【正文】 (1)準(zhǔn)時(shí)參加會議。 (2)準(zhǔn)確、全面地做好會議記錄。 (3)未經(jīng)酒店領(lǐng)導(dǎo)授權(quán)，不得私自代表酒店就重大問題表態(tài)。 3．匯報(bào)： (1)會議結(jié)束后，及時(shí)向酒店領(lǐng)導(dǎo)約定匯報(bào)時(shí)間及形式。 (2)重點(diǎn)匯報(bào)會議要求酒店落實(shí)的工作項(xiàng)目及要求。 (3)對會議布置的工作，不得在匯報(bào)時(shí)私自取舍。 二、處理電話通知的操作程序和實(shí)施細(xì)則 操作者：秘書 記錄—傳達(dá)—督察 1．記錄： (1)按照標(biāo)準(zhǔn)接聽電話。 (2)記錄內(nèi)容完整、準(zhǔn)確。 (3)字跡清晰。 2．傳達(dá) (1)及時(shí)向店領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)通知內(nèi)容。 (2)及時(shí)向有關(guān)部門傳達(dá)店領(lǐng)導(dǎo)的指示精神。 (3)記錄所匯報(bào)、傳達(dá)的人、日期及時(shí)間等。3．督察：督察和檢查有關(guān)部門的落實(shí)情況，以免延誤。 三、安排會議的操作程序和實(shí)施細(xì)則 操作者：總經(jīng)理辦公室主任確認(rèn)—落實(shí)—通知—檢查—參加～會后 ． 1，確認(rèn)： (1)按照每周會議安排的內(nèi)容進(jìn)行妥善安排。 (2)遇有重要會議要提前兩天向主管店領(lǐng)導(dǎo)確認(rèn)會期、時(shí)間、會議內(nèi)容及其它要求。 2．落實(shí)： 通知康樂部開會日期、時(shí)間、人數(shù)及其它要求，落實(shí)預(yù)訂會議室。 3，通知： (1)電話通知所有與會者，并講明要求。 (2)做通知記錄，將因故不能到會者上報(bào)店領(lǐng)導(dǎo)。 4，衽掃豎： (1)在會前半小時(shí)到達(dá)會場檢查設(shè)備、設(shè)施是否符合要求，發(fā)現(xiàn)問題要及時(shí)與康樂部聯(lián)系，立即糾正。 (2)如遇特殊情況不能如期開會時(shí)，要及時(shí)向主管店領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，以決定是否改期。 5．參加： (1)提前到達(dá)會場。 (2)做好會議出勤記錄，并于會前向主持人通報(bào)出勤情況。 (3)認(rèn)真對會議進(jìn)行記錄，做到字跡清晰、內(nèi)容完整。 6．會后： (1)遇有重要會議時(shí)，會后要組織向缺席人員傳達(dá)。 (2)收集反映意見，寫出書面材料供店領(lǐng)導(dǎo)參考。 四、加蓋酒店公章和開具介紹信的操作程序和實(shí)施細(xì)則 操作者：秘書 批準(zhǔn)—登記—開具 1．批準(zhǔn)： (1)由個人或部門提出申請。 (2)申請中寫明時(shí)間、地點(diǎn)、任務(wù)、聯(lián)系單位和事由。 (3)申請交由部門經(jīng)理審閱簽字，重大事項(xiàng)需以酒店名義對外行文時(shí)，要交總經(jīng)理審批。 2．登記： (1)由經(jīng)辦人手持批文，到總經(jīng)理辦公室辦理登記手續(xù)。 (2)登記須寫明經(jīng)辦人、聯(lián)系單位、事由等。 3，開具： (1)按申請批文所示內(nèi)容，清楚、準(zhǔn)確地填寫介紹信。 (2)將公章蓋在指定位置或發(fā)出單位的名稱與日期處，保證印章字跡清晰。 (3)禁止開具空白介紹信。 五、為外籍人士辦理來華手續(xù)的操作程序和實(shí)施細(xì)則操作者：秘書 接受—審批～發(fā)送—辦證—善后 1．接受： 人事部或用人部門在所聘人員到店前30天通知總經(jīng)理辦公室，并提供受聘人姓名、國籍、護(hù)照號碼、出生日期、簽證發(fā)往地、入境地點(diǎn)、來華日期及三張二寸照片。 2．審批： (1)填寫外商來華申請表。 (2)字跡清晰，不得涂改。 (3)交主管店領(lǐng)導(dǎo)審批后加蓋酒店公章。 (4)報(bào)上級主管單位審批、蓋章。 