公司財務規(guī)章制度規(guī)范-資料下載頁
2025-04-18 07:26本頁面
【正文】 保持齊全完整?！ ∶磕晷纬傻臅嫏n案，由專人負責整理、立卷、裝訂成冊，并編制會計檔案保管清冊?！ ∫平粰n案室的會計檔案，應保持原卷冊的封裝，個別需要拆封重新整理的，檔案管理人員應會同主管和經(jīng)辦人員共同拆封整理，以分清責任。 （二）檔案保管會計檔案的保管要求會計檔案室應選擇在干燥防水的地方,并遠離易燃品堆放地,周圍應備有適應得防火器材；采用透明塑料膜作防塵罩、防塵布，遮蓋所有檔案架和堵塞鼠洞；會計檔案室內(nèi)應經(jīng)常用消毒藥劑噴灑，經(jīng)常保持清潔衛(wèi)生，以防蟲蛀；會計檔案室內(nèi)保持通風透光，并有適當?shù)目臻g、通道和查閱地方，以利查閱，并防止潮濕；設置歸檔登記簿、檔案目錄登記簿、檔案借閱登記簿，嚴防毀壞損失、散失和泄密；會計電算化檔案保管要注意防盜、防磁等安全措施。會計檔案的借閱公司內(nèi)部各部門需要查閱會計檔案時，必須按規(guī)定順序及時歸放原處；需要查閱入庫檔案室必須持本單位領導批準證明，經(jīng)財務部領導同意，方能由檔案管理人員接待查閱。會計檔案一般不得帶出室外，如有特殊情況需要，必須經(jīng)公司總經(jīng)理和財務部門經(jīng)理批準，可以提供查閱或者復制，并辦理登記手續(xù)，限期歸還；查閱或者復制會計檔案的人員，嚴禁在會計檔案上涂畫、拆封和抽換。 公司應當建立健全會計檔案查閱、復制登記制度和會計檔案查閱登記簿，詳細記載有關內(nèi)容。會計檔案的保管期限會計檔案的保管期限分為永久、定期兩類。定期保管期限分為3年、5年、10年、15年、25年五類。 會計檔案的保管期限，從會計年度終了后的第一天算起。本規(guī)定的會計檔案保管期限為最低保管期限，各類會計檔案的保管原則上應當按照下表所列期限執(zhí)行。會計檔案保管期限表順序號檔 案 名 稱保 管 期 限備 注 一、會計憑證類 1原始憑證、記賬憑證和匯總憑證15年 其中：涉及外事和對私改造的會計憑證永久 2銀行存款余額調(diào)節(jié)表3年 二、會計賬簿類 3日記賬15年 其中：現(xiàn)金和銀行存款日記賬25年 4明細賬15年 5總賬15年包括日記總賬6固定資產(chǎn)卡片 固定資產(chǎn)報廢清理后保存5年7輔助賬簿15年 8涉及外事和對私改造的會計賬簿永久 三、會計報表類 包括各級主管部門的匯總會計報表9主要財務指標快報3年包括文字分析10月、季度會計報表5年包括文字分析11年度會計報表（決算）永久包括文字分析 四、其他類 12會計移交清冊15年 13會計檔案保管清冊25年 14會計檔案銷毀清冊25年 （三）檔案移交會計檔案管理員工作變動時，要辦理會計檔案移交手續(xù)。 移交時，由原管理員編制會計檔案移交清冊，列明會計檔案所屬會計檔案名稱卷號、冊數(shù)、起止年度和檔案編號、應保管期限、己保管期限等內(nèi)容。 交接雙方應就移交清冊所列內(nèi)容逐項清查無誤后辦理交接，并由分管領導負責監(jiān)交。 交接完畢，交接雙方經(jīng)辦人和監(jiān)交人在會計檔案移交清冊上簽名或蓋章。 檔案管理人員工作調(diào)動時，必須在辦完檔案移交手續(xù)后方能離開工作崗位。（四）會計檔案的銷毀會計檔案保管期滿由檔案管理人提出銷毀意見，并編制會計檔案銷毀清冊。 會計檔案要銷毀時，報總經(jīng)理批準后銷毀。 銷毀會計檔案，由公司共同派員監(jiān)銷。 監(jiān)銷人在銷毀會計檔案前，要按會計檔案銷毀清冊所列內(nèi)容清點核對所要銷毀的會計檔案。銷毀后，監(jiān)銷人應在會計檔案銷毀清冊上簽名蓋章，并將監(jiān)銷情況報告本公司負責人。 保管期滿但未結(jié)清的債權債務原始憑證和涉及其它未了事項的原始憑證，不得銷毀。