的事是困難的工作。不少中、上層管理者曾經(jīng)指出，會(huì)議竟占去他們?nèi)粘９ぷ? 的時(shí)間的四分之一，甚至三分之一！然而更令他們感慨莫名的是，在這么多的會(huì)議時(shí) 間之中，幾乎有一半是 徒勞無功的浪費(fèi)！ 誤區(qū)四：整理整頓不足 辦公桌的雜亂無章與辦公桌的大小無關(guān)，因?yàn)殡s亂是人為的。 客戶寄來的一封投訴信。他們最主要的行為特征便 是重形式而不重實(shí)質(zhì)。視時(shí)間為主宰的人并不面臨 “選擇 ”的困擾，他們生活得頗為瀟灑，因?yàn)樗麄冎? 需聽從時(shí)間的指揮而無需費(fèi)腦筋。這未嘗不是一種長處。 為了克服工作狂熱，我們要在制度和觀念上樹立 “針對(duì)成果而非活動(dòng)給予獎(jiǎng)勵(lì) ”的準(zhǔn) 則。 ” 第 15 頁，共 42 頁 美國作家福斯迪克說得好： “蒸汽或瓦斯只是在壓縮狀態(tài)下，才能產(chǎn)生動(dòng)力；尼 亞拉加瀑布也要在巨流之后才能轉(zhuǎn)化成電力。經(jīng)過 2年零 3個(gè)月，即以優(yōu)異的成績?nèi)〉昧藢W(xué)位，緊 接著再邁向更高的目標(biāo)。 1975年 4月，公司搬到了 俄亥俄州崔斯堡的廠房中。多 年前在美國進(jìn)行了一項(xiàng)成就動(dòng)機(jī)的試驗(yàn)。行動(dòng)是一件了不起的事，我們請(qǐng)大家記住： 切實(shí)實(shí)行你的計(jì)劃和創(chuàng)意，以便發(fā)揮它的價(jià)值，不管主意有多好，除非真正身體 力行，否則永遠(yuǎn)沒有收獲。 先做別人的事，然后再做自己的事。 因此，我們認(rèn)為：處理事情優(yōu)先次序的判斷依據(jù)是事情的 “重要程度 ”。電話、會(huì)議、突來 訪客都屬于這一類。教授們有事找 他，必須通過他的行政助理，很多習(xí)慣與院長直接接觸的人，這們一來不免覺得矮了 一截。 增進(jìn)能力。（） 1我常邊工作邊吃飯。不難發(fā) 現(xiàn)，這種 設(shè)計(jì)就是利用了 80/20原理。 第 25 頁，共 42 頁 很多作家固定在每天某個(gè)時(shí)段工作，而且在停筆前必須完成一定的字?jǐn)?shù)。 請(qǐng)先看表一和表二： 表一：時(shí)間使用清單表 時(shí)間統(tǒng)計(jì) 項(xiàng)目活動(dòng) 每星期估計(jì)花費(fèi) 的時(shí)間（小時(shí) ） 每星期實(shí)際花費(fèi) 的時(shí)間（小時(shí)） 上兩項(xiàng)時(shí)間的差 額（小時(shí)） 占每星期的總時(shí)間 的百分比（ %） 一、公務(wù)活動(dòng) 1上下班 2開會(huì) 3打電話 4閱讀文件、整理通信 5幫助下屬 6接待賓客 7向上級(jí)匯報(bào) 8公務(wù)出差 9拜訪客戶 10其它工作上的活動(dòng) 小計(jì) 二、個(gè)人活動(dòng) 11整理儀容 12飲食 13睡覺 小計(jì) 三、家庭活動(dòng) 14煮飯 15洗熨衣服 16打掃房屋 17雜務(wù)與家事 18賣雜物 19其它的逛街活動(dòng) 20繳款 21看孩子 22宗教活動(dòng) 第 27 頁，共 42 頁 23家庭外出 24家庭溝通 25其它家庭活動(dòng) 小計(jì) 四、休閑活動(dòng) 26聽廣播與音樂 27看電視 28休閑閱讀 29嗜好 30觀看比賽 31運(yùn)動(dòng) 32休閑旅游 33聚會(huì)與社交 34其它休閑活動(dòng) 35其它活動(dòng) 小計(jì) 時(shí)間統(tǒng)計(jì) (小時(shí) ) 表二：一星期時(shí)間日志與簡略分析表 時(shí)間周一周二周三周四周五周六周日活動(dòng)標(biāo)號(hào)時(shí)間小計(jì) 7:001 上下班 7:30 2 開會(huì) 8:00 3 打電話 8:30 4 閱讀文件、整理通信 9:00 5 幫助下屬 9:30 6 接待賓客 10:00 7 向上級(jí)匯報(bào) 10:30 8 公務(wù)出差 11:00 9 拜訪客戶 11:30 10 其它工作上的活動(dòng) 12:00 11 整理儀容 12:30 12 飲食 13:00 13 睡覺 13:30 14 煮飯 14:00 15 洗熨衣服 14:30 16 打掃房屋 15:00 17 雜務(wù)與家事 