【正文】 4）注重效率與效益的提高 檔案編研工作的目的在于方便 社會組織 各個職能部門對相關(guān)檔案信息的利用，滿足他們對不同類別檔案信息的需求，進(jìn)而使其逐漸提升日常辦公的效率。同時編研成果可以用作重要活動、實踐和決策的參考依據(jù)，增加決策 的 科學(xué)性，間接提高機(jī)構(gòu)的效益。 主要包括哪些 結(jié)構(gòu) 項目 ？ 答：（ 1）題名：包括大事記的總標(biāo)題、記述事件的上下年限、編者。 （ 2）前言：說明編寫目的 、 大事記的性質(zhì)和范圍 、 材料來源。 （ 3）目錄：凡劃分幾個階段或若干專題編寫的大事記，階段或?qū)ｎ}名稱即為目錄。一般大事記可不設(shè)目錄。 （ 4）正文：包括大事記時間和大事記述兩個部分。正文的編排可以分為三類：其一，將大事按照時間的順序進(jìn)行排列，先排有確切日期的大事，后排準(zhǔn)確日期，日子不清的大事排于當(dāng)月末，月份不清的大事排于當(dāng)年末，年份不清的一般不予記錄；其二，先分若干時期，每一時期的大事可以歸納到幾個不同的主題下；其三，先分若干大主題，在每個主題下按照日期進(jìn)行劃分和記錄。 （ 5）附注：重要機(jī)關(guān)、重要專業(yè)、專題的大事記，篇幅較大，年限較長，內(nèi)容豐富，需正式出版或供專門人員研究用的，應(yīng)設(shè)置附注。如注釋、主題索引、人名索引等。 3. 試述檔案統(tǒng)計的基本程序。 答：（ 1） 檔案統(tǒng)計調(diào)查。檔案統(tǒng)計是從統(tǒng)計調(diào)查開始的。統(tǒng) 計調(diào)查的基本任務(wù)是通過廣泛的調(diào)查，收集并取得大量的原始數(shù)據(jù)和經(jīng)過加工的數(shù)據(jù)資料。 （ 2） 檔案統(tǒng)計資料的整理。統(tǒng)計調(diào)查所獲取的統(tǒng)計數(shù)據(jù)是原始的、分散的，必須進(jìn)行整理，使之能系統(tǒng)地反映檔案工作整體現(xiàn)象。整理的主要方法是對檔案統(tǒng)計資料進(jìn)行統(tǒng)計分組，通 過 將檔案工作中的各種現(xiàn)象分成不同類型的組，從而進(jìn)一步做比較和分析，通過統(tǒng)計表敘述和反映結(jié)果。 （ 3） 檔案統(tǒng)計資料的分析。檔案統(tǒng)計工作 的 最后一個步驟，是對調(diào)查所獲得的大量經(jīng)過整理的數(shù)據(jù)資料進(jìn)行分析研究，從而發(fā)現(xiàn)并總結(jié)出帶有典型意義的經(jīng)驗和教訓(xùn)，以便進(jìn)一步提高檔案科學(xué)管理 水平。 4. 社會組織 檔案狀況的登記工作主要包括哪些內(nèi)容？ 答： 檔案狀況登記一般可分解為檔案的數(shù)量、檔案的存在與保管情況和檔案的變化情況三個基本方面。 其登記方式主要包括： （ 1）卷內(nèi)文件目錄、全引目錄、案卷目錄和歸檔文件目錄。 （ 2）案卷目錄登記簿，案卷目錄登記簿是對所有案卷目錄進(jìn)行登記的一種登記形式，以案卷目錄的本冊為單位進(jìn)行登記，每一本案卷目錄登記為一個條目。 （ 3）總登記簿，總登記簿是檔案室用來反映檔案改進(jìn)、移出變化情況和總數(shù)的流水登記總簿。 （ 4）檔案移交（接收）登記簿，檔案移交（接收）登記簿是機(jī)關(guān) 檔案室對檔案的收進(jìn)和移出情況進(jìn)行登記的形式。 （ 5）檔案成分和數(shù)量變化情況報道表 ，檔案成分和數(shù)量變化情況報道表是檔案館（室）按要求向檔案行政機(jī)關(guān)報告其所管檔案變化情況的一種登記形式。 （ 6）檔案室案卷統(tǒng)計表，檔案室案卷統(tǒng)計表是機(jī)構(gòu)檔案室對室藏檔案每年的收進(jìn)和移出情況進(jìn)行登記的形式。 第十章 電子文件管理 1．簡述電子文件的概念和三要素。 答：電子文件又稱數(shù)字文件，是在數(shù)字設(shè)備及環(huán)境中生成，以數(shù)碼形式存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計算機(jī)等數(shù)字設(shè)備閱讀、處 理，并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳送的文件。 