【文章內(nèi)容簡介】 文件特別緊急，秘書應(yīng)當及時與領(lǐng)導(dǎo)取得聯(lián)系，或者電話進行批示，或者由其他領(lǐng)導(dǎo)批示，切忌一味等待領(lǐng)導(dǎo)批示，延誤了文件的處理時間。第二次小王沒能細心對領(lǐng)導(dǎo)的批示進行檢查，導(dǎo)致承辦單位的誤讀。在批辦和承辦過程中， 遇到字跡模糊或批示不明之處，秘書要及時請 示領(lǐng)導(dǎo)，以求明示，切忌一知半解、胡亂猜測，影響文件的辦理與執(zhí)行，同時要及時監(jiān)督文件的承辦情況，如遇到與文件批示不相符的情況，應(yīng)當及時糾正，避免出現(xiàn)文件批示與承辦相悖的情況發(fā)生。 案例分析：請結(jié)合內(nèi)部文件 管理的相關(guān)理論，分析下述案例。 美國拾荒婦女拾獲官員內(nèi)部文件，揭開市長工資遠超總統(tǒng)的黑幕 今年 53 歲的簡 ?艾麗斯是美國洛杉磯轄內(nèi)貝爾市的一位貧民，她的丈夫在很早以前就去世了，多年來她一直靠拾荒度日。 2022 年 7 月初的一天，艾麗斯在拾荒時途經(jīng)貝爾市政府門口，里面一位清理工叫住了她，指著一大堆由辦公室整理出來的廢紙，要求其搬走。艾麗斯?jié)M載而歸，在整理那些廢棄文件的時候，她發(fā)現(xiàn)了一張貝爾市官員們的工資明細文件，只見上面清楚地寫著包括市長赫爾南德茲、警察局局長蘭迪 ?亞當斯、助理執(zhí)政官安吉拉 ?斯帕希等人的年薪記錄。艾麗斯看到這份工資明細文件之后，感到無比憤怒和厭惡，她怎么想也不明白，當貝爾市有許多人都像她一樣苦苦掙扎求生之時，那些政府官員怎么能心安理得地拿著那么高的薪水！艾麗斯走上了街頭，以演講的方式宣傳這件事：“美國總統(tǒng)都比貝爾市的那些官員要掙得少，我認為這足以表明貝爾市官員的薪水高得太過分，我們的貝爾市議會已經(jīng)徹底背棄了對納稅人的責(zé)任！” 艾麗斯的舉動引起了《洛杉磯時報》的關(guān)注，他們很快聯(lián)合洛杉磯地方檢察官對此進行調(diào)查，并確認了艾麗斯提供的信息準確，并隨之報道了這件事。結(jié)果，引發(fā)洛杉磯乃至全美的高度關(guān)注，群情憤慨。 迫于民意，貝爾市政廳的官員和議員們在 7 月 26 日召開了“反省會議”。在這次會議上，政府審查組織的行政長官和助理行政長官、警察局局長等 4 名高薪官員宣布辭職。同時，迫于壓力的議員們?nèi)蓖ㄟ^決議：包括市長赫爾南德茲在內(nèi)的所有政府高薪官員和議員，都自減薪水 90%?。ㄕ浴堆虺峭韴蟆?2022 年 8 月 17 日，略有刪改） 答 ： 本 案例應(yīng)當運用機構(gòu)內(nèi)部文件管理的相關(guān)理論進行解釋。案例中 ， 被女保潔員發(fā)現(xiàn)的是一張貝爾市官員們的工資明細文件，這份文件涉及機構(gòu)內(nèi)部報酬分配這種十分敏感的問題，作為內(nèi)部文件 ，其 應(yīng)當 得到 嚴密的保存。首先 ， 不論貝爾市政府的這種做法是否合法，其市政府對內(nèi)部文件保管的態(tài)度和方式是錯誤的。對于涉及機構(gòu)機密和相關(guān)責(zé)任人利益的文件 ， 應(yīng)當與其他內(nèi)部文件分別保管，避免出現(xiàn)因為文件整理不利而造成文件的失密泄密情況發(fā)生。其次 ， 對于沒有保存價值的文件，秘書應(yīng)當及時銷毀，這種文件銷毀工作不能交由外人處理，或把其當作廢品變賣，而應(yīng)當利用碎紙機銷毀后， 再 運到指定地點處理，不能將內(nèi)部文件當作其他類型的廢紙一樣處理。