【正文】 用方法。1．采購付款中零星的采購需要支付現(xiàn)金的，采購員向財務(wù)部提出申請。2．財務(wù)部根據(jù)企業(yè)現(xiàn)金使用規(guī)定從庫存現(xiàn)金限額中支付或者從開戶銀行提取后支付。3．財務(wù)人員不得從企業(yè)的現(xiàn)金收入中直接支付（即坐支），需要坐支現(xiàn)金的需報經(jīng)開戶銀行批準。4．因采購地點不確定、交通不便等特殊情況，辦理轉(zhuǎn)賬結(jié)算不便，必須使用現(xiàn)金支付時，應(yīng)向開戶銀行提出書面申請，由企業(yè)財務(wù)部門負責(zé)人簽字蓋章，開戶銀行審批后，予以支付現(xiàn)金。第4章 付賬控制第12條 采購員在付款時，應(yīng)得到采購經(jīng)理、驗收儲存、財務(wù)部門等部門負責(zé)人的相應(yīng)確認或批準。第13條 一切購貨業(yè)務(wù)應(yīng)編制購貨訂單，購貨訂單應(yīng)通過有關(guān)部門（如采購部、生產(chǎn)部、銷售部、總裁等）簽單批準。訂單副本應(yīng)及時提交財務(wù)部門。第14條 收到貨物并驗收后，驗收員應(yīng)編制驗收報告，驗收報告必須按順序編號，驗收報告副本應(yīng)及時送交采購部和財務(wù)部。第15條 收到供應(yīng)商發(fā)票后，采購員將供應(yīng)商發(fā)票與購貨訂單及驗收報告進行比較，確認貨物種類、數(shù)量、價格、折扣條件、付款金額及方式等是否相符，核對無誤后交財務(wù)部。第16條 財務(wù)部將收到購貨發(fā)票、驗收證明、結(jié)算憑證與購貨訂單、購貨合同等進行復(fù)核，檢查其真實性、合法性、合規(guī)性和正確性。第17條 采購付款實行付款憑單制。有關(guān)現(xiàn)金支付須經(jīng)采購部門填制應(yīng)付憑單，并經(jīng)財務(wù)經(jīng)理審核，財務(wù)總監(jiān)和總裁按權(quán)限審批。第18條 已確認的負債應(yīng)及時支付，以便按規(guī)定獲得現(xiàn)金折扣，加強與供應(yīng)商的良好關(guān)系，并維持企業(yè)信用。第19條 財務(wù)部應(yīng)該按照應(yīng)付賬款總分類賬和明細分類賬按月結(jié)賬，并且互相核對，出現(xiàn)差異時應(yīng)編制調(diào)節(jié)表進行調(diào)節(jié)。第20條 財務(wù)部按月從供應(yīng)商處取得對賬單，將其與應(yīng)付賬款明細賬或未付憑單明細表互相核對，并查明發(fā)生差異的原因。編制日期審核日期批準日期修改標記修改處數(shù)修改日期2．7 退貨管理制度制度名稱退貨管理制度受控狀態(tài)文件編號執(zhí)行部門監(jiān)督部門考證部門第1條 目的。明確退貨條件、退貨手續(xù)、貨物出庫、退貨回收等規(guī)定，及時收回退貨款項。第2條 退貨條件。驗收人員應(yīng)該嚴格按照企業(yè)的驗收標準進行驗收，不符合企業(yè)驗收標準的貨物視為不合格貨物。不合格貨物應(yīng)辦理退貨。1．對于數(shù)量上的短缺，采購員應(yīng)該與供應(yīng)商聯(lián)系，要求供應(yīng)商予以補足，或價款上予以扣減。2．對于質(zhì)量上的問題，采購員應(yīng)該首先通知使用部門不能使用該批貨物，然后與使用部門、質(zhì)量管理部門、相關(guān)管理部門聯(lián)系，決定是退貨還是要求供應(yīng)商給予適當?shù)恼劭邸?．