【導(dǎo)讀】以前的功課也許有一大部分是為了這張文憑，不得已而做的。從今以后，你們可。以依自己的心愿去自由研究了。趁現(xiàn)在年富力強(qiáng)的時(shí)候，努力做一種專門學(xué)問(wèn)。是一去不復(fù)返的，等到精力衰竭的時(shí)候，要做學(xué)問(wèn)也來(lái)不及了。既沒(méi)有圖書館，有沒(méi)有實(shí)驗(yàn)室，哪能做學(xué)問(wèn)？要等到有了實(shí)驗(yàn)室方才做研究的，有了實(shí)驗(yàn)室也不肯做研究。世界幾乎全面地在進(jìn)步，但我們一天還是只有24小時(shí)。“時(shí)間管理”所探索的是如何減少時(shí)間浪費(fèi)，以便有效地完成既定目標(biāo)。“時(shí)間管理”一直是個(gè)重要的問(wèn)題，但從來(lái)沒(méi)像今天這么重要過(guò)，為什么？看來(lái)我們要成為一個(gè)高效的時(shí)間管理者和職業(yè)人，充分地減少時(shí)間浪費(fèi)的現(xiàn)象，報(bào)告內(nèi)容十分吸引人，于是情不自禁地拿起來(lái)閱讀。等他放下這份報(bào)告時(shí)，已經(jīng)

　　

【正文】 42 頁(yè) 改善人際關(guān)系。 改 善事先準(zhǔn)備工作。 更周詳?shù)匾?guī)劃與組織。 善待自己。 抓住機(jī)會(huì)。 充實(shí)自我。 增進(jìn)能力。 這些都屬于第二象限，因此也都是重要的事。如果你的答案也屬于這七項(xiàng)，為什 么不身體力行呢？ 急迫性指數(shù)測(cè)驗(yàn) 選取出你最可能作出的反應(yīng)行為或態(tài)度（ A=從不； B=有時(shí)候； C=常常） 我在壓力之下表現(xiàn)最好。（） 我常歸咎外在環(huán)境太匆忙或緊張，以致無(wú)法作深入的自我反省。（） 我常因周圍的人或事動(dòng)作太慢而不耐煩。我討厭等待或排隊(duì)。（） 我 休息時(shí)會(huì)覺(jué)得不安。（） 我似乎永遠(yuǎn)在趕時(shí)間。（） 我常為了完成某項(xiàng)事情而拒人于千里之外。（） 我只要片刻沒(méi)和辦公室聯(lián)系就覺(jué)得不安。（） 我在做一件事時(shí)常會(huì)想到另一件事。（） 我處理危機(jī)時(shí)表現(xiàn)最好。（） 處理突發(fā)狀況的興奮感，似乎比慢工出細(xì)活更讓我覺(jué)得有成就。（） 1我常為了處理突發(fā)狀況，犧牲和親友共處時(shí)間。（） 1當(dāng)我為了處理突發(fā)狀況，必須取消約會(huì)或中途離開，我認(rèn)為別人應(yīng)該能諒解。 （） 1我覺(jué)得處理突發(fā)狀況讓一天的生活更有意義 。（） 1我常邊工作邊吃飯。（） 1我一直認(rèn)為總有一天能做我真正想做的事情。（） 第 23 頁(yè)，共 42 頁(yè) 1一天下來(lái)辦公桌上 “已辦 ”文件如果堆得高高的，我會(huì)很有成就感。（） “A”總數(shù)： “B”總數(shù)： “C”總數(shù)：總得分：（ A=0分； B=2分； C=4分） 0到 25分屬于低度急迫性心態(tài)， 26到 45分屬于強(qiáng)烈急迫性心態(tài)， 46分以上已經(jīng)到了 嚴(yán)重急迫性的程度。 原則之四：合理地安排時(shí)間 首先我們來(lái)看看穆爾的故事： 案例穆爾于 1939年大學(xué)畢業(yè)后，在哥利登油漆公司找到業(yè)務(wù)員的工作。當(dāng)時(shí)的月 薪是 160美元，但滿懷雄心壯志的他仍擬定了一個(gè)月薪 1000美元的目標(biāo)。當(dāng)穆爾逐漸對(duì) 工作感到得心應(yīng)手后，他立即拿出客戶資料以及銷售圖表，以確認(rèn)大部分的業(yè)績(jī)來(lái)自 哪些客戶。他發(fā)現(xiàn)， 80%的業(yè)績(jī)都來(lái)自于 20%的客戶中，同時(shí)，不管客戶的購(gòu)買量大 小，他花在每個(gè)客戶身上的時(shí)間都是一樣的。于是，穆爾的下一步就是將其中購(gòu)買量 最小的 36個(gè)客戶退回公司，然后全力服務(wù)其余 20%的客戶。 