【正文】 了麻煩。如，初級(jí)職稱評(píng)定后，5年以上可以申報(bào)中級(jí)職稱，對(duì)這一規(guī)定究竟包不包括5年，界定不準(zhǔn)確。 由于對(duì)公文的成文日期理解不同而造成公文成文日期的錯(cuò)誤。 公文成文的日期，新《辦法》明確指出以負(fù)責(zé)人簽發(fā)的日期為準(zhǔn)，聯(lián)合行文以最后簽發(fā)機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人的簽發(fā)日期為準(zhǔn)、電報(bào)以發(fā)出日期為準(zhǔn)。由于不重視這一點(diǎn)，很多公文成文的日期是用擬稿者擬稿的日期，或用印發(fā)日期作為成文日期，從而使公文的時(shí)效性受到了影響，甚至嚴(yán)重影響到文件的貫徹執(zhí)行。會(huì)議集體作出的決定，其成文日期是以會(huì)議決定的日期，還是領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)的日期為準(zhǔn)，新《辦法》仍未明確。 幾個(gè)特殊地方，也容易出現(xiàn)錯(cuò)誤。新《辦法》規(guī)定：當(dāng)公文排版后所?？瞻滋幉荒苋菹掠≌挛恢脮r(shí)，應(yīng)采取調(diào)整行距、字距的措施加以解決，務(wù)使印章與正文同處一面，不得采取標(biāo)識(shí)39。此頁(yè)無(wú)正文39。的方法解決，再如印章使用的規(guī)定、請(qǐng)示文件應(yīng)當(dāng)在附注處注明聯(lián)系人的姓名和電話等等，這些地方都要求我們?cè)趯?shí)際的公文寫(xiě)作中要特別注意，以避免出現(xiàn)錯(cuò)誤。 三、公文版記常見(jiàn)錯(cuò)誤 公文版記由主題詞、抄送機(jī)關(guān)和制文機(jī)關(guān)名稱和日期組成，位于公文最后一頁(yè)，版記的最后一個(gè)要素位于最后一行。在這一部分中，最容易出現(xiàn)錯(cuò)誤的就是主題詞了。主題詞是反映公文主要內(nèi)容的規(guī)范化名詞或名詞詞組，其作用是便于計(jì)算機(jī)的管理和檢索。從當(dāng)前的公文寫(xiě)作實(shí)踐看，由于文秘人員對(duì)公文內(nèi)容把握不準(zhǔn)，對(duì)主題概念提煉不準(zhǔn)、不全或提煉過(guò)多，從而造成了在公文主題詞標(biāo)引上存在的標(biāo)引隨意性較大、錯(cuò)標(biāo)和漏標(biāo)的現(xiàn)象。如動(dòng)員群眾禁止販賣、吸毒經(jīng)驗(yàn)交流這樣的主題內(nèi)容，如果提煉成動(dòng)員群眾、毒品犯罪、經(jīng)驗(yàn)這樣的主題概念就不簡(jiǎn)煉了，未起到主題詞的作用，應(yīng)根據(jù)《國(guó)務(wù)院公文主題詞表》選用主題詞。公文寫(xiě)作為公文處理的重要部分，其質(zhì)量直接影響到本機(jī)關(guān)的管理效能和辦事效率，因此，我們必須高度重視公文的規(guī)范化寫(xiě)作。要認(rèn)真學(xué)習(xí)新《辦法》，嚴(yán)格按新《辦法》的具體規(guī)定寫(xiě)作和處理公文，要加大對(duì)機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人和文秘人員業(yè)務(wù)素質(zhì)的培訓(xùn)力度，務(wù)必避免和切實(shí)改正行政公文寫(xiě)作中出現(xiàn)的問(wèn)題，從而使公文處理工作向規(guī)范化、制度化、科學(xué)化的方向發(fā)展。公文辦理中常見(jiàn)錯(cuò)誤分析及對(duì)策 公文是公務(wù)文書(shū)的簡(jiǎn)稱,是處理公務(wù),國(guó)家技術(shù)監(jiān)督局制定了《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文格式》(GB/T9704―1999,以下簡(jiǎn)稱《格式》),國(guó)務(wù)院辦公廳制定了《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》(2001年1月1日起施行,以下簡(jiǎn)稱《辦法》),中央辦公廳制定了《中國(guó)共產(chǎn)黨各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)文件處理?xiàng)l例(試行)》(以下簡(jiǎn)稱《條例》).但是不少單位和部門制發(fā)文件,并沒(méi)有嚴(yán)格按照規(guī)定,要求去做,而是各行其是,制發(fā)文件存在很大的隨意性,造成公文格式的不規(guī)范,影響了公文的質(zhì)量和效能,更影響了集團(tuán)的行政辦公效率，因此必須引起高度重視. 