【正文】 Company Confidential For internal use only 圖 315：關(guān)閉會計期 29 Company Confidential For internal use only UNIT4 憑證錄入管理 單元培訓(xùn)目標(biāo) 理解總帳模塊中憑證來源和業(yè)務(wù)分類 理解會計期間的狀態(tài)和使用 掌握憑證修改和更正流程 掌握幾種憑證錄入方式和特點 30 Company Confidential For internal use only LESSON 1 憑證來源和分類，總帳會計期間 憑證來源和分類 憑證來源 ORACLE 提供各種預(yù)定義的憑證來源類型供選擇，也可根據(jù)需要增加設(shè)置 預(yù)定義來源如圖 41： 業(yè)務(wù)來源 憑證來源 應(yīng)收帳款 應(yīng)收款 應(yīng)付帳款 應(yīng)付款等 固定資產(chǎn) 資產(chǎn)等 庫存 庫存等 總帳 成批分配、兌換、公司間、重估、合并、結(jié)轉(zhuǎn)、經(jīng)常性、人工、預(yù)算日記帳、轉(zhuǎn)帳等 采購 采 購等 項目 項目 圖 41：憑證來源 手工憑證在預(yù)定義來源范圍內(nèi)，直接利用原定義。 子模塊憑證來源類別亦采用預(yù)定義設(shè)置。 憑證分類： ORACLE 提供多種預(yù)定義的憑證分類，包含子模塊導(dǎo)入、系統(tǒng)自動生成的憑證類別，預(yù)定義的分類名稱可更改，根據(jù)需要也可任意增加。 預(yù)定義的憑證類型如圖 42： 業(yè)務(wù)來源 主要憑證類型 應(yīng)收帳款 借項通知單、貸項通知單、收入、收據(jù)、雜項收據(jù)、銷售發(fā)票、貸項通知單等 應(yīng)付帳款 采購發(fā)票、付款等 固定資產(chǎn) 增加、報廢、折舊、轉(zhuǎn)移、調(diào)整等 庫存 接收、 MTL（物料業(yè)務(wù)）等 總帳 重估、合并、記帳憑證等 采購 采購等 圖 42：憑證分類 會計期間的分類和特點 會計期間類型 Oracle 系統(tǒng)的會計期間 除總帳管理系統(tǒng)標(biāo)準(zhǔn)期間類型 “月 ”、 “季度 ”和 “年度 ”之外，還可以定義自己的期間類型。 例如，圖 43 中期間類型“ CTHK 月份”是自定義的期間類型。 可以在定義組織的會計日歷時使用這些期間類型。 會計年度類型 會計期間 年度類型 有 會計年度 和 日歷年度 兩種 。選擇 “日歷 ”以使用該系統(tǒng)名的會計期開始的年度 ， 選擇 “會計 ”以使用該系統(tǒng)名的會計年度結(jié)束年度。 31 Company Confidential For internal use only 例如，假定會計年度為 7 月 1 日 至 6 月 30 日，當(dāng)前日期為 1995 年 7 月 15 日。如果選擇 “日歷 ”年度類型，則由于此處的 7 月從 1995 年開始，因而總帳管理系統(tǒng)會將年度 1995 加到期名 (JUL95) 中。如果選擇 “會計 ”年度類型，則由于會計年度在 1996 年結(jié)束，因而總帳管理系統(tǒng)會將 1996 加到期名 (JUL96) 中 。 圖 43：會計期間類型 會計期間狀態(tài) 會計期間有五種狀態(tài) 打開： 允許日記帳分錄和過帳。 關(guān)閉 ：在會計期重新打開之前不允許日記帳分錄和過帳，但允許報告和查詢。 永久關(guān)閉： 不允 許日記帳分錄和過帳。無法更改此期間狀態(tài)，但允許報告和查詢。 