3．發(fā)送： (1)攜帶已批準(zhǔn)的來華申請表，酒店批準(zhǔn)證書和酒店?duì)I業(yè)執(zhí)照到市經(jīng)委辦理外籍人員來華邀請函。 (2)及時(shí)將邀請函用傳真或快件方式發(fā)往受聘人所在地，以便對方在限定時(shí)間內(nèi)到當(dāng)?shù)赜嘘P(guān)部門辦理來華簽證等手續(xù)。 4．辦證： (1)受聘人來華后要在10天內(nèi)辦理完畢全部有關(guān)手續(xù)。 (2)受聘人到指定醫(yī)院進(jìn)行體檢，七天后獲取結(jié)果。 (3)再次填寫外商來華申請表，經(jīng)店領(lǐng)導(dǎo)和市經(jīng)委簽字蓋章后，攜帶酒店批準(zhǔn)書、酒店?duì)I業(yè)執(zhí)照、受聘人護(hù)照、照片、手續(xù)費(fèi)及填寫好的公安機(jī)關(guān)核發(fā)的表格，前往市公安局外國人員管理處和出入境管理處辦理工作簽證及居留證等有關(guān)手續(xù)。 5．善后： (1)經(jīng)酒店管理當(dāng)局批準(zhǔn)合同延期的或合同內(nèi)申請簽證延期的，可參照第4條的有關(guān)內(nèi)容辦理。 (2)受聘人的合同到期或因故提前終止合同的，人事部或用人部門要將其來華居留證收 回，交總經(jīng)理辦公室處理。 六、酒店辦公室備用品分配的操作程序和實(shí)施細(xì)則 操作者：秘書 填單—審批—提貨—核算 1．填單： (1)申請部門要寫明辦公用品的名稱、申領(lǐng)數(shù)量、使用時(shí)限及用途。 (2)由部門經(jīng)理在提貨單上簽字。 (3)交總經(jīng)理辦公室審批。 2．審批： (1)復(fù)核辦公用品名稱是否為申領(lǐng)部門實(shí)際使用的范疇。 (2)復(fù)核申領(lǐng)數(shù)量是否超出預(yù)算和歷史同期消耗標(biāo)準(zhǔn)。 (3)壓縮費(fèi)用，把好審批關(guān)。 3．提貨：(1) 庫房發(fā)貨員要嚴(yán)格按照領(lǐng)貨單上批準(zhǔn)貨項(xiàng)和數(shù)量發(fā)放。(2) 暫時(shí)沒有的物品要及時(shí)消賬，并在提貨單上注明。4。核算：(1)在每月酒店盤點(diǎn)日，庫房要按部門對使用的辦公用品進(jìn)行核算。(2)做辦公用品的消耗月報(bào)表，一份交計(jì)財(cái)部總賬組，一份留總經(jīng)理辦公室，一份送店領(lǐng)導(dǎo)和各部門主管傳閱。 ‘ 七、尋呼機(jī)的申領(lǐng)及管理的操作程序和實(shí)施細(xì)則操作者：辦公室主任申領(lǐng)—發(fā)放—管理1．申請： (1)由所需部門提出書面申請。．(2)申請中寫明所需崗位、原因及申請數(shù)量。 (3)經(jīng)部門經(jīng)理審批，并在申請書上簽字。 (4)部門將申請書上交主管店領(lǐng)導(dǎo)審批。 2．發(fā)放： (1)經(jīng)主管店領(lǐng)導(dǎo)審批簽字后方可將尋呼機(jī)發(fā)給對方。(2)申領(lǐng)部門要明確使用人及其所在崗位，并在發(fā)放單上簽字。 (3)向使用人發(fā)放尋呼機(jī)管理規(guī)定。 (4)總經(jīng)理辦公室負(fù)責(zé)通知酒店總機(jī)所發(fā)放的尋呼機(jī)號碼及使用人。 3，管理： (1)如使用人發(fā)生工作變動(包括酒店內(nèi)部調(diào)整和離店)，要將尋呼機(jī)交還總經(jīng)理辦公室。(2)如部門內(nèi)部因工作需要而調(diào)整尋呼機(jī)，事先需報(bào)總經(jīng)理辦公室同意并登記備案。 (3)部門公用的尋呼機(jī)由該部主管負(fù)責(zé)管理。(4)如尋呼機(jī)損壞，使用者要通報(bào)本部經(jīng)理，填寫報(bào)修單，送工程部修理。(5)如發(fā)生尋呼機(jī)丟失或經(jīng)工程部鑒定尋呼機(jī)不能修復(fù)時(shí)，有關(guān)人員或部門需寫出書面報(bào)告交酒店管理當(dāng)局，總經(jīng)理辦公室將按酒店當(dāng)局的批示處理。