【文章內容簡介】 存在幾個日期，如制發(fā)日期、批準日期、生效日期 ２、跨年度辦結的文件歸入辦結年度 例： 跨 2022年、 2022年兩個年度的會議形成的材料 下級單位 2022年 12月份寫的請示，上級單位 2022年 1月收到，并進行了批復 ３、幾份文件作為“一件”時，歸入排在最前面文件的簽發(fā)年度。 －－按保管期限歸類 下面是正大公司的幾份待歸檔文件，請你判斷一下按年度歸檔的話，如何歸檔比較合理，并說明理由： 1） 2022年工作計劃（ 2022年 12月 30日簽發(fā)） 2)2022年工作總結 (2022年 1月 5日簽發(fā) ) 3) 珠海分公司關于興建一號實驗大樓的請示(2022年 12月 22日簽發(fā) ) 4)正大公司關于珠海分公司興建一號實驗大樓請示的批復 (2022年 1月 20日簽發(fā) ) 5）正大公司第三屆科研成果交流會材料（該次會議于 2022年 12月 25日召開 ——2022年 1月 5日閉幕，材料包括會議議程、開幕詞、參加交流的科研論文、獲獎者名單、閉幕詞等） 4． 3． 3 按機構 (問題 )分類 將文件按其內容涉及到機構 (問題 )分類。機構分類法與問題分類法不能同時采用，只能選擇其中的一種。本項可視歸檔文件量的大小予以取舍。 按機構分類，由某個機構承辦的歸檔文件，歸人該機構類；由幾個機構承辦的，可歸入主要承辦機構類中 (一般適用于機構相對穩(wěn)定的機關 )。 按問題分類，一般可分為“黨群類”、“業(yè)務類”、“行政類”等等。原執(zhí)行或參照執(zhí)行企業(yè)檔案分類法的企業(yè)、事業(yè)單位，按問題分類，一般分到一級類目，即“黨群類”、“行政類”、“生產技術類”、“經營管理類”。 －－按機構歸類 （１）歸類的依據(jù)是看 哪個機構對文件進行了實質性 的辦理工作，而不能僅看發(fā)文名義或處理名義。還有一個輔助標準就是，看文件內容是否屬于該機構的職責范圍。 （２）由立檔單位領導人或中心機構負責起草辦理的全局性、綜合性文件，應歸入中心機構，即辦公廳（室）類。 （ 3）由某一個或幾個內部機構負責起草、辦理的全局性、綜合性文件，一般應歸入中心機構類別，也可歸入起草或辦理的機構類別之中。 如 某建筑公司采購部起草了一份關于原材料采購品種與價格的函件，以公司的名義發(fā)出，那么，這份函件應歸入“采購部類”當中。 按問題分類 文件內容屬于哪個問題就歸入哪個問題類。按問題將文件歸類時要保持連續(xù)性，同一內容文件在不同年度要歸入同一類中，不要隨意更改。 第七節(jié) 排 列 ? 4． 4 排列 歸檔文件應在分類方案的最低一級類目內，按事由結合時間排列。同一事由中的文件，按文件形成先后順序排列， 4． 2中被裝訂為一件的歸檔文件排列順序不變；事由間，按事由辦結時間的先后順序隨辦隨歸。會議文件、統(tǒng)計報表等成套性文件可集中排列。 事由是指一件具體的事，或一個具體的問題，或一段較緊密的工作過程。一項工程、一次活動、一次會議，均可分別視為一個事由。一次請示，批復收到后，可視為事由辦理完畢。 因故未及時整理歸檔的零散文件材料，可排在同一年度、期限、機構 (問題 )的所有文件的最后，或并入關系密不可分的相關文件中作為一件（符合4． 1條件 )。上述情況應在備考表中加以說明，而在實際整理工作中應盡量避免。 一、關于排列的依據(jù) “歸檔文件應在分類方案的最低一級類目內，按 事由 結合時間排列 ”。 事由的含義。 事由：是指一件具體的事，一個具體的問題，一段緊 密的工作過程，不是指一類相同性質的事或某一方面的工 作內容。 ? 【 想一想 】 “統(tǒng)計”、“黨務”、“財務”可不可以分別算做一個事由？ ? 如調資、任免、獎懲等項工作可以統(tǒng)稱為“人事工作”，人事工作就不是一個事由。 