【正文】 / 81公文管理規(guī)定公文種類 第一條 決定、決議（一） 對某些問題和重大事項作出的安排；（二） 經(jīng)過會議討論通過，要求貫徹執(zhí)行的事項。 第二條 通知 傳達上級的指示，要求公司各部門辦理或周知的事項，轉(zhuǎn)發(fā)上級、同級或不相隸屬部門的公文。 第三條 通報 傳達重要情況及需要各部門知道的事項。 第四條 報告 向上級部門匯報工作、反映情況、提出建議。 第五條 請示 請求董事會、上級機關指示和批準的事項。 第六條 函 不相隸屬部門之間相互商洽工作、詢問和答復問題，向有關部門請示協(xié)調(diào)、批準。 第七條 會議紀要、記錄 用于記載和傳達會議情況和議定事項。 公文格式 第一條 公文一般包括：主題、主送機關、正文、附件、印章、發(fā)文、年月日、抄送（抄報）單位、發(fā)文字號、保密等級等。 第二條 公文標題應當準確、簡要地概括公文的主要內(nèi)容，表明發(fā)文機關、單位名稱和公文種類。 第三條 向上級機關請示的公文，一般只寫一個主送機關，如果需要同時報送另一個機關，可以抄報。 第四條 公司發(fā)文字號： 焦建鑫字[2010] 號第五條 緊急公文。根據(jù)緊急程度，分別注明“特急”、“急”。第六條 如有附件，應在擬稿箋“附件”欄內(nèi)注明附件的名稱和件數(shù)。 第七條 由職能部門發(fā)布公文一律加蓋公章。 行文規(guī)則 第一條 請示問題必須一文一事。 第二條 行文的承辦人應將發(fā)文份數(shù)和發(fā)往部門填寫清楚。 第三條 公文題欄填寫主題詞。 公文辦理程序 第一條 公文辦理程序一般包括：收文、分辦、催辦、擬稿、審核、會簽、復核、簽發(fā)、打印、用印、封發(fā)、歸檔、銷毀。 第二條 收文：寫明部門的由部門主管收文，寫個人姓名的交由本人處理。 第三條 分辦：收到的文電、簡報、報表、資料等，按部門職責分工交由部門處理。重要文電先送主要領導批示。 第四條 擬稿： （一）擬文應觀點明確、文字簡練、條理清楚、層次分明、字跡端正、篇幅力求簡短。 （二）文中數(shù)字、公文編號、統(tǒng)計表、計劃表、序號、百分比、專用語和其他必須用阿拉伯數(shù)碼外，一律用漢字(仿宋GB2313)書寫，標題一般用二號字、黑體、居中，正文字號上報材料用三號字，公司內(nèi)部行文用四號字，縮進量調(diào)整到固定值20。 （三）引用的公文要寫明發(fā)送機關、公文編號、標題和發(fā)文時間。 （四）起草和修改文稿一律用鋼筆或簽字筆，不得用鉛筆和圓珠筆。 （五）有附件時，在附件欄內(nèi)如實寫上附件名稱。 （六）主送、抄送單位名稱要寫全稱。 （七）部門要求公司批轉(zhuǎn)的文件，必須同時附上待轉(zhuǎn)文稿。 XX有限責任公司材料采購供應管理制度為了規(guī)范公司的材料采購供應制度，完善工作流程，實現(xiàn)公平競爭、優(yōu)質(zhì)優(yōu)價、及時供應的管理目標，特制定本制度。第一章 材料采購供應管理總則第一條、管理結(jié)構(gòu)：對公司現(xiàn)有材料采購供應的管理機構(gòu)分作二級，決策機構(gòu)為公司領導班子：由總經(jīng)理、常務副總、經(jīng)營經(jīng)理和生產(chǎn)經(jīng)理組成。執(zhí)行機構(gòu)為：供應部。監(jiān)督機構(gòu)為：董事會下設的監(jiān)察部（由辦公室、財務部、實驗室各部門組成）。第二條、適用范圍：公司生產(chǎn)必需的水泥、砂子、石子、外加劑、礦粉、粉煤灰、其它粉劑等大批采購的原材料，和公司在生產(chǎn)過程中需要添置的大型設備和機械配件以及公司自建必需的各種建材等。第三條、管理方式：本公司對材料供應推行“集中管理、集體監(jiān)督、合理選擇、確保供應”的管理方式。