【正文】 需要 *信息爆炸 *競(jìng)爭(zhēng)的壓力 *你的客戶對(duì)品質(zhì)的要求 看來(lái)我們要成為 一個(gè)高效的時(shí)間管理者和職業(yè)人，充分地減少時(shí)間浪費(fèi)的現(xiàn)象，確 非易事。 大凡能夠在事業(yè)上做出卓越成績(jī)的人都是時(shí)間管理的專家，格里在威格利南方聯(lián) 營(yíng)公司當(dāng)了 20多年的總經(jīng)理，該公司是美國(guó)最成功的超級(jí)市場(chǎng)之一，他獲得了許多值 得引證的榮譽(yù)。 小案例： 如果銀行每天早晨向你的帳號(hào)撥款 。首先讓我們看看時(shí)間的四項(xiàng)獨(dú)特性： （ 1）供給毫無(wú)彈性：時(shí)間的供給量是固定不變的，在任何情況下不會(huì)增加、也不會(huì)減 少，每天都是 24小時(shí)，所以我們無(wú)法開(kāi)源?？葱?bào)呢？還是打麻將呢？還是努力做一 個(gè)學(xué)者呢？全靠你們自己選擇！ 易卜生說(shuō)：你的最大責(zé)任就是把你這快材料鑄造成器。少年 是一去不復(fù)返的，等到精 力衰竭的時(shí)候，要做學(xué)問(wèn)也來(lái)不及了。 以前的功課也許有一大部分是為了這張文憑，不得已而做的。你們看他的成績(jī)！每天花 1點(diǎn)種看 10頁(yè)有用的書(shū)，每年可看 3600多頁(yè)書(shū)；30年讀 11萬(wàn)頁(yè)書(shū)。最成功和最不成功的人 一樣，一天都只有 24小時(shí)，但區(qū)別就在于他們?nèi)绾卫眠@所擁有的 24小時(shí)。 （ 4）無(wú)法失而復(fù)得：時(shí)間無(wú)法象失物一樣失而復(fù)得。由于時(shí) 間所具備的四項(xiàng)獨(dú)特性，所以時(shí)間管理的對(duì)象不是 “時(shí)間 ”，它是指面對(duì)時(shí)間而進(jìn)行 的 “自管理者的管理 ”。 在信息爆炸的今天，咨訊的空間在無(wú)限地?cái)U(kuò)展，面臨競(jìng)爭(zhēng)的壓力、客戶的高品質(zhì) 的需求，你是否又有些無(wú)所適從呢？ 由于時(shí)間所具有的獨(dú)特性，時(shí)間在各種資源中又往往容易被我們忽略。 他面露得意神色隨手點(diǎn)了一支香煙，稍作休息。他連解釋帶賠罪地花了近四十分 鐘的時(shí)間才說(shuō)服了對(duì)方、平息了冤氣。 請(qǐng)問(wèn)： 小張?jiān)跁r(shí)間管理上，存在哪些的問(wèn)題？ 你的工作中存在類似的問(wèn)題嗎？請(qǐng)例舉一二。 “好， ”他說(shuō)： “今天什么也不要處理，用一整天來(lái)準(zhǔn)備應(yīng) 該是沒(méi)有問(wèn)題的。波特最喜歡橄欖球了，豈可放過(guò)，雖然有一點(diǎn)內(nèi)疚， 但還是坐下來(lái)安慰自己說(shuō)： “看一會(huì)兒，松馳一下，做事就會(huì)事半功倍吧！ ”橄欖球 賽播映完畢，已是晚上 11點(diǎn)多，波特可有點(diǎn)焦急了，但越是急，越是想不到東西，他 狠狠地?fù)澚俗约阂话驼?，都?貪看電視之過(guò)，但現(xiàn)在什么靈感也沒(méi)在有，倒不如先睡 覺(jué)，明早 4點(diǎn)起床再做吧。 時(shí)間管理的誤區(qū) 我們探索克服時(shí)間浪費(fèi)的途徑便是 “培養(yǎng)克服時(shí)間管理誤區(qū)的技能 ”。假如按這種方法你無(wú)法完成全部的重要工作 ，那么即使運(yùn)用任何其它方 法，你也同樣無(wú)法完成它們，而且倘若不借助某一件事的優(yōu)先次序，你可能甚至連哪 一種工作最為重要都不清楚。但如果是處于 無(wú)計(jì)劃的引導(dǎo)，則一切行動(dòng)將雜亂無(wú)章，最終走進(jìn)死胡同。倘若因勉強(qiáng)接受他人 的請(qǐng)托而擾亂自己的步伐，是不合理的、不明智的。 