經(jīng)采購部經(jīng)理審閱、財務(wù)總監(jiān)審核、總裁審批后與供應(yīng)商聯(lián)系退貨事宜。第3條 退貨手續(xù)。檢驗人員應(yīng)在檢驗不合格的貨物上貼“不合格”標簽，并在“貨物檢收報告”上注明不合格的原因，經(jīng)負責(zé)人審核后轉(zhuǎn)給采購部門處理，同時通知請購單位。第4條 貨物出庫。當決定退貨時，采購員編制退貨通知單，并授權(quán)運輸部門將貨物退回，同時，將退貨通知單副本寄給供應(yīng)商。運輸部門應(yīng)于貨物退回后，通知采購部和財務(wù)部。第5條 退貨款項回收。1．采購員在貨物退回后編制借項憑單，其內(nèi)容包括退貨的數(shù)量、價格、日期、供應(yīng)商名稱以及貸款金額等。2．采購部經(jīng)理審批借項憑單后，交財務(wù)部相關(guān)人員審核，由財務(wù)總監(jiān)或總裁按權(quán)限審批。3．財務(wù)部應(yīng)根據(jù)借項憑單調(diào)整應(yīng)付賬款或辦理退貨貨款的回收手續(xù)。第6條 折扣事宜。1．采購員因?qū)徹涃|(zhì)量不滿意而向供應(yīng)商提出的折扣，需要同供應(yīng)商談判來最終確定。2．折扣金額必須由財務(wù)部審核，財務(wù)總監(jiān)審核后交總裁批準。3．折扣金額審批后，采購部應(yīng)編制借項憑單。4．財務(wù)部門根據(jù)借項憑證來調(diào)整應(yīng)付賬款。編制日期審核日期批準日期修改標記修改處數(shù)修改日期2．8 應(yīng)付賬款管理制度制度名稱應(yīng)付賬款管理制度受控狀態(tài)文件編號執(zhí)行部門監(jiān)督部門考證部門第1條 應(yīng)付賬款是企業(yè)因購買原材料、商品、物資或接受勞務(wù)等而應(yīng)付給供應(yīng)商的款項。第2條 應(yīng)付賬款必須由財務(wù)部應(yīng)付賬款會計管理1．應(yīng)付賬款的管理和記錄必須由獨立于請購、采購、驗收付款職能以外的財務(wù)部的應(yīng)付賬款會計專門負責(zé)。2．按付款日期、折扣條件等項規(guī)定管理應(yīng)付賬款，以保證采購付款內(nèi)部控制的有效實施。第3條 應(yīng)付賬款的確認和計量應(yīng)真實和可靠1．應(yīng)付賬款的確認和計量必須根據(jù)審核無誤的各種必要的原始憑證。這些憑證主要是供應(yīng)商開具的發(fā)票、質(zhì)量管理部門的驗收證明、銀行轉(zhuǎn)來的結(jié)算憑證等。3．應(yīng)付賬款會計須審核這些原始憑證的真實性、合法性、完整性、合規(guī)性及正確性。第4條 應(yīng)付賬款必須及時登記到應(yīng)付賬款賬簿1．應(yīng)付賬款會計應(yīng)當根據(jù)審核無誤的原始憑證及時登記應(yīng)付賬款明細賬。2．應(yīng)付賬款明細賬應(yīng)該分別按照供應(yīng)商進行明細核算，在此基礎(chǔ)上還可以進一步按購貨合同進行明細核算。第5條 及時沖抵預(yù)付賬款財務(wù)部收到供應(yīng)商開具的發(fā)票以后，應(yīng)該及時沖抵預(yù)付賬款。第6條 正確確認、計量和記錄折扣財務(wù)部將可享受的折扣按規(guī)定條件加以確認、計量和記錄，以確定實際支付的款項。第7條 應(yīng)付賬款的授權(quán)支付財務(wù)部接到已到期的應(yīng)付賬款應(yīng)及時支付，經(jīng)財務(wù)部經(jīng)理審核、總裁按權(quán)限審批后才能辦理結(jié)算與支付。