從 不打開： 不允許日記帳分錄和過帳?？値す芾硐到y(tǒng)將對日歷中第一個打開期間之前的任何期間，或者任何定義的但不可在將來輸入的期間指定此狀態(tài)。無法更改此期間狀態(tài)。 將來 _錄 入： 允許日記帳分錄，但不允許過帳。期間尚未打開，但在 “帳套 ”窗口中指定的可在將來輸入的期間之內(nèi)。將無法不使用并發(fā)處理來打開期間而更改此期間狀態(tài)。 可以打開新的會計期、關(guān)閉會計期、重新打開關(guān)閉的會計期以及打開保留年度（如果使用保留會計）。 此外，如果 使用多報表幣種，則必須打開 /關(guān)閉主 帳套和每個報表帳套中的會計期。 32 Company Confidential For internal use only LESSON 2 憑證修改和調(diào)整 由應(yīng)付、應(yīng)收、采購等子模塊引入的憑證是不能直接在總帳中修改的。如果這些憑證出現(xiàn)了錯誤，只能在子模塊中修改，然后再引入到總帳中來調(diào)整以前的錯誤憑證。只有手工錄入的憑證可以在總帳中直接修改。 審批前修改和調(diào)整 憑證只是存盤，尚未做其他動作，可以直接在憑證上修改。 （Ｎ）憑證 → 輸入，進(jìn)入“查找日記帳”窗口。 在“查找日記帳”窗口輸入查詢條件，找到該筆憑證，點擊“復(fù)核日記帳”按鈕，顯示該筆日記帳的詳細(xì)情況，進(jìn)行修改。 更改憑證的期間。 點擊“其他活動”按鈕，進(jìn)入“其他活動”窗口，點擊“更改期間”按鈕，在“更改期間”窗口中輸入新的會計期間和有效日期，如圖 44。 圖： 44 更改憑證會計期間 更改日記帳分錄幣種。點擊“更改幣種”按鈕，進(jìn)入“更改幣種”窗口（圖 45），輸入新的幣種，日期，類型和匯率，點擊“確定”按鈕。 注： 有關(guān)外幣的設(shè)置，請參考“外幣業(yè)務(wù)”。 圖 45：更改憑證幣種 類型有用戶、公司和周期三種 新幣種 33 Company Confidential For internal use only 對說明、類別、行、金額、帳戶等的更改，可直接在 窗口中選中所需更改的內(nèi)容，直接修改即可。 憑證已進(jìn)行了資金檢查或準(zhǔn)備，但還沒有提交審批，則必須點擊“其他活動”按鈕，進(jìn)入“其他活動”窗口后點擊“非保留資金”按鈕，將已經(jīng)保留的預(yù)算額度釋放，然后進(jìn)行修改。修改操作同上。 審批后修改和調(diào)整 憑證已進(jìn)行審批，但還沒有過帳，則必須由審批人對該筆憑證作出回應(yīng)，然后再取消資金檢查，即點擊“非保留資金”按鈕，才可進(jìn)行修改。修改操作同上。 34 Company Confidential For internal use only LESSON 3 反沖憑證 通過反沖產(chǎn)生調(diào)整憑證 憑證已經(jīng)過帳，則只能通過補記一張憑證調(diào)整或?qū)⒃咒洓_回。 例如，無錫分公司在 會計期間“ 042022”做了一筆分錄如下： 借：現(xiàn)金（ ） 10000 貸：銀行存款（ ） 10000 該憑證已通過審批，并已過帳。但發(fā)現(xiàn)借貸方向顛倒了，應(yīng)為借“銀行存款”，貸“現(xiàn)金”。由于已過帳，只能反沖憑證。 操作如下： （Ｎ）憑證 → 輸入，在“查找日記帳”窗口查詢該筆分錄。 點擊“復(fù)核日記帳”按鈕，進(jìn)入“日記帳輸入”窗口。 點擊“其他明細(xì)”按鈕，進(jìn)入“其他明細(xì)”窗口（圖 46），選擇該筆沖銷分錄所在的會計 期間和沖銷方法。