三要素：電子文件是內(nèi)容、結(jié)構(gòu)和背景這三個要素的統(tǒng)一體。內(nèi)容是指文件中所包含的表達(dá)作者意圖的信息。結(jié)構(gòu)是指文件內(nèi)容信息的組織表達(dá)方式，分為物理結(jié)構(gòu)和邏輯結(jié)構(gòu)。背景亦稱形成背景，在文件形成過程中生成，是說明文件來源、證明其原始性的關(guān)鍵要素。 2．電子文件鑒定工作包括哪些內(nèi)容 ? 答： 電子文件鑒定工作包括以下內(nèi)容： 電子文件的鑒別 ， 電子文件的雙重鑒定 ， 電子文件的處置 （ 包括 保存、銷毀、遷移 ） ， 對電子文件鑒定過程的監(jiān)控。 3．電子文件信息 保 護(hù)涉及哪些方面的內(nèi)容？ 答：（ 1）電子文件信息保 護(hù)的技術(shù)措施 ，包括 加密技術(shù)、身份認(rèn)證技術(shù)、備份技術(shù)、防火墻技術(shù)、物理隔離技術(shù)、入侵檢測技術(shù)。 （ 2）電子文件內(nèi)容信息保護(hù)的管理措施 ，包括 加強(qiáng)安全意識和保密意識、建立健全電子文件管理制 度、完善電子文件信息安全的法律法規(guī)體系。 4．簡述電子文件利用的原則。 答：（ 1） 廣泛原則 ， （ 2）便利原則 ， （ 3）安全原則 ， （ 4）經(jīng)濟(jì)原則。 案例分析： 運(yùn)用本章所學(xué)知識分析案例中所反映問題的成因。 1990年北京亞運(yùn)會的電子文件已經(jīng)完全無法讀取 。 1982年第三次全國人口普查的原始數(shù)據(jù)丟失 99%。 在 2022— 2022年間，接受調(diào)查 的 %的中央單位出現(xiàn)不同程度的電子文件不可讀現(xiàn)象 ?? （材料來源：陳歡歡：《電子文件流失損壞現(xiàn)象嚴(yán)重 —— 科學(xué)時報 采訪全國政協(xié)委員、國家檔案局原局長毛福民》，《科學(xué)時報》 2022年 3月 20日第四版） 答： 從材料反映的問題可以看出，電子文件的安全性應(yīng)受到大家的重視。 電子文件的安全 包括載體安全和內(nèi)容信息安全，如何讓保存的大量電子文件可讀、可用是現(xiàn)在面臨的問題。 第十一章 企業(yè)文檔管理 企業(yè)文檔與一般文檔相比 在構(gòu)成類型上 的不同。 要點(diǎn)提示：結(jié)合企業(yè)的定義、性質(zhì)和特點(diǎn)，企業(yè)文檔產(chǎn)生和存在的原因 、作用 及特點(diǎn)論述即可。 。 答： 企業(yè) 檔案 工作基本原則 如下。 （ 1） 集中統(tǒng)一管理 企業(yè)檔案。 第一，企業(yè)檔案工作實行“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理”。這是指除了檔案行政管理部門分級對企業(yè)檔案工作進(jìn)行監(jiān)督、指導(dǎo)和檢查外，各級專業(yè)主管機(jī)關(guān)要加強(qiáng)對所屬企業(yè)和本系統(tǒng)各企業(yè)檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)和指導(dǎo)。在企業(yè)內(nèi)部，由檔案部門對本企業(yè)的檔案實行 集中統(tǒng)一管理 ；重要的、需要長遠(yuǎn)保存的檔案，要按照有關(guān)規(guī)定集中在有關(guān)檔案館保存。 第二，企業(yè)檔案的管理要遵循統(tǒng)一的規(guī)章制度。即由國家檔案行政管理部門和專業(yè)主管機(jī)關(guān)制定各類檔案管 理的規(guī)定，各級企業(yè)的檔案機(jī)構(gòu)應(yīng)該以國家和本專業(yè)的檔案管理規(guī)定為依據(jù)，制定本企業(yè)的檔案管理制度，從制度上保證企業(yè)檔案管理方法的統(tǒng)一和規(guī)范。 集中統(tǒng)一管理 是企業(yè)檔案工作基本 原則 的核心，它規(guī)定了企業(yè)檔案工作的組織原則和基本管理方式。 （ 2） 維護(hù)企業(yè)檔案的完整系統(tǒng)與安全 系統(tǒng)成套是企業(yè)檔案的主要特點(diǎn)，只有維護(hù)企業(yè)檔案的完整系統(tǒng) ， 才能全面客觀地反映企業(yè)活動的全貌，才能準(zhǔn)確無誤地發(fā)揮其依據(jù)和憑證作用。此外還要保證企業(yè)檔案實體及其信息的安全。維護(hù)完整系統(tǒng)與安全 ， 實質(zhì)上就是為日后企業(yè)檔案的價值和功能的充分發(fā)揮奠定基礎(chǔ)。 （ 3） 確保企業(yè)檔案的有效利用 企業(yè)檔案工作的最終目的就是便于對檔案的利用，使檔案在企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者決策中提供借鑒作用，成為企業(yè)行政管理、生產(chǎn)經(jīng)營、科技研發(fā)、產(chǎn)品銷售等活動的依據(jù)和憑證。 。 答： 中小企業(yè) 目前 有 些已經(jīng)為 本 企業(yè)部署 了 妥善的文檔管理方案 ， 有些企業(yè)還沒有意識到文檔管理的重要性。 但現(xiàn)狀 是 ， 中小企業(yè)文檔 管理尚不能適應(yīng)企業(yè)發(fā)展的需要， 中小企業(yè)文檔管理普遍反映出來的問題是“三低一少”， 即水平低、受重視程度低、技術(shù)手段低、經(jīng)費(fèi)投入少 ， 普遍存在著“領(lǐng)導(dǎo)或法人 文檔 管理理念落后、 文檔 工作滯后、管理不規(guī)范、指導(dǎo)不到位”的問題，究其原因主要有： （ 1）領(lǐng)導(dǎo)或法人 文檔 管理理念落后。表現(xiàn)在 普遍存在 中小企業(yè) “重生產(chǎn)經(jīng)營，輕 文 檔管理”的思想， 認(rèn)為只要企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益好，有無檔案無所謂，因而不愿建檔，造成企業(yè)重要檔案的流失。 有些企業(yè)文檔 管理部門 即使 保存 有 部分檔案 ，由于殘缺不全、質(zhì)量低下， 也 根本起不到應(yīng)有的作用 。 （ 2） 文檔 工作滯后。 部分中小企業(yè) 因 看不到 文檔 管理的重要性，單位領(lǐng)導(dǎo)對企業(yè) 文檔 管理工作 缺乏 重視，認(rèn)為 文檔 工作不能直接獲得經(jīng)濟(jì)效益， 無法兌現(xiàn)企業(yè)所需的 資金 ， 相反還要投入相當(dāng)?shù)墓芾碣M(fèi)用，故對經(jīng)費(fèi)和人員 等盡量削減壓縮 ， 使 文檔 管理中經(jīng)費(fèi)有限、設(shè)施陳舊、人手不夠的矛盾日益突出。 （ 3） 文檔管理不規(guī)范。一些 中小企業(yè) 管理方式陳舊，主觀隨意性很強(qiáng)，不重視文檔管理等內(nèi)部規(guī)章制度的建立健全。甚至有的企業(yè)非法違規(guī)經(jīng)營，為使這些不良記錄規(guī)避國家法律追究而不愿意存檔。 企業(yè) 文檔管理 在 很大程度上 處于被動應(yīng)付、放任無序 的 狀態(tài) ， 而這種落后狀態(tài)也使企業(yè)文檔無法發(fā)揮作用 并 引起重視， 不能與企業(yè)各項管理工作密切融合， 造成文檔工作的邊緣化。 （ 4） 指導(dǎo)不到位 。 由于中小企業(yè)獨(dú)立性較強(qiáng)，國家的諸多政策 難以 深入貫徹落實，特別是有關(guān) 文檔 工作的方針 政策和業(yè)務(wù)知識更 是盲點(diǎn)。 檔案行政管理部門在業(yè)務(wù)指導(dǎo)、服務(wù)的方式方法等方面則不夠深入，缺乏對民營企業(yè)主建檔意愿的充分了解和溝通。由 于 缺乏 有力的監(jiān)督和指導(dǎo) ， 有的企業(yè) 文檔 工作出現(xiàn)滯后現(xiàn)象。 的 認(rèn)識。 答： 外資企業(yè) 文檔 是指外商投資企業(yè)籌建以來的各項活動中形成的對本企業(yè)以及對國家、社會具有利用、保存價值的各種文件 和檔案 （包括不同載體形式）。