【正文】 行政管理制度第一章 總 則第一條 為加強(qiáng)公司辦公管理，規(guī)范管理行為，維護(hù)正常生產(chǎn)、工作秩序，保證各項(xiàng)管理工作有序進(jìn)行，特制定本制度。第二條 管理職責(zé)與分工：行政處對(duì)公司行政管理工作負(fù)責(zé)?？偛棉k公室對(duì)行政工作負(fù)管理責(zé)任。主管領(lǐng)導(dǎo)對(duì)行政管理負(fù)領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任。第二章 收、發(fā)文管理規(guī)定第三條 公司收、發(fā)文統(tǒng)一由總裁辦公室負(fù)責(zé)。第四條 各業(yè)務(wù)部門所擬文稿應(yīng)由部門經(jīng)理把關(guān)，總裁辦公室主任審核，涉及公司整體事務(wù)的重要發(fā)文均應(yīng)由總裁簽發(fā)。第五條 文件發(fā)出前，必須填寫(xiě)《發(fā)文登記表》，文件交接時(shí)，由收文人員在《發(fā)文登記表》上簽名，重要發(fā)文可復(fù)印后交收文人簽字確認(rèn)。第六條 公司收文由總裁辦公室填寫(xiě)《收文登記表》和《收文處理單》，擬寫(xiě)處理意見(jiàn)以供領(lǐng)導(dǎo)參考。第七條 針對(duì)所收文件的重要程度分別處理，以保證文件的迅速運(yùn)轉(zhuǎn)。第八條 公司各類文件要妥善保管，及時(shí)向檔案管理人員移交，每月月底前，將收發(fā)文記錄與檔案室至少進(jìn)行一次核對(duì)，以確保文件安全。 第三章 印章管理規(guī)定第九條 公司印章應(yīng)由公司總裁辦公室專職人員負(fù)責(zé)管理。第十條 公司印章的使用，必須先填寫(xiě)《印章使用審批表》，經(jīng)批準(zhǔn)后方可使用；一般常規(guī)性用印如介紹信、普通證明材料等由部門經(jīng)理或分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，重要的文件、制度、合同等一律由總裁或其授權(quán)人批準(zhǔn)后方可使用印章。第十一條 公司所有需要加蓋印章的介紹信、說(shuō)明以及對(duì)外開(kāi)出的任何公文，均應(yīng)留有備份、統(tǒng)一編號(hào)登記，以備查詢。第十二條 公司各類印章一般不準(zhǔn)攜帶外出，如因特殊公務(wù)需攜帶外出時(shí)，須經(jīng)公司總裁批準(zhǔn)，兩人以上同行，相互監(jiān)督，并辦理借用手續(xù)，如期歸還。公司一般不允許開(kāi)具空白介紹信、證明，因業(yè)務(wù)需要持加蓋公司印章，如未使用或未用完的應(yīng)如數(shù)交回總裁辦公室，適時(shí)核銷。第十三條 公司各類印章不能為公司以外人員出具證明、介紹信等，違者應(yīng)追究用印人、審批人的責(zé)任。第十四條 蓋章后若出現(xiàn)任何意外情況均由批準(zhǔn)人負(fù)責(zé)。第四章 辦公設(shè)備、設(shè)施管理規(guī)定第十五條 辦公設(shè)備、設(shè)施是企業(yè)的資產(chǎn)，各部門應(yīng)對(duì)保管和使用的辦公設(shè)備的安全負(fù)責(zé)。第十六條 辦公設(shè)備實(shí)行“定崗、定位、定人”管理，設(shè)備在各部門之間的轉(zhuǎn)移應(yīng)在總裁辦公室、財(cái)務(wù)部辦理相關(guān)手續(xù)。第十七條 辦公設(shè)備的購(gòu)置由各部門報(bào)計(jì)劃，經(jīng)總裁辦公室審核，總裁批準(zhǔn)后，交采購(gòu)部門統(tǒng)一購(gòu)買。第十八條 辦公人員應(yīng)經(jīng)常對(duì)辦公設(shè)備進(jìn)行檢查，防止損壞和丟失；對(duì)故意破壞辦公設(shè)備的行為，員工有權(quán)制止。