結(jié)果如何？第一年，他就實(shí)現(xiàn)了月薪 1000美元的 目標(biāo)，第二年便輕易地超越了這 個(gè)目標(biāo)，而成為美國(guó)西海岸數(shù)一數(shù)二的油漆制造商。最后還當(dāng)了凱利穆爾油漆公司 （ KellyMoore Paint Company)的董事長(zhǎng)。 這個(gè)故事除了告訴我們樹立正確的目標(biāo)的重要性，還體現(xiàn)了巴列特定律（也稱 80/20原理）：總結(jié)果的 80%是由總消耗時(shí)間中的 20%所形成的 按事情的 “重要程度 ”編排行事優(yōu)先次序的準(zhǔn)則是建立在 “重要的少數(shù)與瑣碎的 多數(shù) ”的原理的基礎(chǔ)上。舉例說(shuō)明： 80%的銷售額是源自 20%的顧客； 80%的電話是來(lái)自 20%的朋友 ； 80%的總產(chǎn)量來(lái)自 20%的產(chǎn)品； 80%的財(cái)富集中在 20%的人手中； .. .. 再舉個(gè)例子，傳統(tǒng)式的電冰箱在結(jié)構(gòu)上，冷凍庫(kù)是位于上端，冷藏庫(kù)則位于下 端。當(dāng)你使用冷凍庫(kù)時(shí)，則往往非下蹲不可。不幸的是我們使用冷凍庫(kù)的機(jī)率高達(dá) 80%，使用冷凍庫(kù)的機(jī)率只有 20%，致使我們?cè)S多家庭婦女在使用電冰箱時(shí)往往因蹲 下次數(shù)過(guò)多而感腰酸背疼?；诖?，某家電器公司在電冰箱的設(shè)計(jì)上做了修改，將冷 藏庫(kù)與冷凍庫(kù)的位置做了對(duì)調(diào)，這種新型的電冰箱大大地減少了下蹲的次數(shù)。不難發(fā) 現(xiàn)，這種 設(shè)計(jì)就是利用了 80/20原理。 第 24 頁(yè)，共 42 頁(yè) 80/20原理對(duì)我們的一個(gè)重要啟示便是：避免將時(shí)間花在瑣碎的多數(shù)問(wèn)題上，因 為就算你花了 80%的時(shí)間，你也只能取得 20%的成效。所以，你應(yīng)該將時(shí)間花于重要 的少數(shù)問(wèn)題上，因?yàn)檎莆樟诉@些重要的少數(shù)問(wèn)題，你只需花 20%的時(shí)間，即可取得 80%的成效。 掌握重點(diǎn)可以讓你的工作計(jì)劃不致偏差。一旦一項(xiàng)工作計(jì)劃成為危機(jī)時(shí)，犯錯(cuò)的 幾率就會(huì)增加。我們很容易陷在日?，嵥榈氖虑樘幚碇?；但是有效進(jìn)行時(shí)間管理的 人，總是確保最關(guān)鍵的 20%的活動(dòng)具有最高的優(yōu)先級(jí)。 原則之五：與別人的時(shí)間取得協(xié)作 任何人類的組織，不論大小，都有其周而復(fù)始的節(jié)奏性、周期性；而我們作為社 會(huì)或是團(tuán)體組織中的一員，毫無(wú)疑問(wèn)地要與周邊部門或人發(fā)生必然的聯(lián)系。在這種情 況下，我們需要互相尊重對(duì)方的時(shí)間安排，也就是說(shuō)要與別人的時(shí)間取得協(xié)作。 認(rèn)清并適應(yīng)組織的節(jié)奏性與周期性是成功的要素。你也許擁有全世界最偉大的廣 告構(gòu)想，但是如果你在各公司都已經(jīng)做完廣告預(yù)算后才提出你的構(gòu)想，你可能就不會(huì) 有太好的運(yùn)氣，可能要等到幾個(gè)月后，你的構(gòu)想才 會(huì)被慎重考慮，甚至可能會(huì)一不小 心扔到垃圾桶里去！ 同樣地，當(dāng)我們需要到某一部門去參觀學(xué)習(xí)，也需要提前與該部門人員進(jìn)行預(yù) 約，雙方共同達(dá)成一個(gè)有關(guān)時(shí)間、地點(diǎn)、人員安排等等的約定。否則，突如其來(lái)的打 擾會(huì)令對(duì)方措手不及，甚至有可能將你拒之門外！ 大家想想，我們是不是也在經(jīng)常抱怨外部的打擾（電話、來(lái)訪等）、突發(fā)事件！ 既然如此，我們是不是也應(yīng)該站在對(duì)方的角度考慮問(wèn)題，嚴(yán)格要求自己，提前做好計(jì) 劃與安排，與他人的時(shí)間取得協(xié)作，少一份慌亂，多一份從容！ 