【正文】 擔(dān)心部屬做錯事； 擔(dān)心下屬表現(xiàn)太好； 擔(dān)心喪失對下屬的控制； 不愿意放棄得心應(yīng)手的工作； 找不到合適的下屬授權(quán)。 其次，學(xué)會利用資源： 對于 基層人員而言，要善于利用資源，學(xué)會從相關(guān)的部門或人員手中獲取所需的資料，既節(jié)約了時間，又保證了信息的正確性。倘若因勉強接受他人的請托而擾亂自己的步伐，是不合理的、不明智的。有的請托若由他人承受可能比你承受更為恰當(dāng)，你不妨對請托者提出適時的建議。一旦他辦不妥委托的事項，則不僅他所企求的愛戴將化為烏有，而且他將喪失請托者尊敬。在很多請托中，有一類是職務(wù)所系而責(zé)無旁貸的；另一類雖然也是職務(wù)所系，但請托本身卻是不合時宜或是不 合情理的；尚有一類請托則屬無義務(wù)予履行的請托，經(jīng)常引起我們困擾的是后兩類請托。但如果是處于無計劃的引導(dǎo)，則一切行動將雜亂無章，最終走進(jìn)死胡同 。試問：房子燃燒的緊要關(guān)頭，消防隊員是否應(yīng)立刻拿 起水龍頭或滅火筒進(jìn)行搶救，還是應(yīng)花費少許時間判別風(fēng)向、尋找火源、分派工作，然后再進(jìn)行搶救？ 不做計劃的人只是消極地應(yīng)付工作，他將處于受擺布的地位；做計劃的則是有意識地支配工作，處于主動的地位、并提高工作效率。 盡管計劃的擬定能給我們帶來諸多的好處，但我們有的同事從來不做或是不重視做計劃，原因不外乎如下幾條： 因過分強調(diào) “ 知難行易 ” 而認(rèn)為沒有必要在行動之前多做思考； 不做計劃也能獲得實效； 不了解做計劃的好處； 計劃與事實之間極難趨于一致，故對計劃喪失信心； 不知如何做計劃。當(dāng)這個建議對你生效時，把它提供給你的部屬采用 ” 。假如按這種方法你無法完成全部的重要工作，那么即使運用任何其它方 法，你也同樣無法完成它們，而且倘若不借助某一件事的優(yōu)先次序，你可能甚至連哪一種工作最為重要都不清楚。倘若任何一項著手進(jìn)行的工作花掉你整天的時間，也不用擔(dān)心。 ” 李愛菲于是遞了一張紙給他，并向他說 “ 寫下你明天必須做的最重要的各項工作，先從最重要的那一項工作做起，并持續(xù)地做下去，直到完成該項工作為止。以下列出時間管理的五個誤區(qū)，請大家仔細(xì)閱讀并分析，看看自已是否存在同樣的問題： 誤區(qū)之一：工作缺乏計劃 查 爾斯 那么，我們的問題究竟在哪里呢？ 第二章、時間管理的誤區(qū) 我們探索克服時間浪費的途徑便是 “ 培養(yǎng)克服時間管理誤區(qū)的技能 ” 。擁有這樣的一筆財富，我們怎么可以視而不見？又怎么可以隨意處之？這個問題恐怕需要我們花點時間來考慮。 在信息爆炸的今天，咨訊的空間在無限地擴(kuò)展，面臨競爭的壓力、客戶高品質(zhì)的需求，您是否又有些無所適從呢？ 由于時間所具有的獨特性，時間在各種資源中又往往容易被我們忽略。第三，他獻(xiàn)身時間管理原則的事跡已經(jīng)得到大量文章的贊揚。第一，他的工作歷程記錄幾乎為所有的總經(jīng)理 所羨慕，這個記錄中包括連年不斷的銷售記錄和利潤記錄。 （ 2）所謂 “ 自管理者的管理 ” —— 你必須拋棄陋習(xí)，引進(jìn)新的工作方式和生活習(xí)慣，包括要訂立目標(biāo)、妥善計劃、分配時間、權(quán)衡輕重和權(quán)力下放，加上自我約束、持之以恒才可提高效率，事半功倍。