第十九條 復(fù)印機(jī)使用管理規(guī)定為防止復(fù)印機(jī)出現(xiàn)故障，延長(zhǎng)復(fù)印機(jī)的壽命，除總裁辦行政處人員外，其他人員不得擅自開(kāi)機(jī)操作。各部門復(fù)印文件和資料要應(yīng)經(jīng)本部門負(fù)責(zé)人的批準(zhǔn)；對(duì)公司重要文件進(jìn)行復(fù)印時(shí)，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可復(fù)印。第二十條 計(jì)算機(jī)使用管理規(guī)定計(jì)算機(jī)操作人員必須服從部門的管理和安排，不準(zhǔn)使用計(jì)算機(jī)從事與本職工作無(wú)關(guān)的事項(xiàng)，更不能使用計(jì)算機(jī)玩游戲。非工作需要，不許上網(wǎng)。不得私自修改系統(tǒng)配置，拷貝系統(tǒng)使用軟件。不得使用未經(jīng)病毒檢查的軟盤、閃存和移動(dòng)硬盤。未經(jīng)許可，不得私自拆卸和連接硬件設(shè)備。機(jī)器不能正常運(yùn)轉(zhuǎn)，應(yīng)立即向總裁辦公室匯報(bào)，及時(shí)找專業(yè)人員維護(hù)。對(duì)各計(jì)算機(jī)里一些重要數(shù)據(jù)、信息，使用人員要嚴(yán)格管理，防止企業(yè)秘密泄露、失竊。計(jì)算機(jī)不使用時(shí)應(yīng)關(guān)閉電源，防止意外事故的發(fā)生。第五章 辦公用品管理規(guī)定第二十一條 每月3日前，各部門將部門辦公用品需求計(jì)劃提交總裁辦公室。第二十二條 公司對(duì)辦公用品實(shí)行費(fèi)用定額領(lǐng)用制度，依據(jù)各崗位實(shí)際工作需要分為三個(gè)檔次：，；費(fèi)用額度不能提前預(yù)支，但可累積余額置后領(lǐng)用。員工可在限額內(nèi)領(lǐng)用所有與工作有關(guān)的物品，如筆、本冊(cè)、桌面文具（如膠水、文件架等）、裝訂用品、各類文件夾等。第二十三條 總裁辦公室指定專人負(fù)責(zé)辦公用品的管理，并對(duì)各部門提交的計(jì)劃按照費(fèi)用額度標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行審核、調(diào)整、匯總后，報(bào)給總裁審批；第二十四條 總裁辦公室根據(jù)總裁批準(zhǔn)后的采購(gòu)計(jì)劃，交物資采購(gòu)部統(tǒng)一購(gòu)買。第二十五條 辦公用品負(fù)責(zé)人需辦理好物品入庫(kù)、出庫(kù)手續(xù)，對(duì)其進(jìn)行登記，領(lǐng)用到個(gè)人。員工離職時(shí)歸還公司辦公用品。第二十六條 公司新聘員工的辦公用品，總裁辦公室根據(jù)其工作崗位按照有關(guān)辦公用品配備標(biāo)準(zhǔn)為其配齊，以保證新聘人員的正常工作。第二十七條 如需超定額領(lǐng)用（電腦周邊產(chǎn)品，如U盤、打印機(jī)、墨盒、小型辦公設(shè)備等），需經(jīng)部門經(jīng)理同意和總裁批準(zhǔn)后方可領(lǐng)用。第二十八條 辦公用品管理要嚴(yán)格、正規(guī)，出入庫(kù)物品要相符。第二十九條 做好防火、防盜工作，非工作人員不允許進(jìn)入庫(kù)房。第六章 車輛使用管理規(guī)定第三十條 公司車輛的所有權(quán)屬于公司，未經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，任何部門、人員無(wú)權(quán)處置公司車輛，包括外借、外租、變賣、抵押和轉(zhuǎn)讓等。第三十一條 公司車輛由公司總裁辦公室統(tǒng)一調(diào)配。非生產(chǎn)用車在保證公司領(lǐng)導(dǎo)優(yōu)先使用的前提下，按照“先急后緩、先遠(yuǎn)后近”的原則，調(diào)配使用。