應單獨抽出立卷，保管到未了事項完結(jié)時為止。單獨抽出立卷的會計檔案，應在會計檔案銷毀清冊和會計檔案保管清冊中列明。第十三章 發(fā)票和收據(jù)的使用管理第十七條 發(fā)票和收據(jù)的使用管理企業(yè)必須按發(fā)票管理規(guī)定，正確使用發(fā)票。發(fā)票和公司收據(jù)不得轉(zhuǎn)借、轉(zhuǎn)讓，不得代其他單位開發(fā)票。發(fā)票及收據(jù)的填寫必須字跡清楚，不得涂改，如填寫有誤，應另行開具發(fā)票及收據(jù)，并在誤填的發(fā)票上注明“作廢”字樣。開具的收據(jù)必須在備注欄內(nèi)注明“收到發(fā)票后此收據(jù)自動失效”。應對發(fā)票實行專人管理，尤其是增值稅專用發(fā)票應妥善保管，防止丟失、被盜。如因保管不善，遺失發(fā)票及收據(jù)，造成后果由發(fā)票保管人負責。發(fā)票丟失應立即向主管稅務機關和財務部負責人報告，并登報予以公告。企業(yè)必須憑合法的發(fā)票入賬，凡與企業(yè)成本、費用、資產(chǎn)有關的付出，均應索取合法發(fā)票。一般發(fā)票及收據(jù)由財務部檔案保管人員統(tǒng)一負責收發(fā)及建檔保管；增值稅專用發(fā)票的購買與保管由辦稅員負責。第十四章 財務保密制度第十八條 財務保密制度會計憑證、賬薄、報表、財務情況說明書（財務會計報告），經(jīng)營意向、決策資料，財務安排、關系客戶資料、財務會議記錄，公司有關財務規(guī)章制度、證件、印章，會計數(shù)據(jù)、會計資料及其會計載體（包括計算機、稅控裝置及程序、電算化程序、備份文字數(shù)據(jù)的軟盤、光盤及移動硬盤等），財務設備等各種資源管理，均適用保密制度，未涉及事項依有關規(guī)定或參照本制度執(zhí)行。公司財務人員在其職責范圍內(nèi)對本制度第一條所列各種資源享有不同職別相應的知情權和管理權。主管會計在其職責范圍內(nèi)，按會計核算期準確及時地填制會計憑證、登記會計賬薄、編制并報送各種報表、編寫財務會計報告，定期將其整理裝訂成冊進行臨時性保管，并在規(guī)定時間內(nèi)及時移交給會計檔案管理部門按《會計檔案管理辦法》進行管理。在臨時保管期間，財務負責人有權現(xiàn)場查閱和審查憑證、賬薄、報表及報告。其他任何人不得在未經(jīng)財務負責人批準的情況下出借或復印會計憑證、賬薄、報表及報告。各財務人員及其負責人不得在未經(jīng)公司總經(jīng)理同意的情況下將其掌握的經(jīng)營意向、決策資料，公司有關規(guī)章制度，證件及會計載體等出借、出租或復印、拷貝給任何人使用。對于財務專用計算機，由財務負責人指定專門人員設置使用密碼。其他人員只能通過專人或財務負責人開機或同意后方可使用計算機，專人和財務負責人對該計算機的安全與操作承擔責任。財務人員對于重要的文字數(shù)據(jù)必須及時備份，備份文字數(shù)據(jù)的軟盤、光盤及移動硬盤等各種會計載體由財務負責人指定專人統(tǒng)一負責保管。其他人如需使用必須經(jīng)財務負責人批準后方可借用并及時退回。對于印章的使用，其專門負責人在職責范圍內(nèi)按程序進行使用和登記，對于特殊事項，必須經(jīng)公司總經(jīng)理簽字批準后方可使用，并進行相應登記。對于財務保險柜、文件保密柜等財務專用設備，其使用人必須牢記使用密碼，專人專用，但使用人必須將其操作密碼和一把備份鑰匙交財務負責人封存保管。 1凡違反上述規(guī)定者，視其情節(jié)嚴重程度，給予相應處罰。 ***實業(yè)發(fā)展總公司 2005年9月26日
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