沖銷方法共有兩種： 切換借項 /貸項 ：總帳管理系統(tǒng)會通過切換原始日記帳分錄的借項和貸項金額來創(chuàng)建沖銷日記帳。在沖銷應(yīng)計費用時通常會使用此方法。 更改標(biāo)志 ：總帳管理系統(tǒng)會通過將原始日記帳金額的正號更改為負(fù)號來創(chuàng)建沖銷日記帳。在沖銷日記帳以更正數(shù)據(jù)錄入錯誤時，通常會使用此沖銷方法。 圖 46：其他明細(xì) ４、點擊“沖銷日記帳”按鈕，則系統(tǒng)運行一后臺進(jìn)程，自動生成一沖回分錄。分錄批組名規(guī)則為：“反沖” +被取消的日記帳名稱 +取消時間 +進(jìn)程號。同時原分錄的狀態(tài)變?yōu)椤耙褯_銷”的。將該批過帳，則原分錄 得以沖回。 35 Company Confidential For internal use only LESSON 4 利用經(jīng)常性和成批分配憑證的產(chǎn)生憑證 該操作主要適用于定期發(fā)生的一些重復(fù)性分錄的處理，如費用的預(yù)提和分?jǐn)?、待攤，稅金的計提等分錄的定義與生成等。 GL 的解決方案是定義重復(fù)性分錄公式，在定義之后，定期運行這些公式即可得到所要分錄，避免了重復(fù)性的的手工錄入工作。 GL 能提供三種類型的重復(fù)性分錄： 框架分錄：僅有分錄的借貸方科目，金額需要手工補充。例如計提折舊、計列收入，每月的憑證行相同，但金額不同。 標(biāo)準(zhǔn)分錄：有借貸方科目及金額，但借貸方金額是固定數(shù)。例如待攤、預(yù)提型分錄，每月的 分錄都相同。 公式分錄：有借貸方科目及金額，借貸方金額是變量。其值根據(jù)變量的值來定。例如計提稅金型分錄。 經(jīng)常性憑證的定義和使用 經(jīng)常性分錄是手工對分錄的每一行都指定一公式，一個公式只能得到一個分錄行金額。典型的業(yè)務(wù)根據(jù)收入計提稅金等?？捎糜谏伤械闹貜?fù)性分錄。 定義經(jīng)常性分錄 操作流程如下： １、 （Ｎ） 憑證 定義 經(jīng)常性 ,進(jìn)入“定義經(jīng)常性日記帳公式”（圖 47）。 圖 47：定義經(jīng)常性日記帳公式 輸入批組名及說明信息：該批組名將作為生成的重復(fù)性分錄批組名的一部分。 最后執(zhí)行欄：標(biāo)明該批組執(zhí) 行的最后一個會計期和日期，是不可輸入的。 若需借用其他批組的經(jīng)常性分錄公式，則選擇 自動復(fù)制 ，并選擇相應(yīng)的批組 36 Company Confidential For internal use only 名。 輸入日記帳分錄名稱及分類：該名稱將作為重復(fù)性分錄名的一部分，分類將作為重復(fù)性分錄的類別。在一批組下可以定義若干日記帳分錄。 有效日期：該公式的有效日期范圍。 選擇行：進(jìn)入“日記帳分錄行”窗口。每一欄代表一個分錄行。輸入欄目所在的行數(shù)及該行帳戶。 輸入該欄目的描述（任選項）：該描述將作為對應(yīng)分錄行的描述。 輸入該分錄行的計算公式（或計算步驟）：該公式可以是常數(shù)，也可以是帶變 量的公式。變量為某帳戶某期間（當(dāng)前周期、前一周期等）的余額或本期發(fā)生凈值。公式將決定該分錄行是如何計算其金額的。如要定義框架分錄，則只須輸入該行的帳戶既可，無須公式。 注：公式遵循 EASYCACL 的規(guī)則。舉例說明該規(guī)則如下： 輸入計算公式： A * B，則應(yīng)輸入如下幾項： 因子 運算符 解釋 A 輸入 輸入 A 后，后跟輸入操作符，用以分離第二個值 B * 輸入 B 后，規(guī)定 * 運算操作符，用以執(zhí)行與 A 的乘法運算 類似輸入分錄的其他行。 