第8條 應(yīng)付賬款的結(jié)轉(zhuǎn)財務(wù)部應(yīng)該按照應(yīng)付賬款總分類賬和明細分類賬按月結(jié)賬，并相互核對，出現(xiàn)差異時，應(yīng)編制調(diào)節(jié)表進行調(diào)節(jié)。第9條 應(yīng)付賬款的檢查1．財物部按月從供應(yīng)方取得對賬單、與應(yīng)付賬款明細賬或未付憑單明細表互相核對，若有差異應(yīng)查明差異產(chǎn)生的原因。2．如果追查結(jié)果表明無會計記錄錯誤，則應(yīng)及時與債權(quán)人取得聯(lián)系，以便調(diào)整差異。3．財務(wù)部相關(guān)負責(zé)人應(yīng)定期從供應(yīng)商處取得對賬單，并進行核對、調(diào)節(jié)工作。第10條 同應(yīng)付賬款相關(guān)的應(yīng)付票據(jù)的簽發(fā)必須經(jīng)財務(wù)部審核，由財務(wù)總監(jiān)和總裁按權(quán)限批準。第11條 財務(wù)部設(shè)置應(yīng)付票據(jù)賬簿，并認真做好應(yīng)付票據(jù)的核算工作，票據(jù)的登記人員不得兼管票據(jù)的簽發(fā)。第12條 財務(wù)部門應(yīng)付賬款會計管理空白、作廢的、已付訖退回的商業(yè)匯票。第13條 財務(wù)部應(yīng)該定期核對應(yīng)付票據(jù)，并復(fù)核票據(jù)的利息核算。第14條 應(yīng)付票據(jù)要定期與訂貨單、驗收單、發(fā)票進行核對。第15條 應(yīng)付票據(jù)要按照號碼順序及時進行保存。編制日期審核日期批準日期修改標記修改處數(shù)修改日期第3章 企業(yè)內(nèi)部控制—存貨3．1 存貨授權(quán)審批制度制度名稱存貨授權(quán)審批制度受控狀態(tài)文件編號執(zhí)行部門監(jiān)督部門考證部門第1章 總則第1條 為了明確企業(yè)各部門和相關(guān)崗位在存貨管理中的職責(zé)和權(quán)限，確定授權(quán)審批的流程、責(zé)任、權(quán)限、方式及相關(guān)控制措施，特制定本制度。第2條 本制度適用于企業(yè)各類原材料、在產(chǎn)品、半成品、產(chǎn)成品以及周轉(zhuǎn)材料等存貨管理的授權(quán)審批事項。第2章 存貨采購授權(quán)審批第3條 采購計劃審批1．周采購計劃審批（1）周采購計劃的對象為低值易耗品和零星物品。（2）由使用部門或倉庫提出申請，填寫申購單，經(jīng)財務(wù)部審核同意后，由采購部組織人員實施采購。（3）周采購計劃申報的時間為每周四下午5點以前。2．月采購計劃審批（1）月采購計劃的對象為生產(chǎn)中所需的原材料、配件等。（2）由使用部門提出申請，填寫申購單，財務(wù)部審核同意后，報財務(wù)總監(jiān)審核，總裁簽字確認，由采購部組織人員實施采購。（3）月采購計劃的申報時間為每月26日之前。3．年采購計劃審批（1）年采購計劃是企業(yè)對所有需購物資的綜合控制。除了周采購計劃和月采購計劃包含的內(nèi)容外，還包括了設(shè)備的購置、工程的采購及其他物資的采購。（2）年采購計劃的審批程序如下。①由使用部門編制本部門采購計劃，報財務(wù)部審核。②財務(wù)部根據(jù)本年度采購預(yù)算和總體預(yù)算的要求，對采購申請報告進行審核，提出審核意見，將申請報告報財務(wù)總監(jiān)復(fù)核。