第三條、適用時效：本制度從本次下發(fā)之日起執(zhí)行，另行通知變更或廢止之日起終止。第二章 材料價格的確認第四條、市場調(diào)查制度：公司設立專門的市場調(diào)查機構(gòu)，由辦公室、財務部、實驗室和供應部、生產(chǎn)部相關人員組成，直屬總經(jīng)理領導。市場調(diào)查范圍：（1）各種材料五個生產(chǎn)廠家以上的價格。（2）產(chǎn)品質(zhì)量。（3）生產(chǎn)能力及供應量。（4）同行業(yè)其他單位采購材料的情況。：（1）正常情況為每月一次。 （2）價格波動較大或供應不足時可根據(jù)總經(jīng)理要求隨時進行。： 每次調(diào)查之后由負責人寫出詳細的調(diào)查報告，參與調(diào)查人員進行簽字后，在月末經(jīng)理辦公會之前報總經(jīng)理。第五條、確認材料價格：材料價格的確認權(quán)歸總經(jīng)理辦公會。每月的28日前召開總經(jīng)理辦公會，由主管部門匯報本月的材料價格情況以及對下月材料價格的預期。辦公會綜合各方情況作出下月材料供應價格批準單，并下發(fā)財務、供應等相關部門，任何人無權(quán)私自調(diào)高供應價格。如遇價格不穩(wěn)定時期，總經(jīng)理有權(quán)召集臨時會議。第六條、獎罰措施：對于在價格確認過程中提供虛假信息、或與供應商串通虛抬價格的人，經(jīng)理辦公會或總經(jīng)理有權(quán)對其作出罰款、辭退、開除等處理措施。對于及時提供信息，壓低供應材料價格的人，經(jīng)理辦公會或總經(jīng)理有權(quán)對其進行獎勵和表彰。對于公司高層出現(xiàn)的違規(guī)情況，懲罰加倍，董事會成員的，直接扣除其股本比例，以彌補其他董事的損失。第三章 材料供應商的確認第七條、材料供應商的數(shù)量：水泥：2家以上；石子：3家以上；機制砂：3家以上；黃砂：2家以上；細砂：2家以上；粉煤灰：2家以上；礦粉：2家以上；粉劑：2家以上；外加劑：2家以上。原則：每種材料的供應商不能少于2家，特殊情況的須有董事會通過。第八條、材料供應商的考核：建立各個供應商的檔案，并建立預備供應商。建立供應商考核方案，每月對各供應商的情況進行綜合評定。每月的經(jīng)理辦公會由辦公室匯報考評結(jié)果，對服務不周的供應商實行末位淘汰。第九條、供應商的選擇：供應商的選擇可以采用招標、議標和推薦三種方式相結(jié)合的方法進行確認。每位供應商最后經(jīng)董事長同意后方可簽訂供應合同。第四章 材料供應管理第十條、材料供應的內(nèi)部程序：攪拌站每日上報材料報表。生產(chǎn)部長審核報表。生產(chǎn)經(jīng)理審批報表。保管員進行報表復核。供應部現(xiàn)場復核。經(jīng)營經(jīng)理指定供應商。供應部通知供應商。供應商進料。說明：（1）本程序中，生產(chǎn)經(jīng)理可以根據(jù)工作情況不必當時簽字，但必須對由于材料余量不準而造成的損失承擔責任。（2）現(xiàn)場復核數(shù)量時，生產(chǎn)部、保管和供應部應同時在場，并對此項工作承擔責任。（3）根據(jù)材料情況和現(xiàn)場實際，經(jīng)營經(jīng)理有在固定的供應商中指定本次供應商的權(quán)力。（4）供應部暫無機構(gòu)時，經(jīng)營經(jīng)理行使供應部職能。（5）原則上通知供應商由供應部負責，特殊情況下，總經(jīng)理同樣擁有此權(quán)力。第十一條、材料供應：第五章 材料的驗收辦法第十二條、材料的進場實行“雙向雙控、階段核算”的制度：雙向指驗收要對質(zhì)量和數(shù)量進行雙向控制驗收。