由于時間所具備的四個獨特性，所以時間管理的對象不是 “ 時間 ” ，它是指 面對時間而進(jìn)行的 “ 自管理者的管理 ” 。前一天的錢你用光也好，分文不花也好，第二天你又有 。你在這一天可以隨心所欲，想用多少就用多少，用途也沒有任何的規(guī)定。花費了金錢，尚可賺回，但倘若揮霍了時間，任何人都無力挽回。 第 3 頁 共 23 頁 （ 4）無法失而復(fù)得 ：時間無法象失物一樣失而復(fù)得。 （ 3）無法取代： 任何一項活動都有賴于時間的堆砌，這就是說，時間是任何活動所不可缺少的基本資源。 （ 2）無法蓄積： 時間不象人力、財力、物力和技術(shù)那樣被積蓄儲藏。 ” 要想能夠真正地了解時間并且管理 “ 時間 ” ，我們有必要對時間 的本質(zhì)有深刻的認(rèn)識。 最成功和最不成功的人一樣，一天都只有 24小時，但區(qū)別就在于他們?nèi)绾卫眠@所擁有的 24小時 。 再會了，你們的母校眼睜睜地要看你們 10年之后成什么器。 學(xué)問就是鑄器的工具?？墒敲刻炜?3種小報也得費你 1點鐘的功夫；四圈麻將也得費你 1點半鐘的光陰。你們看他的成績！ 每天花 1點種看 10頁有用的書，每年可看 3600多頁書； 30年讀 11萬頁書 。 至于時間，更不成問題。 有人說：出去做事之后，生活問題急需解決，哪有功夫去讀書？即使要做學(xué)問，既沒有圖書館，有沒有實驗室，哪能做學(xué)問？ 我要對你們說：凡是要等 到有了圖書館才讀書的，有了圖書館也不肯讀書；凡是要等到有了實驗室方才做研究的，有了實驗室也不肯做研究。趁現(xiàn)在年富力強的時候，努力做一種專門學(xué)問。 以前的功課也許有一大部分是為了這張文憑，不得已而做的。1 ：時間管理的概念 什么是時間？ 在我們探討 “ 時間管理 ” 這個問題以前，不妨先來讀篇文章： 1930年，胡適先生在一次畢業(yè)典禮上，發(fā)表了一篇 演講，內(nèi)容如下： 諸位畢業(yè)同學(xué)：你們現(xiàn)在要離開母校了，我沒有什么禮物送給你們，只好送你們一句話。第 1 頁 共 23 頁 時間管理培訓(xùn) 課程時數(shù) ： 3． 5小時 課程簡介 : 本課程通過對有效時間管理重要性的講解，通過對人們?nèi)粘９ぷ髦性?時間管理上存在的誤區(qū)的分析 及 時間管理基本方法、技巧的講解 ，幫助學(xué)員進(jìn)行有效的時間管理、提高工作績效。 培訓(xùn)目標(biāo) : 學(xué)完本課程后，學(xué)員能夠達(dá)到： 在今后的工作中減少浪費時間現(xiàn)象 學(xué)會正確的時間分配并充分有效地利用時間 學(xué)會制定 SMART的工作目標(biāo) 掌握制定有效工作計劃的方法和過程 課程要點 : v 時間管理的概念和誤區(qū) v 時間管理的基本準(zhǔn)則 ?? 目標(biāo)原則 ? ?20/80 原則 ?? 四象限原則 ?? 有序原則 ?? 對象原則 v 時間管理的方法和技巧 ?? 了解自己使用時間的方式和狀況 ?? 做好工作計劃 ?? 縮短別人干擾的時間 ?? 不要拖延 ?? 第一次就把事情做好 ?? 時間的判斷應(yīng)有彈性 第 2 頁 共 23 頁 第一章：時間管理的概念和誤區(qū) 167。 這一句話是： 珍惜時間，不要拋棄學(xué)問 。從今以后，你們可以依自己的心愿去自由研究了。少年是一去不復(fù)返的，等到精力衰竭的時候，要做學(xué)問也來不及了。