【正文】 行政管理制度第一章 總 則第一條 為加強公司辦公管理，規(guī)范管理行為，維護正常生產(chǎn)、工作秩序，保證各項管理工作有序進行，特制定本制度。第二條 管理職責與分工：行政處對公司行政管理工作負責?？偛棉k公室對行政工作負管理責任。主管領(lǐng)導對行政管理負領(lǐng)導責任。第二章 收、發(fā)文管理規(guī)定第三條 公司收、發(fā)文統(tǒng)一由總裁辦公室負責。第四條 各業(yè)務部門所擬文稿應由部門經(jīng)理把關(guān)，總裁辦公室主任審核，涉及公司整體事務的重要發(fā)文均應由總裁簽發(fā)。第五條 文件發(fā)出前，必須填寫《發(fā)文登記表》，文件交接時，由收文人員在《發(fā)文登記表》上簽名，重要發(fā)文可復印后交收文人簽字確認。第六條 公司收文由總裁辦公室填寫《收文登記表》和《收文處理單》，擬寫處理意見以供領(lǐng)導參考。第七條 針對所收文件的重要程度分別處理，以保證文件的迅速運轉(zhuǎn)。第八條 公司各類文件要妥善保管，及時向檔案管理人員移交，每月月底前，將收發(fā)文記錄與檔案室至少進行一次核對，以確保文件安全。 第三章 印章管理規(guī)定第九條 公司印章應由公司總裁辦公室專職人員負責管理。第十條 公司印章的使用，必須先填寫《印章使用審批表》，經(jīng)批準后方可使用；一般常規(guī)性用印如介紹信、普通證明材料等由部門經(jīng)理或分管領(lǐng)導批準，重要的文件、制度、合同等一律由總裁或其授權(quán)人批準后方可使用印章。第十一條 公司所有需要加蓋印章的介紹信、說明以及對外開出的任何公文，均應留有備份、統(tǒng)一編號登記，以備查詢。第十二條 公司各類印章一般不準攜帶外出，如因特殊公務需攜帶外出時，須經(jīng)公司總裁批準，兩人以上同行，相互監(jiān)督，并辦理借用手續(xù)，如期歸還。公司一般不允許開具空白介紹信、證明，因業(yè)務需要持加蓋公司印章，如未使用或未用完的應如數(shù)交回總裁辦公室，適時核銷。第十三條 公司各類印章不能為公司以外人員出具證明、介紹信等，違者應追究用印人、審批人的責任。第十四條 蓋章后若出現(xiàn)任何意外情況均由批準人負責。第四章 辦公設(shè)備、設(shè)施管理規(guī)定第十五條 辦公設(shè)備、設(shè)施是企業(yè)的資產(chǎn)，各部門應對保管和使用的辦公設(shè)備的安全負責。第十六條 辦公設(shè)備實行“定崗、定位、定人”管理，設(shè)備在各部門之間的轉(zhuǎn)移應在總裁辦公室、財務部辦理相關(guān)手續(xù)。第十七條 辦公設(shè)備的購置由各部門報計劃，經(jīng)總裁辦公室審核，總裁批準后，交采購部門統(tǒng)一購買。第十八條 辦公人員應經(jīng)常對辦公設(shè)備進行檢查，防止損壞和丟失；對故意破壞辦公設(shè)備的行為，員工有權(quán)制止。第十九條 復印機使用管理規(guī)定為防止復印機出現(xiàn)故障，延長復印機的壽命，除總裁辦行政處人員外，其他人員不得擅自開機操作。各部門復印文件和資料要應經(jīng)本部門負責人的批準；對公司重要文件進行復印時，經(jīng)公司領(lǐng)導批準后方可復印。第二十條 計算機使用管理規(guī)定計算機操作人員必須服從部門的管理和安排，不準使用計算機從事與本職工作無關(guān)的事項，更不能使用計算機玩游戲。非工作需要，不許上網(wǎng)。不得私自修改系統(tǒng)配置，拷貝系統(tǒng)使用軟件。不得使用未經(jīng)病毒檢查的軟盤、閃存和移動硬盤。未經(jīng)許可，不得私自拆卸和連接硬件設(shè)備。