最后 ， 對于應(yīng)該對外公開的內(nèi)部文件，秘書應(yīng)當報請相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準公開，以此保證機構(gòu)運轉(zhuǎn)的廉政和透明。 第五章 文書管理 。 答：文書管理是指通過嚴格規(guī)范的制度和科學(xué)有效的方法對文書的數(shù)量、質(zhì)量和運作過程進行的監(jiān)控和掌管。文書管理有廣義和狹義兩種理解。廣義的文書管理也稱全面管理，指對文書從生成到變成檔案或銷毀的整個生命周期的所有工作環(huán)節(jié)的全程管理，包括文件數(shù)量控制、文件擬寫制作管理、文書運轉(zhuǎn)辦理管理、文書傳遞管理、文書整理歸檔管理、文書保密管理、文書清退和銷毀管理、文書工作規(guī)章制度制訂、印信管理等內(nèi)容，廣義的文書管理由組織內(nèi)一切與文書發(fā)生關(guān)系的個人和機構(gòu)共同分工負責(zé)。狹義的文書管理主要指 對文書的保管、利用和清退等方面的管理，狹義的文書管理主要由組織內(nèi)專門從事文書工作的人員和部門承擔(dān)。 文書管理有利于提高文書工作的質(zhì)量和效率 ， 有利于保證文書的安全 ， 為檔案工作奠定堅實基礎(chǔ)。 。 答：第一，統(tǒng)一管理原則。第二，分類管理原則。第三，安全保密原則。第四，方便利用原則。 ？ 答： 包括 文書的保管，文書的借用和閱讀，文書的翻印、轉(zhuǎn)發(fā)和匯編，文書的保密，文書的清退和清理。 ？ 答：文書借閱制度、閱覽室閱文制度、文書翻印復(fù)印制 度、文書保密制度、文書的清退清理制度等。 案例分析： 利用本章所學(xué)知識，對下面的《 大學(xué)黨委辦公室機要文件管理規(guī)定》的得失做出評析。 大學(xué)黨委辦公室機要文件管理規(guī)定 一、文件的領(lǐng)取 ,不該看的不看 ,不該問的不問，不該說的不說。 ,核對無誤后取回。一般情況每周最少領(lǐng)取一次 ,特殊情況隨叫隨到。 ,工作人員取文后應(yīng)直接回到辦公室 ,不得辦理與文件無關(guān)的事宜或攜文到其它公共場所。 應(yīng)及時分發(fā)到有關(guān)人員手中 ,并做好交接登記 ,不得延誤。 二、文件的傳閱 ,不得擅自擴大或縮小范圍。 ,閱后應(yīng)及時鎖入保密柜；其他人閱文必須到閱文室或機要室。 ,絕密件、地師級文件、密碼電報隨傳隨收 ,并做好簽收記錄。 三、文件的翻印 絕密文件和發(fā)文機關(guān)規(guī)定不準翻印的文件，一律不得擅自翻印。上級機關(guān)制發(fā)的“機密”、“秘密”級文件 ,確需翻印的 ,必須經(jīng)黨辦主任批準 ,由機要人員親自復(fù)印 ,復(fù)印件上加蓋復(fù)印章 ,并做好 登記 , 限期歸還。翻印后的文件與原文件同等管理。 四、文件的清退、歸檔和銷毀 ,必須由專人專車及時清退。確因工作需要留存的密件 ,必須報本單位主管領(lǐng)導(dǎo)批準 ,并做好登記手續(xù)。 ,均應(yīng)先清理登記造冊 ,列出擬歸檔和銷毀的文件清單 ,報單位主管領(lǐng)導(dǎo)審批后 ,分別送到校檔案館歸檔和上級指定的文件銷毀站銷毀。歸檔和銷毀都要做好交接手續(xù)。 答 ：該學(xué)校的機要文件管理規(guī)定，符合國家有關(guān)法規(guī)精神，符合文書管理的相關(guān)規(guī)定，依照文書收進處理的程序，制定了一系列保密措施，程序簡明，操作性強，整體看是相當不錯的。 