(6)由于個人原因丟失或損壞尋呼機(jī)的，將按市場價(jià)格向酒店支付賠償金，由總經(jīng)理辦公室開單后將賠款交計(jì)財(cái)部。八、收取文件的操作程序和實(shí)施細(xì)則操作者：秘書收取～登記處理—落實(shí)1．收?。? (1)在上級主管單位指定的時(shí)間前去收取文件。 (2)接受臨時(shí)取件任務(wù)時(shí)，需問清發(fā)文單位、地址、聯(lián)系人及文件份數(shù)等。 (3)所有外來公文，由總經(jīng)理辦公室秘書負(fù)責(zé)簽收。2．登記：取回文件后，填寫收文記錄，包括取件委托人、發(fā)文單位、聯(lián)系人、收取文件的時(shí)間及 期等。 3．處理：(1)將酒店行政文件交給辦公室主任。 (2)將受委托取回的文件交給委托人。 (3)文件交接時(shí)需在收文本上簽字。 (4)辦公室主任審閱文件后簽署擬辦意見，然后由秘書送總經(jīng)理閱示。 4．落實(shí)： (1)根據(jù)總經(jīng)理批示，由秘書把文件交有關(guān)部門承辦。 (2)文件送承辦部門，總經(jīng)理辦公室必須加強(qiáng)督辦、催辦、監(jiān)督承辦部門盡快落實(shí)。 (3)秘書應(yīng)將督辦、催辦情況及時(shí)向總經(jīng)理辦公室主任反饋，主任視情況再決定是否向總經(jīng)理匯報(bào)。 (4)承辦部門完成工作后，將文件送還秘書，由秘書及時(shí)進(jìn)行歸卷處理，年終再立卷歸檔。 九、頒發(fā)文件的操作程序和實(shí)施細(xì)則 操作者：秘書 接受—登記—送達(dá)—匯報(bào) 1．接受： (1)接受酒店領(lǐng)導(dǎo)或部門領(lǐng)導(dǎo)委托。 (2)問清收件人姓名、單位、文件發(fā)送時(shí)間及地點(diǎn)。 (3)清點(diǎn)文件份數(shù)。 2．登記： (1)登記時(shí)寫明發(fā)文日期、委托人、收件人、單位、文件份數(shù)等。 (2)字跡清晰、易認(rèn)。 3．送達(dá)： (1)在委托人要求的時(shí)間內(nèi)將文件送到收件人處。 (2)文件交給收件人時(shí)，請其在發(fā)文本上簽字，寫明收文日期及時(shí)間。 4．匯報(bào)： 送文件回來后要向委托人簡要匯報(bào)送文過程。 十、酒店文件的登記與傳閱的操作程序和實(shí)施細(xì)則 操作者：秘書 登記傳閱—處理 1，登記： (1)總經(jīng)理辦公室秘書接到機(jī)要員取回的文件后，要于當(dāng)日在收文本上登記，寫明來文原編號、收文日期、文件份數(shù)、內(nèi)容提要、來文機(jī)關(guān)收文編號等。 (2)在每份文件的右上角空白處蓋收文章，寫明收文日期及收文號。 (3)填寫文件傳閱單，每份文件一張，并釘于文件封面。 2．傳閱： (1)文件登記后放人文件傳閱夾交部門經(jīng)理(急件放在最上面，并標(biāo)上記號)。 (2)部門經(jīng)理閱后在文件傳閱單上寫明建議和“請店領(lǐng)導(dǎo)傳閱”以及簽閱日期。 (3)秘書將文件夾送店領(lǐng)導(dǎo)傳閱，順序按先總經(jīng)理，后其他店領(lǐng)導(dǎo)。(4)遇有保密文件時(shí)，要將文件交到店領(lǐng)導(dǎo)手中，并做傳閱記錄。3，處理： (1)文件夾返回后，翻閱每份文件傳閱單，檢查是否有店領(lǐng)導(dǎo)批示。 (2)有批示的按批示辦理，并在傳閱單上注明處理結(jié)果及日期。 (3)無批示的文件暫放總經(jīng)理辦公室存檔，年終統(tǒng)交酒店檔案室保管。 (4)上級主管部門要求收回的文件要在指定時(shí)間內(nèi)交回，并辦理相應(yīng)手續(xù)。 十一、以酒店名義對外發(fā)文的操作程序和實(shí)施細(xì)則 操作者：各有關(guān)部門 審批—打印發(fā)出 1．審批： (1)各部門受店領(lǐng)導(dǎo)委托或遵上級主管部門指示以酒店名義寫的報(bào)告、請示、簡報(bào)等，4須在總經(jīng)理辦公室填寫發(fā)文表，連同原稿一起交主管店領(lǐng)導(dǎo)審批。 (2)發(fā)文稿被批準(zhǔn)后，到總經(jīng)理辦公室編寫發(fā)文號，并進(jìn)行登記。 （3)酒店的對外經(jīng)濟(jì)合同必須由總經(jīng)理和計(jì)財(cái)部經(jīng)理簽字后加蓋酒店合同公章，正本由計(jì)財(cái)部存檔。 2．打?。? (1)發(fā)文部門按行文格式打印好初稿。 (2)辦公室對打印的初稿進(jìn)行校對并進(jìn)行編號。 （3）站經(jīng)過校對與修改后的稿件進(jìn)行打印。上報(bào)文件份數(shù)一般為報(bào)告兩份，請示m份，簡報(bào)三份。 3．發(fā)出： (1)到總經(jīng)理辦公室在打印好的文稿上加蓋酒店公章。 (2)將稿件裝入信封，并在信封上寫明收文單位及收文人o (3)將封好的文稿交行政辦公室機(jī)要員，說明發(fā)送時(shí)間及有關(guān)事宜。 （4）原稿、批件及一份正式文稿交總經(jīng)理辦公室存檔，年終交酒店檔案室統(tǒng)一保管。 十二、向上級主管部門報(bào)送信息的操作程序和實(shí)施細(xì)則 操作者：各有關(guān)部門 收集—整理—報(bào)批—打印—發(fā)送 1．收集： (1)經(jīng)常向店領(lǐng)導(dǎo)征詢酒店信息。 (2)參加酒店有關(guān)會議。 (3)認(rèn)真閱讀酒店各項(xiàng)職能部門的會議紀(jì)要或文件。 ⑷定期向各部信息員約定稿件；⑸信息范圍主要包括：有重要人物參加的大型宴會、酒店主要經(jīng)營數(shù)字的最新記錄、上級指派的重大接待工作、企業(yè)內(nèi)部改革的新舉措及黨、工、團(tuán)開展的活動等‘ 2．整理： (1)起草信息要及時(shí)，一般是當(dāng)天的事件當(dāng)天寫。 (2)信息中所反映事件的時(shí)間、人物、過程、結(jié)果、經(jīng)驗(yàn)等要真實(shí)，不得虛構(gòu)‘ (3)對交來的成文信息文字進(jìn)行修改，書寫格式要符合要求。 3．報(bào)批： (1)填寫發(fā)文審批單并編號。 (2)將文稿和發(fā)文審批一并交主管店領(lǐng)導(dǎo)審閱。 4，打?。? (1)店領(lǐng)導(dǎo)簽字后將批改過的稿件送交文印室進(jìn)行打印。 (2)對打印的初稿進(jìn)行校對。 (3)打印正式稿件。 5．發(fā)送： (1)將正式稿件裝入信封，并在信封上寫明收文單位或收文人。 (2)將封好的信息交給秘書，由其在限定時(shí)間內(nèi)送交上級主管部門。 (3)辦理發(fā)文手續(xù)。 (4)原稿、批件和一份正式稿件由總經(jīng)理辦公室存檔。 十三、秘書起草文件的操作程序和實(shí)施細(xì)則 操作者：秘書 準(zhǔn)備—起草打印 1．準(zhǔn)備： (1)仔細(xì)聽取總經(jīng)理對文稿的各項(xiàng)要求。 ． (2)認(rèn)真收集有關(guān)素材，并及時(shí)匯總資料，列出提綱。 2．起草： (1)根據(jù)收集資料寫出文章初稿。 (2)將文章初稿呈總經(jīng)理審閱修改。 3．打印： (1)將文稿輸入電腦打出初稿。 (2)將初稿仔細(xì)核對后正式進(jìn)行打印并分發(fā)有關(guān)人員。 十四、酒店信件處理的操作程序和實(shí)施細(xì)則 操作者：各有關(guān)部門 登記核準(zhǔn)～統(tǒng)計(jì) 1．登記： (1)各部門秘書主管委托在酒店信件室投寄業(yè)務(wù)信件時(shí)，要按規(guī)定項(xiàng)目進(jìn)行登記，如發(fā)信日期、信件份數(shù)及郵寄種類等。 {2)信件室暫時(shí)無人時(shí)，不得將信從門縫中插入。 (3)信件室原則上不辦理私人信件。 2．核準(zhǔn)： (1)對每封信件與登記內(nèi)容進(jìn)行仔細(xì)核對。 (2)發(fā)現(xiàn)信封書寫格式或信件規(guī)格不符合要求，要及時(shí)通知發(fā)信部門改正。 3．紹杭十： (1)按部門進(jìn)行郵資統(tǒng)計(jì)。 (2)將當(dāng)日各部的郵資費(fèi)計(jì)人信件登記本上。 (3)在每月酒店結(jié)賬日的前一天對各部門郵資進(jìn)行核算。 (4)將核算數(shù)字填人郵資費(fèi)用月報(bào)表中。(5)交部門經(jīng)理簽