第三十二條 各部門使用車輛，應(yīng)提前一天向總裁辦公室提交《用車申請(qǐng)單》，經(jīng)部門經(jīng)理簽字確認(rèn)后交總裁辦公室批準(zhǔn)，由總裁辦公室統(tǒng)一安排車輛；節(jié)假日或出差用車，除履行上述手續(xù)外，還必須經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。第三十三條 值班司機(jī)須按照《用車申請(qǐng)單》上要求到達(dá)的地點(diǎn)，設(shè)計(jì)最佳行車路線，完成任務(wù)后，應(yīng)認(rèn)真填寫(xiě)《行車記錄表》。超出調(diào)配車輛規(guī)定范圍或遇到特殊情況，由用車人和總裁辦聯(lián)系，經(jīng)同意后，方可變更原計(jì)劃，但回公司后應(yīng)在《用車申請(qǐng)單》上注明。第三十四條 公司對(duì)車輛實(shí)行定期保養(yǎng)制度，車輛維修、保養(yǎng)必須到公司指定的專修廠進(jìn)行，維修、保養(yǎng)之前應(yīng)仔細(xì)詢問(wèn)價(jià)格和服務(wù)。經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可進(jìn)行，結(jié)束后應(yīng)提供維修、保養(yǎng)明細(xì)項(xiàng)目清單。第三十五條 公司車輛實(shí)行“集中停泊”和在指定地點(diǎn)集中加油的管理制度，公司下班后及節(jié)假日期間，公司車輛必須停泊在公司或公司指定地點(diǎn)，司機(jī)或車輛使用人未經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)或總裁辦公室主任批準(zhǔn)，不得將車輛開(kāi)回家或停泊在非指定地點(diǎn)。第三十六條 公休日、節(jié)假日因公用車的部門或個(gè)人，事先應(yīng)填寫(xiě)《用車申請(qǐng)表》，經(jīng)總裁辦公室同意后，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)執(zhí)行。第三十七條 嚴(yán)禁將車輛交給無(wú)駕照人員駕駛；嚴(yán)禁違章駕駛及酒后開(kāi)車。如違反規(guī)定造成重大后果者，后果自負(fù)，公司將與其解除勞動(dòng)合同。第三十八條 公司對(duì)員工自備車輛用于辦公部分給予一定的費(fèi)用補(bǔ)償，接受補(bǔ)償?shù)膯T工外出辦公，公司不再安排車輛。第三十九條 交通違章罰款一律由當(dāng)事人承擔(dān)，含對(duì)公司的罰款。第七章 辦公區(qū)安全管理規(guī)定第四十條 公司大門在員工下班或午休時(shí)切記要隨手關(guān)閉，員工下班時(shí)要對(duì)自己的辦公區(qū)域進(jìn)行檢查，切斷電源（傳真機(jī)除外），確認(rèn)門、窗關(guān)好后方可離開(kāi)。第四十一條 要嚴(yán)格遵守保密規(guī)定和收發(fā)文管理規(guī)定，文件資料不得隨意擺放，要做到處理及時(shí)、準(zhǔn)確、內(nèi)容保密、分類存檔。第四十二條 要加強(qiáng)對(duì)公司公用財(cái)產(chǎn)的保管，貴重物品不得隨意擺放，個(gè)人物品應(yīng)放到指定位置，以避免物品的丟失。第四十三條 要加強(qiáng)對(duì)外來(lái)人員的管理，來(lái)公司辦事人員需先在前臺(tái)登記，經(jīng)公司人員同意后方可進(jìn)入。第四十四條 辦公環(huán)境要做到整潔、干凈，員工要按規(guī)定著裝，保證辦公區(qū)域內(nèi)通風(fēng)良好，空氣新鮮。第四十五條 要加強(qiáng)消防常識(shí)教育，增強(qiáng)防火意識(shí)，通電線路、電源插座、開(kāi)關(guān)等要經(jīng)常檢查，煙頭不得隨意丟棄，以確保消防安全。第八章 著裝管理規(guī)定第四十六條 男員工在周一至周四期間須穿西裝，在生產(chǎn)工地可著工裝，夏季可穿襯衫，必須打領(lǐng)帶；運(yùn)營(yíng)及其他需要到野外作業(yè)的管理人員進(jìn)辦公室須遵守此規(guī)定。