【正文】 別小心，急迫的事很容易被誤認(rèn)為重要的事。電話、會(huì)議、突來 訪客都屬于這一類。 第二象限是重要但不緊急的事。 因此，我們認(rèn)為：處理事情優(yōu)先次序的判斷依據(jù)是事情的 “重要程度 ”。假如愈是緊迫的事，其重要性愈高，愈不緊迫的事，其重要性 愈低，則依循上面的判斷規(guī)則。 先做別人的事，然后再做自己的事。 這個(gè)故事的教訓(xùn)是：成功地將一個(gè)好主意付諸實(shí)踐，比在家空想出一千個(gè)好主意 要有從價(jià)值得多。行動(dòng)是一件了不起的事，我們請大家記?。? 切實(shí)實(shí)行你的計(jì)劃和創(chuàng)意，以便發(fā)揮它的價(jià)值，不管主意有多好，除非真正身體 力行，否則永遠(yuǎn)沒有收獲。通常會(huì)體現(xiàn)在以下五個(gè)方面： 將有聯(lián)系的工作進(jìn)行分類整理。多 年前在美國進(jìn)行了一項(xiàng)成就動(dòng)機(jī)的試驗(yàn)。他對第一組說： “你們能夠跳過 。 1975年 4月，公司搬到了 俄亥俄州崔斯堡的廠房中。他希望活得更扎實(shí)，但現(xiàn)在卻無法支配自己的命運(yùn)，這使他覺得受挫。經(jīng)過 2年零 3個(gè)月，即以優(yōu)異的成績?nèi)〉昧藢W(xué)位，緊 接著再邁向更高的目標(biāo)。 有一天，他拿起柯維的第一本著作《相會(huì)在巔峰》，從那時(shí)起，他對自己的看法 完全改變，發(fā)現(xiàn)自 己有不平凡的能力。 ” 第 15 頁，共 42 頁 美國作家福斯迪克說得好： “蒸汽或瓦斯只是在壓縮狀態(tài)下，才能產(chǎn)生動(dòng)力；尼 亞拉加瀑布也要在巨流之后才能轉(zhuǎn)化成電力。 雖說目標(biāo)能夠刺激我們奮勇向上，但是，對許多人來說，擬定目標(biāo)實(shí)在不是一件 容易的事，原因 是我們每天單是忙在日常工作上就已透不過氣，還哪來時(shí)間好好想想 自己的將來。 為了克服工作狂熱，我們要在制度和觀念上樹立 “針對成果而非活動(dòng)給予獎(jiǎng)勵(lì) ”的準(zhǔn) 則。崔豈特曾經(jīng)對一群管理者在事 業(yè)上的成敗進(jìn)行了研究，他發(fā)現(xiàn)成功的管理者和失敗的管理的差別在于：后者隨時(shí)愿 意為工作而犧牲家庭。這未嘗不是一種長處。所謂 “效能 ”，是指適合目標(biāo)的設(shè)定，以 及為完成特定目標(biāo)所需的適合方法的選擇。視時(shí)間為主宰的人并不面臨 “選擇 ”的困擾，他們生活得頗為瀟灑，因?yàn)樗麄冎? 需聽從時(shí)間的指揮而無需費(fèi)腦筋。 三、視時(shí)間為神秘物的人：囿于時(shí)間所加以的限制 與視時(shí)間為敵人的人恰好相反，視時(shí)間為神秘物的人對待時(shí)間的態(tài)度，與他們對 待自己身體的態(tài)度極為相似。他們最主要的行為特征便 是重形式而不重實(shí)質(zhì)。送給大家一句話： 昨天是一張已被注銷的支票， 明天是一張尚未到期的本票， 今天則是隨時(shí)可運(yùn)用的現(xiàn) 金。 客戶寄來的一封投訴信。 收到一本管理雜志，其中可能具有值得閱讀的文章，但目前你無暇閱讀。不少中、上層管理者曾經(jīng)指出，會(huì)議竟占去他們?nèi)粘９ぷ? 的時(shí)間的四分之一，甚至三分之一！然而更令他們感慨莫名的是，在這么多的會(huì)議時(shí) 間之中，幾乎有一半是 徒勞無功的浪費(fèi)！ 誤區(qū)四：整理整頓不足 辦公桌的雜亂無章與辦公桌的大小無關(guān)，因?yàn)殡s亂是人為的。 A非常同意 B略表同意 C略表不同意 D極不同意 評分標(biāo)準(zhǔn)： 每一個(gè) “非常同意 ”評 4分， “略表同意 ”評 3分， “略表不同意 ”評 2分， “極不同 意 ”評 1分。 