機器不能正常運轉(zhuǎn)，應立即向總裁辦公室匯報，及時找專業(yè)人員維護。對各計算機里一些重要數(shù)據(jù)、信息，使用人員要嚴格管理，防止企業(yè)秘密泄露、失竊。計算機不使用時應關(guān)閉電源，防止意外事故的發(fā)生。第五章 辦公用品管理規(guī)定第二十一條 每月3日前，各部門將部門辦公用品需求計劃提交總裁辦公室。第二十二條 公司對辦公用品實行費用定額領(lǐng)用制度，依據(jù)各崗位實際工作需要分為三個檔次：，；費用額度不能提前預支，但可累積余額置后領(lǐng)用。員工可在限額內(nèi)領(lǐng)用所有與工作有關(guān)的物品，如筆、本冊、桌面文具（如膠水、文件架等）、裝訂用品、各類文件夾等。第二十三條 總裁辦公室指定專人負責辦公用品的管理，并對各部門提交的計劃按照費用額度標準進行審核、調(diào)整、匯總后，報給總裁審批；第二十四條 總裁辦公室根據(jù)總裁批準后的采購計劃，交物資采購部統(tǒng)一購買。第二十五條 辦公用品負責人需辦理好物品入庫、出庫手續(xù)，對其進行登記，領(lǐng)用到個人。員工離職時歸還公司辦公用品。第二十六條 公司新聘員工的辦公用品，總裁辦公室根據(jù)其工作崗位按照有關(guān)辦公用品配備標準為其配齊，以保證新聘人員的正常工作。第二十七條 如需超定額領(lǐng)用（電腦周邊產(chǎn)品，如U盤、打印機、墨盒、小型辦公設(shè)備等），需經(jīng)部門經(jīng)理同意和總裁批準后方可領(lǐng)用。第二十八條 辦公用品管理要嚴格、正規(guī)，出入庫物品要相符。第二十九條 做好防火、防盜工作，非工作人員不允許進入庫房。第六章 車輛使用管理規(guī)定第三十條 公司車輛的所有權(quán)屬于公司，未經(jīng)公司領(lǐng)導批準，任何部門、人員無權(quán)處置公司車輛，包括外借、外租、變賣、抵押和轉(zhuǎn)讓等。第三十一條 公司車輛由公司總裁辦公室統(tǒng)一調(diào)配。非生產(chǎn)用車在保證公司領(lǐng)導優(yōu)先使用的前提下，按照“先急后緩、先遠后近”的原則，調(diào)配使用。第三十二條 各部門使用車輛，應提前一天向總裁辦公室提交《用車申請單》，經(jīng)部門經(jīng)理簽字確認后交總裁辦公室批準，由總裁辦公室統(tǒng)一安排車輛；節(jié)假日或出差用車，除履行上述手續(xù)外，還必須經(jīng)公司領(lǐng)導批準。第三十三條 值班司機須按照《用車申請單》上要求到達的地點，設(shè)計最佳行車路線，完成任務后，應認真填寫《行車記錄表》。超出調(diào)配車輛規(guī)定范圍或遇到特殊情況，由用車人和總裁辦聯(lián)系，經(jīng)同意后，方可變更原計劃，但回公司后應在《用車申請單》上注明。第三十四條 公司對車輛實行定期保養(yǎng)制度，車輛維修、保養(yǎng)必須到公司指定的專修廠進行，維修、保養(yǎng)之前應仔細詢問價格和服務。經(jīng)公司領(lǐng)導批準后方可進行，結(jié)束后應提供維修、保養(yǎng)明細項目清單。第三十五條 公司車輛實行“集中停泊”和在指定地點集中加油的管理制度，公司下班后及節(jié)假日期間，公司車輛必須停泊在公司或公司指定地點，司機或車輛使用人未經(jīng)公司領(lǐng)導或總裁辦公室主任批準，不得將車輛開回家或停泊在非指定地點。第三十六條 公休日、節(jié)假日因公用車的部門或個人，事先應填寫《用車申請表》，經(jīng)總裁辦公室同意后，報公司領(lǐng)導批準執(zhí)行。第三十七條 嚴禁將車輛交給無駕照人員駕駛；嚴禁違章駕駛及酒后開車。如違反規(guī)定造成重大后果者，后果自負，公司將與其解除勞動合同。