一、存在的問(wèn)題 (一).《辦法》所確定的公文文種共有13類14種,即:命令,令,決定,公告,通告,通知,通報(bào),議案,報(bào)告,請(qǐng)示,批復(fù),意見(jiàn),函,均不可直接行文,但可作為附件,《關(guān)于公司退休人員一次性繳納醫(yī)療費(fèi)分期繳費(fèi)的具體操作規(guī)定》,《關(guān)于使用社會(huì)保障卡有關(guān)問(wèn)題的說(shuō)明》等,這里的操作規(guī)定,說(shuō)明均不應(yīng)作為文種使用,可以改成《關(guān)于印發(fā)公司退休人員一次性繳納醫(yī)療費(fèi)分期繳費(fèi)的具體操作規(guī)定的通知》,《關(guān)于印發(fā)使用社會(huì)保障卡有關(guān)問(wèn)題的說(shuō)明的通知》,不能作為文種使用的還有“條例”,“規(guī)定”,辦法,總結(jié),計(jì)劃等,有的甚至把安排,要點(diǎn),細(xì)則這些既不是公文文種又不是應(yīng)用文體種類的東西作為公文文種直接行文,都是錯(cuò)誤的. (二)混用文種 常見(jiàn)的是把相近的請(qǐng)示和報(bào)告:《關(guān)于批準(zhǔn)成立項(xiàng)目經(jīng)理部的報(bào)告》,《關(guān)于元旦文藝聯(lián)歡會(huì)所需經(jīng)費(fèi)的報(bào)告》.兩個(gè)標(biāo)題內(nèi)容十分明確,就是要求上級(jí)解決問(wèn)題,應(yīng)該用請(qǐng)示而不是報(bào)告.報(bào)告是向上級(jí)機(jī)關(guān)匯報(bào)工作,反映情況,答復(fù)上級(jí)機(jī)關(guān)的詢問(wèn)的,這類報(bào)告,只要把情況匯報(bào),反映清楚即可,目的是讓上級(jí)和領(lǐng)導(dǎo)了解發(fā)展情況,掌握工作進(jìn)度,做到心中有數(shù),不需要回復(fù)。而請(qǐng)示是向上級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)求指示,批準(zhǔn)的,需要回復(fù),請(qǐng)示和函混用.《辦法》規(guī)定:不相隸屬單位之間相互商洽工作,詢問(wèn)和答復(fù)問(wèn)題,(不相隸屬單位)時(shí)卻用了請(qǐng)示. (三)文版格式亂《格式》中就公文的格式,: ,用2號(hào)小標(biāo)宋體字,正文用3號(hào)仿宋體字,一般每頁(yè)排22行,每行排28個(gè)字. ,川華西(2003)240號(hào)。辦〔2003〕005號(hào)。三是字體字號(hào)不標(biāo)準(zhǔn).《格式》規(guī)定:發(fā)文字號(hào),用3號(hào)仿宋體字,居中排布。年份,序號(hào)用阿拉伯?dāng)?shù)碼標(biāo)識(shí)。年份應(yīng)標(biāo)全稱,用六角括號(hào)〔〕括入。序號(hào)不編虛位(即1不編為001),不加 第,有的小于3號(hào)。有的用小標(biāo)宋體字,有的用楷體,也有的用黑體,五花八門. .《辦法》第三章公文格式第十條第六款中明確規(guī)定公文標(biāo)題中除法規(guī),規(guī)章名稱加書(shū)名號(hào)外,一般不用標(biāo)點(diǎn)符號(hào).但在實(shí)際中操作中,關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)市政府《關(guān)于強(qiáng)化非典型肺炎防治工作責(zé)任制的緊急通知》的通知,關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)建設(shè)廳《關(guān)于實(shí)行在網(wǎng)上公示建筑企業(yè)不良行為的通知》的通知,以上兩例中的《》符號(hào)都不應(yīng)該使用,應(yīng)改為:關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)市政府關(guān)于強(qiáng)化非典型肺炎防治工作責(zé)任制的緊急通知的通知,關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)建設(shè)廳關(guān)于實(shí)行在網(wǎng)上公示建筑企業(yè)不良行為的通知的通知, .《辦法》規(guī)定:結(jié)構(gòu)層次序數(shù),第一層為一,第二層為(一),第三層為1.,第四層為(1).但是目前有些單位一些公文序數(shù)數(shù)詞仍然存在使用不規(guī)則的情況,要注意《辦法》規(guī)定的序數(shù)數(shù)詞的寫(xiě)法,其中一,下面是頓號(hào),1.