15:30 18 賣雜 物 16:00 19 其它的逛街活動(dòng) 16:30 20 繳款 17:00 21 看孩子 17:30 22 宗教活動(dòng) 18:00 23 家庭外出 18:30 24 家庭溝通 19:00 25 其它家庭活動(dòng) 19:30 26 聽廣播與音樂 20:00 27 看電視 20:30 28 休閑閱讀 21:00 29 嗜好 21:30 30 觀看比賽 22:00 31 運(yùn)動(dòng) 22:30 32 休閑旅游 23:00 33 聚會(huì)與社交 23:30 34 其它休 閑活動(dòng) 24:00 35 其它活動(dòng) 第 28 頁，共 42 頁 實(shí)施步驟： 熟悉并準(zhǔn)備一份 “時(shí)間使用清單表 ”（如表一）。 將 “每星期估計(jì)花費(fèi)時(shí)間 ”減 “。請(qǐng)記?。簳r(shí) 間管理并沒有什么高超的技巧，關(guān)鍵就在于持之以恒?？死势澆粼谵k公室里的每個(gè)早上都寫 10封信；杰出的演說學(xué)家 喬 不幸的是我們使用冷凍庫的機(jī)率高達(dá) 80%，使用冷凍庫的機(jī)率只有 20%，致使我們?cè)S多家庭婦女在使用電冰箱時(shí)往往因蹲 下次數(shù)過多而感腰酸背疼。（） 1當(dāng)我為了處理突發(fā)狀況，必須取消約會(huì)或中途離開，我認(rèn)為別人應(yīng)該能諒解。 抓住機(jī)會(huì)。因?yàn)檫^去的院長都是以院內(nèi)的日常事務(wù)為工作 重心，這個(gè)新 院長卻總是神龍見首不見尾，因?yàn)樗谌珖鞯匮不啬伎?，以充?shí)院內(nèi)的研究經(jīng) 費(fèi)、獎(jiǎng)學(xué)金等。 第三象限是緊急但不重要的事。經(jīng)過一番 掙扎之后，他們可能會(huì)信誓旦旦地下決心：下次一 定要將業(yè)務(wù)報(bào)告提前準(zhǔn)備好！但是 除非能夠徹底地改變按 “緩急程度 ”辦事的習(xí)慣，否則到了下一次而極有可能重蹈覆 轍。 先做已排定時(shí)間的事，然后再做未經(jīng)排 定時(shí)間的事。 目標(biāo)如何制訂，我們已在前面的內(nèi)容進(jìn)行了說明；至于如何制訂并檢查計(jì)劃，我 們會(huì)在后面的章節(jié)中詳細(xì)地闡述。房子要多大，是幾 層樓？需要多少臥室？要木頭砌還是鋼筋水泥的？要多少平方？座落地點(diǎn)呢？你的預(yù) 算呢？有了這些明確的標(biāo)準(zhǔn)，你才有可能順利地蓋好你的房子。他的許多朋友與親戚都以憂傷和驚慌的 眼光看著他，斷定他發(fā)瘋了。 賴嘉一改過去的散漫態(tài)度，以信心堅(jiān)定、目標(biāo)明確、內(nèi)心無畏的姿態(tài)，重新踏入 校門。這些鯨魚在追逐沙丁魚時(shí)，不 知不覺被困在一個(gè)海灣里，報(bào)道上說： “這些小魚把海上巨人引向死亡。 我們常?？吹?，缺少安全感的人，工作都很起勁，因?yàn)橛敲β担陀芰钊烁械? 安全。我們固然期望能同時(shí)發(fā)揮效率與效能，但在效率與效能無法兼得時(shí)，我們應(yīng)首先 著眼于效能，然后再設(shè)法提高效率。事實(shí)上，當(dāng)他們等到心臟病突發(fā)、太太鬧分居、子女求見時(shí)，才領(lǐng)悟到 自己的工作時(shí)間確實(shí)過長了。它們是： 視時(shí)間為主宰； 視時(shí)間為敵人； 視時(shí)間為神秘物； 視時(shí)間為奴隸。 組織內(nèi)其它平行部門的來函，要求取得你的部門的市場(chǎng)（或其它）調(diào)查報(bào)告。 不擅處理無端電話的打擾。 拖延商數(shù)測(cè)驗(yàn) 請(qǐng)據(jù)實(shí)選擇以下每一個(gè)陳述最切合你的答案： （ 1）為了避免對(duì)棘手的難題采取行動(dòng)，我于是尋找理由和借口。但如果是處于 無計(jì)劃的引導(dǎo)，則一切行動(dòng)將雜亂無章，最終走進(jìn)死胡同。 時(shí)間管理的誤區(qū) 我們探索克服時(shí)間浪費(fèi)的途徑便是 “培養(yǎng)克服時(shí)間管理誤區(qū)的技能 ”。 “好， ”他說： “今天什么也不要處理，用一整天來準(zhǔn)備應(yīng) 該是沒有問題的。他連解釋帶賠罪地花了近四十分 鐘的時(shí)間才說服了對(duì)方、平息了冤氣。 在信息爆炸的今天，咨訊的空間在無限地