【正文】 　　每年形成的會計檔案，由專人負責整理、立卷、裝訂成冊，并編制會計檔案保管清冊?！　∫平粰n案室的會計檔案，應保持原卷冊的封裝，個別需要拆封重新整理的，檔案管理人員應會同主管和經(jīng)辦人員共同拆封整理，以分清責任。 （二）檔案保管會計檔案的保管要求會計檔案室應選擇在干燥防水的地方,并遠離易燃品堆放地,周圍應備有適應得防火器材；采用透明塑料膜作防塵罩、防塵布，遮蓋所有檔案架和堵塞鼠洞；會計檔案室內應經(jīng)常用消毒藥劑噴灑，經(jīng)常保持清潔衛(wèi)生，以防蟲蛀；會計檔案室內保持通風透光，并有適當?shù)目臻g、通道和查閱地方，以利查閱，并防止潮濕；設置歸檔登記簿、檔案目錄登記簿、檔案借閱登記簿，嚴防毀壞損失、散失和泄密；會計電算化檔案保管要注意防盜、防磁等安全措施。會計檔案的借閱公司內部各部門需要查閱會計檔案時，必須按規(guī)定順序及時歸放原處；需要查閱入庫檔案室必須持本單位領導批準證明，經(jīng)財務部領導同意，方能由檔案管理人員接待查閱。會計檔案一般不得帶出室外，如有特殊情況需要，必須經(jīng)公司總經(jīng)理和財務部門經(jīng)理批準，可以提供查閱或者復制，并辦理登記手續(xù)，限期歸還；查閱或者復制會計檔案的人員，嚴禁在會計檔案上涂畫、拆封和抽換。 公司應當建立健全會計檔案查閱、復制登記制度和會計檔案查閱登記簿，詳細記載有關內容。會計檔案的保管期限會計檔案的保管期限分為永久、定期兩類。定期保管期限分為3年、5年、10年、15年、25年五類。 會計檔案的保管期限，從會計年度終了后的第一天算起。本規(guī)定的會計檔案保管期限為最低保管期限，各類會計檔案的保管原則上應當按照下表所列期限執(zhí)行。會計檔案保管期限表順序號檔 案 名 稱保 管 期 限備 注 一、會計憑證類 1原始憑證、記賬憑證和匯總憑證15年 其中：涉及外事和對私改造的會計憑證永久 2銀行存款余額調節(jié)表3年 二、會計賬簿類 3日記賬15年 其中：現(xiàn)金和銀行存款日記賬25年 4明細賬15年 5總賬15年包括日記總賬6固定資產卡片 固定資產報廢清理后保存5年7輔助賬簿15年 8涉及外事和對私改造的會計賬簿永久 三、會計報表類 包括各級主管部門的匯總會計報表9主要財務指標快報3年包括文字分析10月、季度會計報表5年包括文字分析11年度會計報表（決算）永久包括文字分析 四、其他類 12會計移交清冊15年 13會計檔案保管清冊25年 14會計檔案銷毀清冊25年 （三）檔案移交會計檔案管理員工作變動時，要辦理會計檔案移交手續(xù)。 移交時，由原管理員編制會計檔案移交清冊，列明會計檔案所屬會計檔案名稱卷號、冊數(shù)、起止年度和檔案編號、應保管期限、己保管期限等內容。 交接雙方應就移交清冊所列內容逐項清查無誤后辦理交接，并由分管領導負責監(jiān)交。 交接完畢，交接雙方經(jīng)辦人和監(jiān)交人在會計檔案移交清冊上簽名或蓋章。 檔案管理人員工作調動時，必須在辦完檔案移交手續(xù)后方能離開工作崗位。（四）會計檔案的銷毀會計檔案保管期滿由檔案管理人提出銷毀意見，并編制會計檔案銷毀清冊。 會計檔案要銷毀時，報總經(jīng)理批準后銷毀。 銷毀會計檔案，由公司共同派員監(jiān)銷。 監(jiān)銷人在銷毀會計檔案前，要按會計檔案銷毀清冊所列內容清點核對所要銷毀的會計檔案。銷毀后，監(jiān)銷人應在會計檔案銷毀清冊上簽名蓋章，并將監(jiān)銷情況報告本公司負責人。 保管期滿但未結清的債權債務原始憑證和涉及其它未了事項的原始憑證，不得銷毀。