下面是點(diǎn)號(hào),而(一)和(1)括號(hào)外面是不帶頓和點(diǎn)號(hào). .《辦法》規(guī)定:引用公文應(yīng)當(dāng)先引標(biāo)題,后引發(fā)文字號(hào).目前,據(jù)辦〔2003〕12號(hào)文《關(guān)于的通知》,其引用文號(hào)的方法就是不符合規(guī)定的,正確的引用方式應(yīng)為據(jù)《關(guān)于通知》(辦〔2003〕12號(hào)). ,只標(biāo)明成文時(shí)間,用漢字將年,月,日標(biāo)全。零寫(xiě)為0 ,并且右空4字,但在實(shí)際寫(xiě)作中好些單位的樣式各有不同,有的成文日期甚至早于簽發(fā)日期. 7.抄報(bào),一些單位對(duì)上級(jí)單位抄送文件時(shí)仍然沿用抄報(bào),均用抄送,《辦法》中有很多相關(guān)表述,明確行政公文不再使用抄報(bào)一詞. ,《辦法》對(duì)附件有明確的要求,但有些公文出現(xiàn)附件和正文之間的間隔或大或小,附件頂格標(biāo)識(shí),附件序號(hào)使用漢語(yǔ)數(shù)字標(biāo)識(shí),在印發(fā)文件時(shí)不管是附件還是附注全當(dāng)作附件,導(dǎo)致關(guān)系確認(rèn)錯(cuò)誤. ,:如印章歪斜,不清晰,排列不齊。印章間相交或相切,相距超過(guò)3mm。聯(lián)合行文單位印章順序混亂,或一排超過(guò)3個(gè). 二、問(wèn)題產(chǎn)生的原因 (一)學(xué)習(xí),宣傳力度不夠《辦法》施行后,很多單位和部門都不清楚《辦法》的內(nèi)容,在寫(xiě)法上完全依照慣例,經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行操作,甚至都不知道《格式》的存在,沒(méi)有按《辦法》的要求切實(shí)發(fā)揮對(duì)本機(jī)關(guān)及下級(jí)機(jī)關(guān)公文處理工作的管理,指導(dǎo),督查等職能,對(duì)新公文法規(guī)的學(xué)習(xí),宣傳和推行組織,監(jiān)督不夠. (二)對(duì)新公文法規(guī)重視不足 某些公文辦理人員對(duì)公文格式的重要性缺乏足夠認(rèn)識(shí),甚至錯(cuò)誤地認(rèn)為公文格式只不過(guò)是形式而已,只要內(nèi)容正確,格式不規(guī)范無(wú)關(guān)緊要,加上一些單位對(duì)新公文法規(guī)沒(méi)有組織學(xué)習(xí),不作廣泛深入宣傳,導(dǎo)致在公文辦理中常常沿用舊的甚至錯(cuò)誤的公文格式,大大影響了公文格式標(biāo)準(zhǔn)化的進(jìn)程. (三)公文辦理人員素質(zhì)有待提高一些公文辦理人員缺乏與時(shí)俱進(jìn)的敬業(yè)精神和責(zé)任意識(shí),工作上有敷衍了事的情緒,很少系統(tǒng)地鉆研業(yè)務(wù)知識(shí),主動(dòng)提高自身業(yè)務(wù)水平,導(dǎo)致計(jì)劃經(jīng)濟(jì)時(shí)代的知識(shí)跟不上知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代的發(fā)展,成了秦磚漢瓦,這是造成公文數(shù)量雖多而質(zhì)量不高,格式不規(guī)范的一個(gè)主要原因. (四)公文審核把關(guān)不嚴(yán)實(shí)踐中,有的公文制作者草擬公文時(shí)自由發(fā)揮,不守規(guī)則。審核人原則性不強(qiáng),或礙于情面,或忙于事務(wù),常常忽視對(duì)公文格式的把關(guān)和督查,有的公文制作程序不規(guī)范,領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)后才審核,這就不可避免公文中出現(xiàn)了很多不合規(guī)范的問(wèn)題. 三、規(guī)范公文格式的對(duì)策 (一)提高認(rèn)識(shí),增強(qiáng)做好公文格式規(guī)范化工作的自覺(jué)性。一方面各單位不僅要在思想上高度重視公文處理工作,而且應(yīng)當(dāng)在實(shí)踐中模范遵守《辦法》,并加強(qiáng)對(duì)本機(jī)關(guān)公文處理工作的領(lǐng)導(dǎo)和檢查,維護(hù)公文的嚴(yán)肅性和權(quán)威性。