A非常同意 B略表同意 C略表不同意 D極不同意 （ 3）我經(jīng)常采取折衷辦法以避免或延緩不愉快的事是困難的工作。 其次，學(xué)會(huì)利用資源： 對于基層人員而言，要善于利用資源，學(xué)會(huì)從相關(guān)的部門或人員手中獲取所需的 資料，既節(jié)約了時(shí)間，又保證了信息的正確性。在很多請 托中，有一類是職務(wù)所系而責(zé)無旁貸的；另一類雖然 也是職務(wù)所系，但請托本身卻是不合時(shí)宜或是不合情理的；尚有一類請托則屬無義務(wù) 予履行的請托，經(jīng)常引起我們困擾的是后兩類請托。當(dāng)這個(gè)建 議對你生效時(shí)，把它提供給你的部屬采用 ”。以下列出時(shí)間管理的五個(gè)誤區(qū)，請大家 仔細(xì)閱讀并分析，看看自已是否存在同樣的問題： 誤區(qū)之一：工作缺乏計(jì)劃 查爾斯 坐在書桌前，洋洋灑灑寫好了幾頁紙，才發(fā)覺有些文件沒有帶回家，后面的 部分做不成，那只好先到辦公室。身為上司，責(zé)無 旁貸，反正大不了損失 一個(gè)上午，下午還有幾個(gè)小時(shí)呢！ 開完會(huì)，吃完午飯，回到辦公室，正要開始做報(bào)告，秘書說老板有事召見，原來 總經(jīng)理收到一些有關(guān)波特部門職員的投訴，需要波特馬上調(diào)查，下班前給他調(diào)查結(jié) 果。在別人眼中，他是好上司、好雇 員。在回辦公室的途 中，他聞到咖啡的香味。等他放下這份報(bào)告時(shí)，已經(jīng)十點(diǎn) 鐘了。擁有這樣的一筆財(cái)富，我們怎么可以視而不 見？又怎么可以隨意處之？這個(gè)問題恐怕需要我們花點(diǎn)時(shí)間來考慮。 （ 2）所謂 “自管理者的管理 ”——你必須拋棄陋習(xí)，引進(jìn)新的工作方式和生活習(xí)慣， 包括要訂立目標(biāo)、妥善計(jì)劃、分配時(shí)間、權(quán)衡輕 重和權(quán)力下放，加上自我約束、持之 以恒才可提高效率，事半功倍?；? 費(fèi)了金錢，尚可賺回；但倘若揮霍了時(shí)間，任何人都無力挽回。 ” 要想能夠真正地了解時(shí)間并且管理 “時(shí)間 ”，我們有必要對時(shí)間的本質(zhì)有深刻的 認(rèn)識(shí)?？墒敲刻炜?3種小報(bào)也得費(fèi)你 1點(diǎn)鐘 的功夫；四圈麻將也得費(fèi)你 1點(diǎn)半鐘的光陰。趁現(xiàn)在年富力強(qiáng)的時(shí)候，努力做一種專門學(xué)問。從今以后，你們可 以依自己的心愿去自由研究了。 諸位， 11萬頁書可以使你成為一個(gè)學(xué)者了。那么時(shí)間 究竟是什么呢？ 一位哲人這樣說： “時(shí)間是物質(zhì)運(yùn)動(dòng)的順序性和持續(xù)性，其特點(diǎn)是一維性，是一 種特殊的資源。它一但喪失，則會(huì)永遠(yuǎn)喪失。 請注意： （ 1）所謂 “時(shí)間的浪費(fèi) ”，是指對目標(biāo)毫無貢獻(xiàn)的時(shí)間消耗。在上面的 “銀行撥款 ”案例中，我們不難發(fā)現(xiàn)：每天我們有 24小時(shí)，每小時(shí)由 60分鐘組成，每 分鐘由 60秒組成，總計(jì)就是 。此時(shí)，他無意中發(fā)現(xiàn)桌上的一份商業(yè) 報(bào)告內(nèi)容十分吸引人，于是情不自禁地拿起來閱讀。掛上了電話，他去了洗手間。 案例二：波特的故事 波特是美國波士頓某跨國公司的行銷部經(jīng)理，為人勤奮，每天工作十多個(gè)小時(shí)， 就是周末、周日及公眾假期都上班，從沒有怨言。 ” 上午 8點(diǎn)，正當(dāng)他磨拳擦掌，準(zhǔn)備好好干一番的時(shí)候，電話來了，原來是部門的一 個(gè)員工生了病，要他代為出席當(dāng)天上午的一個(gè)會(huì)議和處理一些急件。 