外資企業(yè)文檔是外資企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動的真實記錄， 建立和完善 外資企業(yè) 的 文檔管理工作 ， 有 利于 保護(hù)和利用 文檔 ，維護(hù)企業(yè)的合法權(quán)益 。 外資企業(yè) 文檔 主要有文檔來源 復(fù)雜 、 形式多樣 的特點(diǎn) 。 外資企業(yè)的 文檔管理 往往 條件優(yōu)越 ， 資金雄厚，擁有優(yōu)越的辦公條件和較先進(jìn)的檔案管理設(shè)備 ， 但 缺乏規(guī)范的 文檔 管理機(jī)構(gòu) 和 完善的 文檔 管理制度 ， 一般都沒有設(shè)置專門的檔案 機(jī)構(gòu)， 文檔 管理制度 和方 法難以按照現(xiàn)有的 統(tǒng)一 制度來規(guī)范 。 鑒于此，需完善 外資企業(yè) 文檔管理 組織， 應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對其 文檔 工作的領(lǐng)導(dǎo) ， 將其 列入企業(yè)管理計劃 ， 備具素質(zhì) 較高 的 文檔 管理人員 ， 各級政府檔案行政管理部門和上級主管部門 應(yīng)加強(qiáng) 監(jiān)督和檢查，承擔(dān)有關(guān)服務(wù)工作。 此外 ， 還應(yīng)注重 外資企業(yè) 文檔管理 各環(huán)節(jié)的規(guī)范，加強(qiáng) 文 檔 管理 歸檔制度建設(shè)。 案例分析：結(jié)合以下案 例，說明企業(yè)文檔工作人員應(yīng)如何著手本企業(yè)文檔管理業(yè)務(wù)。 新成立的茂昌建材公司由秘書小王負(fù)責(zé)單位文檔工作。為了保證公司文檔的齊全完整，收到來文，除送領(lǐng)導(dǎo)及相應(yīng)部門傳閱、辦理的各種文件材料外，每辦理完畢一個文件材料，她就將其收入辦公室文件柜中，包括本公司設(shè)備征訂廣告、干部任免文件、產(chǎn)品設(shè)計 圖 、 設(shè)備儀器安裝調(diào)試 材料、 原材料采購 材料 、庫存供應(yīng)材料 、外單位來訪介紹信、外單位設(shè)備征訂廣告以及各種 照片、磁帶 等等。這樣，一年多來， 她 已整整齊齊地碼放了幾柜子的文檔材料。小王最怕的就是有人來調(diào)用文檔材料，因為每到此時，她就要手 忙腳亂地翻找，往往卻是徒勞，領(lǐng)導(dǎo)批評、同事埋怨，她也迫切想改變這種狀況，好好整理一下文檔，但卻不知如何下手 。 答： 本案例中， 秘書小王負(fù)責(zé)單位文檔工作 ， 除送領(lǐng)導(dǎo)及相應(yīng)部門傳閱、辦理的各種文件材料外，每辦理完畢一個文件材料就收入辦公室文件柜中是不對的，應(yīng)按規(guī)定的 歸檔 基本要求 和 歸檔范圍 來整理， 外單位來訪介紹信、外單位設(shè)備征訂廣告不屬于歸檔范圍 ， 應(yīng) 將其 去掉，其余應(yīng)歸檔的材料應(yīng)注意分類存放，例 如：本公司產(chǎn)品設(shè)計 圖 屬 產(chǎn)品生產(chǎn)方面 的 材料 ， 本公司 設(shè)備征訂廣告屬 經(jīng)營銷售 類 ， 設(shè)備儀器安裝調(diào)試 材料屬 設(shè)備儀器 類 ， 原材料采購、庫存 屬 物資 供應(yīng) 類 ，干部任免文件屬 黨、政、工、團(tuán)工作 類 ， 各種 照片、磁帶 則屬其 他 載體類。 首先應(yīng) 根據(jù)國家和有關(guān)部門檔案分類編號的規(guī)定， 結(jié)合本企業(yè)的 管理職能、檔案形成特點(diǎn)等 具體情況 ， 編制企業(yè)檔案分類 方 案，以此作為企業(yè) 檔案的分類、排列與編目依據(jù) 。 根據(jù) 企業(yè)檔案分類方 案分類、 整理后， 應(yīng)當(dāng)將案卷逐個登記到案卷目錄上 ，這是 查找利用企業(yè)檔案的最基本檢索工具。 系統(tǒng)整理、編目 后的檔案應(yīng) 存放 在 專用柜、架 上， 排架方法要科學(xué)和便于查找。 王秘書不按規(guī)定 要求整理、歸檔， 把所有材料都堆放在一起，必然難以查找。