你有了決心要研究一個問題，自然會節(jié)衣縮食去買書，自然會想出法子來設(shè)置儀器。達(dá)爾文一生多病，不能多做工，每天只能做 1點鐘的工作。 諸位， 11萬頁書可以使你成為一個學(xué)者了?？葱竽兀窟€是打麻將呢？還是努力做一個學(xué) 者呢？全靠你們自己選擇！ 易卜生說： 你的最大責(zé)任就是把你這快材料鑄造成器 。拋棄了學(xué)問便是毀了你自己。 看到胡適先生的這一番語重心長的話語，你有何感受？ “ 時間就是效率 ” 、 “ 時間就是金錢 ” 、 “ 時間就是生命 ” 、 “ 一寸光陰一寸金，寸金難買寸光陰 ” ，諸如此類的描述我們每個人都可以脫口而出，但是我們做得究竟怎樣呢？我們常常聽到 —— “ 我要是在大學(xué)多學(xué)點東西就好啦！ ” “ 我應(yīng)該少看些電視，好好地約束自己 ，多讀點書！ ” “ 時間根本不夠用，公司股價節(jié)節(jié)下降，董事會和股東像一群蜜蜂一樣叮得我滿頭包；同事間爭權(quán)奪利，我總是擔(dān)任和事佬的角色；家人總也見不到我，幾乎把我登報作廢！ ” 世界幾乎全面地在進(jìn)步，但我們一天還是只有 24小時。那么時間究竟是什么呢？ 我們哲學(xué)家這樣說： “ 時間是物質(zhì)運動的順序性和持續(xù)性，其特點是一維性，是一種特殊的資源。首先讓我們先了解時間的四項獨特性： （ 1）供給毫無彈性： 時間的供給量是固定不變的，在任何情況下不會增加、也不會減少，每天都是 24小時，所以我們無法開源。不論愿不愿意，我們都必須消費時間，所以我們無法節(jié)流。因此，時間是無法取代的。它一但喪失，則會永遠(yuǎn)喪失。 小案例： 如果銀行每天早晨向你的帳號撥款 。條件只有一個：用剩的錢不能留到第二天再用，也不能節(jié)余歸自己。請問：你如何用這筆錢？ 什么是 “ 時間管理 ” ？ “ 時間管理 ” 所探索的是 如何減少時間浪費，以便有效地完成既定目標(biāo) 。 請注意： （ 1）所謂 “ 時間的浪費 ” ，是指對目標(biāo)毫無貢獻(xiàn)的時間消耗。 大凡能夠在事業(yè)上做出卓越成績的人都是時間管理的專家，格里在威格利南方聯(lián)營公司當(dāng)了 20多年的總經(jīng)理，該公司是美國最成功的超級市場之一，他獲得了許多值得引證的榮譽。第二，他毫不松懈地連續(xù)應(yīng)用計劃、組織、授權(quán)、激勵、評價和控制等項目基本原則，顯示了他專業(yè)管理的精神。在格里看來，正確的管理的基礎(chǔ)是良好的時間管理。在上面的 “ 銀行撥款 ” 案例中，我們不難發(fā)現(xiàn)：每天我們有 24小時，每小時由 60分鐘 組成，每分鐘由 60秒組成，總計就是 。有人曾粗略地統(tǒng)計過 一個活到 72歲的美國人對時間是怎么花的： 睡覺： 21年 工作： 14年 個人衛(wèi)生： 7年 吃飯： 6年 旅行： 6年 排隊： 6年 學(xué)習(xí)： 4年 開會： 3年 打電話： 2年 找東西： 1年 其它： 3年 看了上面的這一組數(shù)據(jù)，您有何感受？ “ 時間管理 ” 一直是個重要的問題，但從來沒像今天這么重要 過，為什么？原因如下： *尋求事業(yè)、家庭與社會生活平衡的需要 第 4 頁 共 23 頁 *信息爆炸 *競爭的壓力 *你的客戶對品質(zhì)的要求 看來我們要成為一個高效的時間管理者和職業(yè)人，減少時間浪費的現(xiàn)象，確非易事。