制定規(guī)則、遵守紀(jì)律 我們?cè)诔砷L(zhǎng)的過(guò)程中，常被各種紀(jì)律所束縛， “沒(méi)有規(guī)矩、不成方園 ”，因?yàn)橛? 紀(jì)律，我們才有秩序。在時(shí)間管理中，我們同樣強(qiáng)調(diào)紀(jì)律與規(guī)則。 世界著名的音樂(lè)家莫扎特通常被描述成輕率而任性的天才，然而他從 15歲到過(guò)世 為止，終其一生的作曲數(shù)量都是非常固定的，甚至可以用代數(shù)程式來(lái)計(jì)算。 歷史學(xué)家梅爾 克朗茲勃呆在辦公室里的每個(gè)早上都寫 10封信；杰出的演說(shuō)學(xué)家 喬 查伯納教授要求手下的電話行銷人員每個(gè)星期一、二都要打 13個(gè)電話，星期三、 四則是 12個(gè)，星期五則是用來(lái)打電話給這個(gè)禮拜沒(méi)有聯(lián)絡(luò)上的人。 第 25 頁(yè)，共 42 頁(yè) 很多作家固定在每天某個(gè)時(shí)段工作，而且在停筆前必須完成一定的字?jǐn)?shù)。這個(gè)方 法很有效，假如你養(yǎng)成每天寫 1000字的習(xí)慣，連續(xù)一個(gè)月后，寫 1000字便易如反掌。 接著你可以增加字?jǐn)?shù)到大概 1200字，過(guò)十幾天后，或許可再增加幾百字。 因此，我們說(shuō)，制定規(guī)則、遵守紀(jì)律的核心主要體現(xiàn)在以下三個(gè)方面： 在進(jìn)行工作的時(shí)候，一定要念念不忘這個(gè)工作應(yīng)于何時(shí)截止。 即使外部沒(méi)有規(guī)定截止的日期，自己也要樹立一個(gè)何時(shí)完成的目標(biāo)。 由于不得已原因而不能按期完 成時(shí)，一定要提前還必須關(guān)部門取得聯(lián)系，將影響縮 小在最小范圍內(nèi)。 第 26 頁(yè)，共 42 頁(yè) 第三章：時(shí)間管理的方法與技巧 在我們談具體的時(shí)間管理的方法與技巧之前，先要有必要分析一下自己使用時(shí)間 的方式和狀況。 167。 分析自己使用時(shí)間的方式和狀況 大多數(shù)人不喜歡好好地了解自己，逃避現(xiàn)實(shí)比觀察及解釋我們的行為更容易。面 對(duì)自己并客觀地制定我們對(duì)時(shí)間的使用，需要巨大的勇氣。而若你愿意花一個(gè)星期做 這種功夫，將毫無(wú)疑問(wèn)地發(fā)現(xiàn)，這是一種有益的經(jīng)驗(yàn)。 下面的 練習(xí)將顯示你以你的時(shí)間與生命真正去做的許多相關(guān)事項(xiàng)。在本項(xiàng)練習(xí)中 列有一個(gè)你在一星期內(nèi)花費(fèi)時(shí)間的清單。這里要強(qiáng)調(diào)的這不是一個(gè)要你計(jì)算每一分鐘 的 “時(shí)間難題 ”練習(xí)，而是要求你記錄下一星期每隔半小時(shí)的所有活動(dòng)。請(qǐng)記?。簳r(shí) 間管理并沒(méi)有什么高超的技巧，關(guān)鍵就在于持之以恒。 接下來(lái)就請(qǐng)按部就班地完成如何進(jìn)行時(shí)間使用清單的分析，之后，你會(huì)考慮到一 些問(wèn)題，尋找指引你更適當(dāng)?shù)倪\(yùn)用你的時(shí)間的答案。 請(qǐng)先看表一和表二： 表一：時(shí)間使用清單表 時(shí)間統(tǒng)計(jì) 項(xiàng)目活動(dòng) 每星期估計(jì)花費(fèi) 的時(shí)間（小時(shí) ） 每星期實(shí)際花費(fèi) 的時(shí)間（小時(shí)） 上兩項(xiàng)時(shí)間的差 額（小時(shí)） 占每星期的總時(shí)間 的百分比（ %） 一、公務(wù)活動(dòng) 1上下班 2開會(huì) 3打電話 4閱讀文件、整理通信 5幫助下屬 6接待賓客 7向上級(jí)匯報(bào) 8公務(wù)出差 9拜訪客戶 10其它工作上的活動(dòng) 小計(jì) 二、個(gè)人活動(dòng) 11整理儀容 12飲食 13睡覺(jué) 小計(jì) 三、家庭活動(dòng) 14煮飯 