辦公室管理第三章(編輯修改稿)
2025-02-07 07:02 本頁(yè)面
【文章內(nèi)容簡(jiǎn)介】 或推遲相關(guān)工作；要避免，不要將日程安排過(guò)滿(mǎn)，要給領(lǐng)導(dǎo)鍛煉、放松、休息的時(shí)間 陳總經(jīng)理工作日志 2022年 3月 18日 星期一 時(shí)間 工作內(nèi)容 工作地點(diǎn) 備注 9:00 出席合作項(xiàng)目的剪彩儀式 公司 11:00 接待美國(guó)公司總裁一行 接待室 部門(mén)經(jīng)理以上參加 12:00 宴請(qǐng)美國(guó)公司總裁一行 藍(lán)天酒店 副總經(jīng)理作陪 14:00 和業(yè)務(wù)部討論新產(chǎn)品銷(xiāo)售 小會(huì)議室 16:00 與三美公司趙總洽談重要交易 總經(jīng)理室 18:30 宴請(qǐng)康華集團(tuán)總經(jīng)理夫婦 白云賓館 帶夫人 案例思考 案例思考 ? 秘書(shū)根據(jù)已填好的日志進(jìn)行實(shí)施，但是恰巧當(dāng)天上午，辦公室又收到某一政府單位臨時(shí)開(kāi)會(huì)的通知書(shū)，上面寫(xiě)著開(kāi)會(huì)的時(shí)間是下午 3： 00，必須由陳總親自參加，而且通知書(shū)上沒(méi)有寫(xiě)清會(huì)議結(jié)束的具體時(shí)間。秘書(shū)知道陳總經(jīng)理下午 2： 00要參加業(yè)務(wù)部銷(xiāo)售討論；接著，下午 4： 00又要與三美公司趙總經(jīng)理就某重要交易進(jìn)行洽談，他希望花一個(gè)小時(shí)的時(shí)間和趙總商討， 5： 00結(jié)束。 ? 問(wèn)題：秘書(shū)應(yīng)該怎么辦？ 答題要點(diǎn) ? 下午市政府的會(huì)議 3點(diǎn)開(kāi)始，又不知何時(shí)結(jié)束，勢(shì)必會(huì)影響 4點(diǎn)的約會(huì)，而該約會(huì)涉及一筆重要交易。而 2點(diǎn)開(kāi)始的銷(xiāo)售討論也可能無(wú)法在 3點(diǎn)前順利結(jié)束。作為秘書(shū)，應(yīng)權(quán)衡各方利弊，力爭(zhēng)使當(dāng)天的會(huì)議當(dāng)天召開(kāi)，使原定的任務(wù)最好當(dāng)天完成，這樣調(diào)整成本和代價(jià)都小。 ? 根據(jù)會(huì)議性質(zhì)和情況判斷，下午 3點(diǎn)的會(huì)議應(yīng)該參加， 4點(diǎn)的約會(huì)涉及一筆交易，最好能在當(dāng)天談完。下午 2點(diǎn)的銷(xiāo)售討論由于是內(nèi)部員工易于協(xié)調(diào)，考慮推后。如此可調(diào)整為：提前和趙總約為下午 1:30進(jìn)行交易洽談，2:30結(jié)束洽談， 3點(diǎn)參加政府機(jī)關(guān)的會(huì)議，會(huì)中上司根據(jù)情況通知可能 5點(diǎn)開(kāi)始銷(xiāo)售討論。 ? 所有的調(diào)整都要經(jīng)過(guò)與上司的溝通；確定變更或調(diào)整后，立即做好有關(guān)善后工作；及時(shí)更新工作日志。 小貼士 ? 工作日志的制訂和管理是一項(xiàng)重要、重復(fù)性大的日常工作，對(duì)于剛參加工作或不熟悉上司習(xí)慣的秘書(shū)、助理來(lái)講，很難把日程表做得縝密、周到。這就需要秘書(shū)了解上司的日常工作、近期業(yè)務(wù)重點(diǎn)、工作習(xí)慣和身體狀況，積累工作經(jīng)驗(yàn)，虛心向老同事學(xué)習(xí)，優(yōu)化工作方法，細(xì)心觀察上司的工作習(xí)慣和做事風(fēng)格，主動(dòng)適應(yīng)其工作節(jié)奏，定期與上司溝通，根據(jù)相關(guān)原則和注意事項(xiàng)制訂好上司的工作日程表，并根據(jù)突發(fā)性事件重要性、影響等因素，做好日程表相應(yīng)的變動(dòng)和調(diào)整工作。管理上司日程表時(shí)，適當(dāng)做好保密工作，做一個(gè)稱(chēng)職、稱(chēng)心的得力助手。 目標(biāo)時(shí)間管理法 ? 是用預(yù)定的目標(biāo)來(lái)限制時(shí)間的使用，以達(dá)到節(jié)約時(shí)間，提高效率的目的。 ? 前提是選準(zhǔn)目標(biāo) 耶魯大學(xué)的目標(biāo)設(shè)定七步驟 1. 先擬出你期望達(dá)到的目標(biāo)； 2. 列出好處； 3. 列出可能的障礙； 4. 列出所需的知識(shí)、幫助、訓(xùn)練等資訊； 5. 列出尋求支持的對(duì)象； 6. 擬定行動(dòng)計(jì)劃； 7. 制定達(dá)到目標(biāo)的期限。 