1最 后增加自動抵消行，并定義自動抵消行的帳戶，其作用是當(dāng)定義的分錄借貸不平時，將差額記入該帳戶，該行的行號特定為 9999，然后存盤完畢。 例如，無錫分公司每月應(yīng)計提營業(yè)稅金及附加，其借貸方科目是固定的，即營業(yè)稅金及附加 _營業(yè)稅與營業(yè)稅金及附加 _教育費附加。其中，營業(yè)稅為通信業(yè)務(wù)收入和預(yù)收帳款 _預(yù)付費業(yè)務(wù)之和的 3%，教育費附加為營業(yè)稅的 1%。因此應(yīng)采用公式分錄。 第一行，計提營業(yè)稅金及附加 _營業(yè)稅（圖 48）。 來源：通信業(yè)務(wù)收入。 公式：通信業(yè)務(wù)收入乘（３％）。因為收入帳戶的余額和計提稅金時應(yīng)記入應(yīng)交稅金帳戶的 同在貸方。 第二行，計提營業(yè)稅金及附加 _營業(yè)稅（圖 49）。 來源：預(yù)收帳款 _預(yù)付費業(yè)務(wù)。 公式：預(yù)收帳款 _預(yù)付費業(yè)務(wù)收入乘（３％）。 第一行和第二行也可合并到同一行。 第三行，計提營業(yè)稅金及附加 _教育費附加（圖 410）。 來源：通信業(yè)務(wù)收入，預(yù)收帳款 _預(yù)付費業(yè)務(wù)。 公式：（通信業(yè)務(wù)收入＋預(yù)收帳款 _預(yù)付費業(yè)務(wù)）＊（ ％）。 37 Company Confidential For internal use only 圖 48：計提通信業(yè)務(wù)收入的應(yīng)交營業(yè)稅 圖 49：計提預(yù)收帳款 _預(yù)付費業(yè)務(wù)的應(yīng)交營業(yè)稅 目標(biāo)：營業(yè)稅金及附加 _營業(yè)稅 來源： 預(yù)收帳款 _預(yù)付費業(yè)務(wù)。 按照 %的比例計提。 目標(biāo)：營業(yè)稅金及附加 _營業(yè)稅 來源：通信業(yè)務(wù)收入 按照 %的比例計提。 38 Company Confidential For internal use only 圖 410：計提通信業(yè)務(wù)收入和預(yù)收帳款 _預(yù)付費業(yè)務(wù)的應(yīng)交教育費附加 生成經(jīng)常性分錄： １、進(jìn)入：憑證 生成 經(jīng)常性，選擇要運行的重復(fù)公式及運行的會計期，會計期決定了系統(tǒng)生成的分錄所在的會計期（圖 411）。 圖 411：生成經(jīng)常性日記帳 ２、選擇：生成。系統(tǒng)產(chǎn)生一后臺進(jìn)程，進(jìn)程完畢后，分錄生成。 建議：該操作一般在期末過帳及相關(guān)科目的余額已確定之后再提交運行。 運行后，可在“查找日記帳”窗口查詢到該經(jīng)常性分錄所生成的日記帳，如圖 412 所示： 目標(biāo)： 營業(yè)稅金及附加 _教育費附加 按合計比例的%記提 39 Company Confidential For internal use only 圖 412：查詢經(jīng)常性分錄生成的日記帳 成批分配憑證的定義和 使用（業(yè)務(wù)舉例，操作路徑，配圖） 成批分?jǐn)偡咒浭菍⒛骋活悗舻挠囝~分?jǐn)偟搅硪活悗羯稀Ｋx一個公式就能生成多行的分錄。典型的業(yè)務(wù)如將不能確認(rèn)到部門的費用分?jǐn)偟礁鞑块T。其主要用于生成公式分錄。 定義成批分配憑證的操作流程如下： 進(jìn)入：憑證 定義 分配， 輸入或查詢需要將公式添加到的成批分配批名稱（圖 4