③財務(wù)總監(jiān)復(fù)核財務(wù)部的意見，并在申請報告上附上自己的意見，將申請報告報總裁審批。④總裁根據(jù)財務(wù)部和財務(wù)總監(jiān)的意見，對申請報告作出審批，并簽字確認。⑤采購部組織人員實施采購。4．根據(jù)國家相關(guān)規(guī)定或企業(yè)規(guī)定需要進行招標采購的，無論金額大小，一律由總裁進行審批，由采購部組織成立招投標小組實施招標采購。第4條 采購貨款支付審批流程1．采購貨款支付先由采購部經(jīng)辦人員認真填制付款申請表，對收款單位、付款金額、用途及合同號碼（附合同原件）均要詳細填列，并對經(jīng)濟業(yè)務(wù)內(nèi)容的真實性及有效性負完全責(zé)任。2．采購部經(jīng)辦人員將付款申請表交采購部負責(zé)人，采購部負責(zé)人對相關(guān)業(yè)務(wù)的合理性、真實性進行審核并簽署意見，然后交財務(wù)部會計審核。3．財務(wù)部會計負責(zé)審核付款申請表的經(jīng)濟內(nèi)容，包括合同、發(fā)票等，簽署意見后交財務(wù)負責(zé)人復(fù)核，財務(wù)負責(zé)人復(fù)核無誤后簽字報相應(yīng)的審批權(quán)人審批，最后交由出納辦理付款手續(xù)。第5條 貨款支付按照相應(yīng)的審批權(quán)限由相應(yīng)審批權(quán)人審批。1．付款金額大于15萬，由董事長審批。2．付款金額在10萬（含）～15萬（含），由總裁審批。3．付款金額少于10萬，由財務(wù)總監(jiān)審批。第3章 存貨保管授權(quán)審批第6條 存貨保管的授權(quán)審批適用范圍為在庫存貨業(yè)務(wù)開展所涉及的授權(quán)審批事項。第7條 存貨在庫期間，原則上不允許非倉庫人員進入倉庫，其他部門和人員在下列情況下可進入倉庫。1．開展存貨的年度盤點、月度盤點和不定期盤點。2．企業(yè)總監(jiān)級以上管理人員對倉庫工作進行檢查。3．倉儲部經(jīng)理對倉庫工作的開展進行指導(dǎo)。4．財務(wù)部工作人員根據(jù)賬實核對工作要求，需進庫核對。第8條 除上一條款的規(guī)定以外，其他所有人員進入倉庫均需要特別授權(quán)。授權(quán)程序如下。1．擬進入倉庫現(xiàn)場的單位、部門或人員填寫企業(yè)統(tǒng)一印制的進庫申請單，對進庫時間、人員、主要事項等進行說明，并由申請單位、部門或人員予以蓋章或簽字。2．倉儲部審核進庫申請單，根據(jù)不同倉庫保管環(huán)境要求分析進庫的合理性和在庫時間的長短，提出審核意見，倉儲部經(jīng)理簽字確認。3．企業(yè)總裁對非本單位人員進入倉庫進行最終審批。在下列情況下，總裁對本單位內(nèi)部人員進入倉庫進行審批。（1）對于普通倉庫，一次進入倉庫人數(shù)超過8個人的。（2）進入危險品、保密物品以及貴重物品存放倉庫的。第9條 倉庫工作人員對經(jīng)特別授權(quán)批準或其他允許進入存貨保管現(xiàn)場的人員的進入倉庫證明進行審核，確保無違規(guī)審批情況。第10條 倉庫工作人員對入倉人員應(yīng)說明入庫須注意的事項，并檢查入庫人員所攜帶的物品是否在倉庫保管所允許的范圍內(nèi)。第11條 倉庫工作人員對入倉人員的進入時間、人數(shù)、出倉時間進行記錄并定期匯總，向上級主管領(lǐng)導(dǎo)匯報。第4章 存貨報廢授權(quán)審批第12條 存貨報廢的授權(quán)審批適用于存貨在保管、使用等過程中由于正常原因或非正常原因失去原有價值，需要進行報廢處理的事項。