所謂時間管理的誤區(qū)，是指導(dǎo)致時間浪費的各種因素。 史瓦在半世紀(jì)前擔(dān)任伯利恒鋼鐵公司總裁期間，曾經(jīng)向管理顧問李愛菲提出這樣一個不尋常的挑戰(zhàn)： “ 請告訴我如何能在辦公時間內(nèi)做妥更多的事，我將支付給你任意的顧問費。重新檢查你的辦事次序，然后著手進(jìn)行第二項重要的工作。只要手中的工作是最重要的，則堅持做下去。將上述的一切變成你每一個工作日里的習(xí)慣。 數(shù)星期后，史瓦寄了一張面額兩萬伍仟美元的支票給李愛菲，并附言她確實已為他上了十分珍貴的一課，伯利恒甕后來之所以能夠躍升為世界最大的獨立鋼鐵制造者，據(jù)說可能是導(dǎo)因于李愛菲的那數(shù)句真言。 我們作為一個高新科技企業(yè)的員工，要步上職業(yè)化的道路，成為一個強調(diào)實效性的職業(yè)人士，不應(yīng)該把以上原因當(dāng)做工作中的借口，為什么呢？剖析如下： 固然有些事情是易行而難料的，但若過分地強調(diào)這一點，則有可能養(yǎng)成一種 “ 做了再說 ” 或 “ 船到橋頭自然直！ ” 的僥幸心理。 由于目標(biāo)中擬定假設(shè)的客觀環(huán)境發(fā)生變動，計劃與事實常常難以趨于一致，所以我們必須定期審察我們的目標(biāo)與計劃，做出必要的修正，尋找最佳途徑。 綜上所述，由于我們的工作缺乏計劃，將導(dǎo)致如下惡果： 目標(biāo)不明確 沒有進(jìn)行工作歸類的習(xí)慣 第 5 頁 共 23 頁 缺乏做事輕重緩急的順序 沒有時間分配的原則 誤區(qū)之二：組織工作不當(dāng) 組織工作不當(dāng)?shù)闹饕w現(xiàn)在以下幾個方面： * 職責(zé)權(quán)限不清，工作內(nèi)容重復(fù) *“ 事必躬親，親力而為 ” *溝通不良 *工作時斷時續(xù) 首先，學(xué)會如何接受請托： 對于我們每一個人來說，所面臨的請托可能來自部屬、上司、其它同級管理者、或是組織以外的人士。 倘若我們?yōu)榱讼胱鰪V受愛戴的好人而有求必應(yīng)，則各色各類的請托將四面八方地源源涌來。 “ 明智地接受請托 ” 的重要性在于：第一： “ 拒絕 ” 是一種 “ 量力 ” 的表現(xiàn)。第二，拒絕是保障自己行事優(yōu)先次序的最有效手段。 所以 在我們接受請托之前不妨先先問問自己：這種請托是屬于我的職責(zé)范圍內(nèi)嗎？對實現(xiàn)我的目標(biāo)有幫助嗎？如果接受它，將付出什么代價？如果不接受他，則需承擔(dān)什么后果？經(jīng)過這一番 “ 成本 —— 效益分析 ” 之后，你就可以決定取舍了。 比如你想了解本月度部門考勤信息，不妨去問問部門秘書；想了解公司的考勤信息，不妨去問問公司的考勤管理員；等等。 其實每個人的精力都是有限的，尤其是管理者應(yīng)當(dāng)學(xué)會授權(quán)，將主要的精力和時間放在更重要的事情上。我們提供了一個拖延商數(shù)的測驗，請你先做一下自我評核。 A非常同意 B略表同意 C略表不同意 D極不同意 （ 2）為使困難的工作能被執(zhí)行，對執(zhí)行者下壓力是必要的。 A非常同意 B略表同意 C略表不同意 D極不同意 （ 4）我遭遇了太多足以妨礙完成重大任務(wù)的干擾與危機(jī)。 A非常同意 B略表同意 C略表不同意 D極不同意 （ 6）我對重要的行動計劃的追蹤工作一般不予理會。 A非常同意 B