另一方面具體從事公文辦理的人員要抱著高度負(fù)責(zé)的態(tài)度和精益求精的精神,廣泛,深入地學(xué)習(xí),宣傳《辦法》,掌握公文寫(xiě)作的格式,正確辦理公文. (二)加強(qiáng)自身建設(shè),:德能正其身,才能勝其職,筆能成其文,樹(shù)立正確的世界觀,人生觀,價(jià)值觀,本著對(duì)企業(yè),對(duì)事業(yè)高度負(fù)責(zé)的態(tài)度,做到干一行,愛(ài)一行,鉆一行,恪盡職守,盡心盡力,鐵肩擔(dān)道義,妙手著文章.21世紀(jì)是知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代,公文辦理人員只有掌握必要的基礎(chǔ)知識(shí),精深的專業(yè)知識(shí)和寬廣的輔助知識(shí),才能切實(shí)提高公文處理的質(zhì)量和效率. (三)嚴(yán)格要求,審批都必須建立嚴(yán)格的制度和規(guī)范,明確各環(huán)節(jié)的權(quán)限和責(zé)任,改變過(guò)去只重視公文的內(nèi)容,語(yǔ)言而忽視公文格式的做法,把公文格式是否規(guī)范作為審校的重要內(nèi)容,.強(qiáng)化審核,即辦公室收到上報(bào)的需要辦理的公文后,文秘部門應(yīng)當(dāng)進(jìn)行審核,審核的重點(diǎn)是文種使用,公文格式是否規(guī)范,黨和國(guó)家對(duì)公文秘書(shū)工作提出了新的更高的要求,各級(jí)機(jī)關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)對(duì)公文秘書(shū)工作更加重視,各級(jí)辦公室的負(fù)責(zé)同志和廣大文秘人員渴望能夠全面地,系統(tǒng)地學(xué)習(xí)和掌握公文秘書(shū)工作的知識(shí)和技能,以便提高工作質(zhì)量. 因此,各級(jí)機(jī)關(guān)的辦公室要有計(jì)劃地對(duì)本部門公文辦理人員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn),組織學(xué)習(xí)新的公文法規(guī),不斷提高公文辦理人員的思想素質(zhì)和業(yè)務(wù)水平。公文處理與寫(xiě)作(授課提綱) 主講人:姜建蓉一,公文處理的法規(guī)和規(guī)范(一)最新法規(guī)(二)規(guī)范的主要內(nèi)容(一)最新法規(guī)● 《中國(guó)共產(chǎn)黨機(jī)關(guān)公文處理?xiàng)l例》 ( 中辦發(fā)〔1996〕14號(hào) ) 中共中央辦公廳1996年5月6日印發(fā)● 《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》 (國(guó)發(fā)〔2000〕23號(hào)文件 ) 國(guó)務(wù)院2000年8月24日發(fā)布 ●《中華人民共和國(guó)國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文格式》 GB/T9704—1999代替GB/T9704—1988國(guó)家質(zhì)量技術(shù)監(jiān)督局1999年12月27日發(fā)布2001年1月1日實(shí)施●《國(guó)務(wù)院辦公廳關(guān)于實(shí)施〈國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法〉涉及的幾個(gè)具體問(wèn)題的處理意見(jiàn)》 ( 國(guó)辦函〔2001〕1號(hào))寧波市的: ● 《轉(zhuǎn)發(fā)國(guó)務(wù)院關(guān)于發(fā)布〈國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法〉的通知》 ( 甬政發(fā)〔2000〕273號(hào))●《關(guān)于貫徹執(zhí)行〈國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法〉的意見(jiàn)》 ( 甬政發(fā)〔2001〕159號(hào)) (二)規(guī)范的主要內(nèi)容 《辦法》與原《辦法》相比,有哪些主要變化 (1)新《辦法》的發(fā)布者發(fā)生了重要變化.新《辦法》總則的第六條規(guī)定:各級(jí)行政機(jī)關(guān)的負(fù)責(zé)人應(yīng)當(dāng)高度重視公文處理工作,模范遵守本辦法并加強(qiáng)對(duì)本機(jī)關(guān)公文處理工作的領(lǐng)導(dǎo)和檢查.(2)新《辦法》首次對(duì)公文處理賦以科學(xué)定義.新《辦法》第三條規(guī)定:公文處理是包括公文的擬制,辦理,管理,立卷歸檔在內(nèi)的一系列銜接有序的工作. (3)新《辦法》對(duì)主要文種進(jìn)行了調(diào)整,使之更加完善.第九條將原《辦法》的12類13種修訂為13種. a. 取消了指示,增加了意見(jiàn)文種。b. 將兩告分列,不再作為一類. (4)新《辦法》對(duì)部門行文規(guī)則做出了新規(guī)定,使整個(gè)行文規(guī)則更加嚴(yán)密. 