目標(biāo)設(shè)定的指導(dǎo)原則 SMART原則 S M A R T specific 目標(biāo)是具體的 measurable 目標(biāo)是可衡量的 achievable 目標(biāo)是可能實(shí)現(xiàn)的 realistic 目標(biāo)是切合實(shí)際的 time 目標(biāo)是有時(shí)限性的 實(shí)施目標(biāo)時(shí)間管理法的步驟 擬定目標(biāo)清單 制定時(shí)間標(biāo)準(zhǔn) 填寫(xiě)目標(biāo)管理卡 目標(biāo)清單 目標(biāo) 你的目標(biāo) SMART標(biāo)準(zhǔn) 排序 目標(biāo)的性質(zhì) 目標(biāo)的長(zhǎng)短 ?長(zhǎng)期目標(biāo) ?中期目標(biāo) ?短期目標(biāo) 目標(biāo)的價(jià)值 ?經(jīng)濟(jì)價(jià)值 ?社會(huì)價(jià)值 時(shí)間目標(biāo)管理卡 隸屬單位 職位 直接主管 目標(biāo)執(zhí)行人 目標(biāo) 重要性 % 工作計(jì)劃 預(yù)定進(jìn)度（日） %（ 6月份） 自我追蹤 考評(píng) 25 26 27 28 29 30 31 總結(jié) ? 每一種時(shí)間管理方法都不是孤立的或唯一的，最好配合使用； ? 每一種時(shí)間管理方法都有其適用范圍。 辦公室時(shí)間管理相關(guān)理論知識(shí) 時(shí)間管理理論的歷史演進(jìn) 四代時(shí)間管理理論比較 理論的演進(jìn) 特點(diǎn) 優(yōu)點(diǎn) 缺點(diǎn) 第一代 備忘錄型 應(yīng)變力很強(qiáng)；沒(méi)有壓力 隨意，忽略整體規(guī)劃 第二代 記事簿；計(jì)劃與準(zhǔn)備 追蹤約會(huì)事件；達(dá)成效率比較高 產(chǎn)生安排的習(xí)慣 第三代 強(qiáng)調(diào)價(jià)值；計(jì)劃、排序、控制 以?xún)r(jià)值為導(dǎo)向；提高生產(chǎn)率 忽略了自然法則，缺乏遠(yuǎn)見(jiàn) 第四代 自然法則；羅盤(pán)理論 強(qiáng)調(diào)效率方向 史密斯法則 ? 美國(guó)富蘭克林時(shí)間規(guī)劃公司（ Franklin Quest Company）的創(chuàng)辦人海藍(lán) 史密斯（ Hurum W. Smith）在其著作 《 打開(kāi)成功的心門(mén) 》 （ The 10 Natural Laws of Successful Time and Life Managemengt）一書(shū)中提出十大自然法則，聲稱(chēng)可以讓人心想事成。 ? 這 10條自然法則的前 5條著重管理時(shí)間，后5條則是管理生活。 史密斯十大自然法則 1. 掌握生活大小事 ——通過(guò)掌握時(shí)間而掌握生活。 2. 確立核心價(jià)值 ——核心價(jià)值是自我實(shí)現(xiàn)和個(gè)人成就的基礎(chǔ)。 3. 排定優(yōu)先順序 ——當(dāng)日常生活反映了你的核心價(jià)值，你就能體驗(yàn)發(fā)自?xún)?nèi)心的平靜。 4. 設(shè)定明確可行的目標(biāo) ——為達(dá)成重要目標(biāo)，必須遠(yuǎn)離安逸區(qū)。 5. 規(guī)劃每日工作 ——每日規(guī)劃工作做得好，時(shí)間就會(huì)充裕，效率高。 6. 檢查行為與信仰的一致性 ——行為是真實(shí)信念的反映。 7. 改變行為以符合需求 ——當(dāng)信念與真實(shí)相符時(shí)，需求自然就能得到滿(mǎn)足。 8. 開(kāi)啟信仰之窗 ——改變錯(cuò)誤想法，克服負(fù)面行為。 9. 以個(gè)人價(jià)值為依據(jù) ——自尊必須發(fā)自?xún)?nèi)心。 10. 在奉獻(xiàn)中成就自我 ——付出愈多，收獲愈大。 運(yùn)用史密斯法則管理時(shí)間 ? 第一步：先確定自己想做的工作的重要性和必要性。 – 我需要做什么？ – 哪件事能給我最高的回報(bào)？ – 什么能給我最大的滿(mǎn)足感？ ? 第二步：運(yùn)用 ABCD工作法來(lái)確定工作的優(yōu)先順序。 ? 第三步：對(duì)現(xiàn)在應(yīng)該做的重要且緊急的事情排定優(yōu)先順序。 ? 第四步：明確實(shí)現(xiàn)每項(xiàng)要執(zhí)行的工作任務(wù)。 帕累托原則（“二八”原則 ,2/8定律） Pareto principle ? 這是由 19世紀(jì)意大利經(jīng)濟(jì)學(xué)家帕累托提出的。 ? 其核心內(nèi)容是生活中 80%的結(jié)果幾乎源于 20%的活動(dòng)，即 20%的目標(biāo)具有 80%的價(jià)值，而剩余
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