注：一般不要將事由復雜化、擴大化，等同于文書立卷方法中的“問題”。否則，在分類的最低一級類目中，必須再按若干層次的小問題將歸檔文件細分下去，再行排列，等于回到立卷方法分類組合的老路上去，使整理工作復雜化并無法隨辦隨歸，在現(xiàn)代化管理的條件下無此必要。 ? 事由的確定有較大的靈活性。 ? 事由的具體劃分尺度，由整理者根據(jù)辦理時間的長短、形成文件的數(shù)量等，本著便于整理和利用的原則簡單靈活地掌握。 ? （ 1）相當一部分文件本身對不同的具體事情、具體問題和具體工作，與其他文件之間關系不緊密，可單獨成為事由，不需要與其他文件上構成事由關系。 ? （ 2）一部分文件與相關文件關系緊密，針對同一件具體的事情（問題），屬于同一段較緊密的工作過程，這樣的文件材料屬于同一個事由。例如，一次請示，批復收到后，就可視為事由辦理完畢；一項工作、一次活動或一次會議，可以視為一個事由。 ? （ 3）一項工作如果辦理時間長，需要跨年度，為了及時歸檔，也可以按不同階段分為幾個事由。如制定長遠發(fā)展規(guī)劃，任務從確定到完成，需要二三年時間，可分為籌備、調研、起草等事由。 ? 實際操作中，事由的確定宜從小從簡。 ? 二、關于事由內及事由間文件的排列方法 ? “同一事由中的文件，按文件形成先后順序排列，4． 2中被裝訂為一件的歸檔文件排列順序不變；事由間，按事由辦結時間的先后順序隨辦隨歸。會議文件、統(tǒng)計報表等成套性文件可集中排列?！? ? 三、關于零散文件的歸檔排序 ? “因故未及時整理歸檔的零散文件材料，可排在同一年度、期限、機構 (問題 )的所有文件的最后，或并入關系密不可分的相關文件中作為一件（符合 4． 1條件 )。上述情況應在備考表中加以說明，而在實際整理工作中應盡量避免?！? ? 第八節(jié) 編制歸檔號（參教材 145頁） ? 4． 5 編制歸檔號 歸檔文件應依分類方案和排列順序逐件編寫歸檔號。歸檔號是在整理過程中，體現(xiàn)歸檔文件類別、排列順序的一組數(shù)字、字符的集合，包括全宗號、年度、保管期限、件號、機構 (問題 )、頁數(shù)等編號項目。 歸檔號填寫在歸檔章內，歸檔章設置見圖 Al其中必填項為全宗號、年度、保管期限、件號、總頁數(shù)，選擇項為機構 (問題 )等。 歸檔章采用紅色印泥，一般加蓋在文件首頁上端居中的空白位置上。文件閱辦單隨同歸檔的可蓋在閱辦單上，以保持文件原貌。填寫編號項目的字跡材料應耐久。 ? 4． 5． 1 全宗號：填寫檔案館給立檔單位編制的代號。 ? 4． 5． 2 年度：填寫文件歸檔年度，以四位阿拉伯數(shù)字標注公元紀年，如 2022。 ? 4． 5． 3 保管期限：填寫歸檔文件保管期限的簡稱 (永、長、短 )。 ? 4． 5． 4 件號：填寫文件的排列順序號。 件號包括室編件號和館編件號，分別在歸檔文件整理和檔案移交進館時編制。室編件號的編制方法為：在分類方案的最低一級類目內，按文件排列順序從“ 1”開始標注。館編件號按進館要求標注。 ? 4． 5． 5 機構 (問題 )：按機構分類的，用中文填寫機構名稱或其規(guī)范化簡稱，按問題分類的，用中文填寫類目名稱，如“黨群類”、“行政類” (檔案不進館企業(yè)、科技事業(yè)單位也可用代號表示 ) 。 ? 4． 5． 6 總頁數(shù)：填寫每一件歸檔文件中有圖文的頁面的總數(shù)。 一、什么是歸檔號 “歸檔文件應依分類方案和排列順序逐件編寫歸檔號。歸檔號是在整理過程中，體現(xiàn)歸檔文件類別、排列順序的一組數(shù)字、字符的集合，包括全宗號、年度、保管期限、件號、機構 (問題 )、頁數(shù)等編號項目?！? 定義 檔號是檔案室（館）在整理和管理檔案的過程中賦予檔案實體的一組位置號或存址號 。