15洗熨衣服 16打掃房屋 17雜務(wù)與家事 18賣雜物 19其它的逛街活動(dòng) 20繳款 21看孩子 22宗教活動(dòng) 第 27 頁(yè)，共 42 頁(yè) 23家庭外出 24家庭溝通 25其它家庭活動(dòng) 小計(jì) 四、休閑活動(dòng) 26聽廣播與音樂(lè) 27看電視 28休閑閱讀 29嗜好 30觀看比賽 31運(yùn)動(dòng) 32休閑旅游 33聚會(huì)與社交 34其它休閑活動(dòng) 35其它活動(dòng) 小計(jì) 時(shí)間統(tǒng)計(jì) (小時(shí) ) 表二：一星期時(shí)間日志與簡(jiǎn)略分析表 時(shí)間周一周二周三周四周五周六周日活動(dòng)標(biāo)號(hào)時(shí)間小計(jì) 7:001 上下班 7:30 2 開會(huì) 8:00 3 打電話 8:30 4 閱讀文件、整理通信 9:00 5 幫助下屬 9:30 6 接待賓客 10:00 7 向上級(jí)匯報(bào) 10:30 8 公務(wù)出差 11:00 9 拜訪客戶 11:30 10 其它工作上的活動(dòng) 12:00 11 整理儀容 12:30 12 飲食 13:00 13 睡覺(jué) 13:30 14 煮飯 14:00 15 洗熨衣服 14:30 16 打掃房屋 15:00 17 雜務(wù)與家事 15:30 18 賣雜 物 16:00 19 其它的逛街活動(dòng) 16:30 20 繳款 17:00 21 看孩子 17:30 22 宗教活動(dòng) 18:00 23 家庭外出 18:30 24 家庭溝通 19:00 25 其它家庭活動(dòng) 19:30 26 聽廣播與音樂(lè) 20:00 27 看電視 20:30 28 休閑閱讀 21:00 29 嗜好 21:30 30 觀看比賽 22:00 31 運(yùn)動(dòng) 22:30 32 休閑旅游 23:00 33 聚會(huì)與社交 23:30 34 其它休 閑活動(dòng) 24:00 35 其它活動(dòng) 第 28 頁(yè)，共 42 頁(yè) 實(shí)施步驟： 熟悉并準(zhǔn)備一份 “時(shí)間使用清單表 ”（如表一）。這份假設(shè)的清單是效率先生所 作，效率先生， 35歲，銷售經(jīng)理，有兩個(gè)孩子，太太也是職業(yè)婦女，所以效率先生也 分擔(dān)了一些家務(wù)。 在表一中效率先生列出約 30項(xiàng)每星期中的主要活動(dòng)，并分成五或六類。希望你按表 一的要求類似地列出公務(wù)活動(dòng)、個(gè)人活動(dòng)、家庭活動(dòng)與休閑及其它活動(dòng)等類 30余項(xiàng)， 但你的分類與活動(dòng)可能與效率先生很不一樣。 在列 出在所有活動(dòng)并予以分類后，將每一活動(dòng)按順序編號(hào)，如表一。 準(zhǔn)備一份的 “一星期日志與簡(jiǎn)略分析表 ”（如表二），將表一中的活動(dòng)對(duì)應(yīng)地列在 表二中。 在下周一開始的時(shí)候，請(qǐng)注意隨時(shí)攜帶你的表二，每半小時(shí)在表二的適當(dāng)位置記上 該活動(dòng)的號(hào)碼。例如效率先生星期一上午 7點(diǎn)到 7點(diǎn)半穿衣服去上班，他就把編號(hào) 11記 在星期一上午 7點(diǎn)的空格里。 該星期結(jié)束時(shí)，表二的所有空格都應(yīng)該有一個(gè)號(hào)碼?，F(xiàn)在統(tǒng)計(jì)每一項(xiàng)活動(dòng)出現(xiàn)的次 數(shù)。例如效率先生在時(shí)間表上第二項(xiàng)活動(dòng)出現(xiàn)了 15次，即表示他花了 7個(gè)半小時(shí)在工作 時(shí)打電話。因此效率先生要在打電話這一欄的 “時(shí)間小計(jì) ”中記上 。依上述方法填 滿表二，直到 “時(shí)間小計(jì) ”中都有一個(gè)數(shù)目字（可能是零）。 然后把表二中的 “時(shí)間小計(jì) ”填到表一的 “每星期實(shí)際花費(fèi)時(shí)間 ”上。 將 “每星期估計(jì)花費(fèi)時(shí)間 ”