聯(lián)合行文規(guī)則:a. 政府及部門之間。b. 政府與黨,政,軍,群之間.前提是同級(jí)的或相應(yīng)的. 上行文行文規(guī)則:a. 一般不得越級(jí)請(qǐng)示和報(bào)告(意見(jiàn))。b. 請(qǐng)示應(yīng)當(dāng)一文一事。c. 請(qǐng)示只寫(xiě)一個(gè)主送,不得抄送下級(jí)。d. 報(bào)告不得夾帶請(qǐng)示事項(xiàng)。e. 不得以機(jī)關(guān)名義向上級(jí)機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人直接報(bào)送請(qǐng)示,意見(jiàn)和報(bào)告。f. 受雙重領(lǐng)導(dǎo)的機(jī)關(guān)向上級(jí)機(jī)關(guān)行文應(yīng)當(dāng)寫(xiě)明主送機(jī)關(guān)和抄送機(jī)關(guān). 部門行文規(guī)則:a. 新《辦法》第十五條規(guī)定:政府各部門除以函的形式商洽工作,詢問(wèn)和答復(fù)問(wèn)題,審批事項(xiàng)外,一般不得向下一級(jí)政府正式行文.b. 新《辦法》第十五條規(guī)定:部門內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)除辦公廳(室)外不得對(duì)外正式行文. c. 新《辦法》第十九條規(guī)定:部門之間對(duì)有關(guān)問(wèn)題未經(jīng)協(xié)商一致,不得各自向下行文.d. 新《辦法》第十七條規(guī)定:屬于部門職權(quán)范圍內(nèi)的事務(wù),應(yīng)當(dāng)由部門自行行文或聯(lián)合行文。第十八條規(guī)定:屬于主管部門職權(quán)范圍內(nèi)的具體問(wèn)題,應(yīng)當(dāng)直接報(bào)送主管部門處理. (5)新《辦法》對(duì)公文格式的要求,更加科學(xué),更加規(guī)范. 新《辦法》增加了第十一條:公文中各組成部分的標(biāo)識(shí)規(guī)則,參照《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文格式》國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行. (6)新《辦法》在發(fā)文,收文辦理的規(guī)定中,強(qiáng)調(diào)了一個(gè)非常富有新意的問(wèn)題. :公文送負(fù)責(zé)人簽發(fā)前,應(yīng)當(dāng)由辦公廳(室)進(jìn)行審核.:公文正式印刷前,文秘部門應(yīng)當(dāng)進(jìn)行復(fù)核,重點(diǎn)是:審批,簽發(fā)手續(xù)是否完備,附件材料是否齊全,格式是否統(tǒng)一,規(guī)范等.:收到下級(jí)機(jī)關(guān)上報(bào)的需要辦理的公文,文秘部門應(yīng)當(dāng)進(jìn)行審核.:對(duì)不符合本辦法規(guī)定的公文,經(jīng)辦公廳(室)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后,可以退回呈報(bào)單位并說(shuō)明理由. ,有哪些主要變化 (1)改變了名稱,確定了適用范圍.原國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)GB/T9704—1988的名稱為《國(guó)家機(jī)關(guān)公文格式》新國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)GB/T9704—1999名稱改為《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文格式》 (2)實(shí)行了新的定位方法. a. 根據(jù)字和行的概念,確定公文中各要素的具體位置.字——標(biāo)識(shí)公文中橫向距離的長(zhǎng)度單位()。行——標(biāo)識(shí)公文中縱向距離的長(zhǎng)度單位,以3號(hào)字高度加3號(hào)字高度7/8倍的距離為一基準(zhǔn)行().b. 引入了公文眉首,主體和版記三部分,將公文中內(nèi)容相關(guān)的要素進(jìn)行歸類. (3)改變了公文用紙幅面尺寸. 新標(biāo)準(zhǔn)中規(guī)定公文用紙采用GB/T148中規(guī)定的A4型紙,其成品幅面尺寸為:210mm297mm. (4)縮小了圖文區(qū). 新標(biāo)準(zhǔn)將左右白邊增加了19mm,. (5)增加了內(nèi)容. ,印刷要求,裝訂要求,公文中表格的處理等。