【正文】 共 50 頁 剛才我們已經(jīng)介紹了如何確定目標(biāo)，實(shí)際上目標(biāo)是計(jì)劃的基礎(chǔ)，確定了方向，怎么走就清楚多了。 注意事項(xiàng) 事先的了解： 1 、所在部門的業(yè)務(wù)定位 2 、所在崗位的業(yè)務(wù)定位 3 、上級(jí)主管的業(yè)務(wù)目標(biāo) 4 、上級(jí)主管對(duì)你的期望和要求 5 、與其它相關(guān)崗位的業(yè)務(wù)接口關(guān)系 遵循 5W2H原則 Why: 為什么要做這項(xiàng)任務(wù)，對(duì)工作目標(biāo)是否有支持 What： 任務(wù)的內(nèi)容和達(dá)成的目標(biāo) When： 在什么時(shí) 間段進(jìn)行 Where： 任務(wù)發(fā)生的地點(diǎn) Who： 哪些人員參加此任務(wù)，由誰負(fù)責(zé) How to： 用什么方法進(jìn)行 How much：需要多少成本 設(shè)置控制點(diǎn) （ milestone） 在目標(biāo)或任務(wù)中設(shè)置階段性的里程碑，通過檢查，可以及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題，對(duì)自己難以解決的，還可以獲得同事或領(lǐng)導(dǎo)的支持。比方說，我們計(jì)劃在 3天之內(nèi)給六層樓的地面刷上油漆，那么第一天就要設(shè)立控制點(diǎn)，如果不能刷完 2層，顯然后面就要利用增加人手、提高效率等方式，才能保證任務(wù)最后的如期完成。 第 39 頁 共 50 頁 堅(jiān)持工作周記和工作日記，對(duì)計(jì)劃的執(zhí)行情況進(jìn)行總結(jié)，發(fā)現(xiàn)和糾正各種偏差，同時(shí)對(duì)計(jì)劃進(jìn)行調(diào)整和滾動(dòng)。另外，還可以對(duì)前期的工作時(shí)間分配進(jìn)行分析，不斷改進(jìn)時(shí)間管理。 利用計(jì)劃工具 計(jì)劃管理－－ WBS 定義 WBS（工作任務(wù)分解）是創(chuàng)造出產(chǎn)品所必須進(jìn)行的全部活動(dòng)的清單，它是 PERT、 GANTT分層計(jì)劃以及預(yù)算和人員分配的基礎(chǔ)。 WBS基本構(gòu)架 階段、步驟、任務(wù)、活動(dòng) 衡量標(biāo)準(zhǔn) v 是否全部分解完畢 v WBS 分解的所有活 動(dòng)是否全部定義了項(xiàng)目的工作 v 所分解的活動(dòng)是否可行 v 是否包含臨時(shí)的里程碑和監(jiān)控點(diǎn) v WBS 的分解結(jié)構(gòu)是否合適 v 分解后的活動(dòng)在邏輯上是否能形成一個(gè)大的活動(dòng) v 是否集成了所有的關(guān)鍵因素 v 邏輯上是否合理、清楚和簡單 計(jì)劃管理－－ PERT 定義 第 40 頁 共 50 頁 PERT（網(wǎng)絡(luò)計(jì)劃評(píng)審技術(shù)）是以網(wǎng)絡(luò)圖的形式制定計(jì)劃，求得計(jì)劃的最優(yōu)方案，并據(jù)以組織和控制開發(fā)進(jìn)程，達(dá)到預(yù)定目標(biāo)的一種科學(xué)管理方法。 具體來講，網(wǎng)絡(luò)計(jì)劃評(píng)審技術(shù)是：首先，用網(wǎng)絡(luò)圖來表達(dá) 一項(xiàng)開發(fā)計(jì)劃中各工作（階段、模塊等）的先后順序和相互關(guān)系；然后，通過計(jì)算找出計(jì)劃中關(guān)鍵工序和關(guān)鍵路線；第三，通過不斷改善網(wǎng)絡(luò)計(jì)劃，選擇最優(yōu)方案并付諸實(shí)施，最后，在計(jì)劃執(zhí)行過程中進(jìn)行有效的控制和監(jiān)督，保證合理地使用人、財(cái)、物，按預(yù)定目標(biāo)完成任務(wù)。 計(jì)劃要素 （ 1） PERT主要反映任務(wù)的時(shí)間、資源、配合、控制等。 （ 2） WBS 主要反映任務(wù)的層次。 