應單獨抽出立卷，保管到未了事項完結時為止。單獨抽出立卷的會計檔案，應在會計檔案銷毀清冊和會計檔案保管清冊中列明。第十三章 發(fā)票和收據(jù)的使用管理第十七條 發(fā)票和收據(jù)的使用管理企業(yè)必須按發(fā)票管理規(guī)定，正確使用發(fā)票。發(fā)票和公司收據(jù)不得轉借、轉讓，不得代其他單位開發(fā)票。發(fā)票及收據(jù)的填寫必須字跡清楚，不得涂改，如填寫有誤，應另行開具發(fā)票及收據(jù)，并在誤填的發(fā)票上注明“作廢”字樣。開具的收據(jù)必須在備注欄內注明“收到發(fā)票后此收據(jù)自動失效”。應對發(fā)票實行專人管理，尤其是增值稅專用發(fā)票應妥善保管，防止丟失、被盜。如因保管不善，遺失發(fā)票及收據(jù)，造成后果由發(fā)票保管人負責。發(fā)票丟失應立即向主管稅務機關和財務部負責人報告，并登報予以公告。企業(yè)必須憑合法的發(fā)票入賬，凡與企業(yè)成本、費用、資產有關的付出，均應索取合法發(fā)票。一般發(fā)票及收據(jù)由財務部檔案保管人員統(tǒng)一負責收發(fā)及建檔保管；增值稅專用發(fā)票的購買與保管由辦稅員負責。第十四章 財務保密制度第十八條 財務保密制度會計憑證、賬薄、報表、財務情況說明書（財務會計報告），經(jīng)營意向、決策資料，財務安排、關系客戶資料、財務會議記錄，公司有關財務規(guī)章制度、證件、印章，會計數(shù)據(jù)、會計資料及其會計載體（包括計算機、稅控裝置及程序、電算化程序、備份文字數(shù)據(jù)的軟盤、光盤及移動硬盤等），財務設備等各種資源管理，均適用保密制度，未涉及事項依有關規(guī)定或參照本制度執(zhí)行。公司財務人員在其職責范圍內對本制度第一條所列各種資源享有不同職別相應的知情權和管理權。主管會計在其職責范圍內，按會計核算期準確及時地填制會計憑證、登記會計賬薄、編制并報送各種報表、編寫財務會計報告，定期將其整理裝訂成冊進行臨時性保管，并在規(guī)定時間內及時移交給會計檔案管理部門按《會計檔案管理辦法》進行管理。在臨時保管期間，財務負責人有權現(xiàn)場查閱和審查憑證、賬薄、報表及報告。其他任何人不得在未經(jīng)財務負責人批準的情況下出借或復印會計憑證、賬薄、報表及報告。各財務人員及其負責人不得在未經(jīng)公司總經(jīng)理同意的情況下將其掌握的經(jīng)營意向、決策資料，公司有關規(guī)章制度，證件及會計載體等出借、出租或復印、拷貝給任何人使用。對于財務專用計算機，由財務負責人指定專門人員設置使用密碼。其他人員只能通過專人或財務負責人開機或同意后方可使用計算機，專人和財務負責人對該計算機的安全與操作承擔責任。財務人員對于重要的文字數(shù)據(jù)必須及時備份，備份文字數(shù)據(jù)的軟盤、光盤及移動硬盤等各種會計載體由財務負責人指定專人統(tǒng)一負責保管。其他人如需使用必須經(jīng)財務負責人批準后方可借用并及時退回。對于印章的使用，其專門負責人在職責范圍內按程序進行使用和登記，對于特殊事項，必須經(jīng)公司總經(jīng)理簽字批準后方可使用，并進行相應登記。對于財務保險柜、文件保密柜等財務專用設備，其使用人必須牢記使用密碼，專人專用，但使用人必須將其操作密碼和一把備份鑰匙交財務負責人封存保管。 1凡違反上述規(guī)定者，視其情節(jié)嚴重程度，給予相應處罰。 ***實業(yè)發(fā)展總公司 2005年9月26日36 / 36