拖延商數(shù)測(cè)驗(yàn) 請(qǐng)據(jù)實(shí)選擇以下每一個(gè)陳述最切合你的答案： （ 1）為了避免對(duì)棘手的難題采取行動(dòng)，我于是尋找理由和借口。 A非常同意 B略表同意 C略表不同意 D極不同意 （ 9）我在過(guò)分疲勞（或過(guò)分緊張、或過(guò)分泄氣、或太受抑制）時(shí)，以致無(wú)法處理所面 對(duì)的困難任務(wù)。 不擅處理無(wú)端電話的打擾。如你無(wú)法即刻對(duì)某些題目提供確切的答案，則請(qǐng) 在題目前打問(wèn)號(hào) “？ ”。 組織內(nèi)其它平行部門(mén)的來(lái)函，要求取得你的部門(mén)的市場(chǎng)（或其它）調(diào)查報(bào)告。主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面： *個(gè)人的消極態(tài)度 *做事拖拉，找借口不干工作 *唏噓不已，做白日夢(mèng) *工作中閑聊 如果我們一直處于遲鈍的時(shí)間感覺(jué)中，換句話說(shuō)，當(dāng)你覺(jué)得時(shí)間可有可無(wú)，不 愿面對(duì)工作中的具體事務(wù)，沉溺于 “天上隨時(shí)掉下大餡餅 ”的美夢(mèng)，那就需要好好反 省自己了，因?yàn)槟汶S時(shí)在喪失寶貴的機(jī)會(huì)，隨時(shí)可能被社會(huì)所淘汰！ 好了，前面我們談到了五個(gè)時(shí)間管理的誤區(qū)，不管以前我們做得怎樣，要記?。? 世界上所有的成就都是 “現(xiàn)在 ”所塑造的。它們是： 視時(shí)間為主宰； 視時(shí)間為敵人； 視時(shí)間為神秘物； 視時(shí)間為奴隸。例如他們?cè)谏习鄷r(shí)，喜 歡尋找捷徑，以便能夠創(chuàng)造紀(jì)錄，對(duì)他們來(lái)說(shuō)，節(jié)省下來(lái)的時(shí)間好象能積蓄下來(lái)似 的。事實(shí)上，當(dāng)他們等到心臟病突發(fā)、太太鬧分居、子女求見(jiàn)時(shí)，才領(lǐng)悟到 自己的工作時(shí)間確實(shí)過(guò)長(zhǎng)了。 “效率 ”基本上是一種 “投入 ——產(chǎn)出 ”的概念。我們固然期望能同時(shí)發(fā)揮效率與效能，但在效率與效能無(wú)法兼得時(shí)，我們應(yīng)首先 著眼于效能，然后再設(shè)法提高效率。 長(zhǎng)時(shí)間工作可能導(dǎo)致工作的失敗。 我們常?？吹剑鄙侔踩械娜?，工作都很起勁，因?yàn)橛敲β?，就愈能令人感? 安全。 原則之一：明確目標(biāo) 目標(biāo)刺激我們奮勇向上 在人生的旅途上，沒(méi)有目標(biāo)就好象走在黑漆漆的路上，不知往何處去。這些鯨魚(yú)在追逐沙丁魚(yú)時(shí)，不 知不覺(jué)被困在一個(gè)海灣里，報(bào)道上說(shuō)： “這些小魚(yú)把海上巨人引向死亡。在接下來(lái)的 6年，他過(guò)著得過(guò)且過(guò)的生活，毫無(wú)人生目標(biāo)。 賴嘉一改過(guò)去的散漫態(tài)度，以信心堅(jiān)定、目標(biāo)明確、內(nèi)心無(wú)畏的姿態(tài)，重新踏入 校門(mén)。 在 1974年，美國(guó)著名證券經(jīng)紀(jì)人鄧尼斯是一個(gè)已干了 6年的證券經(jīng)紀(jì)人，以社會(huì)標(biāo) 準(zhǔn)來(lái)看，他是美國(guó)中產(chǎn)階級(jí)分子的典范：他擁有一個(gè)美滿的婚姻、三個(gè)聰明伶俐的孩 子、一棟房子、兩部車，但是患了潰瘍。他的許多朋友與親戚都以憂傷和驚慌的 眼光看著他，斷定他發(fā)瘋了。 有人曾經(jīng)做過(guò)一個(gè)試驗(yàn)，他把人分成兩組，讓他們?nèi)ヌ摺７孔右啻?，是? 層樓？需要多少臥室？要木頭砌還是鋼筋水泥的？要多少平方？座落地點(diǎn)呢？你的預(yù) 算呢？有了這些明確的標(biāo)準(zhǔn)，你才有可能順利地蓋好你的房子。 