建議： （ 1）先畫 WBS,標(biāo)明 milestone（里程碑）時(shí)間及 deadtime（截止時(shí)間） （ 2）標(biāo)明任務(wù)間關(guān)系 （ 3）再畫 PERT 計(jì)劃要素 步驟一：先畫圖 首先不必注重美觀，主要弄清楚任務(wù)之間的相互關(guān)系。 步驟二：估計(jì)時(shí)間 v 工序時(shí)間 =(a+4b+c)/6 （ a：最樂觀時(shí)間； b：期待時(shí)間； c：最悲觀時(shí)間） v 倒推法：一般確定結(jié)束時(shí)間，再逐步推出各部分需要時(shí)間。 v 留有余地、應(yīng)付突發(fā)任務(wù) 第 41 頁 共 50 頁 步驟三：確定關(guān)鍵路徑 時(shí)間上的關(guān)鍵路徑 繪制完網(wǎng)絡(luò)圖，可以很容易算出整個(gè)計(jì)劃的所需時(shí)間。同時(shí)，可以將整個(gè)開發(fā)計(jì)劃分解成若干個(gè)開發(fā)流水線（路線、路徑），每一條 流水線都可以算出一個(gè)總持續(xù)時(shí)間，其中時(shí)間最長的一條路徑 TMAX，我們稱為關(guān)鍵路徑。 技術(shù)上的關(guān)鍵路徑 某項(xiàng)任務(wù)采用的技術(shù)為關(guān)鍵技術(shù)，它的完成決定整個(gè)任務(wù)的完成時(shí)間，則該任務(wù)所在的路徑為技術(shù)上的關(guān)鍵路徑。 關(guān)鍵路徑是可以變化的 計(jì)劃管理－－ PERT 定義 PERT（網(wǎng)絡(luò)計(jì)劃評(píng)審技術(shù)）是以網(wǎng)絡(luò)圖的形式制定計(jì)劃，求得計(jì)劃的最優(yōu)方案，并據(jù)以組織和控制開發(fā)進(jìn)程，達(dá)到預(yù)定目標(biāo)的一種科學(xué)管理方法。 具體來講，網(wǎng)絡(luò)計(jì)劃評(píng)審技術(shù)是：首先，用網(wǎng)絡(luò)圖來表達(dá)一項(xiàng)開發(fā)計(jì)劃 中各工作（階段、模塊等）的先后順序和相互關(guān)系；然后，通過計(jì)算找出計(jì)劃中關(guān)鍵工序和關(guān)鍵路線；第三，通過不斷改善網(wǎng)絡(luò)計(jì)劃，選擇最優(yōu)方案并付諸實(shí)施，最后，在計(jì)劃執(zhí)行過程中進(jìn)行有效的控制和監(jiān)督，保證合理地使用人、財(cái)、物，按預(yù)定目標(biāo)完成任務(wù)。 計(jì)劃要素 （ 1） PERT主要反映任務(wù)的時(shí)間、資源、配合、控制等。 （ 2） WBS 主要反映任務(wù)的層次。 第 42 頁 共 50 頁 建議： （ 1）先畫 WBS,標(biāo)明 milestone（里程碑）時(shí)間及 deadtime（截止時(shí)間） （ 2）標(biāo)明任務(wù)間關(guān)系 （ 3）再畫 PERT 計(jì)劃要素 步驟一：先畫圖 首先不必注重美觀，主要弄清楚任務(wù)之間的相互關(guān)系。 步驟二：估計(jì)時(shí)間 v 工序時(shí)間 =(a+4b+c)/6 （ a：最樂觀時(shí)間； b：期待時(shí)間； c：最悲觀時(shí)間） v 倒推法：一般確定結(jié)束時(shí)間，再逐步推出各部分需要時(shí)間。 v 留有余地、應(yīng)付突發(fā)任務(wù) 步驟三：確定關(guān)鍵路徑 時(shí)間上的關(guān)鍵路徑 繪制完網(wǎng)絡(luò)圖，可以很容易算出整個(gè)計(jì)劃的所需時(shí)間。同時(shí)，可以將整個(gè)開發(fā)計(jì)劃分解成若干個(gè)開發(fā)流水線（路線、路徑），每一條流水線都可以 算出一個(gè)總持續(xù)時(shí)間，其中時(shí)間最長的一條路徑 TMAX，我們稱為關(guān)鍵路徑。 技術(shù)上的關(guān)鍵路徑 某項(xiàng)任務(wù)采用的技術(shù)為關(guān)鍵技術(shù)，它的完成決定整個(gè)任務(wù)的完成時(shí)間，則該任務(wù)所在的路徑為技術(shù)上的關(guān)鍵路徑。 