【正文】 ，并及時通知財務(wù)和客戶準備收付款。 一般情況下，只有當客戶已全部付清應(yīng)付款才能放車。如有特殊情況，需經(jīng)汽車部經(jīng)理同意，并由相關(guān)銷售員負責(zé)督促客戶及時付款。 對所有的賒帳業(yè)務(wù)，各展廳與財務(wù)部應(yīng)定期對賬，發(fā)現(xiàn)問題，及時糾正。 對拖欠的應(yīng)收帳款應(yīng)加強催討力度，密切注意客戶動向、并注意方式方法，直至貨款收到或委托律師提請法律訴訟。 （對于是否提請訴訟，汽車部和財務(wù)部應(yīng)根據(jù)公司資金狀況與客戶財務(wù)及營運狀況進行溝通，并報總經(jīng)理審批。 ）11 單證管理 單證的分類公司業(yè)務(wù)單證分外部單證和內(nèi)部單證兩類。 外部單證指由公司以外單位制定并使用的單證；內(nèi)部單證指由公司制定并在公司內(nèi)部使用和流轉(zhuǎn)的單證。 單證的管理要求 印制公司單證的印制應(yīng)由使用部門提出申請，行政部統(tǒng)一聯(lián)系印制。 填寫、審核和備案公司單證的填寫、審核和備案的流轉(zhuǎn)程序按照公司業(yè)務(wù)流程相關(guān)文件的要求執(zhí)行，詳見附錄《程序文件》 。 保管：由使用部門指定專人負責(zé)保管，領(lǐng)用時須辦理簽字領(lǐng)用手續(xù)，領(lǐng)用記錄留存?zhèn)浒浮?：外部結(jié)算單證由財務(wù)部保管，其他外部單證由相關(guān)業(yè)務(wù)部門保管；內(nèi)部單證按照單證使用說明，各留存部門負責(zé)保管各自留存的聯(lián)次。各部門須指定專人負責(zé)單證保管，保證單證的完好、不缺失，單證在規(guī)定的時限內(nèi)不得銷毀。：單證的復(fù)印件由收件人負責(zé)保管，保證復(fù)印件的完好、不缺失，在規(guī)定的時限內(nèi)不得銷毀。 查看單證保管人應(yīng)確保單證的保密性和安全性。必須根據(jù)公司權(quán)限規(guī)定，提供查看人員相應(yīng)的查看內(nèi)容，并做好登記手續(xù)（記錄須留存） 。銷售員和后勤人員只能查看經(jīng)辦業(yè)務(wù)的相關(guān)單證；展廳主管只能查看其負責(zé)展廳的相關(guān)業(yè)務(wù)單證；汽車部經(jīng)理查看部門業(yè)務(wù)的所有相關(guān)單證；財務(wù)主管只能查看其負責(zé)范圍內(nèi)的相關(guān)單證；總經(jīng)理和財務(wù)部經(jīng)理可以查看所有單證。 借用，單證不得外借；，由總經(jīng)理簽字認可，借用者在借用過程中須保證單證的完好、不缺失，并按時返還。 19 / 2112 合同管理 合同的簽訂 所有與汽車業(yè)務(wù)相關(guān)的合同都由法律顧問負責(zé)擬定合同范本。汽車部根據(jù)范本填寫數(shù)量、金額、交貨時間與地點、付款方式等內(nèi)容。 合同條款的變動或附加條件的提出都需經(jīng)法律顧問審核，報總經(jīng)理批準。 汽車部經(jīng)理作為簽約代表對外簽訂合同。 行政部對合同簽訂是否履行了必要手續(xù)進行審核后方可蓋章。具體程序詳見《合同簽訂》及《新合同簽訂》程序文件。 合同的變更 原則有關(guān)合同變更的要求及條件應(yīng)在合同范本里統(tǒng)一規(guī)定。涉及變更事項應(yīng)按照規(guī)定統(tǒng)一處理，以盡可能控制公司的風(fēng)險。 程序，包括變更內(nèi)容、原因、可能引起的后果等；，由汽車部經(jīng)理或總經(jīng)理審批，決定是否更改。涉及有關(guān)法律問題，應(yīng)聽取法律顧問的意見。，銷售人員與客戶確認，并做好書面變更記錄，經(jīng)客戶簽字后一式三份，分別在汽車部、行政部和財務(wù)部存檔保存。 合同的保管 所有合同正本由行政部統(tǒng)一歸檔保存。 