4點(diǎn)，鬧鐘準(zhǔn)時(shí)響起，波特習(xí)慣了賴床，在半夢半醒中掙扎了幾下，終于在 5點(diǎn)多 起床了。所謂時(shí)間 管理的誤區(qū)，是指導(dǎo)致時(shí)間浪費(fèi)的各種因素。將上述的一切變成你每一個(gè)工作日里的習(xí)慣。 綜上所述，由于我們的工作缺乏計(jì) 劃，將導(dǎo)致如下惡果： 目標(biāo)不明確 沒有進(jìn)行工作歸類的習(xí)慣 缺乏做事輕重緩急的順序 沒有時(shí)間分配的原則 誤區(qū)之二：組織工作不當(dāng) 第 7 頁，共 42 頁 組織工作不當(dāng)?shù)闹饕w現(xiàn)在以下幾個(gè)方面： *職責(zé)權(quán)限不清，工作內(nèi)容重復(fù) *“事必躬親，親力而為 ” *溝通不良 *工作時(shí)斷時(shí)續(xù) 如何才能處理好以上問題？首先，學(xué)會(huì)如何接受請托： 對于我們每一個(gè)人來說，所面臨的請托可能來自部屬、上司、其他同級(jí)管理者、 或是組織以外的人士。 所以在我們接受請托之前不妨先先問問自己：這種請托是屬于我的職責(zé)范圍內(nèi) 嗎？對實(shí)現(xiàn)我的目標(biāo)有幫助嗎？如果接受它，將付出什么代價(jià)？如果不接受他，則需 承擔(dān)什么后果？經(jīng)過這一番 “成本 ——效益分析 ”之后，你就可以決定取舍了。 A非常同意 B略表同意 C略表不同意 D極不同意 （ 2）為使困難的工作能被執(zhí)行，對執(zhí)行者下壓力是必要的。 A非常同意 B略表同意 C略表不同意 D極不同意 （ 10）在著手處理一件艱難的任務(wù)之前，我喜歡清除桌上的每一個(gè)物件。 泛濫的 “會(huì)議病 ”困擾。 訂購文具后所取得的帳單。 某管理顧問公司中寄來的出版物宣傳單，你認(rèn)為其中一、兩本書也許值得訂購，但 你無法確定是否真正值得訂購。因此，我們要記取 “過去 ”，把握 “現(xiàn) 在 ”，放眼 “未來 ”。 第 11 頁，共 42 頁 一、視 時(shí)間為主宰的人：重形式而不重實(shí)質(zhì) 視時(shí)間為主宰的人，將一切責(zé)任交托在時(shí)間手中，他們深信 “這只是時(shí)間問題 ”、 “歲月不饒人 ”、 “時(shí)間是最好的試金石 ”等等說法。 在任何約定時(shí)間的場合，因早到而感到 “勝利 ”、因遲到而感到 “沮喪 ”，經(jīng)常因 自己與時(shí)間打輸了一場仗而感到沮喪，對完成這件事情的結(jié)果倒是較少關(guān)注。 提問：你對上述四種人在時(shí)間管理上存在的問題持何種態(tài)度？你的建議是什么？ 期待您的參與，并希望聽到您的真知灼見！ 答案：對上面四種觀念的看法： 第 12 頁，共 42 頁 一、視時(shí)間為主宰的人： 視時(shí)間為主宰的人，雖然重形式而不注重實(shí)質(zhì)，但這并不意味他們一定喜愛 形 式。當(dāng)能以較少的 “投入 ”獲得同 等的 “產(chǎn)出 ”，或是以同等的 “投入 ”獲得較多的 “產(chǎn)出 ”，甚至以較少的 “投入 ” 獲得較多的 “產(chǎn)出 ”時(shí)，則視為富有效率。 三、視時(shí)間為神秘物的人： 視時(shí)間為神秘物的人因?yàn)楹鲆晻r(shí)間所加以的各種限制，所以能夠?qū)Ｐ闹轮镜毓? 作。管理學(xué)者約瑟失 這與一見黑就吹口哨或唱歌以壯膽的道理是一樣的，這也說明當(dāng)我們不了解或 無法衡量 “產(chǎn)出 ”而感到恐慌時(shí)，就會(huì)刻意地強(qiáng)調(diào) “投 入 ”（工作量或工作時(shí)間）。美國的一 份統(tǒng)計(jì)結(jié)果顯示，一個(gè)人退休后，特別是那些獨(dú)居老人，假若生活沒有任何目標(biāo)，每 天只是刻板地吃飯和睡覺，雖然生活無憂，但他們后來的壽命一般不會(huì)超過七年。