【正文】 一般電話的干擾。 技巧六：一般工作“案例化”，固定工作“標(biāo)準(zhǔn)化” ? 科學(xué)管理之父 ——泰羅提出了一個(gè)管理“例外”原則，就是管理者只管條例、規(guī)章制度中沒有規(guī)定的例外事件。同樣的問題反復(fù)出現(xiàn)后，把結(jié)果和處理記錄下來，列入規(guī)章制度，使其“案例化”，下次再處理，就有了標(biāo)準(zhǔn)，處理辦法就標(biāo)準(zhǔn)化了。這是使管理人員擺脫瑣事的有效方法。 技巧七：嚴(yán)禁事必親躬 ? 尤金 杜邦在掌管杜邦公司之后，堅(jiān)持實(shí)行一種“凱撒式”的經(jīng)營(yíng)管理模式，“一根針穿到底”，絕對(duì)控制管理權(quán)力。 ? 公司的所有主要決策和許多細(xì)微決策都要由他獨(dú)自制定，所有支票都得由他親自開具，所有契約也都得由他簽訂，他親自拆信復(fù)函，一個(gè)人決定利潤(rùn)分配，親自周游全國(guó)，監(jiān)督公司的好幾百家經(jīng)銷商，在每次會(huì)議上，總是他發(fā)問，別人回答。 ? 尤金的絕對(duì)式管理，使杜邦公司組織結(jié)構(gòu)完全失去彈性，很難適應(yīng)市場(chǎng)變化，在強(qiáng)大的競(jìng)爭(zhēng)面前，公司連遭致命的打擊，瀕臨倒閉邊緣。 ? 與此同時(shí)，尤金本人也陷入了公司錯(cuò)綜復(fù)雜的矛盾之中。1920年，尤金終因體力透支而去世。其合伙者也均心力交瘁，兩位董事長(zhǎng)和秘書兼財(cái)務(wù)部長(zhǎng)也相繼累死。 ? 領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)鍵在于發(fā)展和培養(yǎng)偉大的領(lǐng)導(dǎo)者。假如你不給人們機(jī)會(huì)去試一試，你永遠(yuǎn)也不會(huì)知道他們能走多遠(yuǎn)?！? “世界第一 CEO”杰克 韋爾奇 技巧八：堅(jiān)持從現(xiàn)在做起的信念 ? 對(duì)已經(jīng)過去的事件不應(yīng)作過多的追究，應(yīng)當(dāng)重視的是今天的工作不能等到明天來做，需要做的事情馬上開始，不要拖延。 技巧九：保留自我時(shí)間管理的最低批量時(shí)間 ? 任何成功的管理者都必須每天或隔一段時(shí)間給自己安排一段最低批量的自我時(shí)間管理的時(shí)間，用以計(jì)劃、檢查、總結(jié)自己的時(shí)間管理狀況。 技巧十：列出不該辦理的事項(xiàng) ? 時(shí)間管理的一個(gè)重要原則就是決定不做哪些事。一般不該辦理的事項(xiàng)與應(yīng)該辦理的事項(xiàng)相比，相對(duì)內(nèi)容較少，所以列出它更具有操作性。 ? 比如：早上 10點(diǎn)之前不回任何電話；晚上 7點(diǎn)之后不工作；除了 A項(xiàng)目之外不分心處理不相關(guān)的事情；收發(fā)郵件的時(shí)間不超過一個(gè)半小時(shí)等。 技巧十一：拒絕意外干擾事項(xiàng) ? 你認(rèn)為以下 5種情況，哪些是不可預(yù)料的事？哪些是可以避免的？出現(xiàn)這些情況該怎么辦？ 1. 老板指派你負(fù)責(zé)一個(gè)新項(xiàng)目，而且提醒你接下來的幾個(gè)星期會(huì)非常忙碌。 2. 你的朋友寄了一封電子郵件，告訴你有一個(gè)網(wǎng)站很不錯(cuò)，要你一定進(jìn)去看看。你點(diǎn)擊了該網(wǎng)址，花了幾分鐘瀏覽這個(gè)網(wǎng)站。 3. 某位客戶打電話給你，要求你立刻趕到他們公司。 4. 老板要求你在下班前完成某件工作。 5. 你必須立即丟下手頭的工作，趕快到便利商店買紙杯，因?yàn)?10分鐘后的會(huì)議上要用。 評(píng)析： 1. 老板讓你負(fù)責(zé)的新項(xiàng)目不是意料之外的事，這個(gè)項(xiàng)目將會(huì)是你的工作重心。換句話說，你必須重新調(diào)整工作的優(yōu)先級(jí)。但是，你也必須向老板說清楚，哪些工作會(huì)因此受到影響，需要延后完成。 2. 