第13條 存貨報廢授權(quán)審批分為常規(guī)授權(quán)審批和特別授權(quán)審批。第14條 以下存貨報廢事項需要進行特別審批。1．單次報廢金額在5 000元以上的。2．單件報廢金額在3 000—5000元的。3．非正常原因?qū)е碌膱髲U金額在2 000—3000元的。第15條 常規(guī)授權(quán)審批的流程。1．擬報廢存貨的使用部門或主管部門填寫報廢申請單，報廢申請單的內(nèi)容包括報廢存貨的名稱、已用年限、是否為正常報廢等。部門負責(zé)人在申請單上簽字確認。2．存貨主管部門對擬報廢存貨進行檢測、檢查，提出報廢意見，并在報廢申請單的相應(yīng)項目中填寫報廢意見。3．企業(yè)財務(wù)部對報廢申請單進行審核，主要是計算報廢成本，確定報廢的合理性，并將計算的報廢成本填寫在報廢申請單的相應(yīng)項目中。4．主管存貨管理的副總或總監(jiān)在報廢申請單上簽字確認。第16條 特別授權(quán)審批流程特別授權(quán)審批流程基本上按照上一條款的流程進行，但在以下兩個方面存在不同。1．在對擬報廢存貨進行檢測審查時，根據(jù)需要可以外聘專業(yè)的檢測機構(gòu)或人員參與進行。2．在主管副總或總監(jiān)審核并附上相關(guān)意見后，需報總裁進行最終審批。第5章 附則第17條 存貨授權(quán)審批應(yīng)當在授權(quán)范圍內(nèi)進行，不得超越審批權(quán)限。第18條 違反規(guī)定不履行或不完全履行授權(quán)審批的行為，要追究相關(guān)責(zé)任人的責(zé)任，進行經(jīng)濟處罰和行政處罰。第19條 本制度由行政部主持制定，各部門參與制定，經(jīng)總裁審批簽字后，自年月日起執(zhí)行。編制日期審核日期批準日期修改標記修改處數(shù)修改日期3．2 存貨采購控制制度制度名稱存貨采購控制制度受控狀態(tài)文件編號執(zhí)行部門監(jiān)督部門考證部門第1章 總則第1條 為了加強對企業(yè)存貨采購過程的規(guī)范化管理，確保存貨采購及時完成，特制定本制度。第2條 本制度適用于對企業(yè)在開展采購業(yè)務(wù)的過程中所需各類存貨的采購申請和實施過程的控制。第3條 存貨采購的類型包括常規(guī)性采購、臨時采購和緊急采購。第4條 常備原料和物料由倉儲部門提出申請，非常備原料和緊急采購由使用部門提出申請。第2章 存貨使用部門存貨采購申請控制第5條 存貨采購申請的提出存貨使用部門填寫《采購申請表》，詳細注明需求設(shè)備或物品的品名、型號、技術(shù)標準、數(shù)量、預(yù)計價格、需求原因、要求到位時間等。第6條 存貨需求部門經(jīng)理將《采購申請表》提交給財務(wù)部，財務(wù)部根據(jù)本期預(yù)算及上級經(jīng)理意見審核批準并蓋章。第7條 物資需求部門將財務(wù)部批準蓋章的《采購申請表》交給采購部。第8條 采購部經(jīng)理指導(dǎo)采購人員根據(jù)《采購申請表》內(nèi)容選擇合適的供應(yīng)商。與供應(yīng)商達成購買意向后，采購部工作人員編寫采購合同。第9條 采購部采購人員將采購合同交給物資需求部門，物資需求部門檢驗所購設(shè)備是否是所需設(shè)備，并報本部門經(jīng)理審核簽字。第10條 采購部經(jīng)理、財務(wù)總監(jiān)和總裁根據(jù)各自的審批權(quán)限審批采購合同。第2章 倉庫存貨采購申請控制第11