“歸檔號”中的“號”并不是一個簡單的數(shù)字，而是包括全宗號、年度、保管期限、機構（問題）、件號、頁數(shù)等要素在內的一組數(shù)字和字符的集合。 實例：檔號的編制 如， 2022年永久保存的，流水號是 22的公司營業(yè)執(zhí)照檔案 行政管理類（ 01） 行政綜合工作類（ 01） 公司各項管理權證（ 01） 歸檔號： 202201 022 ? 性質和作用 ? 反映了檔案室（館）檔案的整理體系，固定歸檔文件在全宗中的位置?？梢源砟骋惶囟ǖ奈募?，作為歸檔文件準確調閱和歸位的標記。 ? 二、歸檔章的格式及填寫要求 ? “歸檔號填寫在歸檔章內，歸檔章設置見圖 Al其中必填項為全宗號、年度、保管期限、件號、總頁數(shù)，選擇項為機構 (問題 )等?！? 標準：長（ 4 15mm）、寬 (兩行各 6mm，共 16 mm) （全宗號） （年度） （室編件號） ＊（機構或問題） （保管期限） （館編件號） 總頁數(shù) 16 2022 8 辦公室 永久 5 ? 全宗號 ? “ 4． 5． 1 全宗號：填寫檔案館給立檔單位編制的代號?！? ? 全宗號是檔案館對其接收范圍內各立檔單位所編制的代號。 ? 年度 ? “ 4． 5． 2 年度：填寫文件歸檔年度，以四位阿拉伯數(shù)字標注公元紀年，如 2022?！? ? 要注意（ 1）不能簡化成“ 02”，（ 2）這里的年度不是指歸檔文件整理的年度，而是我們在分類中，歸檔文件應歸入的年度。 ? 保管期限 ? “ 4． 5． 3 保管期限：填寫歸檔文件保管期限的簡稱 (永、長、短 )?！? ? 可以簡略的填寫成“永”“長”“短”，為了使歸檔章各欄目一目了然，保管期限不要使用“ 1”“2”“3”等代碼表示。 ? 件號 ? “ 4． 5． 4 件號：填寫文件的排列順序號。 件號包括室編件號和館編件號，分別在歸檔文件整理和檔案移交進館時編制。室編件號的編制方法為：在分類方案的最低一級類目內，按文件排列順序從“ 1”開始標注。館編件號按進館要求標注?！? ? （ 1）定義 ? 件號即文件的排列順序號，分為室編件號和館編件號。 ? （ 2）室編件號 ? 即在歸檔文件分類排列后，各單位檔案室編制的件號。 ? 室編件號是歸檔文件在分類方案的最低一級內的排列順序號，從“ 1”開始流水標注。以采用“保管期限 年度 機構”進行分類為例，室編件號應在同一期限、同一年度的一個機構內從“ 1”開始逐件流水編號，例如辦公室 2022年形成的永、長、短 3個保管期限的歸檔文件，編號后形成 3個流水號。 （ 3）館編件號 是在進館時，由于重新鑒定、整理，歸檔文件在全宗中的位置發(fā)生變化，按新的排列順序編的件號。 如果檔案室階段整理基礎比較好，檔案進館時變動不大，可直接以室編件號伯為館編件號使用。 機構（問題） “ 4． 5． 5 機構 (問題 )：按機構分類的，用中文填寫機構名稱或其規(guī)范化簡稱，按問題分類的，用中文填寫類目名稱，如“黨群類”、“行政類” (檔案不進館企業(yè)、科技事業(yè)單位也可用代號表示 ) 。” ? DQ 黨 群 ； XZ 行 政 ； JX 教 學；KY 科學研究； CP 產品生產與科技開發(fā)；JJ 基本建設； SB 儀器設備；CB 出版； WS 外事； CK 財會 總頁數(shù) “ 4． 5． 6 總頁數(shù)：填寫每一件歸檔文件中有圖文的頁面的總數(shù)?！? 總頁數(shù)指一件文件的總頁數(shù)，用于統(tǒng)計和核對（ 1）算頁數(shù)時以文件中有圖文，指與文件內容相關的文字、圖畫等的頁面為一頁，空白頁不計。 （ 2）大張的文件或圖表折疊后，仍按未折疊前有圖文的頁面數(shù)量計算頁數(shù)。 （ 3）來文與復文、正本與定稿等作為一件時，統(tǒng)