這封信完全是意料之外的事，而且是一種干擾，不應(yīng)該馬上理會(huì)。 3. 客戶的電話是突如其來的干擾，但也不必馬上趕到客戶那里，先了解一下情況再作決定吧。 4. 如果老板不時(shí)地要求你緊急處理某件事情，你應(yīng)該說明自己的難處。 5. 這種情況完全可以避免。如果在前一天充分準(zhǔn)備，就不會(huì)出現(xiàn)手忙腳亂的情況。 技巧十二：學(xué)會(huì)創(chuàng)建最佳工作方法 ? 最佳工作方法可以使我們減少時(shí)間的浪費(fèi)，提高工作效率，辦公室工作人員在工作中應(yīng)不斷地尋求和總結(jié)最佳工作方法。 ? 比如，通常情況下辦公室工作人員會(huì)將名片按照產(chǎn)業(yè)或職務(wù)類別進(jìn)行歸檔，而實(shí)際工作中，他們常常需要用到某些固定客戶的名片，這樣查找起來就費(fèi)時(shí)費(fèi)力，不防采取最近聯(lián)系人集中在一起的歸檔方法，等項(xiàng)目完成之后再歸類放進(jìn)名片簿中。 五顏六色的文件夾 在美國(guó)汽車公司總裁的辦公桌上，放著各種不同顏色的文件夾。是總裁先生讓秘書這樣放的。 其中，紅色的代表特急；綠色的要立即批閱；橘色的代表這是今天必須注意的文件；黃色則代表必須在一周內(nèi)批閱的文件；白色的表示周末時(shí)必須批閱；黑色則表示必須他簽名的文件。 在時(shí)間管理中，要承諾自己： 日清日新，每日進(jìn)步； 每天計(jì)劃，每周檢討； 決不拖延，馬上行動(dòng)； 只做最重要的事情。 作業(yè)一 ? 請(qǐng)幫助秘書于雪安排一下工作時(shí)間： ? 于雪是某集團(tuán)公司新來的秘書，這天早上一進(jìn)辦公室，辦公室主任就交代她整理一份材料，明天下班之前交給他，說是下個(gè)星期開會(huì)要用。她看了一下，有 20頁(yè)，共 3萬多字。她還沒來得及坐下，周總就來電話，說今天下午 2點(diǎn)他要與財(cái)務(wù)部總監(jiān)、市場(chǎng)部和銷售部總監(jiān)一起商量工作，讓秘書通知他們。剛放下電話，機(jī)要室又給于雪送來一份傳真，這份傳真是一個(gè)代理商發(fā)來的，說他們一個(gè)副總過幾天要來本地辦事，請(qǐng)接待一下。她剛看完傳真，辦公室主任又來電話，說田副總原定下月初到電視臺(tái)為 《 一周財(cái)經(jīng)觀察 》 節(jié)目做嘉賓?，F(xiàn)在由于時(shí)間關(guān)系去不了了，讓于雪打個(gè)電話通知電視臺(tái)。人力資源部門的人又過來通知她，讓她填寫參加存檔新方法講座的報(bào)名表，明天下午下班之前為報(bào)名的最后期限。一上班就遇到這么多事，于雪覺得頭都大了，一下子不知如何下手。 作業(yè)二 ? 陳之安先生是沈陽某飛機(jī)部件股份有限公司主管銷售的經(jīng)理。請(qǐng)把下星期一活動(dòng)安排的有關(guān)內(nèi)容分別填寫在陳之安先生和他秘書的工作日志上： ? 每周星期一上午 10： 30部門經(jīng)理例會(huì)。要安排時(shí)間去銀行取現(xiàn)金。 12： 30陳先生與王新西先生（北京代理商）在文華大酒店共進(jìn)午餐。為人事部的朱迪小姐安排下午 3： 00見陳經(jīng)理。在該天某一適當(dāng)時(shí)間，秘書必須空出半個(gè)小時(shí)的時(shí)間以便安排陳先生與自己商談下一次推銷工作會(huì)議的日程安排，但不能占上午 9： 00—10： 00的時(shí)間，因?yàn)殛惤?jīng)理想在這段時(shí)間里處理他的信件。陳經(jīng)理和夫人晚上 7： 30分出發(fā)去康特公寓出席晚 8：00的俱樂部聚餐會(huì)。秘書本人在晚上 7： 00要參加社交俱樂部舉行的一個(gè)會(huì)。 謝 謝 B:重要不緊急 D:不緊急不重要 A:重要又緊急 C:緊急不重要 時(shí)間管理 ABCD法 A立刻去做，值得花費(fèi)大量時(shí)間 B制定計(jì)劃，應(yīng)該花費(fèi)大量時(shí)間 D盡量控制，對(duì)他說不 C馬上就做，最短時(shí)間完成，或 交給下屬 管理工作時(shí)間分配 緊急 重要 不緊急 不重要 A C B D 20%25% 15% 65%80% 1% 返回