雙控指每個方面的驗收都要經(jīng)過二次復核，才能確認驗收結(jié)果。質(zhì)量驗收的雙控部門是：試驗室和生產(chǎn)部，數(shù)量驗收的雙控部門是：計量室和保管室。階段核算指每月或特定階段（如：春耕、秋收、春節(jié)等）進行綜合核算。第十三條、質(zhì)量驗收：生產(chǎn)部門從感觀質(zhì)量上進行把關，原則上由生產(chǎn)部長執(zhí)行。試驗室從試驗數(shù)據(jù)上進行把關驗收。各種原材料的驗收標準及處理辦法。為了確保砼質(zhì)量，必需把好原材料進貨檢驗關，堅決杜絕不合格原材料進廠，特制定原材料進貨檢驗標準如下：(1)：①碎石520mm顆粒級配不得超出范圍。②含泥量不得超過1%，%。③石粉含量不超過2%。④碎石中不得含有石灰、石頭、磚塊、大泥塊、塑料、樹枝等雜物，否則扣520%，嚴重者退貨。⑤以上四項標準發(fā)現(xiàn)有兩項以上不符合標準者退貨。(2)：①機制砂石粉含量不得超過5%，含泥量不得超過3%，泥塊含量不得超過1%；、泥含量或石粉含量大于9%時退貨。②機制砂含水率3%以下時不計，含水率大于3%時，實測多少按重量比扣多少。③機制砂中不得含有石灰、石頭、磚塊、大泥塊、塑料、樹枝等雜物，否則扣520%， 嚴重者退貨。④以上三項標準發(fā)現(xiàn)有兩項以上不符合標準者退貨。(3)：①最大粒徑不超過10mm，最小粒徑不少于5mm。②含泥量不超過1%，%。③不得含有風化石，否則扣方。④不得含有石灰、石頭、磚塊、大泥塊、塑料、樹枝等雜物否則扣520% 嚴重者退貨。⑤以上四項標準發(fā)現(xiàn)有兩項以上不符合標準者退貨。(4)粉煤灰：每車抽檢，細度超標退貨。(5)水 泥：每車抽檢，不合格退貨。(6)外加劑：每車抽檢，不合格退貨。以上所有原材料，雨天不得進貨（特殊情況除外），所有供貨商未接到進貨通知，不得擅自進貨。望有關單位和原材料驗收人員認真遵守以上規(guī)定。否則按有關規(guī)定處理。非生產(chǎn)性原料由保管室和使用部門進行數(shù)量和質(zhì)量的驗收。第十四條、數(shù)量驗收：計量方式：所有生產(chǎn)性原材料進場驗收，均需通過計量室過磅為準，其中砂子、石子等以體積為單位結(jié)算的材料，須按規(guī)定的辦法進行折算。原材料重量換算成體積的折算方法：（1）12碎石 （2）（3）13碎石 （4）24碎石（5）黃砂 （6）機制砂（7）細砂折算數(shù)據(jù)標準的確認：（1）由樊經(jīng)理牽頭，組織生產(chǎn)部、計量室、財務部、辦公室等相關部門，共同對折算數(shù)據(jù)進行現(xiàn)場復核，此復核周期每六個月進行一次。（2）考核方法：a、根據(jù)現(xiàn)場車輛實測實量，對不同的車型、不同運距、不同規(guī)格型號的材料進行復核，求出平均數(shù)據(jù)。b、隨車測量，隨車放置試件進行取樣，對不同的材料進行復核。c、試驗室取樣，根據(jù)各種材料的標準不同進行試驗室取樣測定。d、每次考核時，應同時運用上述三種辦法進行，最后確定其最終數(shù)據(jù)。驗收辦法：（1）計量室過磅對詳細數(shù)據(jù)承擔責任。（2）保管室對本次驗收的真實性負責。第十五條、材料的具體驗收程序：砂石驗收流程：（1）供應商材料進場。（2）計量室過磅稱重。（3）計量室通知驗收小組。（4）生產(chǎn)部、試驗室進行質(zhì)量驗收。（5）計量室回皮重。（6）計量室開票一式三聯(lián)。（7）生產(chǎn)部就質(zhì)量問題簽字。（8）試驗室就質(zhì)量問題蓋章。（9）保管員驗收簽字。（10）保管員傳遞票據(jù)。水泥、粉煤灰、礦粉驗收流程：（1）供應商材料進場。（2）計量室過磅稱重。（3）計量室通知驗收小組。（4）生產(chǎn)部、試驗室進行資料驗收。