【正文】 用 節(jié) 省 辦 法　 話。將影響其文書及檔案的整理。第四十九條 廢棄的紙不要丟入垃圾箱重要的文書以碎紙機裁碎后，可以做為填充料或是賣給收破爛的回收。一向為人所困擾的紙類及報紙，最好也匯集起來當(dāng)做廢品回收。但是在許多的企業(yè)里，多數(shù)將這些丟入垃圾箱；而寫壞的紙張通常撕掉或揉起一團丟掉，但是最好把它當(dāng)做便條紙、稿紙等再充分利用?！?第五十條 在文書上加上分類號碼在文書整理保存上，最好分門別類予以編號。分為“大分類”、“中分類”“小分類”三個等級似乎比較好。大分類是以各部門為主，中分類如果以營業(yè)部門為例的話，就是“采購”、“庫存”、“銷售”等等，小分類就是“售貨員別、月別銷售績產(chǎn)表”、“地區(qū)別績效表”、“顧客別績效表”等等。　 第五十一條 確實規(guī)定文書保存期限超過保存期限的文書，不但占據(jù)了公司的文書柜，而且也妨礙了其他文書取放。因此，最好以一年為期，預(yù)先決定日期實施文書汰換工作。對于文書的保存期限，可參考以下所列舉的文書保存表。有的公司把文書隨便塞入紙箱內(nèi)，收存取閱非常不便，而所需的資料無法立即找出，也無法分析資料，最重要的是為了取得所要的資料，而花費的翻箱倒柜的功夫，也是要算成本的??！ 文書保存表：　 １、 永久保存: 　 有關(guān)儀式、典禮的重要文件?！? 建筑物的新建、改建及增建的文件。　 有關(guān)土地取得及處分的重要文件。　 有關(guān)建筑物取得及處分的重要文件?！? ２、 保存１０年　 有關(guān)股份名義重寫的文件。　 有關(guān)新股票的發(fā)行及股票廢除的文件。 有關(guān)繳納股款的文件?！? 有關(guān)加薪、資金及主管津貼的文件?！? 有關(guān)工資籌措及運用的文件?！? 有關(guān)年度及每月的決算文件?！? 有關(guān)賬目的決算紀(jì)錄及整理的重要文件（總決算表、現(xiàn)金收支表）。編 號 共 13 頁　第 11 頁　辦 公 費 用 節(jié) 省 辦 法 　有關(guān)賬目傳票的紀(jì)錄?！∮嘘P(guān)收入、支出的原始憑證?！∮嘘P(guān)賬產(chǎn)的評估及折舊的文件?！∮嘘P(guān)地方稅的文件?！∮嘘P(guān)投資公司監(jiān)查報告的文件?！∮嘘P(guān)股東息利的文件?！∮嘘P(guān)股票授受的文件?！∮嘘P(guān)員工身份保證的文件?！∮嘘P(guān)員工宿舍的籌設(shè)及管理的文件。 　?。?、 保存５年　有關(guān)醫(yī)療補助費、房屋津貼及結(jié)婚補助的文件。　有關(guān)營業(yè)成績月報的文件?！∮嘘P(guān)傳票統(tǒng)計的文件?！∮嘘P(guān)個人所得稅的文件?！∮嘘P(guān)稅捐的文件。有關(guān)和投資公司聯(lián)絡(luò)的重要文件?！∮嘘P(guān)取得投資公司的股份及處分的重要文件?！h記錄、干部名冊、干部會議決議錄?！∮嘘P(guān)干部異動的重要文件?！∮嘘P(guān)法令的文件?！∮嘘P(guān)訴訟、訴愿的文件。　有關(guān)章程制訂及改廢的文件?！∫?guī)程類集?！∮嘘P(guān)政府機關(guān)重要的許可申請及報告文件。　有關(guān)政府機關(guān)的指示及各種命令傳達(dá)書?！∮嘘P(guān)專利及商標(biāo)的文件?！∮嘘P(guān)重要的契約、協(xié)定及備忘錄的文件?！∮嘘P(guān)業(yè)務(wù)組織的規(guī)定及改廢的文件?！∮嘘P(guān)公司圖章、董事長圖章、其他干部的圖章及改廢的文件?！