基于時(shí)間的： 任何一個(gè)目標(biāo)的設(shè)定都應(yīng)該考慮時(shí)間的限定，比如你說(shuō)： “我一定要拿到律師證 書(shū)。 目標(biāo)如何制訂，我們已在前面的內(nèi)容進(jìn)行了說(shuō)明；至于如何制訂并檢查計(jì)劃，我 們會(huì)在后面的章節(jié)中詳細(xì)地闡述。當(dāng)時(shí)格林曾經(jīng)想到，如果有人能夠開(kāi)辦一個(gè)能夠?qū)⒅? 要文件在 24小時(shí)之內(nèi)送到任何目的地的服務(wù)，該有多好！這想法在他腦海中駐留了好 幾年 ..一直到有一個(gè)名叫弗列德 先做已排定時(shí)間的事，然后再做未經(jīng)排 定時(shí)間的事。 以上的各種行事準(zhǔn)則，從一定程度 上說(shuō)大致上都不符合有效的時(shí)間管理的要求。經(jīng)過(guò)一番 掙扎之后，他們可能會(huì)信誓旦旦地下決心：下次一 定要將業(yè)務(wù)報(bào)告提前準(zhǔn)備好！但是 除非能夠徹底地改變按 “緩急程度 ”辦事的習(xí)慣，否則到了下一次而極有可能重蹈覆 轍。如果荒廢了， 我們很會(huì)可能變成行尸走肉。 第三象限是緊急但不重要的事。然而向閱讀令人上癮的無(wú)聊小說(shuō)、毫無(wú)內(nèi)容的電視節(jié) 目、辦公室聊天等。因?yàn)檫^(guò)去的院長(zhǎng)都是以院內(nèi)的日常事務(wù)為工作 重心，這個(gè)新 院長(zhǎng)卻總是神龍見(jiàn)首不見(jiàn)尾，因?yàn)樗谌珖?guó)各地巡回募款，以充實(shí)院內(nèi)的研究經(jīng) 費(fèi)、獎(jiǎng)學(xué)金等。他相信如果從頭來(lái)，他一定可以做得更好。 抓住機(jī)會(huì)。（） 我 休息時(shí)會(huì)覺(jué)得不安。（） 1當(dāng)我為了處理突發(fā)狀況，必須取消約會(huì)或中途離開(kāi)，我認(rèn)為別人應(yīng)該能諒解。當(dāng)穆?tīng)栔饾u對(duì) 工作感到得心應(yīng)手后，他立即拿出客戶資料以及銷售圖表，以確認(rèn)大部分的業(yè)績(jī)來(lái)自 哪些客戶。不幸的是我們使用冷凍庫(kù)的機(jī)率高達(dá) 80%，使用冷凍庫(kù)的機(jī)率只有 20%，致使我們?cè)S多家庭婦女在使用電冰箱時(shí)往往因蹲 下次數(shù)過(guò)多而感腰酸背疼。 原則之五：與別人的時(shí)間取得協(xié)作 任何人類的組織，不論大小，都有其周而復(fù)始的節(jié)奏性、周期性；而我們作為社 會(huì)或是團(tuán)體組織中的一員，毫無(wú)疑問(wèn)地要與周邊部門(mén)或人發(fā)生必然的聯(lián)系?？死势澆粼谵k公室里的每個(gè)早上都寫(xiě) 10封信；杰出的演說(shuō)學(xué)家 喬 第 26 頁(yè)，共 42 頁(yè) 第三章：時(shí)間管理的方法與技巧 在我們談具體的時(shí)間管理的方法與技巧之前，先要有必要分析一下自己使用時(shí)間 的方式和狀況。請(qǐng)記住：時(shí) 間管理并沒(méi)有什么高超的技巧，關(guān)鍵就在于持之以恒。 在下周一開(kāi)始的時(shí)候，請(qǐng)注意隨時(shí)攜帶你的表二，每半小時(shí)在表二的適當(dāng)位置記上 該活動(dòng)的號(hào)碼。 將 “每星期估計(jì)花費(fèi)時(shí)間 ”減 “。 該星期結(jié)束時(shí)，表二的所有空格都應(yīng)該有一個(gè)號(hào)碼。 