第三十八條 公司對員工自備車輛用于辦公部分給予一定的費用補償，接受補償?shù)膯T工外出辦公，公司不再安排車輛。第三十九條 交通違章罰款一律由當事人承擔，含對公司的罰款。第七章 辦公區(qū)安全管理規(guī)定第四十條 公司大門在員工下班或午休時切記要隨手關(guān)閉，員工下班時要對自己的辦公區(qū)域進行檢查，切斷電源（傳真機除外），確認門、窗關(guān)好后方可離開。第四十一條 要嚴格遵守保密規(guī)定和收發(fā)文管理規(guī)定，文件資料不得隨意擺放，要做到處理及時、準確、內(nèi)容保密、分類存檔。第四十二條 要加強對公司公用財產(chǎn)的保管，貴重物品不得隨意擺放，個人物品應放到指定位置，以避免物品的丟失。第四十三條 要加強對外來人員的管理，來公司辦事人員需先在前臺登記，經(jīng)公司人員同意后方可進入。第四十四條 辦公環(huán)境要做到整潔、干凈，員工要按規(guī)定著裝，保證辦公區(qū)域內(nèi)通風良好，空氣新鮮。第四十五條 要加強消防常識教育，增強防火意識，通電線路、電源插座、開關(guān)等要經(jīng)常檢查，煙頭不得隨意丟棄，以確保消防安全。第八章 著裝管理規(guī)定第四十六條 男員工在周一至周四期間須穿西裝，在生產(chǎn)工地可著工裝，夏季可穿襯衫，必須打領(lǐng)帶；運營及其他需要到野外作業(yè)的管理人員進辦公室須遵守此規(guī)定。第四十七條 女員工周一至周四必須穿職業(yè)裝，穿肉色、黑色絲襪，禁止穿休閑裝、運動裝、超短裙及坦胸露背上裝。第四十八條 星期五可以穿休閑裝。第四十九條 總裁辦公室和人力資源部共同對著裝情況進行檢查，違反規(guī)定者除按規(guī)定進行處罰外，還要納入績效考核范圍。第五十條 各部門負責人應以身作則，督促屬下員工自覺執(zhí)行。第九章 檔案管理制度第五十一條 為了加強公司檔案管理工作，有效的發(fā)揮檔案在工作中的查考利用的價值，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國城市地下管線工程檔案管理辦法》、《北京市城市建設(shè)檔案管理辦法》，結(jié)合公司實際情況，制定本辦法。第五十二條 本辦法所稱之檔案包括工程檔案和文書檔案，不包含財務檔案、人事檔案。檔案是指社會組織或個人在社會生產(chǎn)活動中形成的、對以后的工作具有查考利用價值的、各種載體形式的原始記錄。第五十三條 凡是能反映公司經(jīng)營情況、業(yè)務活動等具有查考利用價值的各種材料都應該歸檔（歸檔范圍及保管期限附后）。第五十四條 檔案的形成和移交。各種載體形式、各種類別檔案都應該保證真實可靠，嚴禁偽造檔案情況的出現(xiàn)。各類文件資料、證照資料一經(jīng)形成，應及時將文件原件（特別是辦理的工程手續(xù)材料）送交檔案室統(tǒng)一保存。各類合同經(jīng)領(lǐng)導簽字蓋章后，合同經(jīng)辦人應及時將合同正本交與檔案室保存。工程施工藍圖、底圖（含光盤）在曬圖完畢后要保存到檔案室一套完整圖紙。工程項目、物資招投標文件在完成招投標工作后及時向檔案室移交。工程檔案包括基建資料、監(jiān)理資料、施工資料，形成者分別為建設(shè)單位、監(jiān)理單位、施工單位。為保證工程檔案內(nèi)容的準確性和組卷的及時性，基建資料由項目經(jīng)理組織、檔案人員配合形成；監(jiān)理資料由監(jiān)理工程師組織立卷；施工資料由施工單位組卷。施工單位必須根據(jù)實際施工情況歸集整理各施工環(huán)節(jié)資料。項目經(jīng)理對施工單位在施工過程中所形成的工程資料的真實性負有直接責任。工程部、質(zhì)量安全部、運營部、總工辦對工程檔案資料內(nèi)容的正確性負有審核監(jiān)督義務，檔案管理人員負責審核工程資料形式完整性。