鯨魚因?yàn)樽? 逐小利而暴死，為了微不足道的目標(biāo)而空耗了巨大力量。他大半時(shí)候都在一家低 功率的電臺(tái)擔(dān)任導(dǎo)播，有是也替卡車卸貨。他每季平均進(jìn)修多個(gè)學(xué)分。證券經(jīng)紀(jì)商的收入雖然不錯(cuò)，卻與他的性格 格格不入。 1974年 8月 24日，鄧特隆無線電公司成交了第一筆生意。兩組人的個(gè)子差不 多，先是一起跳過了 1米。 可達(dá)到的： 第 17 頁，共 42 頁 不能達(dá)到的目標(biāo)只能說是幻想、白日做夢，太輕易達(dá)到的目標(biāo)又沒有挑戰(zhàn)性。 ”目標(biāo)應(yīng)該很明確了，只是時(shí)間不知需要多久，是在一年內(nèi)完成，還是十年后才 完成？ 原則之二：有計(jì)劃、有組織地進(jìn)行工作 所謂有計(jì)劃、有組織地進(jìn)行工作，就是把目標(biāo)正確地分解成工作計(jì)劃，通過采取 適當(dāng)?shù)牟襟E和方法，最終達(dá)成有效的結(jié)果。 有了計(jì)劃，就必須有行動(dòng)。史密斯的家伙真的把這主意轉(zhuǎn)換為實(shí)際行動(dòng)。 先做經(jīng)過籌劃的事，然后再做未經(jīng)籌劃的事。 我們既然是以目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)為導(dǎo)向，那么在一系列以實(shí)現(xiàn)目標(biāo)為依據(jù)的待辦事項(xiàng)中，到 底哪些應(yīng)該先著手處理，哪些可以拖后處理，哪些甚至不予處理？一般認(rèn)為是按照事 情的緊急程度來判斷。大家還記得 “波特的故事 ”嗎？波特的問題恐怕就在于此。但我們也不能忘記，很多重要的事都是因?yàn)橐煌显偻匣? 事前準(zhǔn)備不足，而變成迫在眉睫。表面看似第一象限，因?yàn)槠惹械暮袈晻?huì)讓我們產(chǎn) 生 “這件事很重要 ”的錯(cuò)覺 ——實(shí)際上就算重要也是對別人而言。這樣的休息不但不是為了走更長的路，反而是對身心的毀損，剛 開始時(shí)也許有滋有味，到后來你就會(huì)發(fā)現(xiàn)其實(shí)是很空虛的。但在日常事務(wù)方面，他便不如前任院長那么事必躬親。但他的 所作所為也帶來一個(gè)很好的啟示，人必須不斷地自問： “目前聞迫切要做的是什么？ 我最大的本領(lǐng)和才華在什么地方？ ” 如果這位院長一心只想符合旁人的最迫切的期望，反而比較容易，而且也能夠擁 有錦繡前程。 充實(shí)自我。（） 我似乎永遠(yuǎn)在趕時(shí)間。 （） 1我覺得處理突發(fā)狀況讓一天的生活更有意義 。他發(fā)現(xiàn)， 80%的業(yè)績都來自于 20%的客戶中，同時(shí)，不管客戶的購買量大 小，他花在每個(gè)客戶身上的時(shí)間都是一樣的?；诖耍臣译娖鞴驹陔姳涞脑O(shè)計(jì)上做了修改，將冷 藏庫與冷凍庫的位置做了對調(diào)，這種新型的電冰箱大大地減少了下蹲的次數(shù)。在這種情 況下，我們需要互相尊重對方的時(shí)間安排，也就是說要與別人的時(shí)間取得協(xié)作。查伯納教授要求手下的電話行銷人員每個(gè)星期一、二都要打 13個(gè)電話，星期三、 四則是 12個(gè)，星期五則是用來打電話給這個(gè)禮拜沒有聯(lián)絡(luò)上的人。 167。 接下來就請按部就班地完成如何進(jìn)行時(shí)間使用清單的分析，之后，你會(huì)考慮到一 些問題，尋找指引你更適當(dāng)?shù)倪\(yùn)用你的時(shí)間的答案。例如效率先生星期一上午 7點(diǎn)到 7點(diǎn)半穿衣服去上班，他就把編號(hào) 11記 在星期一上午 7點(diǎn)的