業(yè)務(wù)部和財務(wù)部各留一份合同副本，分別由汽車部經(jīng)理和財務(wù)主管負責(zé)保管。并確保合同的安全性、保密性和完整性。 合同的查詢 銷售人員只可查詢經(jīng)手的銷售合同。 展廳主管可查詢本展廳所涉及的所有銷售合同。 后勤人員只可查詢經(jīng)手承辦的合同，如報關(guān)合同、倉儲合同等。 部門經(jīng)理可對本部門所涉業(yè)及的所有業(yè)務(wù)合同進行查詢。 財務(wù)主管只可對所轄公司或業(yè)務(wù)的合同進行查詢。 總經(jīng)理和財務(wù)部經(jīng)理可對所有業(yè)務(wù)合同進行查詢。13 業(yè)務(wù)用章管理 汽車業(yè)務(wù)所需使用的印章主要有合同章及公章兩類。合同章主要在簽訂銷售、采購合同時使用；公章主要用于提單背書、開立介紹信、聯(lián)系單、情況說明等。 財務(wù)主管負責(zé)對所有與倉庫有關(guān)單據(jù)往來用章進行審核簽字。 汽車部經(jīng)理負責(zé)對其他各項業(yè)務(wù)用章進行審核簽字。 相關(guān)責(zé)任人審核簽字后，行政部經(jīng)理方可蓋章。14 理賠處理 原則 合同條款中應(yīng)明確界定理賠責(zé)任和相關(guān)手續(xù)，充分預(yù)計可能的風(fēng)險并加以合理防范。 發(fā)生理賠時，應(yīng)在法律顧問的指導(dǎo)下，及時追索相關(guān)責(zé)任方的責(zé)任，以盡量降低公司損失。 理賠處理應(yīng)以合同條款為依據(jù)，首先進行協(xié)商；協(xié)商不成尋求調(diào)解或仲裁；最后提請法律訴訟。 程序按照具體處理方法的規(guī)定程序執(zhí)行，執(zhí)行過程由汽車部經(jīng)理負責(zé)，須法律顧問參與或支持。15 業(yè)務(wù)流程管理 原則 公司所有的程序文件需經(jīng)總經(jīng)理批準后方可實施。21 / 21 各部門各崗位應(yīng)嚴格按照業(yè)務(wù)流程規(guī)定執(zhí)行各項工作。如有特殊情況需調(diào)整，應(yīng)向流程總責(zé)任人匯報，獲得批準后方可執(zhí)行。 具體業(yè)務(wù)流程及責(zé)任界定（詳見外貿(mào)業(yè)務(wù)程序文件） 流程的制定與調(diào)整 原則；；，須報總經(jīng)理審批，得到批準后方可修改有關(guān)制度條款，并報總經(jīng)理審定。若總經(jīng)理對修改制度意見予以否決，則應(yīng)調(diào)整流程使之符合公司制度。 程序按照公司統(tǒng)一規(guī)定執(zhí)行，具體內(nèi)容詳見附錄《流程的撰寫與調(diào)整程序文件》 。16 附則 本制度經(jīng)總經(jīng)理簽署后生效，并開始實施。 公司所有員工都必須遵守本制度。各部門人員在直接領(lǐng)導(dǎo)的督導(dǎo)下嚴格執(zhí)行制度。總經(jīng)理對部門經(jīng)理的執(zhí)行情況進行監(jiān)督考核。 若擅自違反制度規(guī)定，應(yīng)予以懲罰（按公司統(tǒng)一的處罰措施執(zhí)行） 。對公司造成經(jīng)濟損失的，還應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的經(jīng)濟責(zé)任。 違規(guī)人員的直接上級對下屬的違規(guī)現(xiàn)象應(yīng)承擔(dān)一定的經(jīng)濟或行政責(zé)任。 （按公司統(tǒng)一的處罰措施執(zhí)行） 本制度附屬文件包括《汽車業(yè)務(wù)程序文件》 、 《合同及客戶管理程序文件》 、 《制定資金計劃程序文件》 、 《年度業(yè)務(wù)計劃表》 、 《月度業(yè)務(wù)計劃表》 、 《一周工作計劃及執(zhí)行表》 、 《客戶檔案》 、 《供應(yīng)商檔案》 、 《合作公司檔案》 、 《政府機關(guān)檔案》等