【正文】 、進行懲罰的手段，從而避免產(chǎn)生抵觸情緒。 三、糾正偏差 利用科學(xué)的方法，依據(jù)客觀的標準，對工作績效的衡量，可以發(fā)現(xiàn)計劃執(zhí)行中出現(xiàn)的偏差。糾正偏差就是在此基礎(chǔ)上，分析偏差產(chǎn)生的原因，制定并實施必要的糾正措施。這項工作使得控制過程得以完整，并將控制與管理的其他職能相互聯(lián)結(jié)：通過糾偏，使組織計劃得以遵循，使組織結(jié)構(gòu)和人事安排得到調(diào)整。 為了保證糾偏措施的針對性和有效性，必須在制定和實施糾偏措施的過程中注意下述問題。 (一)找出偏差產(chǎn)生的主要原因 并非所有的偏差都可能影響企業(yè)的最終成果。有些偏差可能反映了計劃制定和執(zhí)行工作中的嚴重問題，而另一些偏差則可能是一些偶然的、暫時的、區(qū)域性因素引起的，從而不一定會對組織活動的最終結(jié)果產(chǎn)生重要影響。因此，在采取任何糾正措施以前，必須首先對反映偏差的信息進行評估和分析。 (1)要判斷偏差的嚴重程度，是否足以構(gòu)成對組織活動效率的威脅，從而值得去分析原因，采取糾正措施。 (2)要探尋導(dǎo)致偏差產(chǎn)生的主要原因。 糾正措施的制定是以偏差原因的分析為依據(jù)的。而同一偏差則可能由不同的原因造成：銷售利潤的下降既可能是因為銷售量的降低，也可能是因為生產(chǎn)成本的提高；前者既可能是因為市場上出現(xiàn)了技術(shù)更加先進的新產(chǎn)品，也可能是由于競爭對手采取了某種競爭策略，或是企業(yè)產(chǎn)品質(zhì)量下降，后者既可能是原材料、勞動力消耗和占用數(shù)量的增加，也可能是由于購買價格的提高。不同的原因要求采取不同的糾正措施。要通過評估反映偏差的信息和對影響因素的分析，透過表面現(xiàn)象找出造成偏差的深層原因；在眾多的深層原因中找出最主要者，為糾偏措施的制定指導(dǎo)方向。（二）確定糾偏措施的實施對象（三）選擇恰當?shù)募m偏措施 1. 使糾偏方案雙重優(yōu)化 2．充分考慮原先計劃實施的影響。在制定和選擇追蹤決策的方案時，要充分考慮到初始決策實施已經(jīng)消耗的資源，以及這種消耗對客觀環(huán)境造成的種種影響。 3．注意消除人們對糾偏措施的疑慮。任何糾偏措施都會在不同程度上引起組織的結(jié)構(gòu)、關(guān)系和活動的調(diào)整，從而會涉及某些組織成員的利益。因此，控制人員要充分考慮到組織成員對糾偏措施的不同態(tài)度，注意消除執(zhí)行者的疑慮，爭取更多的人理解、贊同和支持，以保證避免在糾偏方案的實施過程中可能出現(xiàn)的人 為障礙。 案例：施貴寶公司內(nèi)部控制制度① 一、內(nèi)部控制制度的目標 第一，保護資產(chǎn)的安全。第二，準確反映企業(yè)財務(wù)狀況，給決策提供可靠保證。第三，保證政策規(guī)章和法規(guī)被遵守。第四，提高管理效率。相應(yīng)的，施貴寶設(shè)計了以下的內(nèi)部控制結(jié)構(gòu)： 二、內(nèi)部控制的基本原則 1．不相容職務(wù)相分離的原則。所謂不相容職務(wù)，是指那些如果由一個人擔(dān)任，既可能弄虛作假，又能夠掩蓋其錯誤行為的職務(wù)。不相容職務(wù)分離就是要求把不相容職務(wù)由不同的人擔(dān)任。該公司的內(nèi)部控制制度正是通過對授權(quán)、簽發(fā)、核準、執(zhí)行、記錄五個環(huán)節(jié)合理的分工，實現(xiàn)了不相容職務(wù)的分離，保證了內(nèi)部控制作用的發(fā)揮。 2．合理的授權(quán)制度。授權(quán)制度指企業(yè)在處理經(jīng)濟業(yè)務(wù)時，經(jīng)過授權(quán)批準進行控制，即規(guī)定每一類經(jīng)濟業(yè)務(wù)的審批程序，以便按程序辦理審批，避免越級審批和違規(guī)審批的情況發(fā)生。 3．適當?shù)男畔⒂涗洝Ｓ涗浧髽I(yè)內(nèi)部控制的重要方面信息。信息記錄可分為管理文件和會計記錄。 4．可靠的資產(chǎn)安全。其主要內(nèi)容有：限制接近、定購盤點、記錄保護、財產(chǎn)保險、財產(chǎn)記錄監(jiān)控。 5．健全的內(nèi)部審計。 三、內(nèi)部控制流程設(shè)計 1．收入循環(huán)。 (1)定單處理。