第四十七條 女員工周一至周四必須穿職業(yè)裝，穿肉色、黑色絲襪，禁止穿休閑裝、運(yùn)動(dòng)裝、超短裙及坦胸露背上裝。第四十八條 星期五可以穿休閑裝。第四十九條 總裁辦公室和人力資源部共同對(duì)著裝情況進(jìn)行檢查，違反規(guī)定者除按規(guī)定進(jìn)行處罰外，還要納入績(jī)效考核范圍。第五十條 各部門負(fù)責(zé)人應(yīng)以身作則，督促屬下員工自覺(jué)執(zhí)行。第九章 檔案管理制度第五十一條 為了加強(qiáng)公司檔案管理工作，有效的發(fā)揮檔案在工作中的查考利用的價(jià)值，根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》、《中華人民共和國(guó)城市地下管線工程檔案管理辦法》、《北京市城市建設(shè)檔案管理辦法》，結(jié)合公司實(shí)際情況，制定本辦法。第五十二條 本辦法所稱之檔案包括工程檔案和文書(shū)檔案，不包含財(cái)務(wù)檔案、人事檔案。檔案是指社會(huì)組織或個(gè)人在社會(huì)生產(chǎn)活動(dòng)中形成的、對(duì)以后的工作具有查考利用價(jià)值的、各種載體形式的原始記錄。第五十三條 凡是能反映公司經(jīng)營(yíng)情況、業(yè)務(wù)活動(dòng)等具有查考利用價(jià)值的各種材料都應(yīng)該歸檔（歸檔范圍及保管期限附后）。第五十四條 檔案的形成和移交。各種載體形式、各種類別檔案都應(yīng)該保證真實(shí)可靠，嚴(yán)禁偽造檔案情況的出現(xiàn)。各類文件資料、證照資料一經(jīng)形成，應(yīng)及時(shí)將文件原件（特別是辦理的工程手續(xù)材料）送交檔案室統(tǒng)一保存。各類合同經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)簽字蓋章后，合同經(jīng)辦人應(yīng)及時(shí)將合同正本交與檔案室保存。工程施工藍(lán)圖、底圖（含光盤）在曬圖完畢后要保存到檔案室一套完整圖紙。工程項(xiàng)目、物資招投標(biāo)文件在完成招投標(biāo)工作后及時(shí)向檔案室移交。工程檔案包括基建資料、監(jiān)理資料、施工資料，形成者分別為建設(shè)單位、監(jiān)理單位、施工單位。為保證工程檔案內(nèi)容的準(zhǔn)確性和組卷的及時(shí)性，基建資料由項(xiàng)目經(jīng)理組織、檔案人員配合形成；監(jiān)理資料由監(jiān)理工程師組織立卷；施工資料由施工單位組卷。施工單位必須根據(jù)實(shí)際施工情況歸集整理各施工環(huán)節(jié)資料。項(xiàng)目經(jīng)理對(duì)施工單位在施工過(guò)程中所形成的工程資料的真實(shí)性負(fù)有直接責(zé)任。工程部、質(zhì)量安全部、運(yùn)營(yíng)部、總工辦對(duì)工程檔案資料內(nèi)容的正確性負(fù)有審核監(jiān)督義務(wù)，檔案管理人員負(fù)責(zé)審核工程資料形式完整性。為保證工程檔案移交的及時(shí)性和資料的合乎規(guī)范性，在簽訂工程合同時(shí)要明確規(guī)定竣工資料的編制標(biāo)準(zhǔn)、編制套數(shù)等，并且竣工資料直接與工程結(jié)算掛鉤。只有工程檔案通過(guò)了質(zhì)量監(jiān)督站和城建檔案館的驗(yàn)收合格后，才能給施工單位、監(jiān)理單位結(jié)算付款。第五十五條 檔案的保管。公司各類檔案都應(yīng)該集中統(tǒng)一保管，以維護(hù)檔案的安全和方便利用。檔案由專人負(fù)責(zé)管理。檔案保管人員保證檔案有序排放，編制相應(yīng)的檢索工具，提高檢索效率。檔案保管人員要遵守職業(yè)道德，心存保密意識(shí)。第五十六條 檔案的提供利用。