關(guān)鍵路徑是可以變化的 第八章、不要讓別人浪費(fèi)你的時(shí)間 第 43 頁 共 50 頁 不要讓別人浪費(fèi)你的時(shí)間 辦公室的打擾無可避免，電話、來訪、郵件等等，甚至有不少人對(duì)打擾提出了抱怨，同時(shí)也有無奈。 對(duì)待打擾的方法有很多，有全面出擊來對(duì)付，也有消極地對(duì)應(yīng)付，更有甚者是視而不見。全面出擊的人終會(huì)變得疲勞 不堪，消極應(yīng)付和視而不見的人終究會(huì)錯(cuò)失良機(jī)或是貽誤大事 ?? 那么究竟怎樣做才是我們的可取之道呢？ —— 我們的策略是將被打擾的時(shí)間縮短，將其負(fù)面影響減至最少 。 打電話的藝術(shù) 事先的約定與準(zhǔn)備 打電話約定時(shí)間和約定要求并不是什么新奇的概念，通過約定可以避免你在需要安靜工作的時(shí)候被不斷打擾、或是占線、或是接不到電話，更主要是避免電話中需要某些資料卻無法提供，從而造成時(shí)間的浪費(fèi)。 保持簡短而明確的開場白 平時(shí)我們?cè)诖螂娫挒榱寺?lián)絡(luò)感情的需要，在開場白中經(jīng)常 會(huì)有一些寒喧，除了拜訪客戶、問候長輩等情況，比如 “ 你最近很忙啊，在哪里發(fā)財(cái)啊 ” 、 “ 您身體還好吧、吃飯還行吧？ ” 等，然而在辦公室場合就應(yīng)該少有寒喧，盡量從工作角度出發(fā)，使用簡短而明確的開場白。 假如你正在將電話打給某人，不妨開門見山： “ 你好，我是 XXX，我給你打電話是因?yàn)???” 或 “ 你好，我是 XXX，有這樣一件事需要 ??” 等等；如果是某人打電話給你，你可以說 “ 接到你的電話真高興，有什么事需要幫忙嗎？ ” 或 “ 你打電話來我真高興，能為你做點(diǎn)什么嗎？ ” 或 “ 好久沒有收到你的消息了，請(qǐng)問有什么事需要幫忙嗎？ ” 等等。 第 44 頁 共 50 頁 控制通話時(shí)間、保持通話主題 在我們打電話的時(shí)候，要注意做好適當(dāng)?shù)挠涗洠悦鈷煜码娫捄笸浤承┬畔ⅲ植坏貌恢匦侣?lián)系一次。另一個(gè)需要注意的就是：控制好打電話的時(shí)間并保持通話的主題。我們有許多人喜歡拿起電話就開始喋喋不休，而且經(jīng)常是缺乏主題。在這種情況下，你不妨直言： “ 你現(xiàn)在需要我們解決的問題是什么呢？ ” 、 “ 你的重點(diǎn)是什么？ ” 、 “ 你看我們今天的溝通 /討論是不是這到這里呢？ ” 雖然一次電話省下的時(shí)間可能只有 2~3 分鐘，但按照你每天接 10 個(gè)電話來算，每個(gè)月你就可以省下 7~10個(gè)小時(shí)，一年 就是就 84~120 個(gè)小時(shí)，這可是一段不少的時(shí)間呀！ 過濾電話 你一定經(jīng)常遇到一些不想接的電話，這個(gè)時(shí)候你就需要 “ 過濾電話 ”了。首先解釋你現(xiàn)在不能接電話的原因，如馬上要出門了、要去開會(huì)了、正在與主管或其它同事商宜工作了等等，但是在拒絕的時(shí)候一定要注意有禮貌，并約定回電或是對(duì)方再次來電的時(shí)間，在保證自己時(shí)間的前提下，同時(shí)不要給對(duì)象留下不良印象。 當(dāng)你被打斷時(shí) 在前面的 “ 時(shí)間管理的誤區(qū) ” 中，我們?cè)?jīng)提到了如何接受請(qǐng)托，但是在我們被各種情況所打斷時(shí)，應(yīng)該如何處理呢？ 來自上司的打斷 來自上司的打擾最難控制，尤其是當(dāng)你正在全心盡力地處理一項(xiàng)緊急而重要的事情時(shí)。不過，如果你就是一名上司，你還是應(yīng)該首先想想，你是不是也會(huì)對(duì)下屬這樣呢？ 第 45 頁 共 50 頁 以下是如何處理類似問題的一個(gè)實(shí)際例子和妙招： 有一位職員，每當(dāng)他應(yīng)召支見上司時(shí)，他手上總是帶著一件仍待完成的工作：編寫一份報(bào)告、檢查報(bào)告草案、或者閱讀必要的資料等，一來可以利用在一旁等待上司打電話或是其他事務(wù)處理的時(shí)間，二來可以提醒上司自己的工作也是很忙的，希望可以盡快結(jié)束對(duì)話或事情的安排，三來還可以讓主管對(duì)他的工 作態(tài)度留下深刻的印象。 