該公司在發(fā)展新客戶時，采取了非常嚴格的考核制度，如要求新客戶證照齊全，同時還需要進行其他全面的考察。此外，定單必須順序編號，如有缺號，必須查明原因。 (2)信用和退貨控制。該公司根據(jù)自身實際經(jīng)營狀況、市場競爭的激烈程度與客戶信譽情況等制定信用標準，并按規(guī)定向客戶授予一定的信用額度。此外，該公司還嚴格控制銷售質(zhì)量，以減少退貨損失。 (3)開票與發(fā)貨。開票與發(fā)貨職務(wù)相分離。開票以有關(guān)票據(jù)為依據(jù)，如客戶的購貨定單、發(fā)貨通知單等。發(fā)貨通知單要編號，以保證所有發(fā)出貨物均開票。發(fā)票和發(fā)貨單須經(jīng)有關(guān)主管部門和人員審批。 (4)應(yīng)收賬款管理。定期檢查應(yīng)收賬款明細賬余額并進行賬 齡分析。定期與客戶對賬，及時催收、回籠資金。確保收到的款項按時入賬，并按事件順序銷賬。 2．生產(chǎn)循環(huán)。 (1)生產(chǎn)循環(huán)職責(zé)分離。生產(chǎn)計劃的編制與復(fù)核、審批相分離；產(chǎn)成品的驗收與產(chǎn)品制造相分離，存貨的審批、發(fā)放、保管與記賬相分離等。 (2)存貨保管責(zé)任與實物安全控制。該公司建立了嚴格的存貨保管制度，以保證實物財產(chǎn)的安全。同時，對存貨規(guī)定合理的儲存定額，定期考核，積極處理超儲積壓的存貨，加速資金周轉(zhuǎn)。 (3)定期對存貨進行盤點，做到賬實、賬卡、賬表、賬賬相符，并購買足額保險。 3．付款循環(huán)。 (1)采購，原材料的請購、采購、驗收、付款、記賬必須由不同的人員擔(dān)任。采購員只能在批準的采購計劃內(nèi)就貨物名稱、規(guī)格、數(shù)量進行采購，不得擅自改變采購價格與內(nèi)容。 (2)驗收。只有經(jīng)過驗貨后方可執(zhí)行付款的審批手續(xù)(預(yù)付款業(yè)務(wù)除外)，此舉旨在保證貨物的價格、質(zhì)量、規(guī)格等符合標準。驗收部門則嚴格按合同規(guī)定的品種、數(shù)量、質(zhì)量進行驗收。 (3)付款。發(fā)票價格、運輸費、稅款等必須與合同復(fù)核無誤，憑證齊全后方可辦理結(jié)算，支付貨款，且貨款必須通過銀行辦理轉(zhuǎn)賬。定期核對應(yīng)付賬款明細賬與總分類賬。 4．信息管理 (1)憑證連續(xù)編號。憑證的使用必須按編號次序依次使用。領(lǐng)用空白憑證必須經(jīng)過登記備案。 (2)建立定期復(fù)核制度，定期對憑證的填制，記賬、過賬和編制報表的工作進行復(fù)核。 (3)建立總分類賬和明細分類賬，總分類賬和日記賬的核對制度。 (4)業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員在處理有關(guān)業(yè)務(wù)后必須簽名，蓋章，以備日后追溯責(zé)任。 (5)建立完善的憑證傳遞程序。 (6)執(zhí)行定期的會計信息分析制度，以便及時發(fā)現(xiàn)信息失誤。 在內(nèi)部控制過程中，應(yīng)該注意：一是要求成本效益分析。二是注意例外控制。三是防止內(nèi)部控制執(zhí)行人瀆職。四是防止管理層濫予授權(quán)。 思考題： 1． 中美上海施貴寶制藥有限公司采取了哪些方面的控制方法。 2． 中美上海施貴寶制藥有限公司的內(nèi)部控制方法有哪些優(yōu)點和不足，你有什么改進建議? 讀書提示： 1．《管理學(xué)》(第九版)第20章，pp．552—572，哈羅德孔茨， 海因茨韋里克著，經(jīng)濟科學(xué)出版社，1993年。 2．《管理學(xué)》(第四版)第19章，pp．475—492，斯蒂芬P羅賓斯著，中國人民大學(xué)出版社，1997年。 3．《管理過程——概念、行為和實踐》第24章，pp．681—701，W．H．紐曼，小C．E薩默著，中國社會科學(xué)出版社，1995年。 復(fù)習(xí)思考題： 1．什么是控制?在管理中控制的作用是什么? 2．描述控制的過程。 3．計劃與控制是如何產(chǎn)生聯(lián)系的?為什么在控制過程中“衡量什么”比“如何衡量”更關(guān)鍵? 4．“調(diào)整性糾偏”與“徹底性糾偏”的差別是什么? 5．比較不同類型控制的4,％tt．,A。 6．一個有效控制系統(tǒng)應(yīng)具備哪些條件?12 / 1