∮嘘P(guān)股東大會的文件?！∮嘘P(guān)股東名冊的文件?！」蓶|印鑒簿。編 號 共 13 頁　第 12 頁　辦 公 費 用 節(jié) 省 辦 法　有關(guān)考勤表的文件?！∮嘘P(guān)股票分配的文件?！T工名冊?！∮嘘P(guān)員工任用、解聘、退休、復(fù)職及特令的文件。　有關(guān)員工的身份及賞罰文件。　有關(guān)員工戶籍謄本的文件。　有關(guān)勞動協(xié)約及工會協(xié)定的文件?！∮嘘P(guān)經(jīng)營協(xié)議會及團體聯(lián)系的文件。健康保險、被保險者賬簿?！○B(yǎng)老保險年金、被保者賬簿?！÷殬I(yè)傷害保險、被保者賬簿　有關(guān)貸款的重要文件?！∮嘘P(guān)法人所得稅及營業(yè)稅的文件。　有關(guān)被合并公司的稅務(wù)的文件?！∮嘘P(guān)投資及融資的重要文件。 ４、 保存３年　經(jīng)營會議（科長會議紀(jì)錄）?！∮嘘P(guān)郵件的發(fā)送、收受及郵資的文件?！“l(fā)文簿、收文簿。　有關(guān)捐款、贊助金及贈與的文件?！「刹繒h、協(xié)調(diào)會議紀(jì)錄?！∮嘘P(guān)規(guī)定的制定、改廢及施行的文件?！∮嘘P(guān)政府機關(guān)簡易的許可、申請許可及報告的文件?！∮嘘P(guān)紅利的文件?！∮嘘P(guān)投資公司營業(yè)報告的文件?！∮嘘P(guān)土地租賃契約的文件?！∮嘘P(guān)圖書管理的文件?！∮嘘P(guān)招待和其他對外研討會的文件?！∮嘘P(guān)和外在團體聯(lián)絡(luò)的文件?！∮嘘P(guān)安全管理的文件（公司內(nèi)部自我約束，突發(fā)災(zāi)害防制、防火）。　有關(guān)慶典、紀(jì)念的文件?！∮嘘P(guān)發(fā)信、收信的文件。（公司內(nèi)部的文件往返）編 號 共 13 頁　第 13 頁　辦 公 費 用 節(jié) 省 辦 法　有關(guān)會議整理的文件?！∮嘘P(guān)保險簡易的文件（健保、雇保、養(yǎng)老保險、勞保）。　有關(guān)轉(zhuǎn)帳整理的文件（原票及傳票的附屬文件）?！? ５、 保存１年　有關(guān)人事簡易的文件?！∮嘘P(guān)登記簡易的文件。　有關(guān)和政府機關(guān)交涉聯(lián)絡(luò)的文件。　有關(guān)簡易的契約協(xié)定及備忘錄的文件。　重要的統(tǒng)計資料。　捺印簿?！∮嘘P(guān)股東變更住所及改名的文件。工作表、作業(yè)員名冊。　有關(guān)薪俸、各種津貼及各種給予金的文件。　有關(guān)退休慰問金的文件。與工會往返的文書?！∑渌P(guān)系文件?！∮嘘P(guān)勞動基準(zhǔn)法的重要文件?！∮嘘P(guān)員工的衛(wèi)生保健、安全及休閑生活的文件?！∮嘘P(guān)貨物運輸保險的文件?！∮嘘P(guān)建筑物及保存貨品、火災(zāi)保險的文件?！∮嘘P(guān)員工生命保險的文件?！〗】当ｋU給付關(guān)系文件?！∮嘘P(guān)被保險者資格取得、喪失的文件（健保、雇保、養(yǎng)老保險）?！∮嘘P(guān)繳納保險費文件?！∮嘘P(guān)繳納職業(yè)仿言保險費的文件。　有關(guān)事業(yè)計劃運用狀況報告的文件?！∮嘘P(guān)資金計劃的文件。　有關(guān)報紙、雜志的訂購費及廣告費的文件?！∮嘘P(guān)放款的文件?！∮嘘P(guān)銀行存款及轉(zhuǎn)帳存款的文件。31 / 31