（5）試驗室現(xiàn)場取樣。（6）保管員卸料。（7）計量室回皮重。（8）計量室開據(jù)驗收單。（9）生產(chǎn)部就質(zhì)量問題簽字。（10）試驗室就質(zhì)量問題蓋章。（11）保管員驗收簽字。（12）供應商返程。外加劑的驗收流程：（1）供應商樣品送檢。（2）試驗室樣品復試。（3）供應部通知供應。（4）供應商材料進場。（5）計量室過磅稱重。（6）計量室通知驗收小組。（7）試驗室現(xiàn)場取樣。（8）保管員卸料。（9）計量室回皮重。（10）計量室開據(jù)驗收單。（11）保管員簽字。（12）供應商返程。（13）試驗室就質(zhì)量問題蓋章。（14）保管員收回票據(jù)。第六章 材料款的結(jié)算管理第十六條、內(nèi)部票據(jù)的流轉(zhuǎn)：計量室開出的票據(jù)共計一式三份。初步驗收之后，三份票據(jù)轉(zhuǎn)交給供應商。供應商經(jīng)過生產(chǎn)部、試驗室的簽字蓋章之后，到保管員處辦理驗收簽證，留下一份作為結(jié)算憑證，留置兩份在保管員處。保管員執(zhí)兩份票據(jù)到經(jīng)營經(jīng)理處簽字后，一份自存下賬，一份轉(zhuǎn)財務。財務收到票據(jù)后，進行統(tǒng)計匯總。第十七條、材料款的結(jié)算：每月28日前，各供應商執(zhí)公司開具的《材料驗收單》到保管員處對賬，雙方對數(shù)量認可后，保管員填寫《材料供應結(jié)算單》，只填數(shù)量。 供應商執(zhí)《材料供應結(jié)算單》和原始驗收單到財務部結(jié)算員處復核，并填寫價格進行結(jié)算，雙方簽字，財務部長審核。結(jié)算員執(zhí)《材料供應結(jié)算單》到經(jīng)營經(jīng)理、總經(jīng)理處簽字。最后所有票據(jù)、憑證轉(zhuǎn)財務會計入賬。第十八條、材料款的支付：按照雙方合同約定的方式支付材料款。支付程序。第七章 獎罰準則第十九條、根據(jù)董事會精神，完全徹底地貫徹本制度，特制訂如下獎罰細則，以備共同遵守。未執(zhí)行《市場調(diào)查制度》而確認材料價格的，每發(fā)生一次，對總經(jīng)理處以1000元罰款。未及時把確認的材料價格形成文件，傳遞給財務部門的，對總經(jīng)理和辦公室分別處以500元和100元罰款。對價格確認的過程中存在的舞弊事件，對當事人處以500元以上罰款，形成嚴重后果的，直接開除，并追溯其經(jīng)濟賠償。違背供應商確認規(guī)定的，對總經(jīng)理處以1000元罰款。未對供應商實行考評制度的，對總經(jīng)理處以500元罰款，并對當事人處以100元以上的罰款。對包庇供應商的人處以500元以上的罰款。對擾亂材料供應程序的人，處以500元以上的罰款。由于自身原因造成材料供應失當，且影響生產(chǎn)的，對當事人處以200元以上的罰款。和供應商串通吃回扣的，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，隨即開除，并追溯公司的經(jīng)濟損失。驗收人員接受供應商吃請的，每次罰款500元以上。1驗收人員收受供應商賄賂的，每次罰款2000元以上。1驗收人員向供應商吃拿卡要的，每次罰款3000元以上。1供應商向公司人員行賄的，每次處罰不低于2000元，直接從貨款中扣除，并取消其供貨資格。1供應商威脅驗收人員的，立即取消供應商資格，并處以3000元以上罰款。1未經(jīng)公司同意，擅自進料的，每次罰款200元。1對驗收中公報私仇，損害公司利益和形象的人，且未形成直接后果的，對當事人處以100—500元的罰款。1對在工作中營私舞弊、不負責任的人，處以每次100元罰款。1結(jié)算對票過程中，由于自身原因