該規(guī)定有兩個主要不足：一是只關(guān)注收進文件的保密，沒有注意外發(fā)文件在擬寫、制作、傳遞、歸檔等方面的保密管理，管理上有漏洞；二是只規(guī)定了正確的做法，沒有制定違反規(guī)定后的處罰條款，使得該文件的執(zhí)行力度大打折扣。 第六章 文書工作與檔案工作的銜接 、鑒定的關(guān)系。 答：文書的終結(jié)處理包含確定歸檔范圍、劃分保管期限、按件或按卷整理 文件、歸檔等內(nèi)容。按照國家相關(guān)規(guī)定，文書立卷歸檔、歸檔文件整理由組織的文書部門而非檔案部門承擔(dān)。從社會組織內(nèi)部的工作實際看，其中的確定歸檔范圍、歸檔與檔案的收集工作重疊，劃分保管期限與檔案價值鑒定工作重疊，整理和立卷又和檔案整理工作相重疊。 可見，從社會組織的角度看，文書的終結(jié)處理和檔案的收集、鑒定基本上是一回事，只是人們從不同角度的不同指稱方法而已：從文書工作角度稱文書終結(jié)處理，從檔案工作角度稱收集和鑒定。 需要指明的是，我們稱文書的終結(jié)處理與檔案工作中的收集、價值鑒定工作基本是一回事，是從社會組織的工作 層面看的。如果超越了社會組織的范圍，就整個社會的檔案工作看，二者是不等同的。檔案工作中的收集除包含組織內(nèi)部的文書歸檔之外，還包括面向社會征集歷史檔案、檔案館之間互相交接檔案等內(nèi)容；檔案的價值鑒定除包含文書歸檔之前的存毀鑒定、保管期限鑒定外，還包含檔案的真?zhèn)握鐒e、期滿鑒定和開放鑒定等內(nèi)容。 ？ 答： （ 1）要了解確定歸檔范圍的法規(guī)依據(jù)。確定文件材料的歸檔范圍，應(yīng)以《中華人民共和國檔案法》為依據(jù)，以國家檔案局頒布的《機關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》為指導(dǎo)，按照辯證唯物主義和歷史唯物 主義的觀點和方法，從本機關(guān)形成文件材料的實際情況出發(fā)，實事求是地對文件材料進行鑒定和取舍。根據(jù)這一指導(dǎo)思想，凡是反映本機關(guān)工作活動、辦理完畢、具有查考利用價值的文件材料均應(yīng)歸檔。 （ 2）要掌握歸檔和不歸檔文件的種類 應(yīng)歸檔的文件材料： 反映本機關(guān)主要職能活動和基本歷史面貌的，對本機關(guān)工作、國家建設(shè)和歷史研究具有利用價值的文件材料； 機關(guān)工作活動中形成的在維護國家、集體和公民權(quán)益等方面具有憑證價值的文件材料； 本機關(guān)需要貫徹執(zhí)行的上級機關(guān)、同級機關(guān)的文件材料 ， 下級機關(guān)報送的重要文件材料； 其他對本機關(guān)工作具有 查考價值的文件材料。 不歸檔的文件材料： 上級機關(guān)的文件材料中，普發(fā)性 的、 不需本機關(guān)辦理的文件材料，任免、獎懲非本機關(guān)工作人員的文件材料，供工作參考的抄件等； 本機關(guān)文件材料中的重份文件，無查考利用價值的事務(wù)性、臨時性文件，一般性文件的歷次修改稿、各次校對稿，無特殊保存價值的信封，不需辦理的一般性人民來信、電話記錄，機關(guān)內(nèi)部互相抄送的文件材料，本機關(guān)負責(zé)人兼任外單位職務(wù)形成的與本機關(guān)無關(guān)的文件材料，有關(guān)工作參考的文件材料； 同級機關(guān)的文件材料中，不需貫徹執(zhí)行的文件材料，不需辦理的抄送文件材料； 下級機關(guān)的文 件材料中，供參閱的簡報、情況反映，抄報或越級抄報的文件材料。 