【正文】 　　每年形成的會計(jì)檔案，由專人負(fù)責(zé)整理、立卷、裝訂成冊，并編制會計(jì)檔案保管清冊?！　∫平粰n案室的會計(jì)檔案，應(yīng)保持原卷冊的封裝，個(gè)別需要拆封重新整理的，檔案管理人員應(yīng)會同主管和經(jīng)辦人員共同拆封整理，以分清責(zé)任。 （二）檔案保管會計(jì)檔案的保管要求會計(jì)檔案室應(yīng)選擇在干燥防水的地方,并遠(yuǎn)離易燃品堆放地,周圍應(yīng)備有適應(yīng)得防火器材；采用透明塑料膜作防塵罩、防塵布，遮蓋所有檔案架和堵塞鼠洞；會計(jì)檔案室內(nèi)應(yīng)經(jīng)常用消毒藥劑噴灑，經(jīng)常保持清潔衛(wèi)生，以防蟲蛀；會計(jì)檔案室內(nèi)保持通風(fēng)透光，并有適當(dāng)?shù)目臻g、通道和查閱地方，以利查閱，并防止潮濕；設(shè)置歸檔登記簿、檔案目錄登記簿、檔案借閱登記簿，嚴(yán)防毀壞損失、散失和泄密；會計(jì)電算化檔案保管要注意防盜、防磁等安全措施。會計(jì)檔案的借閱公司內(nèi)部各部門需要查閱會計(jì)檔案時(shí)，必須按規(guī)定順序及時(shí)歸放原處；需要查閱入庫檔案室必須持本單位領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)證明，經(jīng)財(cái)務(wù)部領(lǐng)導(dǎo)同意，方能由檔案管理人員接待查閱。會計(jì)檔案一般不得帶出室外，如有特殊情況需要，必須經(jīng)公司總經(jīng)理和財(cái)務(wù)部門經(jīng)理批準(zhǔn)，可以提供查閱或者復(fù)制，并辦理登記手續(xù)，限期歸還；查閱或者復(fù)制會計(jì)檔案的人員，嚴(yán)禁在會計(jì)檔案上涂畫、拆封和抽換。 公司應(yīng)當(dāng)建立健全會計(jì)檔案查閱、復(fù)制登記制度和會計(jì)檔案查閱登記簿，詳細(xì)記載有關(guān)內(nèi)容。會計(jì)檔案的保管期限會計(jì)檔案的保管期限分為永久、定期兩類。定期保管期限分為3年、5年、10年、15年、25年五類。 會計(jì)檔案的保管期限，從會計(jì)年度終了后的第一天算起。本規(guī)定的會計(jì)檔案保管期限為最低保管期限，各類會計(jì)檔案的保管原則上應(yīng)當(dāng)按照下表所列期限執(zhí)行。會計(jì)檔案保管期限表順序號檔 案 名 稱保 管 期 限備 注 一、會計(jì)憑證類 1原始憑證、記賬憑證和匯總憑證15年 其中：涉及外事和對私改造的會計(jì)憑證永久 2銀行存款余額調(diào)節(jié)表3年 二、會計(jì)賬簿類 3日記賬15年 其中：現(xiàn)金和銀行存款日記賬25年 4明細(xì)賬15年 5總賬15年包括日記總賬6固定資產(chǎn)卡片 固定資產(chǎn)報(bào)廢清理后保存5年7輔助賬簿15年 8涉及外事和對私改造的會計(jì)賬簿永久 三、會計(jì)報(bào)表類 包括各級主管部門的匯總會計(jì)報(bào)表9主要財(cái)務(wù)指標(biāo)快報(bào)3年包括文字分析10月、季度會計(jì)報(bào)表5年包括文字分析11年度會計(jì)報(bào)表（決算）永久包括文字分析 四、其他類 12會計(jì)移交清冊15年 13會計(jì)檔案保管清冊25年 14會計(jì)檔案銷毀清冊25年 （三）檔案移交會計(jì)檔案管理員工作變動(dòng)時(shí)，要辦理會計(jì)檔案移交手續(xù)。 移交時(shí)，由原管理員編制會計(jì)檔案移交清冊，列明會計(jì)檔案所屬會計(jì)檔案名稱卷號、冊數(shù)、起止年度和檔案編號、應(yīng)保管期限、己保管期限等內(nèi)容。 交接雙方應(yīng)就移交清冊所列內(nèi)容逐項(xiàng)清查無誤后辦理交接，并由分管領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)監(jiān)交。 交接完畢，交接雙方經(jīng)辦人和監(jiān)交人在會計(jì)檔案移交清冊上簽名或蓋章。 檔案管理人員工作調(diào)動(dòng)時(shí)，必須在辦完檔案移交手續(xù)后方能離開工作崗位。（四）會計(jì)檔案的銷毀會計(jì)檔案保管期滿由檔案管理人提出銷毀意見，并編制會計(jì)檔案銷毀清冊。 會計(jì)檔案要銷毀時(shí)，報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)后銷毀。 銷毀會計(jì)檔案，由公司共同派員監(jiān)銷。 監(jiān)銷人在銷毀會計(jì)檔案前，要按會計(jì)檔案銷毀清冊所列內(nèi)容清點(diǎn)核對所要銷毀的會計(jì)檔案。銷毀后，監(jiān)銷人應(yīng)在會計(jì)檔案銷毀清冊上簽名蓋章，并將監(jiān)銷情況報(bào)告本公司負(fù)責(zé)人。 保管期滿但未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)原始憑證和涉及其它未了事項(xiàng)的原始憑證，不得銷毀。應(yīng)單獨(dú)抽出立卷，保管到未了事項(xiàng)完結(jié)時(shí)為止。單獨(dú)抽出立卷的會計(jì)檔案，應(yīng)在會計(jì)檔案銷毀清冊和會計(jì)檔案保管清冊中列明。第十三章 發(fā)票和收據(jù)的使用管理第十七條 發(fā)票和收據(jù)的使用管理企業(yè)必須按發(fā)票管理規(guī)定，正確使用發(fā)票。