公司檔案屬公司機(jī)密，公司職員履行借閱手續(xù)后，有權(quán)利用公司檔案（文件）。公司檔案一般不提供外借服務(wù)。如有特殊情況，密級(jí)檔案須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)，一般檔案須經(jīng)經(jīng)辦部門主要領(lǐng)導(dǎo)確認(rèn)。利用者利用檔案必須愛(ài)護(hù)，保持檔案的原貌。嚴(yán)禁涂改、標(biāo)記、轉(zhuǎn)借，注意保密，維護(hù)安全，防止丟失。第五十七條 文件/檔案的銷毀。（一）任何組織和個(gè)人無(wú)權(quán)隨意銷毀公司文件/檔案材料。（二）檔案的銷毀范圍：到期后經(jīng)鑒定無(wú)保存價(jià)值的材料。無(wú)存檔價(jià)值的文件。作廢文件，文件草稿。（三）凡是需要銷毀的檔案，檔案人員要認(rèn)真編制銷毀清冊(cè)，報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可銷毀。（四）經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的檔案，要有兩名以上人員監(jiān)督銷毀。第五十八條 工程檔案未盡事項(xiàng)參照《北京市城市檔案管理辦法》（2003年10月1日起執(zhí)行）、《城市地下管線工程檔案管理辦法》（2005年5月一日起執(zhí)行）執(zhí)行。附錄《檔案歸檔范圍及保管期限》《工作流程》《發(fā)文登記表》《收文登記表》《印章使用審批表》 北京華油聯(lián)合燃?xì)忾_(kāi)發(fā)有限公司檔案歸檔范圍及保管期限序號(hào)材 料 名 稱保管期限備注1公司章程、注冊(cè)材料永久秘密2公司各項(xiàng)規(guī)章制度永久3公司遠(yuǎn)景規(guī)劃、年度計(jì)劃永久秘密4公司階段、年度統(tǒng)計(jì)永久秘密5公司年度預(yù)、決算材料永久秘密6上級(jí)主管（單位）部門關(guān)于公司業(yè)務(wù)方面的來(lái)文永久7上級(jí)主管（單位）部門一般告知性的通知長(zhǎng)期8政府部門關(guān)于公司業(yè)務(wù)方面的批復(fù)、指示等來(lái)文永久9政府部門一般告知性的通知長(zhǎng)期10其他單位關(guān)于公司業(yè)務(wù)方面來(lái)文永久11其他單位告知性來(lái)文長(zhǎng)期12公司對(duì)外發(fā)文及內(nèi)部業(yè)務(wù)方面的發(fā)文永久13公司內(nèi)部一般事務(wù)性通知短期14公司會(huì)議記錄、決議永久15中層以上領(lǐng)導(dǎo)的工作總結(jié)、工作匯報(bào)材料長(zhǎng)期16公司下屬部門關(guān)于業(yè)務(wù)方面的請(qǐng)示、匯報(bào)材料永久17工程、物資招投標(biāo)文件永久18工程檔案（基建資料、施工資料、監(jiān)理資料）永久19施工藍(lán)圖長(zhǎng)期20底圖永久21設(shè)備檔案永久22各類合同永久23各類證照永久24收、發(fā)文登記簿永久25重要電話記錄、圖片、照片、錄音、錄像材料永久收文管理流程收文登記擬辦存 檔承 辦批 閱呈送、分送 發(fā)文管理流程擬稿部門領(lǐng)導(dǎo)審核、簽字?jǐn)M稿人擬稿總裁辦文字審核、修改領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)辦公室編文號(hào)、印制、用印、存檔登記、由擬稿部門或辦公室發(fā)送內(nèi)部呈批行文流程總裁辦擬辦部門負(fù)責(zé)人簽發(fā)部門擬稿 存 檔承辦部門/人員辦理呈公司領(lǐng)導(dǎo)閱處用印流程總裁辦審核分管領(lǐng)導(dǎo)審批分管領(lǐng)導(dǎo)審核報(bào)總裁審批比較重要文件重要文件一般性文件用印部門領(lǐng)導(dǎo)簽認(rèn)填寫(xiě)審批單（工程合同評(píng)審單）