請(qǐng)先看表一和表二： 表一：時(shí)間使用清單表 時(shí)間統(tǒng)計(jì) 項(xiàng)目活動(dòng) 每星期估計(jì)花費(fèi) 的時(shí)間（小時(shí) ） 每星期實(shí)際花費(fèi) 的時(shí)間（小時(shí)） 上兩項(xiàng)時(shí)間的差 額（小時(shí)） 占每星期的總時(shí)間 的百分比（ %） 一、公務(wù)活動(dòng) 1上下班 2開(kāi)會(huì) 3打電話 4閱讀文件、整理通信 5幫助下屬 6接待賓客 7向上級(jí)匯報(bào) 8公務(wù)出差 9拜訪客戶 10其它工作上的活動(dòng) 小計(jì) 二、個(gè)人活動(dòng) 11整理儀容 12飲食 13睡覺(jué) 小計(jì) 三、家庭活動(dòng) 14煮飯 15洗熨衣服 16打掃房屋 17雜務(wù)與家事 18賣雜物 19其它的逛街活動(dòng) 20繳款 21看孩子 22宗教活動(dòng) 第 27 頁(yè)，共 42 頁(yè) 23家庭外出 24家庭溝通 25其它家庭活動(dòng) 小計(jì) 四、休閑活動(dòng) 26聽(tīng)廣播與音樂(lè) 27看電視 28休閑閱讀 29嗜好 30觀看比賽 31運(yùn)動(dòng) 32休閑旅游 33聚會(huì)與社交 34其它休閑活動(dòng) 35其它活動(dòng) 小計(jì) 時(shí)間統(tǒng)計(jì) (小時(shí) ) 表二：一星期時(shí)間日志與簡(jiǎn)略分析表 時(shí)間周一周二周三周四周五周六周日活動(dòng)標(biāo)號(hào)時(shí)間小計(jì) 7:001 上下班 7:30 2 開(kāi)會(huì) 8:00 3 打電話 8:30 4 閱讀文件、整理通信 9:00 5 幫助下屬 9:30 6 接待賓客 10:00 7 向上級(jí)匯報(bào) 10:30 8 公務(wù)出差 11:00 9 拜訪客戶 11:30 10 其它工作上的活動(dòng) 12:00 11 整理儀容 12:30 12 飲食 13:00 13 睡覺(jué) 13:30 14 煮飯 14:00 15 洗熨衣服 14:30 16 打掃房屋 15:00 17 雜務(wù)與家事 15:30 18 賣雜 物 16:00 19 其它的逛街活動(dòng) 16:30 20 繳款 17:00 21 看孩子 17:30 22 宗教活動(dòng) 18:00 23 家庭外出 18:30 24 家庭溝通 19:00 25 其它家庭活動(dòng) 19:30 26 聽(tīng)廣播與音樂(lè) 20:00 27 看電視 20:30 28 休閑閱讀 21:00 29 嗜好 21:30 30 觀看比賽 22:00 31 運(yùn)動(dòng) 22:30 32 休閑旅游 23:00 33 聚會(huì)與社交 23:30 34 其它休 閑活動(dòng) 24:00 35 其它活動(dòng) 第 28 頁(yè)，共 42 頁(yè) 實(shí)施步驟： 熟悉并準(zhǔn)備一份 “時(shí)間使用清單表 ”（如表一）。 分析自己使用時(shí)間的方式和狀況 大多數(shù)人不喜歡好好地了解自己，逃避現(xiàn)實(shí)比觀察及解釋我們的行為更容易。 第 25 頁(yè)，共 42 頁(yè) 很多作家固定在每天某個(gè)時(shí)段工作，而且在停筆前必須完成一定的字?jǐn)?shù)。 認(rèn)清并適應(yīng)組織的節(jié)奏性與周期性是成功的要素。不難發(fā) 現(xiàn)，這種 設(shè)計(jì)就是利用了 80/20原理。于是，穆?tīng)柕南乱徊骄褪菍⑵渲匈?gòu)買量 最小的 36個(gè)客戶退回公司，然后全力服務(wù)其余 20%的客戶。（） 1我常邊工作邊吃飯。（） 我常為了完成某項(xiàng)事情而拒人于千里之外。 增進(jìn)能力。但如果他對(duì)當(dāng)前的形勢(shì)看得不夠遠(yuǎn)，不了解自己的特長(zhǎng)，無(wú)法制定有遠(yuǎn) 見(jiàn)的目標(biāo)，最后結(jié) 果對(duì)他自己、教授們、商學(xué)院而言，便不可能是 “最好 ”的。教授們有事找 他，必須通過(guò)他的行政助理，很多習(xí)慣與院長(zhǎng)直接接觸的人，這們一來(lái)不免覺(jué)得矮了 一截。 第 21 頁(yè)，共 42 頁(yè) 現(xiàn)在你不妨回顧一下上周的生活與工作，你在哪個(gè)象限花的時(shí)間最多？請(qǐng)注意， 在劃分第一和每三象限時(shí)要特