3. 如何正確地判斷檔案的保存價值？ 答：（ 1）堅持價值鑒定的原則 我國現(xiàn)階段檔案鑒定的總體原則是：從國家和人民的利益出發(fā)，用全面的、歷史的、辯證的觀點來判定和預(yù)測檔案的價值。 （ 2）使用正確的鑒定方法 檔案價值鑒定最基本的方法是直接鑒定法，即 直接、具體地審查檔案，要求檔案鑒定人員逐件審查檔案材料，從它的內(nèi)容、作者、名稱、可靠程度等方面，全面考查分析確定其價值，不能只根據(jù)文件題名、名稱、文件目錄等確定檔案價值。 （ 3）掌握正確的鑒定程序 我國現(xiàn)行 社會組織的檔案鑒定工作一般按以下三個階段進行： 第一，各組織檔案室根據(jù)國家檔案局的原則精神和本單位的具體情況確定本單位的《歸檔文件范圍》和《檔案保管期限表》等文件，剔除沒有保存價值的文件，即“不歸檔文件”，由文書處理部門或業(yè)務(wù)部門保存一 兩 年后加以銷毀 ， 或作為參考資料使用。 第二，根據(jù)《檔案保管期限表》確定文件的保管期限。 第三，檔案價值復(fù)審。 ，立檔單位為 A 市人民政府，并說明所使用的立卷特征。 （ 1） A 市 B 區(qū)社會經(jīng)濟發(fā)展的調(diào)查報告 （ 2）合作開發(fā)紅星灣問題的意向書 （ 3） A 市 二○○○年災(zāi)情通報 （ 4） A 市二○○○年五一勞動模范評定辦法 （ 5） A 市 B 區(qū)經(jīng)濟總體運行態(tài)勢的預(yù)測報告 （ 6） A 市關(guān)于表彰二○○○年先進單位、先進個人的決定 （ 7） A 市人民政府關(guān)于表彰抗洪搶險先進單位、先進個人的決定 （ 8） C 市關(guān)于合作開發(fā)紅星灣問題給 A 市的復(fù)函 （ 9） A 市二○○○年先進單位、先進個人選送程序 （ 10） A 市人民政府關(guān)于發(fā)放救災(zāi)物資的辦公會議紀要 （ 11） A 市 B 區(qū)財政狀況分析報告 （ 12） A 市關(guān)于合作開發(fā)紅星灣問題給 C 市的函 答： 第一卷：（ 1）（ 5）（ 11），責(zé)任者特征； 第二卷：（ 2）（ 8）（ 12） ， 問題特征； 第三卷：（ 3）（ 10） ， 問題特征； 第四卷：（ 4）（ 6）（ 7）（ 9） ， 問題特征。 。 答：共同點： 第一，兩種文件整理方法都是針對紙質(zhì)文件進行整理、裝訂，編制文件目錄、備考表并裝入卷盒。 第二，在文書整理原則和質(zhì)量要求上，兩種方式也是一致的。 第三，文書立卷所遵循的國家標準《文書檔案案卷格式》與歸檔文件整理所遵循的行業(yè)標準《歸檔文件整理規(guī)則》也有許多共通之處，如檔號章與歸檔章、卷內(nèi)文件目錄與歸檔文件目錄、卷內(nèi)備考表與備考表等的樣式、填制方法和要求均大同小異。 較之傳統(tǒng)的 立卷 方法，歸檔文件整理方法的 不同主要 在于 ： 第一，對文檔 實行文件級管理， 不需要將文件立為案卷， 免除了組卷不合理、案卷題名不規(guī)范、 一人一個標準的 繁瑣、復(fù)雜的 文件 組卷過程。 第二，文件整理一般以一份文件為單位， 界定 “ 件 ” 的概念時 ，將文件正本與定稿為一件，正文與附件為一件，原件與復(fù)制件為一件，轉(zhuǎn)發(fā)件與被轉(zhuǎn)發(fā)件為