招商局物業(yè)之管理處主任培訓(xùn)教材-行政公文寫作-資料下載頁
2025-04-07 23:09本頁面
【正文】 的，必須嚴(yán)加禁止。還需要說明的是，擬寫文件要有觀點(diǎn)和材料，也并不是說任何文件都必須具有這兩個(gè)方面。例如，一封介紹信、一個(gè)具體問題通知、一個(gè)簡(jiǎn)要的批復(fù)、一項(xiàng)管理辦法或規(guī)定等，一般都不需要引用什么材料來闡明觀點(diǎn)，而主要是說明具體意見、要求和規(guī)定，交代有關(guān)事項(xiàng)和做法等。（二）要文句簡(jiǎn)練、交代清楚。擬寫文件既要盡量節(jié)省用字、縮短篇幅、簡(jiǎn)潔通順，又要注意交代問題清楚明了。如果為了說清楚問題，就寫得啰嗦冗長(zhǎng)，是不可取的；而為了簡(jiǎn)便省事，交代不清，使人莫名其妙，也是不符合要求的。正確的寫法，應(yīng)該是宜簡(jiǎn)則簡(jiǎn)，宜詳則詳，詳略得當(dāng)。敘述的文字力求簡(jiǎn)練；需交代的重點(diǎn)，如文中涉及的人名、地名、單位名稱、或者使用規(guī)范化簡(jiǎn)稱，簡(jiǎn)稱必須是人所共知的，并且要注意不與其它單位發(fā)生重復(fù)和不至于誤解，不得隨意亂用簡(jiǎn)稱。本系統(tǒng)內(nèi)有規(guī)定的簡(jiǎn)稱一定要按規(guī)定的寫，沒有規(guī)定到的單位或部門的簡(jiǎn)稱，可根據(jù)人們的日常用語習(xí)慣進(jìn)行簡(jiǎn)化稱謂，但一定要做到使用中的一致性，不能這次用這個(gè)簡(jiǎn)稱，下次用另一個(gè)簡(jiǎn)稱。通常我們會(huì)用一些社會(huì)上的習(xí)慣用語，在引用時(shí)如果某些事物的全稱很長(zhǎng)，可以使用已為人們所熟悉的省略叫法，如“兩個(gè)文明”、“三個(gè)代表”等。不得隨意創(chuàng)造使人難以理解的叫法。 文中引用的有關(guān)論述，應(yīng)注明出處。引用其它文件時(shí)，應(yīng)寫明它的發(fā)文單位、發(fā)文日期、發(fā)文號(hào)或文件的全標(biāo)題；引用的語句，應(yīng)加引號(hào)標(biāo)明。文中提及的人名，如果不為對(duì)方所熟悉，在第一次出現(xiàn)時(shí)，應(yīng)當(dāng)寫明他的職務(wù)、身份和全名，以下可以簡(jiǎn)稱。文中遇有特別生僻的詞語，應(yīng)加以注釋?？傊荒苷J(rèn)為自己清楚的事，對(duì)方也必然會(huì)了解。要從對(duì)方考慮別人讀了這份文件是否清楚明確。 一般來說，擬寫文件不僅要注意文句通順、遵守文法規(guī)則、正確使用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)，還要注意是否交代清楚了什么單位、什么時(shí)間、什么地點(diǎn)、什么問題、什么情況、什么原因、本單位有什么處理意見、對(duì)對(duì)方有什么要求等。為使文件的主題鮮明、眉目清楚，除了簡(jiǎn)短的文件外，一般均應(yīng)開宗明義，首先交代全文的目的或結(jié)論，作為導(dǎo)語，然后再分幾層意思說明，在全篇的結(jié)尾部分，還可以對(duì)全篇的要旨作一個(gè)適當(dāng)?shù)母爬?，并表明?duì)收文單位的要求。例如要求這份文件在什么時(shí)間、什么范圍傳達(dá)，什么時(shí)間開始執(zhí)行，請(qǐng)示答復(fù)或僅是上報(bào)備案等。 五、反復(fù)檢查，認(rèn)真修改 初稿寫出后，要認(rèn)真進(jìn)行修改。寫文章，須要下功夫。自古以來，好文章都要經(jīng)過反復(fù)修改的。寫文件也同樣，尤其是重要的文件，往往要經(jīng)過幾稿才能成熟。擬寫文件時(shí)，自己起草以后，一定要反復(fù)閱讀幾遍，仔細(xì)地逐字逐句斟酌修改，連標(biāo)點(diǎn)符號(hào)也不要放過。 （一）關(guān)于主題的修改?？粗黝}思想是否正確，主題的論述是否集中，主題挖掘得是否深刻。只有主題改好了，其他方面的修改才會(huì)有所依據(jù)。 （二）關(guān)于觀點(diǎn)的修改。修改公文要考慮觀點(diǎn)是否正確，表達(dá)有無問題。凡屬思想感情不健康，看法不夠全面，提法不夠妥當(dāng)，概念模糊，以及推理、論證不合邏輯的地方，都要進(jìn)行修改。（三）關(guān)于材料的修改。材料是文件的基礎(chǔ)，有了正確的觀點(diǎn)，還要通過恰當(dāng)?shù)牟牧媳憩F(xiàn)出來，如果文件只有觀點(diǎn)而無材料，或者有了材料而不能說明觀點(diǎn)，或者材料過多而湮沒了觀點(diǎn)，就要對(duì)材料進(jìn)行適當(dāng)?shù)男薷?。（四）關(guān)于結(jié)構(gòu)的修改。修改文件的結(jié)構(gòu)，包括文件總體結(jié)構(gòu)的修正，起承轉(zhuǎn)合的調(diào)整，層次位置的改變，以及詳略的更動(dòng)等等。目的在于使文件更加嚴(yán)謹(jǐn)、暢達(dá)、勻稱和完整。（五）關(guān)于語言的修改。主要是修改不通順的字句，不規(guī)范的字以及標(biāo)點(diǎn)符號(hào)，以達(dá)到語言準(zhǔn)確、鮮明、精煉、生動(dòng)的要求。修改工作要做到認(rèn)真仔細(xì)，必須有足夠的耐心和精益求精的精神。通過修改，不僅可以提高文件質(zhì)量，為審核、簽發(fā)打好基礎(chǔ)，也可從中提高寫作能力。第四部分 介紹四個(gè)常用的行政表單招商局物業(yè)常用的行政表單有以下四個(gè)：公司收文統(tǒng)一制作《來文閱辦表》，發(fā)文首頁統(tǒng)一制作《發(fā)文稿紙》、傳真使用統(tǒng)一的《圖文傳真》表頭，公司內(nèi)部簽報(bào)統(tǒng)一使用《簽報(bào)稿紙》。各管理處可根據(jù)自身情況決定是否采用這些表單，招商局物業(yè)目前對(duì)此沒有做統(tǒng)一要求，但提倡各管理處采用規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)的行政公文流轉(zhuǎn)表格?！稌?huì)議紀(jì)要》寫作要點(diǎn)及范例。11 / 12
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