來自下屬的打斷 你不妨想想以下有關(guān)解決下屬打擾上司的各項(xiàng)問題： （ 1）你是 否 曾經(jīng)訓(xùn)練你的助理，將他人可能的打擾含集中起來，然后每天或每星期一次地向你匯報(bào)？ （ 2）你是不是盡可能地把集體例會(huì)列為每日 /周工作的一部分？ （ 3）你是不是每天都會(huì)保留一段固定的時(shí)間，供下屬向你提出問題，同時(shí)在一旦發(fā)覺某些工作日程發(fā)生改變時(shí)，會(huì)告訴對(duì)方何時(shí)見面較合適？ （ 4）你是不是曾經(jīng)鼓勵(lì)下屬以便條 /郵件方式提出問題，而不必親自上門打擾你的工作？ （ 5）你是不是 立即向下屬回話，使他們不至于認(rèn)為他們必須經(jīng)常打擾你，才能立刻獲得回應(yīng)？ 來自同事的打擾 在上司打擾的時(shí)候，你只能無奈地加以接受；而下屬在打擾你的時(shí)候，你可以將他的打擾方式加以定型化?？墒牵幚硗禄蛲?jí)人員的打擾，恐怕必須多花一點(diǎn)心思才行。以下是你應(yīng)該牢記的一些要點(diǎn)： 第 46 頁 共 50 頁 （ 1）雙方應(yīng)事先達(dá)成共識(shí)。你應(yīng)該力求對(duì)他們的要求保持熱心、同情以及隨時(shí)愿意加以協(xié)助的態(tài)度，可是，你更應(yīng)該讓他們知道這么做往往會(huì)影響到你的工作效率。 （ 2）不要隨意打擾對(duì)方。你可以從容地、預(yù)先地與同事聯(lián)系你的要求 、時(shí)間等，只有如此，你才有可能獲得相同的回報(bào)。 （ 3）想想為什么你的中斷情形無法受控：你不喜歡得罪他人？你喜歡參與每一件事？別人經(jīng)常來詢問你的意見，使你覺得自己很重要？你不善于結(jié)束他人的來訪？你讓別人習(xí)慣于經(jīng)常咨詢你的意見？你就是喜歡不斷地和他人交談？ 如果你讓這些現(xiàn)象一直持續(xù)下去，你最后終究會(huì)一事無成。 第九章、省時(shí)之道 167。 省時(shí)之道 有時(shí)我們經(jīng)常會(huì)聽到這樣的說詞： “ 等我有空再做 ” 。這句話通常表示 “ 等手上沒什么重要的事情時(shí)再做 ” 。但事實(shí)上，沒有所謂 “ 空 ” 的時(shí)間。你可能有休閑時(shí)間 ，卻沒有 “ 空 ” 的時(shí)間。在休閑的時(shí)候，你也許會(huì)躺在游泳池邊盡情玩樂，但這絕不是 “ 空 ” 的時(shí)間。你的每一分鐘都很值錢。 凡在事業(yè)上有所成就的人，都有一個(gè)成功的訣竅：變 “ 閑暇 ” 為 “ 不閑 ” ，也就是不偷清閑，不貪逸趣。愛 因斯坦曾組織過享有盛名的 “ 奧林比亞克科學(xué)院 ” ，利用晚上休息的時(shí)間聚會(huì)，與會(huì)者總是手捧茶杯，邊飲茶，邊議論，后來相繼問世的許多科學(xué)創(chuàng)見，有不少產(chǎn)生于飲茶之余。實(shí)際上，有我們的生活和工作中，有不少時(shí)間是零碎的，還有一些時(shí)間是用來等待的，浪費(fèi)的時(shí)間可以用數(shù)以萬計(jì)來說明是并不過分的。所以，除了第 47 頁 共 50 頁 能夠認(rèn)識(shí)到 時(shí)間管理的誤區(qū)和掌握一些基本的技巧外，我們還要向大家推薦一些省時(shí)之道。 等待的時(shí)候做什么 在一天的活動(dòng)時(shí)間里，你可能常常不管如何精密規(guī)劃的情況下，還是必須等待。乍看之下，這些時(shí)間可能永遠(yuǎn)無法追回；當(dāng)你忙得不可開交而又必須等待的時(shí)候，你的失望只會(huì)增加而不會(huì)減少。以下是如何利用無奈或無聊時(shí)間的些建議。 去看醫(yī)生時(shí)帶一本書，這樣你就不必看他們的雜志或其它無益的東西。 一位參加某個(gè)研討會(huì)的公共關(guān)系主管告訴與會(huì)學(xué)員，他在電話旁邊放了一疊閱讀資料，每次在等對(duì)方接電話時(shí)便可以翻閱。一位必須 在機(jī)場花很多時(shí)間的業(yè)務(wù)員說： “ 每次在下飛機(jī)去領(lǐng)行李的路