發(fā)票和公司收據(jù)不得轉(zhuǎn)借、轉(zhuǎn)讓，不得代其他單位開發(fā)票。發(fā)票及收據(jù)的填寫必須字跡清楚，不得涂改，如填寫有誤，應(yīng)另行開具發(fā)票及收據(jù)，并在誤填的發(fā)票上注明“作廢”字樣。開具的收據(jù)必須在備注欄內(nèi)注明“收到發(fā)票后此收據(jù)自動(dòng)失效”。應(yīng)對發(fā)票實(shí)行專人管理，尤其是增值稅專用發(fā)票應(yīng)妥善保管，防止丟失、被盜。如因保管不善，遺失發(fā)票及收據(jù)，造成后果由發(fā)票保管人負(fù)責(zé)。發(fā)票丟失應(yīng)立即向主管稅務(wù)機(jī)關(guān)和財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)人報(bào)告，并登報(bào)予以公告。企業(yè)必須憑合法的發(fā)票入賬，凡與企業(yè)成本、費(fèi)用、資產(chǎn)有關(guān)的付出，均應(yīng)索取合法發(fā)票。一般發(fā)票及收據(jù)由財(cái)務(wù)部檔案保管人員統(tǒng)一負(fù)責(zé)收發(fā)及建檔保管；增值稅專用發(fā)票的購買與保管由辦稅員負(fù)責(zé)。第十四章 財(cái)務(wù)保密制度第十八條 財(cái)務(wù)保密制度會計(jì)憑證、賬薄、報(bào)表、財(cái)務(wù)情況說明書（財(cái)務(wù)會計(jì)報(bào)告），經(jīng)營意向、決策資料，財(cái)務(wù)安排、關(guān)系客戶資料、財(cái)務(wù)會議記錄，公司有關(guān)財(cái)務(wù)規(guī)章制度、證件、印章，會計(jì)數(shù)據(jù)、會計(jì)資料及其會計(jì)載體（包括計(jì)算機(jī)、稅控裝置及程序、電算化程序、備份文字?jǐn)?shù)據(jù)的軟盤、光盤及移動(dòng)硬盤等），財(cái)務(wù)設(shè)備等各種資源管理，均適用保密制度，未涉及事項(xiàng)依有關(guān)規(guī)定或參照本制度執(zhí)行。公司財(cái)務(wù)人員在其職責(zé)范圍內(nèi)對本制度第一條所列各種資源享有不同職別相應(yīng)的知情權(quán)和管理權(quán)。主管會計(jì)在其職責(zé)范圍內(nèi)，按會計(jì)核算期準(zhǔn)確及時(shí)地填制會計(jì)憑證、登記會計(jì)賬薄、編制并報(bào)送各種報(bào)表、編寫財(cái)務(wù)會計(jì)報(bào)告，定期將其整理裝訂成冊進(jìn)行臨時(shí)性保管，并在規(guī)定時(shí)間內(nèi)及時(shí)移交給會計(jì)檔案管理部門按《會計(jì)檔案管理辦法》進(jìn)行管理。在臨時(shí)保管期間，財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人有權(quán)現(xiàn)場查閱和審查憑證、賬薄、報(bào)表及報(bào)告。其他任何人不得在未經(jīng)財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)的情況下出借或復(fù)印會計(jì)憑證、賬薄、報(bào)表及報(bào)告。各財(cái)務(wù)人員及其負(fù)責(zé)人不得在未經(jīng)公司總經(jīng)理同意的情況下將其掌握的經(jīng)營意向、決策資料，公司有關(guān)規(guī)章制度，證件及會計(jì)載體等出借、出租或復(fù)印、拷貝給任何人使用。對于財(cái)務(wù)專用計(jì)算機(jī)，由財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人指定專門人員設(shè)置使用密碼。其他人員只能通過專人或財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人開機(jī)或同意后方可使用計(jì)算機(jī)，專人和財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人對該計(jì)算機(jī)的安全與操作承擔(dān)責(zé)任。財(cái)務(wù)人員對于重要的文字?jǐn)?shù)據(jù)必須及時(shí)備份，備份文字?jǐn)?shù)據(jù)的軟盤、光盤及移動(dòng)硬盤等各種會計(jì)載體由財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人指定專人統(tǒng)一負(fù)責(zé)保管。其他人如需使用必須經(jīng)財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后方可借用并及時(shí)退回。對于印章的使用，其專門負(fù)責(zé)人在職責(zé)范圍內(nèi)按程序進(jìn)行使用和登記，對于特殊事項(xiàng)，必須經(jīng)公司總經(jīng)理簽字批準(zhǔn)后方可使用，并進(jìn)行相應(yīng)登記。對于財(cái)務(wù)保險(xiǎn)柜、文件保密柜等財(cái)務(wù)專用設(shè)備，其使用人必須牢記使用密碼，專人專用，但使用人必須將其操作密碼和一把備份鑰匙交財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人封存保管。 1凡違反上述規(guī)定者，視其情節(jié)嚴(yán)重程度，給予相應(yīng)處罰。 ***實(shí)業(yè)發(fā)展總公司 2005年9月26日36 / 36