為保證工程檔案移交的及時性和資料的合乎規(guī)范性，在簽訂工程合同時要明確規(guī)定竣工資料的編制標準、編制套數(shù)等，并且竣工資料直接與工程結(jié)算掛鉤。只有工程檔案通過了質(zhì)量監(jiān)督站和城建檔案館的驗收合格后，才能給施工單位、監(jiān)理單位結(jié)算付款。第五十五條 檔案的保管。公司各類檔案都應該集中統(tǒng)一保管，以維護檔案的安全和方便利用。檔案由專人負責管理。檔案保管人員保證檔案有序排放，編制相應的檢索工具，提高檢索效率。檔案保管人員要遵守職業(yè)道德，心存保密意識。第五十六條 檔案的提供利用。公司檔案屬公司機密，公司職員履行借閱手續(xù)后，有權(quán)利用公司檔案（文件）。公司檔案一般不提供外借服務。如有特殊情況，密級檔案須經(jīng)總經(jīng)理批準，一般檔案須經(jīng)經(jīng)辦部門主要領(lǐng)導確認。利用者利用檔案必須愛護，保持檔案的原貌。嚴禁涂改、標記、轉(zhuǎn)借，注意保密，維護安全，防止丟失。第五十七條 文件/檔案的銷毀。（一）任何組織和個人無權(quán)隨意銷毀公司文件/檔案材料。（二）檔案的銷毀范圍：到期后經(jīng)鑒定無保存價值的材料。無存檔價值的文件。作廢文件，文件草稿。（三）凡是需要銷毀的檔案，檔案人員要認真編制銷毀清冊，報總經(jīng)理批準后方可銷毀。（四）經(jīng)批準銷毀的檔案，要有兩名以上人員監(jiān)督銷毀。第五十八條 工程檔案未盡事項參照《北京市城市檔案管理辦法》（2003年10月1日起執(zhí)行）、《城市地下管線工程檔案管理辦法》（2005年5月一日起執(zhí)行）執(zhí)行。附錄《檔案歸檔范圍及保管期限》《工作流程》《發(fā)文登記表》《收文登記表》《印章使用審批表》 北京華油聯(lián)合燃氣開發(fā)有限公司檔案歸檔范圍及保管期限序號材 料 名 稱保管期限備注1公司章程、注冊材料永久秘密2公司各項規(guī)章制度永久3公司遠景規(guī)劃、年度計劃永久秘密4公司階段、年度統(tǒng)計永久秘密5公司年度預、決算材料永久秘密6上級主管（單位）部門關(guān)于公司業(yè)務方面的來文永久7上級主管（單位）部門一般告知性的通知長期8政府部門關(guān)于公司業(yè)務方面的批復、指示等來文永久9政府部門一般告知性的通知長期10其他單位關(guān)于公司業(yè)務方面來文永久11其他單位告知性來文長期12公司對外發(fā)文及內(nèi)部業(yè)務方面的發(fā)文永久13公司內(nèi)部一般事務性通知短期14公司會議記錄、決議永久15中層以上領(lǐng)導的工作總結(jié)、工作匯報材料長期16公司下屬部門關(guān)于業(yè)務方面的請示、匯報材料永久17工程、物資招投標文件永久18工程檔案（基建資料、施工資料、監(jiān)理資料）永久19施工藍圖長期20底圖永久21設(shè)備檔案永久22各類合同永久23各類證照永久24收、發(fā)文登記簿永久25重要電話記錄、圖片、照片、錄音、錄像材料永久收文管理流程收文登記擬辦存 檔承 辦批 閱呈送、分送 發(fā)文管理流程擬稿部門領(lǐng)導審核、簽字擬稿人擬稿總裁辦文字審核、修改領(lǐng)導簽發(fā)辦公室編文號、印制、用印、存檔登記、由擬稿部門或辦公室發(fā)送內(nèi)部呈批行文流程總裁辦擬辦部門負責人簽發(fā)部門擬稿 存 檔承辦部門/人員辦理呈公司領(lǐng)導閱處用印流程總裁辦審核分管領(lǐng)導審批分管領(lǐng)導審核報總裁審批比較重要文件重要文件一般性文件用印部門領(lǐng)導簽認填寫審批單（工程合同評審單）